Hvad tror du helst, at medarbejdere og ledere vil bruge tid på? På at kontrollere og godkende udgifter eller bruge tiden på at udføre sit “rigtige” arbejde. Dit svar er nok det sidste. Jeg lægger hovedet på blokken og antager, at dette svar deles af 100% af alle andre.
Jeg indrømmer gerne, at spørgsmålet er karikeret. Selvfølgelig er der ingen der ønsker at bruge for meget tid på at kontrollere og godkende udgifter. Ikke desto mindre er virkeligheden en anden.
Der er nemlig rigtig mange som bruger uforholdsmæssigt meget tid på netop den opgave. Det paradoksale er, at det ofte er medarbejdere i ledende stillinger. Medarbejdere som måske er ansat til at udvikle og vækste organisationen – ikke til at udføre manuelt kontrolarbejde.
Hvis din virksomhed kan genkende ovenstående scenarie, så har vi gode nyheder. Det er muligt at lette den administrative arbejdsbyrde omkring både dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter, således at virksomheder og medarbejdere kan bruge deres tid på værdiskabelse. I dette blogindlæg præsenterer jeg Visma Acubiz’ bud på hvordan du kan minimere arbejdsbyrden med kontrol og godkendelse af bilag.
Tid er penge og tid kan bruges smartere
Lad mig starte med at udfordre selve blogindlæggets eksistens ved at stille spørgsmålet:
Er det tidsmæssige aspekt i forbindelse med kontrol og godkendelse af udgifter overhovedet en udfordring?
Jeg forstår godt, hvis du stiller dig selv dét spørgsmål. Så stort et problem kan det heller ikke være? Det er bestemt heller ikke den største udfordring, som virksomheder står over for. Langt fra. Når vi alligevel vælger at skrive et blogindlæg om emnet, så er det fordi, at vi rent faktisk oplever virksomheder som bruger for meget tid på det og som har problemer med at overholde compliance med egne politikker omkring kontrol og godkendelse.
Det giver sig selv, at det tager tid for en medarbejder at kontrollere og godkende udgifter. Det gælder både medarbejderen i finansafdelingen, som skal kontrollere og bogføre udgiften, men det gælder også for lederen, der skal godkende den. Hvis din virksomhed stadig håndterer udgifter manuelt med fysiske kvitteringer og excel-ark, så er tidsforbruget blot endnu større. Plus at det øger risikoen for fejl og dermed en potentiel ekstra tidsregning.
Det er ikke spild af tid at kontrollere og godkende udgifter. Det anbefaler vi, at du gør. Men det er spild af tid at bruge for meget tid på det. Det kan gøres smartere. Arbejdsbyrden til dét kan minimeres.
Ifølge brugere af Acubiz, er der næsten ikke noget mere frustrerende end ledere der er langsomme til at godkende deres udgifter. Især hvis der er tale om udlæg af egen lomme. Måske er lederen langsom, fordi han ved, at opgaven er kedelig og langsommelig? Hvis noget er en kilde til frustration for medarbejdere, så skal det tages hånd om hurtigst muligt. En løsning kunne være at give lederen et værktøj, hvor godkendelse er nemt, hurtigt og overskueligt.
Løsningen er direkte bogføring og intelligent automatisering
Et bilag fra et kontant medarbejderudlæg kan kræve visuel kontrol for at blive godkendt. Derimod kan kontrol af transaktioner på firmakreditkort foregå helt digitalt. Lad os tage et eksempel med udgangspunkt i Acubiz:
En medarbejder køber en kop kaffe til 30 kr. på sit firmakort og registrerer det som dette i Acubiz. Data fra kortudsteder fortæller samtidig, at der er købt noget til 30 kr. på en tankstation.
Med ovenstående eksempel er der en overvejende sandsynlighed for, at registreringen er foretaget korrekt, hvorfor det giver mening at lade udgiften passere direkte til bogføring. Det giver altså ikke mening at kontrollere denne udgift, og det er muligt at bruge det digitale spor, som udgiften sætter undervejs. Noget som letter arbejdet for både leder og finansafdeling. Lederen skal ikke bruge tid på at godkende og finansmedarbejderen behøver ikke nødvendigvis foretage en kontrol.
Lad kontorrobotten være en hjælpende hånd
Du tænker måske, at ovenstående eksempel kun repræsenterer et lille antal transaktioner i din organisation. Det kan du have ret i. Det er kun muligt at bruge denne metode til nogle indkøb. Men der er stadig måder, hvorpå virksomheder kan opsætte forskellige automatiseringer, der fjerner noget af ressourcespildet.
Hos Acubiz bruger vi Robotic Process Automation til at automatisere godkendelsesprocessen. Vores service, Company Policy Manager, gør det muligt for virksomheder at lade bestemme typer bilag bogføre automatisk, mens andre stadig skal godkendes. Vores kontorrobot kan også opsættes i overensstemmelse med jeres egne firmaregler, så det også bliver nemmere at sikre compliance med dem.
Minimering af svindel er en ekstra fordel
Manglende kontrol er, i mange tilfælde, desværre også lig med øget svindel. Det bliver svært at komme helt til livs. Måske endda umuligt. Vi har tidligere skrevet et helt helt blogindlæg om emnet, og senest afslørede Frihedsbrevet, at en kommunal chef var sat i forbindelse med et omfattende bilagsrod på flere 100.000 kr. Vi kan nok godt konkludere, at arbejdsbyrden med kontrol og godkendelse af bilag i den sag ikke har været overvældende – den har været decideret fraværende. Det går selvfølgelig ikke.
Acubiz gør det muligt at sætte kontrollen og godkendelse af bilag i system på en effektiv måde. Vi kan ikke forhindre snyd i at opstå. Men når sker, giver vores løsning mulighed for indsigt i dokumentationen omkring transaktionerne. Dermed bliver det lettere at identificere hvorvidt der er sket et brud på regler og retningslinjer. Løsningen kan også sættes op til at give advarsler om anormalt forbrug – endda helt ned på brugerniveau.
Få hjælp til at minimere arbejdsbyrden
For at svare på mit indledende spørgsmål. Ja, det tidsmæssige aspekt er en udfordring. Vi kender til virksomheder der kæmper med problemstillingen på daglig basis. Vi kender også løsningen til at minimere arbejdsbyrden.
Se på systemer der kan lette den administrative arbejdsbyrde omkring både dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter. Acubiz er én af de mange gode løsninger på området. Vi har hjulpet virksomheder med at digitalisere og effektivisere virksomheders processer omhandlende udgiftshåndtering i over 25 år.
