The Digital Accountancy – Part 4: Focus on the User Experience

Digitalisering og automatisering af bogføring og regnskabsprocesser er en tendens, der helt sikkert vil vare ved i lang tid. Jeg har tidligere skrevet om emnet på min blog fra forskellige vinkler, og faktum er, at der er utallige fordele at hente ved at digitalisere en organisations administrative processer.

TL;DRBrugeraccept er den absolut hyppigste årsag til, at digitaliseringsprojekter inden for finansområdet ikke lever op til forventningerne, og undersøgelser bekræfter, at en god brugeroplevelse er afgørende for, om de forventede produktivitetsgevinster rent faktisk realiseres. For ledere inden for finansområdet, der skal vælge software til at support automatisere, bør brugeroplevelsen vurderes lige så grundigt som funktionalitet og pris.

At bevæge sig ned ad digitaliserings- og automatiseringsvejen er samtidig lig med implementering af nye softwareværktøjer og ligeledes nye måder at arbejde på. Og enhver som har prøvet at rulle en ny softwareløsning ud i en organisation, vil sige at den mest nervepirrende del er den del som handler om adoptionen blandt medarbejderne. Tager de det til sig eller ej?

I dette indlæg kigger jeg ind i vigtigheden af at holde fokus på brugerne og vigtigheden af en god brugeroplevelse – eller det der også kaldes UX. Tro mig, det har en stor betydning!

Hvorfor digitalisere og automatisere bogholderiet?​

Lad os for god ordens skyld først sætte scenen. Fordelene ved at digitalisere er som sagt mange. Helt overordnet giver det fordele i form af øget effektivitet, færre fejl, bedre ressourceudnyttelse og mere præcise data til rapportering og analyse. Det paradoksale er dog, at mange tøver med at tage fat og få gang i arbejdet med at digitalisere.

En af årsagerne til dette er netop førnævnte nervøsitet og tøven omkring at skulle implementere ny software og forandre en allerede fungerende proces. Man er simpelthen bange for at brugerne ikke tager den nye teknologi, som skal understøttelse digitaliseringen, til sig og at gevinsterne dermed udebliver. Omvendt kan man jo også sige, at gevinsterne ligeledes udebliver alt imens man sidder og er nervøs over at skulle forandre en proces. Anyway, bekymringen er faktisk reel, da brugeradoption er afgørende for en succesfuld udrulning af ny software.

Det er bevist, at en En god brugeroplevelse kan bidrage væsentligt til for at opnå de forventede fordele. Når man vælger software til at support et digitaliseringsprojekt, er det en rigtig god idé at medtage brugeroplevelsen som et vigtigt vurderingskriterium.

Udvikling med brugeren i fokus​

Der er mange måder at gribe softwareudvikling an på, men jeg tror fuldt og fast på at sætte brugerne og brugeroplevelsen i centrum i alt udviklingsarbejdet. Det kræver flere ressourcer, fordi det indebærer investeringer i at forstå behovene og kravene hos alle typer brugere, der skal arbejde med softwaren i det daglige.

Hvis vi f.eks. taler om forskellige processer i økonomifunktionen, vil nogle systemer udelukkende have økonomifolkene som brugere men for andre systemers vedkommende vil der også være brugere blandt andre medarbejdergrupper i organisationen. Det betyder altså, at der kan være tale om et stort stykke arbejde omkring at mappe og forstå de forskellige typer af brugere og herefter designe en brugeroplevelse som ræsonnerer ordentligt hos dem alle. Og her er der altså ingen smutveje skulle jeg hilse og sige.

Der kan findes en del eksempler på manglende brugerfokus når der kigges henover forskellige softwareløsninger til at støtte finansprocesser. Et af mine favoriteksempler er ERP- og økonomisystemer. De udviklet med økonomifolk som den primære brugergruppe, men visse tillægsmoduler har andre brugertyper som målgruppe. Det kan f.eks. være modulet til håndtering af leverandørfakturaer, modulet til håndtering af udlæg eller modulet til registrering af projekttid. Ofte glemmer udviklerne af ERP- og økonomisystemer dette, hvilket betyder at brugeroplevelsen bliver skæv. Det siger måske lidt sig selv at det kan gå galt, når en brugeroplevelse designet til en bogholder rammer en sælger.

