Kvitteringerne indgår i det samlede bogførings- og revisionsgrundlag. Hvis ikke en virksomhed kan fremvise fuld dokumentation for samtlige udgifter, så er den ikke i stand til at overholde bogføringsloven. Og ifølge loven skal bilag, som bekendt, opbevares i 5 år fra udgangen af et givent regnskabsår.
I Danmark er vi velsignet med en lovgivning, der gør det muligt at opbevare regnskaber og tilhørende dokumentation (f.eks. kvitteringer) digitalt. Det har været tilfældet i flere år, og i 2015 blev loven ændret, så det blev muligt at opbevare digitale regnskabsaktiver i udlandet uden dispensation eller anmeldelse til myndighederne.
Det har gjort det lettere for virksomheder at arbejde med cloudbaseret software, og det har også skabt gunstige betingelser for arbejdet med digitale kvitteringer. Og lad os få én ting på det rene; der er ingen tvivl om, at 100 % digitale kvitteringer er fremtiden.
Digitalisering af kvitteringer
En måde at digitalisere papirbaserede kvitteringer på er at bruge teknologi, både hardware og software, til at håndtere opgaven.
Det er blandt andet det, Acubiz' løsning til udgiftsstyring gør, når en bruger bruger smartphonens kamerateknologi og Acubiz' software til at indfange og digitalisere en kvittering, berige den med data og gemme den i skyen, så den kan indgå i virksomhedens regnskabsproces.
En anden måde at tænke digitale kvitteringer på er at gå uden om papir- og printdelen. Med andre ord: 100 % digital.
For mange transaktioner leveres der allerede kvitteringer uden papir. Det gælder f.eks. onlinehandel, hvor kvitteringerne kommer som HTML-kode eller PDF-baserede. Der er også visse POS-løsninger, som tilbyder levering af PDF-kvitteringer, hvis kunden efterlader en e-mailadresse i systemet.
Det kan dog diskuteres, om disse typer af kvitteringer kan betragtes som 100 % digitale, da format og læsbarhed kan variere meget. I mange BtB-processer leveres fakturaer også i EDI-format.
Når det gælder køb i fysiske butikker, mangler vi stadig at se en bred digitalisering. Der findes allerede løsninger på markedet, som leverer denne funktionalitet, både i ind- og udland.
For eksempel har vi Storebox, som kan levere digitale kvitteringer fra en portefølje af købmænd og detailhandlere. Derudover ser vi, at nogle detailhandlere selv tilbyder levering af digitale kvitteringer, typisk hvis kunden tilmelder sig deres loyalitetsprogram. Vi har også de globale tech-giganter, Apple og Google, som er kommet ind på dette område med deres betalingsløsninger.
Infrastruktur og økosystemer er nøglen
Efter min mening er tilbuddene inden for dette område stadig ret fragmenterede og stormasket. Med andre ord er det i øjeblikket begrænset, hvor mange købmænd og detailhandlere, der leverer 100 % digitale kvitteringer, når et køb er gennemført.
Det er betinget af faktorer som, om den specifikke forhandler/detailhandler er tilsluttet en løsning, om det givne betalingskort fungerer med løsningen, POS-systemets funktionalitet, om der bruges en wallet til betalingen, eller om betalingen behandles via Apple Pay eller en anden betalingsplatform.
Sagt på en anden måde tror jeg, at det er et spørgsmål om, hvorvidt levering af digitale kvitteringer understøttes på tværs af hele betalingsinfrastrukturen. Og når vi taler om kortbetalinger, gælder det på tværs af alle domæner i processen (indløsningsdomæne, udvekslingsdomæne og udstedelsesdomæne).
Jeg har ikke det endelige svar, men hvis 100 % digitale kvitteringer skal give reel værdi for forretningslivet, f.eks. ved at muliggøre et fuldt digitalt kvitteringsflow for medarbejderudgifter, er der ingen tvivl om, at nettet skal være mere finmasket.
Jeg må være ærlig og sige, at hvis det primært er fra Føtex, Netto, Bilka, Matas osv. at der kan hentes digitale kvitteringer, så vil konceptet ikke have nok værdi for erhvervsbrugere.
Derfor mener jeg, at nøglen ligger i betalingsinfrastrukturen, og jeg mener, at der skal defineres fælles standarder for digitale kvitteringer.
Hvis vi kigger mod et af vores nabolande, Sverige, er det tydeligt, at der er blevet defineret en standard for digitale kvitteringer. Måske er det et spørgsmål om øget politisk fokus på standardisering inden for dette område, som vi har brug for, før vi får et positivt svar fra alle detailhandlere, når vi stiller spørgsmålet: "Kan jeg få en digital kvittering, tak?"
