Med dette blogindlæg fortsætter jeg, hvor jeg slap for et stykke tid siden, og jeg vil arbejde lidt mere med ideen om det digitale regnskab. Denne gang vil jeg se nærmere på outsourcing af økonomidriften. Outsourcing kan faktisk være en vej at gå for virksomheder, der fokuserer på at fremskynde digitaliseringen af deres administrative processer. Det er dog vigtigt, at du vælger den rigtige outsourcing-partner, hvis du tænker outsourcing i samspil med teknologi, digitalisering og automatisering - for allerede nu kan jeg afsløre, at ikke alle leverandører har et gennemtænkt teknologi-setup på plads.
Outsourcing af økonomiafdelingen
De fleste virksomhedsledere kender til outsourcing i forskellige sammenhænge, og de er klar over, hvad begrebet betyder. Outsourcing betyder, som vi alle ved, at en virksomhed lader en ekstern leverandør tage sig af et bestemt sæt opgaver. Vi taler om opgaver, som ellers ville blive varetaget internt i virksomheden. Outsourcing bruges af alle typer og størrelser af virksomheder, og når det gælder økonomifunktionen og dens administrative opgaver, overvejer flere og flere virksomheder at outsource.
Begrundelsen er, at virksomheden ønsker at fokusere ressourcerne på deres kerneområder, og en økonomifunktion kan hurtigt blive kompleks og krævende at drive internt. Når vi ser på økonomifunktionen, er der flere delprocesser, der kan outsources. Typisk ser vi, at bogholderi og lønadministration outsources.
Selve udvælgelsen af en outsourcing-partner er i høj grad et spørgsmål om tillid. Det er indlysende, at der skal opbygges en stærk relation mellem virksomheden og outsourcing-partneren. Når det er sagt, vil jeg også hævde, at der er andre vigtige faktorer at tage i betragtning. For eksempel omkring den teknologi, som en given leverandør bruger, og hvordan de aktiverer den i forhold til kunden. Det vender jeg tilbage til senere i dette indlæg.
Fordelene ved outsourcing
Tids- og ressourcebesparelser er de to åbenlyse fordele ved outsourcing. Som jeg allerede har nævnt, kan du som virksomhedsleder fokusere dine ressourcer på vækst, hvis du lader en ekstern partner tage sig af en eller flere administrative opgaver.
Der er naturligvis omkostninger forbundet med at drive et outsourcet setup, men fordelen er, at det er fleksibelt, når det gælder medarbejderomkostninger, fravær og orlov, opsigelser osv. Alt dette er outsourcing-partnerens ansvar. Derudover er det også relativt nemt at skalere op og ned i en outsourcing-konstellation, hvilket typisk er en fordel under en vækstrejse. Dette afhænger naturligvis af outsourcing-leverandørens evner og kapacitet. Bundlinjen er, at det i mange tilfælde kan være billigere at outsource en finansfunktion end at køre den internt.
Outsourcing og digitalisering
Okay, så ideen om at outsource din økonomiafdeling helt eller delvist er vokset og har taget form. Hvis du ikke allerede har tænkt digitalisering og automatisering ind i ligningen, så vil jeg på det kraftigste anbefale, at du gør det. Som jeg har nævnt tidligere, er du nødt til at have en mening om dette, når du vælger at overlade din økonomidrift til en ekstern partner. De fleste outsourcing-udbydere bruger en række digitale værktøjer til at håndtere opgaven, og endnu en fordel ved outsourcing er, at du får adgang til teknologien. Det er dog vigtigt, at din leverandør har valgt at plukke de rigtige løsninger ned fra hylderne.
Sammen skal du og din outsourcingpartner sikre, at det digitale bogholderi bliver etableret. Når vi f.eks. taler om kreditorbogholderi, er jeg ikke så vild med de leverandører, der bare beder deres kunder om at aflevere kvitteringer og anden dokumentation uden nogen form for struktur. Det er naturligvis nemt for dig som kunde, men det skaber bunker og buler hos din outsourcingpartner, og en af konsekvenserne er, at du vil opleve forsinkelser i rapporteringen af dine tal. Med andre ord vil du ikke være i stand til at styre din virksomhed baseret på opdaterede økonomiske data. Og det kan jeg ikke anbefale.
Nej, den rigtige måde at gøre tingene på er, at din outsourcing-partner stiller intuitive digitale værktøjer til rådighed for dig. Værktøjer, der er nemme at bruge for dine "frontline"-medarbejdere. Værktøjer, der i første omgang gør det nemt at håndtere kvitteringer, fakturaer, udgifter, udbetalinger, godkendelse, registrering af tid og fravær osv. Herefter vil din outsourcing-partner tage sig af korrekt bogføring og regnskab, udlægsafregning, afstemning af firmakorttransaktioner, moms rapportering, lønadministration, ferieregistrering osv.
Pointen er, at der skal etableres en digital kæde på tværs af din virksomhed og din outsourcing-partner - fra transaktion til bogføring. Den store fordel ved dette er, at du får adgang til langt mere præcise og opdaterede økonomiske data for din virksomhed.
Jeg har et par forslag til leverandører, der arbejder med en digital tankegang:
- Amesto - bredt dækkende nordisk leverandør af BPO-services, teknologi og administration til finanssektoren
- - 1-Office - Dansk baseret udbyder af tjenester inden for økonomi og administration.
- Basico - Dansk baseret konsulentvirksomhed, der også leverer BPO-tjenester inden for finans.
- Inforevision - Dansk revisionsvirksomhed, der også leverer erhvervsservice, f.eks. bogføring og lønadministration.
Derudover kan jeg også nævne et par af vores progressive finske venner:
- Integrata - finsk baseret udbyder af lønadministration og HR-tjenester
- Staria - global udbyder af tjenester inden for økonomi og HR.
Så for at opsummere kan outsourcing af økonomiafdelingen spare dig tid, penge og ressourcer. Det er dog afgørende, at du samarbejder med en partner, der arbejder med en digital tankegang, og som stiller solide digitale værktøjer til din rådighed. Værktøjer, der kan lette den fulde digitalisering af økonomiprocesserne.