I mange tilfælde er det de specialiserede Brancheførende softwareløsninger, der kan tilbyde et differentieret brugerfokus, forudsat at leverandøren har investeret i dette.

Brugeroplevelsen styres af brugergrænsefladen​

Der er naturligvis flere elementer i brugeroplevelsen, som overordnet set fokuserer på at løse brugerens problem. Når det så er sagt har brugergrænsefladen en afgørende betydning for oplevelsen. Hvis vi f.eks. taler om en mobil-app, så handler det om det visuelle design på de skærmbilleder som der navigeres i, layoutet, knapperne, farvepaletten, typografien, animationerne, rullemenuerne osv.

Hvis brugergrænsefladen er forvirrende, svær at finde rundt i eller sågar visuelt uinspirerende kan det betyde udfordringer med adoptionen. Er brugergrænsefladen derimod intuitiv, selvforklarende, nem af navigere i og visuelt tiltalende går brugeradoptionen meget lettere.

The Acubiz Way​

The Acubiz Way er et begreb, der dækker vores samlede »Best Practice«-tilgang til Expense Management. Et vigtigt element i The Acubiz Way er at forstå brugernes arbejdsforhold. Udgiftsstyringsprocessen er forankret i økonomiafdelingen, men er samtidig en proces, der rækker ud mod andre dele af en organisation og dermed også andre brugere. Det skyldes, at det er her, udgifterne opstår. Derfor skal softwareværktøjerne udvikles ud fra disse brugeres udgangspunkt. Dette fokus har i mange år været en ledestjerne i vores udviklingsarbejde, og vi har investeret betydelige ressourcer i at »få det rigtigt«.

Der er ingen tvivl om at en veldesignet og gennemtænkt brugeroplevelse øger succesraten betydeligt når ny software implementeres i en organisation. Og som jeg har været inde på er kvalitetsdesign af en brugeroplevelse og en brugergrænseflade ressourcekrævende – lige meget hvordan vi vender og drejer det. Det har altså en pris, det her. Og som det gør sig gældende på så mange andre områder, ja så går pris og kvalitet også hånd i hånd her.

Forresten har mit team skrevet en e-bog om implementering af software. Den dækker alle aspekter af processen, herunder vigtigheden af at sætte brugeren i centrum. E-bogen kan downloades gratis.

God fornøjelse med digitaliseringen af dit bogholderi.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor leverer digitaliseringsprojekter inden for finanssektoren ofte ikke de forventede fordele?

Den mest almindelige årsag er manglende brugeraccept. Hvis medarbejderne ikke tager den nye software til sig, ændrer processen sig ikke i praksis, trods investeringen. Beslutningstagerne er ofte klar over denne risiko, hvilket paradoksalt nok får dem til helt at udskyde digitaliseringen, selvom det at lade være med at gøre noget også betyder, at der ikke opnås produktivitetsgevinster.

I hvor høj grad påvirker brugeroplevelsen egentlig succesen ved en softwareimplementering?

Forskning bekræfter, at en god brugeroplevelse i væsentlig grad bidrager til, at man opnår de forventede fordele ved et nyt system. En dårlig brugeroplevelse fører til lav anvendelse, midlertidige løsninger og i sidste ende til, at systemet opgives. Når man vurderer økonomisoftware, bør brugeroplevelsen betragtes som et forretningskritisk krav og ikke som en valgfri funktion.

Hvad bør økonomichefer lægge vægt på, når de vurderer brugeroplevelsen (UX) i udgifts- eller regnskabssoftware?

Gå efter software, der er intuitivt for brugere uden finansiel baggrund, fungerer godt på mobile enheder, minimerer antallet af trin, der skal til for at udføre en opgave, og giver tydelig feedback. Det er ideelt set en god idé at gennemføre et pilotprojekt med rigtige medarbejdere, inden I forpligter jer. Finansafdelingens opfattelse af, hvad der er »nemt«, adskiller sig ofte markant fra resten af organisationens.

Hvad er de største fordele ved at digitalisere og automatisere bogførings- og regnskabsprocesser?

De overordnede fordele er øget medarbejderproduktivitet, færre fejl, bedre ressourceallokering og mere nøjagtige data til rapportering og analyse. Disse fordele kommer dog kun til udtryk, hvis softwaren implementeres korrekt. Brugeroplevelsen (UX) er afgørende for, om implementeringen lykkes eller ej.