Søgning
Luk dette søgefelt.

Sådan minimerer du din arbejdsbyrde med kontrol og godkendelse af udgifter

En udgift fra et medarbejderudlæg kan kræve kontrol for at blive godkendt. Kontrol af transaktioner på firmakreditkort kan dog være digital.
Kontrol og godkendelse

Indhold

Hvad tror du, medarbejdere og ledere foretrækker at bruge deres tid på? At kontrollere og godkende udgifter eller at udføre deres "egentlige" job? Dit svar er sandsynligvis det sidste. Jeg vil gå videre og sige, at svaret ville være det samme for alle andre.

Jeg skal være den første til at indrømme, at spørgsmålet er en karikatur. Men selvfølgelig er der ingen, der ønsker at bruge for meget tid på at kontrollere og godkende udgifter.

Mange mennesker bruger uforholdsmæssigt meget tid på netop denne opgave. Det er ofte medarbejdere i ledende stillinger. Medarbejdere, der måske er ansat til at udvikle og vækste organisationen - ikke til at udføre manuelt kontrolarbejde.

Hvis din virksomhed kan genkende ovenstående scenarie, så har vi gode nyheder. Det er muligt at lette den administrative arbejdsbyrde omkring både dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter, således at virksomheder og medarbejdere kan bruge deres tid på værdiskabelse. I dette blogindlæg præsenterer jeg Visma Acubiz' bud på, hvordan du kan minimere arbejdsbyrden med kontrol og godkendelse af bilag.

Tid er penge

Lad mig starte med at udfordre selve eksistensen af dette blogindlæg ved at stille spørgsmålet:

Er tidsaspektet ved kontrol og godkendelse af udgifter overhovedet en udfordring?

Jeg forstår godt, hvis du stiller dig selv det spørgsmål. Det kan da ikke være så stort et problem, vel? Det er bestemt heller ikke den største udfordring for virksomheder. Langt fra. Når vi skriver et blogindlæg om emnet, er det, fordi vi møder virksomheder, der bruger for meget tid på det og har problemer med at overholde deres egne politikker om kontrol og godkendelse.

Det tager tid for en medarbejder at kontrollere og godkende udlæg. Det gælder både for medarbejderen i økonomiafdelingen, som skal gennemgå og bogføre udgiften, men det gælder også for lederen, som skal godkende den. Hvis din virksomhed stadig håndterer udlæg manuelt med fysiske kvitteringer og excelark, så er tidsforbruget bare endnu større. Plus at det øger risikoen for fejl.

Det er ikke spild af tid at kontrollere og godkende udgifter. Det anbefaler vi, at du gør. Men det er spild af tid at bruge for meget tid på det. Det kan gøres smartere. Arbejdsbyrden til dét kan minimeres.

Ifølge brugerne af Acubiz er der næsten ikke noget mere frustrerende end ledere, der er langsomme til at godkende deres udgifter - især hvis det er udlæg. Lederen er måske langsom, fordi han eller hun ved, at opgaven er kedelig. Men hvis noget er en kilde til frustration for medarbejderne, skal der tages hånd om det så hurtigt som muligt. En løsning kunne være at give lederen et værktøj, der gør godkendelsen nem, hurtig og ligetil.

Løsningen er direkte bogføring og intelligent automatisering

En udgift fra et kontant udlæg kan kræve en visuel inspektion for at blive godkendt. I modsætning hertil kan kontrol af transaktioner på firmakreditkort foregå helt digitalt. Lad os tage et eksempel baseret på Acubiz:

En medarbejder køber en kop kaffe til 30 kr. på sit firmakort og registrerer det i Acubiz. Data fra kortudstederen viser også, at en medarbejder har købt noget for 30 kr. på en tankstation.

