Hvis du har ansvar for, eller arbejder i, en økonomiafdeling, så er du helt sikkert optaget af hvordan din virksomheds udgifter håndteres? Du er formentlig også optaget af hvordan du kan bidrage til at løfte produktiviteten for de ansatte i hele organisationen?
Medarbejdere afholder løbende udgifter i forbindelse med at de udfører deres arbejdsopgaver. Med den rigtige app til at håndtere udgifter og rejseafregninger kan der frigøres meget tid hos de ansatte. Samtidig får du selv mere kontrol over, og øget indsigt i, de medarbejderrelaterede udgifter.
Hemmeligheden til succes på dette område er, at du skal finde en app, som har gjort op med tanken om at lave traditionelle rejseafregninger.
Drop rejseafregningen – arbejd transaktionsbaseret
Den klassiske rejseafregning baserer sig på, at medarbejderen samler et antal udgiftsbilag til bunke. F.eks. baseret på en given forretningsrejse eller en given tidsperiode. I tilfælde af at virksomheden endnu ikke har sat strøm til denne proces, så registrerer medarbejderen bilagene og udfylder en rejseafregning. Denne anvendes så af finansafdelingen til dels at kompensere for udlæg (hvis ikke der er anvendt firmakort) og dels at bogføre på omkostningskonti. Alt i alt en besværlig og tidskrævende proces, både for de ansatte og for finansafdelingen.
Mange virksomheder har efterhånden digitaliseret processen. Det paradoksale er dog, at rigtig mange apps til at håndtere udgifter stadigvæk baserer sig på, at den ansatte skal lave en traditionel rejseafregning. Dette er langt fra den smarteste og mest effektive måde at arbejde på. Det skaber typisk en stor belastning i finansafdelingen i slutningen af hver måned. Og hvis der er fejl omkring en enkelt udgift, så afvises en hel rejseafregning typisk. Det giver forsinkelser omkring afregninger og bogføring.
Du skal i stedet kigge efter en app der fungerer transaktionsbaseret. Dvs. en app der understøtter, at hver enkelt udgiftstransaktion en medarbejder har, hvad enten der er tale kontantudlæg, køb på firmakort eller kørsel i egen bil, kan registreres og sendes i godkendelsesproces med det samme. Hvis en medarbejder f.eks. blot køber to kopper kaffe sammen med en kunde, så skal medarbejderen kunne registrere udgiften og det tilhørende bilag med det samme. Hos Acubiz kalder vi det Fast Track, og det er uden tvivl den hurtigste og mest effektive måde at behandle udgifter på.
Realtid = maksimal kontrol
Der er flere fordele ved at droppe den klassiske tilgang med rejseafregninger og hoppe over på en transaktionsbaseret tilgang. En af disse fordele er, at du begynder at få overblik over udgifterne i realtid (eller tæt på realtid). Den traditionelle tilgang betyder som sagt, at rejseafregningerne kommer i klumper. Enten hver måned eller endnu værre, med en lavere frekvens end det. Det betyder nemlig, at du kan miste overblikket over din virksomheds medarbejderrelaterede udgifter. Og hvis du f.eks. har mange ansatte med hyppig rejseaktivitet, så kan det dreje sig om store beløb. Det kan dermed påvirke præcisionen i din forecasting og rapportering på omkostningssiden.
Hvis dine medarbejderrelaterede udgifter processeres i realtid, så har du løbende overblikket ligesom du kan implementere teknologi, der kan hjælpe dig med at spotte mistænkelige transaktioner hurtigere end du har været vant til. Det har vi naturligvis også på hylden hos Acubiz. Hvis du opererer i realtid og har det rette system til at registrere udgifterne, så bliver det også muligt for dig at arbejde med præcis omkostningsallokering. Hvis dine ansatte behandler hver udgift når den opstår, så er det også relativt enkel sag at opdrage dem til at koble transaktionen korrekt til en aktivitet – f.eks. en konkret kunde, et konkret projekt eller lignende. Og hvem drømmer ikke om at kunne visualisere reel kundelønsomhed igennem præcis allokering af alle virksomhedens omkostninger.
En adfærdsændring
For nogle vil transaktionsbaseret arbejde med udgifter være en helt anden måde at tænke processen på. Og du tænker måske, at det vil være en tung opgave at implementere og skabe den nødvendige adfærdsændring samt tilvænning hos brugerne. Det vil naturligvis være en fejl at underkende de vaner og rutiner, der ligger indlejret hos dine ansatte.
Med en moderne, intuitiv og brugervenlig app til håndtering af udgifter bliver dette dog ikke et problem. Langt de fleste af dine ansatte har allerede adgang til smartphone teknologi og en velfungerende expense-app udnytter denne teknologi fuldt ud. Dine brugere vil lynhurtigt fange idéen i at registrere bilag når de indimellem har lidt ventetid – f.eks. i lufthavnen, i en taxi eller lignende. I Acubiz terminologi hedder det Mobile First – dvs. idéen om at alt udgiftshåndtering skal kunne klares på farten.
