Digitalisering og automatisering af bogholderiet er en trend som, med garanti, kommer til at have en lang levetid. Jeg har tidligere behandlet emnet fra forskellige vinkler og faktum er, at der er enormt mange gevinster at hente ved at sætte strøm til en virksomheds administrative processer.
At bevæge sig ned ad digitaliserings- og automatiseringsvejen er samtidig lig med implementering af nye softwareværktøjer og ligeledes nye måder at arbejde på. Og enhver som har prøvet at rulle en ny softwareløsning ud i en organisation, vil sige at den mest nervepirrende del er den del som handler om adoptionen blandt medarbejderne. Tager de det til sig eller ej?
I dette indlæg kigger jeg ind i vigtigheden af at holde fokus på brugerne og vigtigheden af en god brugeroplevelse – eller det der også kaldes UX. Tro mig, det har en stor betydning!
Hvorfor digitalisere og automatisere bogholderiet?
Lad os for god ordens skyld først sætte scenen. Fordelene ved at digitalisere er som sagt mange. Helt overordnet giver det fordele i form af øget effektivitet, færre fejl, bedre ressourceudnyttelse og mere præcise data til rapportering og analyse. Det paradoksale er dog, at mange tøver med at tage fat og få gang i arbejdet med at digitalisere.
En af årsagerne til dette er netop førnævnte nervøsitet og tøven omkring at skulle implementere ny software og forandre en allerede fungerende proces. Man er simpelthen bange for at brugerne ikke tager den nye teknologi, som skal understøttelse digitaliseringen, til sig og at gevinsterne dermed udebliver. Omvendt kan man jo også sige, at gevinsterne ligeledes udebliver alt imens man sidder og er nervøs over at skulle forandre en proces. Anyway, bekymringen er faktisk reel, da brugeradoption er afgørende for en succesfuld udrulning af ny software.
Det er bevist, at en god brugeroplevelse kan bidrage væsentligt til at de ønskede gevinster kan realiseres. Når der skal vælges software til at støtte et digitaliseringsprojekt, er det således ikke uvæsentligt at tage brugeroplevelsen ind som et væsentligt vurderingsparameter.
Udvikling med brugeren i fokus
Der er mange tilgange til softwareudvikling, men jeg tror på vigtigheden af at sætte brugeren og brugeroplevelsen i fokus i alt udviklingsarbejdet. Det kræver dog flere ressourcer, fordi det betyder at der skal investeres i at forstå behovene hos samtlige typer af brugere, som skal arbejde med softwaren i det daglige.
Hvis vi f.eks. taler om forskellige processer i økonomifunktionen, vil nogle systemer udelukkende have økonomifolkene som brugere men for andre systemers vedkommende vil der også være brugere blandt andre medarbejdergrupper i organisationen. Det betyder altså, at der kan være tale om et stort stykke arbejde omkring at mappe og forstå de forskellige typer af brugere og herefter designe en brugeroplevelse som ræsonnerer ordentligt hos dem alle. Og her er der altså ingen smutveje skulle jeg hilse og sige.
Der kan findes en del eksempler på manglende brugerfokus når der kigges henover forskellige softwareløsninger til at støtte finansprocesser. Et af mine favoriteksempler er ERP- og økonomisystemer. De udviklet med økonomifolk som den primære brugergruppe, men visse tillægsmoduler har andre brugertyper som målgruppe. Det kan f.eks. være modulet til håndtering af leverandørfakturaer, modulet til håndtering af udlæg eller modulet til registrering af projekttid. Ofte glemmer udviklerne af ERP- og økonomisystemer dette, hvilket betyder at brugeroplevelsen bliver skæv. Det siger måske lidt sig selv at det kan gå galt, når en brugeroplevelse designet til en bogholder rammer en sælger.
Mange gange er det de specialiserede Best-of-Breed softwareprodukter som kan byde på et differentieret brugerfokus, hvis altså udbyderen har investeret i det.
Brugeroplevelsen styres af brugergrænsefladen
Der er naturligvis flere elementer i brugeroplevelsen, som overordnet set fokuserer på at løse brugerens problem. Når det så er sagt har brugergrænsefladen en afgørende betydning for oplevelsen. Hvis vi f.eks. taler om en mobil-app, så handler det om det visuelle design på de skærmbilleder som der navigeres i, layoutet, knapperne, farvepaletten, typografien, animationerne, rullemenuerne osv.
Hvis brugergrænsefladen er forvirrende, svær at finde rundt i eller sågar visuelt uinspirerende kan det betyde udfordringer med adoptionen. Er brugergrænsefladen derimod intuitiv, selvforklarende, nem af navigere i og visuelt tiltalende går brugeradoptionen meget lettere.
The Acubiz Way
The Acubiz Way er et begreb som dækker over vores samlede Best Practice tilgang når det gælder Expense Management. Et vigtigt element i The Acubiz Way er at forstå brugernes præmisser. Expense Management processen er forankret i økonomifunktionen men er samtidig en proces som griber ud i andre dele af organisationen, for der er jo her udgifterne opstår. Dermed griber processen også ud til andre brugere og derfor skal softwareværktøjerne også udvikles med disse brugeres præmisser for øje. Dette fokus har været en ledestjerne i vores udviklingsarbejde i mange år og vi har investeret betydelige ressourcer i at ”ramme den rigtigt”.
Der er ingen tvivl om at en veldesignet og gennemtænkt brugeroplevelse øger succesraten betydeligt når ny software implementeres i en organisation. Og som jeg har været inde på er kvalitetsdesign af en brugeroplevelse og en brugergrænseflade ressourcekrævende – lige meget hvordan vi vender og drejer det. Det har altså en pris, det her. Og som det gør sig gældende på så mange andre områder, ja så går pris og kvalitet også hånd i hånd her.
Mit team har i øvrigt skrevet en e-bog om softwareimplementering. Den kommer rundt om alle aspekter, herunder også vigtigheden af brugerfokus. Den kan hentes helt gratis.
God fornøjelse med digitaliseringen af dit bogholderi.