I eksemplet ovenfor er der en overvældende sandsynlighed for, at registreringen blev udført korrekt, og derfor giver det mening at lade udgiften gå direkte til bogholderiet. Det giver derfor ikke mening at kontrollere denne udgift. Det er også muligt at bruge det digitale spor, som udgiften efterlader undervejs. At have det digitale spor er noget, der gør arbejdet lettere for både lederen og økonomiafdelingen. Lederen behøver ikke at bruge tid på at godkende, og økonomimedarbejderen behøver ikke nødvendigvis at foretage et tjek.

Lad kontorrobotten være en hjælpende hånd

Du tænker måske, at ovenstående eksempel kun repræsenterer et lille antal transaktioner i din organisation. Det kan du have ret i. Det er kun muligt at bruge denne metode til nogle indkøb. Men der er stadig måder, hvorpå virksomheder kan opsætte forskellige automatiseringer, der fjerner noget af ressourcespildet.

Hos Acubiz bruger vi Robotic Process Automation til at automatisere godkendelsesprocessen. Vores service, Company Policy Manager, gør det muligt for virksomheder at sende visse dokumenter automatisk, mens andre stadig skal godkendes. Vores robot kan også sættes op i overensstemmelse med din virksomheds egne regler, så det bliver lettere at sikre, at de bliver overholdt.

Minimering af svindel er en ekstra fordel

Manglende kontrol er i mange tilfælde desværre også lig med øget svindel. Vi har tidligere skrevet et helt blogindlæg om emnet, og senest afslørede Frihedsbrevet, at en kommunal chef var sat i forbindelse med et omfattende udgiftsrod på flere 100.000 kr. I det tilfælde har arbejdsbyrden med at tjekke og godkende bilag ikke været overvældende - den har været decideret fraværende.

Acubiz gør det muligt effektivt at lægge kontrol og godkendelse af udgifter ind i systemet. Men vi kan selvfølgelig ikke forhindre, at der opstår svindel. Men når det sker, giver vores løsning indsigt i transaktionernes dokumentation. Det gør det lettere at identificere, om der er sket et brud på regler og retningslinjer. Løsningen kan også sættes op til at advare om unormalt forbrug - helt ned på brugerniveau.

Få hjælp til at minimere arbejdsbyrden

For at svare på mit indledende spørgsmål. Ja, det tidsmæssige aspekt er en udfordring. Vi kender til virksomheder, der kæmper med problemstillingen på daglig basis. Vi kender også løsningen til at minimere arbejdsbyrden.

Se på systemer, der kan lette den administrative arbejdsbyrde omkring dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter. Acubiz er en af de mange fornuftige løsninger på området. Vi har i mere end 25 år hjulpet virksomheder med at digitalisere og strømline deres processer omkring udgiftsstyring.

Relaterede artikler

5 spørgsmål til dig, CFO!

Om cirka fire måneder, når året nærmer sig sin afslutning, gennemgår virksomhederne deres årsresultater. Det omfatter typisk præstationer og økonomiske resultater fra det forgangne år samt mål og strategier for det kommende år.

Verdens toplederes forudsigelser for 2023

PwC har spurgt mere end 4.000 CEO'er verden over om, hvordan fremtiden ser ud, når man taler om økonomisk vækst, teknologiske fremskridt, automatisering, inflation, makroøkonomi og meget mere.

Mød Visma Acubiz: vores praktikant Adrian

'Meet Visma Acubiz' er en artikelserie, der tager dig med bag kulisserne. Artiklerne fortæller historierne om hverdagens helte hos Visma Acubiz. I denne artikel er der fokus på Adrian Guillen, som er praktikant i vores marketingteam.

De faktiske omkostninger forbundet med manuel håndtering af udgifter

Vi får ofte spørgsmål i stil med: "Hvor dyrt er Acubiz?" eller "Er det ikke dyrt at anskaffe et system til at håndtere vores udgifter?". Lad os prøve at vende spørgsmålet om ved at spørge: "Ved du, hvor meget du bruger på at håndtere udgifter?".

3 myter om udgiftsstyring

Udforsk almindelige myter om Expense Management, herunder om det kan anvendes i alle virksomhedsstørrelser, om det er nemt at implementere, og om det giver flere fordele end omkostningsbesparelser.