Hos Acubiz er vi på en mission. En mission, hvor målet er at lette de administrative processer for virksomheder og deres medarbejdere. Det kan gøres på mange måder, og vores kerneområde er Expense Management.
Expense Management handler om de forretningsrelaterede udgifter, som mange medarbejdere har, når de udfører deres arbejde. Paradoksalt og ret sjovt er det dog, at hver gang en medarbejder har et udlæg, opstår der mere arbejde med at dokumentere, retfærdiggøre, kontrollere, godkende, bogføre og nogle gange afregne udlægget. Vores mål er at digitalisere og automatisere udlægstransaktionens end-to-end rejse, fra det øjeblik den opstår, til det øjeblik den bogføres.
I dette blogindlæg vil jeg koncentrere mig om de udgifter, der betales med firmakort, og jeg vil forklare, hvordan du kan skabe en komplet digital værdikæde omkring en udgifts rejse - fra transaktion til bogføring.
De sorte huller
Overskriften på dette afsnit og udtrykket "sorte huller" i forbindelse med firmakorttransaktioner kommer fra vores ven, Lars Kristoffersen. Lars arbejder som Cash Manager i Nordea, og han rådgiver bl.a. erhvervskunder om brugen af firmakort. For nylig brugte Lars denne analogi på en session, vi havde med Nordeas Cash Management-team om vores fælles tilbud med First Card og Acubiz, og jeg synes, at den er spot on.
Som jeg beskrev indledningsvis, opstår der mere arbejde, hver gang en medarbejder bruger et firmakort. Arbejdet er relateret til at berige hver transaktion med de oplysninger, der er nødvendige for at bogføre udgiften korrekt. Dette er både relateret til lovkrav og specifikke virksomhedsrelaterede krav og regler. Så for at bruge Lars' ord kan de manglende oplysninger beskrives som "sorte huller", og databerigelsen for hver transaktion handler simpelthen om at udfylde de "sorte huller".
Når udgifter betales med et firmakort, er visse oplysninger allerede tilgængelige digitalt. Det er for eksempel oplysninger som transaktionsdato og -tidspunkt, valuta og forhandleroplysninger (via MCC-koder). Det er klart, at disse data er nyttige i den fortsatte rejse mod bogføringsfasen, men der er stadig brug for yderligere oplysninger.
Hvilken type information kan så karakteriseres som sorte huller? Tja, hvis vi starter med det juridiske aspekt, så er kvitteringen for en given udgift vigtig. Ifølge den danske bogføringslov skal udlægskvitteringen eller en kopi af den (den kan være digital) gemmes i 5 år. De andre "sorte huller" relaterer sig til den enkelte organisations struktur og krav til bogføring og yderligere dokumentation i forbindelse med udgifter. Det faktiske bogføringsarbejde kan spænde fra at følge en simpel kontoplan til at være mere komplekst, for eksempel med krav om allokering til specifikke afdelinger, projekter eller kunder, givet kompleksiteten og strukturen relateret til økonomiske dimensioner. Derudover kan der også være "sorte huller" i forhold til dokumentation for godkendelse af udgifter - typisk fra medarbejdere gennem en eller flere ledere.
Hvis vi springer tilbage til bogføringen og regnskabsarbejdet, så er det en opgave, der traditionelt ligger i økonomiafdelingen. Men når det kommer til udgifter, der betales med firmakort, foreslår jeg, at denne opgave uddelegeres til kortholderen - de "sorte huller" skal udfyldes i det øjeblik, en udgift opstår.
En digital værdikæde
Hvordan skaber du den digitale værdikæde, der forbinder dine firmakort med dit ERP- eller økonomisystem? Og hvordan kan dine medarbejdere selv håndtere bogføring og regnskab af deres udgifter? Det gør du ved at finde et værktøj, der kan det:
- Hent transaktionsdata fra dine firmakort.
- Gør det lettere for brugeren/kortholderen gennem enkle handlinger at udfylde de "sorte huller".
- Lever bogføringsklare data til dit ERP- eller økonomisystem.
Det er naturligvis her, at en løsning som vores kommer ind i billedet, og illustrationen nedenfor skitserer kæden.
Når du leder efter et værktøj, der kan hjælpe dig med at skabe denne kæde, er der mange ting, du skal undersøge og overveje. Men til en start er det vigtigt, at du tænker over følgende:
- Brugervenlighed - værktøjet skal være nemt og intuitivt at arbejde med, ellers vil du aldrig få sælgere, konsulenter osv. til at lave udgiftsbogføring og regnskab for dig.
- Sikkerhed - husk, at værktøjet vil behandle betalingskort- og transaktionsdata. Det skal ske på en sikker måde.
- Funktioner og integrationsmuligheder - se på dine andre medarbejderrelaterede udgifter, f.eks. i forbindelse med kørsel eller private udlæg for medarbejdere uden firmakort. Sørg for, at løsningen har funktioner og perspektiv til at håndtere flere ting. Integrationsmuligheder er naturligvis vigtige - hvis værktøjet ikke kan oprette forbindelse til dine specifikke firmakort eller dit specifikke økonomisystem, så er du tilbage ved start.
Du ved sikkert, hvordan sælgere normalt er, og så spørger du måske en ekstra gang, om det "virkelig er muligt" at få dem til at lave korrekt bogføring af udgifter? Svaret er ja, det er fuldt ud muligt, forudsat at det gøres på den rigtige måde. Se, hvad Per Baltsen, der er CFO hos Dansk Brandteknik A/S, har at sige om det.
"Kort med masser af teknologi"
En Expense Management-løsning har mange facetter, men en vinkel, som jeg ofte anvender, er, at den vil gøre det muligt for dig at give dine firmakort mere magt - endda superkræfter! Du vil bogstaveligt talt opgradere kortene med noget teknologi. Teknologi, der gør kortene mere intelligente. Teknologi, der gør det nemt at fylde de sorte huller. Teknologi, der gør det muligt for dig at skabe den kæde, som jeg har skitseret i dette blogindlæg. Teknologi, der vil spare din virksomhed for en masse tid - både i økonomiafdelingerne og hos brugerne/kortholderne.
Sagt på en anden måde, når vi taler om de udgifter, der betales med firmakort, vil kortene håndtere det meste af bogføringen for dig! Kortene vil også hjælpe dine sælgere, konsulenter og andre brugere med at holde styr på deres kvitteringer og udgiftsdokumentation.
