The final break with expense reports

Mange organisationer har digitaliseret processen. Der er dog et paradoks her, for mange af de apps, der findes til udgiftsstyring, bygger på den antagelse, at medarbejderen skal udfylde en traditionel udgiftsrapport.

TL;DRMange udgiftsapps har digitaliseret den traditionelle udgiftsrapport uden egentlig at erstatte den, idet de har bevaret den samme logik for batchbehandling, som skaber ophobninger ved månedens afslutning og komplicerer fejlretningen. Acubiz går ind for en transaktionsbaseret tilgang, hvor hver enkelt udgift registreres og behandles individuelt i realtid, hvilket fjerner de strukturelle ineffektiviteter i den gamle rapportmodel.

Hvis du er ansvarlig for eller arbejder i en økonomiafdelingen Så er du sikkert interesseret i, hvordan virksomhedens udgifter forvaltes? Du er sikkert også interesseret i, hvordan du kan bidrage til at øge medarbejdernes produktivitet i hele organisationen?

Medarbejdere afholder løbende udgifter i forbindelse med at de udfører deres arbejdsopgaver. Med den rigtige app til at håndtere udgifter og rejseafregninger kan der frigøres meget tid hos de ansatte. Samtidig får du selv mere kontrol over, og øget indsigt i, de medarbejderrelaterede udgifter.

Hemmeligheden bag succes er, at man skal finde en app, der har taget endeligt afstand fra den traditionelle opfattelse af udgiftsrapporter.

Drop rejseafregningen – arbejd transaktionsbaseret​

Den klassiske rejseafregning baserer sig på, at medarbejderen samler et antal udgiftsbilag til bunke. F.eks. baseret på en given forretningsrejse eller en given tidsperiode. I tilfælde af at virksomheden endnu ikke har sat strøm til denne proces, så registrerer medarbejderen bilagene og udfylder en rejseafregning. Denne anvendes så af finansafdelingen til dels at kompensere for udlæg (hvis ikke der er anvendt firmakort) og dels at bogføre på omkostningskonti. Alt i alt en besværlig og tidskrævende proces, både for de ansatte og for finansafdelingen.

Mange virksomheder har efterhånden digitaliseret processen. Det paradoksale er dog, at rigtig mange apps til at håndtere udgifter stadigvæk baserer sig på, at den ansatte skal lave en traditionel rejseafregning. Dette er langt fra den smarteste og mest effektive måde at arbejde på. Det skaber typisk en stor belastning i finansafdelingen i slutningen af hver måned. Og hvis der er fejl omkring en enkelt udgift, så afvises en hel rejseafregning typisk. Det giver forsinkelser omkring afregninger og bogføring.

I stedet skal du kigge efter en app, der fungerer på transaktionsbasis. Med andre ord skal du kigge efter en app, der understøtter indsendelse af enkelte udgiftstransaktioner. Dvs. en app, der tillader alle de enkelte udgiftstransaktioner, som en medarbejder måtte have, uanset om det er en kontant udgift, en udgift med firmakort eller en registrering af kørelængde, som skal registreres og indsendes til godkendelse med det samme. Hvis en medarbejder for eksempel køber to kopper kaffe sammen med en kunde, skal det være muligt for medarbejderen at registrere udgiften og den tilhørende kvittering på stedet. Hos Acubiz kalder vi dette Hurtigt spor og det er uden tvivl den hurtigste og mest effektive måde at behandle udgifter på.

Realtid = maksimal kontrol​

Der er flere fordele ved at droppe den klassiske tilgang med rejseafregninger og hoppe over på en transaktionsbaseret tilgang. En af disse fordele er, at du begynder at få overblik over udgifterne i realtid (eller tæt på realtid). Den traditionelle tilgang betyder som sagt, at rejseafregningerne kommer i klumper. Enten hver måned eller endnu værre, med en lavere frekvens end det. Det betyder nemlig, at du kan miste overblikket over din virksomheds medarbejderrelaterede udgifter. Og hvis du f.eks. har mange ansatte med hyppig rejseaktivitet, så kan det dreje sig om store beløb. Det kan dermed påvirke præcisionen i din forecasting og rapportering på omkostningssiden.

