Jeg har tidligere skrevet en blogindlæg om digitale kvitteringer. Det er et emne, jeg stadig interesserer mig for, og den interesse vil helt sikkert fortsætte. For, som jeg skrev dengang, er tanken om en 100 % digital udveksling af kvitteringer mellem forhandlere (inden for fysisk detailhandel) og deres kunder – både inden for B2C og B2B – giver god mening.
TL;DRDe nuværende løsninger til digitale kvitteringer er primært udviklet til private forbrugere og passer endnu ikke til arbejdsgangene hos B2B-brugere, såsom forretningsrejsende og indehavere af firmakort. Acubiz hævder, at så længe digitale kvitteringer ikke leveres øjeblikkeligt og integreres direkte i arbejdsgangen for udgiftsstyring uden at skabe en parallel proces, vil de gøre B2B-udgiftsstyringen mindre effektiv i stedet for mere.
I dette blogindlæg vil jeg gå lidt mere i dybden med B2B-delen, for der er et par åbenlyse mangler, der skal udbedres, før digitale kvitteringer giver mening i denne sammenhæng.
Designet til private kunder
Når jeg ser på de løsninger, der pt. findes på markedet, så står det klart, at de som udgangspunkt er designet til private forbrugere.
Ved en gennemgang af listen af retailere, som understøtter leverancen af digitale kvitteringer, er det tydeligt, at der en diskrepans ift. den typiske adfærd hos dem vi kan benævne som ”professionelle forbrugere”.
Det kunne for eksempel være den klassiske forretningsrejserNår vi ser nærmere på udgiftsomfanget (målt i antal transaktioner) for denne medarbejdergruppe, fremgår det tydeligt, at de største udgiftskategorier er transport (taxier, samkørsel og flyrejser), mad/måltider og indkvartering.
Det vil være en stor fordel for disse medarbejdere at modtage digitale kvitteringer, hver gang firmakortet svinges – ingen tvivl om det. Men løsningerne mangler som sagt en dimension, der tager højde for B2B brugerne, før det for alvor giver mening.
Digital udgiftsstyring værktøjer til B2B-brugere
Mange B2B brugere anvender i dag allerede et digitalt værktøj til at håndtere deres udgifter.
Flere af denne type løsninger er i dag så hurtige og intuitive at anvende, at et setup, hvor kun en begrænset mængde kvitteringer lander 100 % digitalt hos brugeren nærmest bare ville besværliggøre processen. Det ender således med en proces, hvor brugeren nogle gange skal gøre et og andre gange noget andet.
I langt de fleste tilfælde, er det ikke hensigtsmæssigt, hvis en defineret proces har flere forskellige spor i forbindelse med hvordan delopgaver løses.
Hvis vi ser nærmere på, hvordan den digitale kvitteringsproces fungerer i den løsning, der tilbydes af den største leverandør af firmakreditkortI Skandinavien er der en ventetid på 24 timer, før den digitale kvittering overføres til brugerens rejseafregningssystem. Dette medfører en afbrudt arbejdsgang, og brugeren må vente, før vedkommende kan bogføre den faktiske udgift med en begrundelse og en eller flere kategorier. Det er ineffektivt.
I øvrigt, så findes der efterhånden mange udbydere indenfor de omtalte udgiftskategorier som f.eks. via mobil-apps leverer en PDF-kvittering, som nemt kan deles direkte ind i en rejseafregnings-app.
Et fintmasket globalt netværk
En anden faktor, der spiller ind, er B2B brugernes geografiske indkøbsadfærd. Ift. private forbrugere, så har en relativt stor andel af de professionelle brugere en langt større geografisk spredning. Det hænger naturligvis sammen med forretningsrejser over landegrænser.
I vores brugerdata, kan vi se, at den overordnede fordeling mellem indenlands og udenlands transaktioner hedder 70 / 30. Med andre ord, hvis ikke der udvikles løsninger, som fungerer på tværs af landegrænser, så vil der være en større andel transaktioner, hvor kvitteringerne ikke kan leveres 100 % digitalt.
Et globalt netværk vil være at foretrække. Måske er dette ønsketænkning, med mindre store spillere som VISA og MasterCard træder ind på dette område.
Forstå de professionelle brugeres købsadfærd
Set fra min stol, så mangler de spillere, der i dag udvikler og sælger løsninger, der kan levere digitale kvitteringer, desværre at sætte sig ordentligt ind i den professionelle forbrugers købsadfærd. Den er nemlig forskellig fra adfærden blandt private forbrugere.
Så igen, idéen om digitale kvitteringer er god, men der mangler en del komponenter, og vigtigst af alt, en grundlæggende forståelse for de professionelle brugeres behov, før teknologien for alvor bliver interessant for virksomhederne og deres medarbejdere.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor fungerer de nuværende løsninger til digitale kvitteringer ikke godt for forretningsrejsende?
De fleste digitale kvitteringsplatforme er udviklet til private forbrugere, ikke til professionelle brugere. De mangler den integration i arbejdsgangen, som B2B-brugere har brug for: en direkte forbindelse mellem forhandlerens kassesystem og medarbejderens udgiftsstyringssystem. Der er desuden en forsinkelse på 24 timer i leveringen hos nogle leverandørers systemer, hvilket afbryder arbejdsgangen, da medarbejderen bliver tvunget til at vente, før vedkommende kan bogføre og indsende udgiften.
Hvad er de mest almindelige udgiftskategorier for forretningsrejsende?
I indlægget fremhæves transport (taxier, samkørsel og flyrejser), mad og måltider samt indkvartering som de tre dominerende kategorier målt på transaktionsvolumen for medarbejdere, der rejser regelmæssigt i forbindelse med deres arbejde. Det er også disse kategorier, hvor digital levering af kvitteringer vil give den største værdi, da de omfatter hyppige, små til mellemstore transaktioner hos flere leverandører på forskellige steder.
Hvilket problem opstår der, når digitale kvitteringer modtages via en anden kanal end udgiftsværktøjet?
Hvis nogle kvitteringer kun modtages digitalt, mens andre skal scannes med en smartphone, ender medarbejderen med at skulle håndtere to forskellige arbejdsgange for den samme opgave. En veludviklet proces har én enkelt, ensartet metode for hver transaktion. En blandet digital og manuel tilgang øger den kognitive belastning, skaber flere muligheder for fejl og resulterer ofte i lavere overholdelsesgrader end en fuldstændig ensartet proces.
Hvordan ville en veludformet digital kvitteringsproces inden for B2B se ud?
Et ideelt digitalt kvitteringsforløb i B2B-sammenhæng ville overføre kvitteringsdata direkte og øjeblikkeligt til medarbejderens udgiftsstyringsplatform på transaktionstidspunktet, uden at der kræves manuelle trin. Kvitteringsdataene ville automatisk udfylde udgiftsposten, udløse den korrekte kodning baseret på forhandlerkategorien og være klar til, at medarbejderen straks kan gennemgå og indsende dem. Ingen fotos, ingen ventetid, ingen separat indbakke.
