Partnerskabet mellem Acubiz og erhvervsrejsebureauet ATPI hjælper virksomheder med et sømløst digitalt flow fra booking af flybilletter til rejseudgifter i ERP-systemet. I dag drager mange fælles kunder fordel af digitale integrerede løsninger.
Acubiz samarbejder med mange rejsebureauer, hvoraf samarbejdet med det globale erhvervsrejsebureau ATPI går mange år tilbage. ATPI er specialiseret i den maritime branche, og sikrer, at søfolk og andre offshore medarbejdere kommer ud til destinationer i hele verden – på det rette tidspunkt og til den bedste pris. Det kræver tæt samarbejde med kunden at planlægge rejserne mest optimalt og i god tid - ellers kan rejseudgifterne blive en rigtig grim overraskelse, siger Kim Fuglsang, adm. direktør hos ATPI Danmark:
”Vi har traditionelt været fokuseret på at skabe besparelser for kunden via god planlægning for at sikre de bedste flybilletpriser. Det skal vi fortsat, men igennem partnerskabet med Acubiz skaber vi en digital helhedsløsning for vores fælles kunder inden for rejseløsninger. Med øget overblik og effektive interne processer på tværs af afdelinger kan virksomhederne opnå endnu større besparelser.”
Sømløst digitalt flow
Integrationen af ATPI’s bookingsystem og Acubiz’ digitale rejseafregningssystem – Acubiz EMS - skaber et sømløst digitalt flow hos virksomhederne fra booking af flybillet til rejseafregning og kontering af udgiften i virksomhedens ERP-system. Alt efter kundens behov ”mærker” ATPI flybillet-fakturaerne med medarbejder- og projektnavn i deres bookingsystem. Herefter sendes en pdf-fil af flybilletten direkte ind i den pågældende rejsende medarbejders Acubiz EMS, hvor den automatisk matches med transaktionen fra rejsekontoen. Denne proces skaber værdi hos kunderne på mange måder, fortsætter Kim Fuglsang:
”Normalt modtager finansafdelingen en samlet rejsefaktura fra rejsebureauerne og en finansmedarbejder skal herefter manuelt sende fakturaerne videre ud til de respektive rejsende medarbejdere. Den proces springes helt over, når vores bookingsystem og rejsekontoen er integreret med Acubiz’ app- og webbaserede rejseafregningssystem. Hvis også flybilletten mærkes med projektnavn og navn på relevante projektledere og Travel Managers, kan virksomheden få nyt overblik over totale rejseudgifter på specifikke projekter og kan forudsige cashflowet meget mere præcist. Det er helt klart værdiskabende for virksomhederne.”
Medarbejderudgifter er mere end flybilletter
Acubiz EMS hjælper virksomhederne med at digitalisere hele processen med udlægs- og rejseafregning. Medarbejderudlæg dækker typisk over kørsel, mad og drikke, tog- og flybilletter, men kan også dække over mange andre medarbejderrelaterede køb med kreditkort eller som kontantudlæg.
Kim Pawrup, salgsdirektør hos Acubiz:
”De virksomheder, som har mange rejsende medarbejdere, kan drage stor fordel af Acubiz’ samarbejde med rejsebureauer – herunder ATPI. Finansafdelingen skal bruge mindre tid på at agere mellemmand mellem rejsebureau og rejsende medarbejder. Og i Acubiz EMS skal medarbejderen bruge mindre tid på rejseafregning, fordi det tidskrævende manuelle arbejde med at lave rejseafregninger foregår digitalt og kan håndteres fra vores app Acubiz One på mobilen. Tilsvarende slipper finansafdelingen for manuel håndtering af medarbejdernes rejserapporter og bilag – de er automatisk tilgængelige i Acubiz EMS og kan overføres til virksomhedens finanssystem. Der er stor værdiskabelse på mange niveauer ved at integrere og optimere kundernes interne processer omkring rejseløsninger og rejseafregning.”