Hvis dine medarbejderrelaterede udgifter behandles i realtid, har du hele tiden overblikket og mulighed for at indføre teknologi, der hjælper dig med at opdage mistænkelige transaktioner hurtigere, end du er vant til. Hos Acubiz har vi også denne type teknologi på lager. Hvis du arbejder i realtid og har det rigtige system til udgiftsstyring, vil det også være muligt for dig at arbejde med præcise omkostningsfordeling. Hvis dine medarbejdere registrerer hver eneste udgiftstransaktion, så snart den opstår, er det nemt at få dem til at knytte transaktionen korrekt til en aktivitet – for eksempel en bestemt kunde, et bestemt projekt eller noget lignende. Og hvem drømmer ikke om at kunne visualisere den faktiske rentabilitet pr. kunde baseret på en præcis fordeling af alle virksomhedens udgifter?

En adfærdsændring​

For nogle vil transaktionsbaseret arbejde med udgifter være en helt anden måde at tænke processen på. Og du tænker måske, at det vil være en tung opgave at implementere og skabe den nødvendige adfærdsændring samt tilvænning hos brugerne. Det vil naturligvis være en fejl at underkende de vaner og rutiner, der ligger indlejret hos dine ansatte.

Med en moderne, intuitiv og brugervenlig app til udgiftsstyring vil dette dog ikke være noget problem. De fleste af dine medarbejdere har allerede adgang til smartphone-teknologi, og en veludviklet udgiftsapp vil udnytte denne teknologi fuldt ud. Dine brugere vil hurtigt forstå ideen om at registrere kvitteringer, når de har ventetid – for eksempel i lufthavnen, i en taxa eller lignende. I Acubiz’ terminologi kalder vi dette »Mobile First« – ideen om, at enhver opgave relateret til udgiftsstyring kan klares på farten.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen mellem en traditionel udgiftsrapport og en transaktionsbaseret tilgang?

I et traditionelt udgiftsrapporteringssystem skal medarbejderne indsamle kvitteringer over en periode og indsende dem samlet. En transaktionsbaseret tilgang behandler hver enkelt udgift, så snart den opstår. Dette undgår spidsbelastninger ved månedens afslutning, fremskynder refusionen og betyder, at en enkelt fejl ikke ugyldiggør en hel batch af udgifter.

Hvorfor skaber indsendelsen af udgiftsrapporter ved månedens afslutning problemer for økonomiafdelingerne?

Når medarbejderne indsender alle udgiftsrapporter ved månedens udgang, står økonomiafdelingerne over for en spidsbelastning, der er koncentreret inden for et kort tidsrum. Hvis der findes fejl i en udgiftsrapport, kan det være nødvendigt at afvise hele indsendelsen og bede medarbejderen om at indsende den på ny, hvilket medfører forsinkelser i refusionen og ekstra arbejde for både medarbejderen og økonomiafdelingen.

Løser de fleste digitale udgiftsapps egentlig problemet med udgiftsrapporter?

Ikke altid. Mange digitale apps er blot en digital kopi af den traditionelle udgiftsrapportmodel: Medarbejderne samler stadig kvitteringer og indsender dem samlet, blot med fotos i stedet for papir. Den underliggende logik er den samme. Den egentlige forbedring kommer fra apps, der behandler transaktionerne enkeltvis på det tidspunkt, hvor udgiften opstår.

Hvad skal en økonomichef kigge efter i en udgiftsapp for at sikre sig, at den rent faktisk er transaktionsbaseret?

Søg efter en app, hvor medarbejderne registrerer hver udgift umiddelbart efter, at den er opstået, i stedet for at samle dem til periodisk indsendelse. Systemet skal behandle, videresende til godkendelse og bogføre hver transaktion enkeltvis, uden at det er nødvendigt at samle udgifterne i en rapport, før arbejdsgangen kan påbegyndes.