Can I have a digital receipt, please?

Kvitteringer er også vigtige for virksomheder, da de fungerer som dokumentation for et bestemt køb. Det betyder, at kvitteringer udgør en vigtig del af den samlede dokumentationsmateriale, der er nødvendigt for bogføring, regnskab og revision. Hvis en virksomhed ikke kan fremlægge fuldstændig dokumentation for alle indkøb og udgifter, kan den ikke overholde regnskabsloven. Og ifølge Den danske regnskabslov, det er velkendt, at kvitteringer skal opbevares i 5 år fra udgangen af et givet regnskabsår.

TL;DRDansk lovgivning tillader allerede opbevaring af digitale kvitteringer, og det har været tilfældet siden før lovændringen i 2015, der gjorde det muligt at opbevare kvitteringer i skyen uden dispensation. Acubiz hævder, at fuldt digitale kvitteringer, hvor papir slet ikke indgår i processen, er det logiske næste skridt, og at løsninger som Acubiz’ metode med optagelse via smartphone og de nye digitale kvitteringsplatforme til kasseanlæg tilsammen fører branchen i retning af dette mål.

I Danmark er vi velsignet med en lovgivning, der gør det muligt at opbevare regnskaber og tilhørende dokumentation (f.eks. kvitteringer) digitalt. Det har været tilfældet i flere år, og i 2015 blev loven ændret, så det blev muligt at opbevare digitale regnskabsaktiver i udlandet uden dispensation eller anmeldelse til myndighederne.

Dette har gjort det lettere for virksomhederne at arbejde med cloudbaseret software, og det har også skabt gunstige betingelser for arbejdet med digitale kvitteringer. Og lad os få én ting på det rene: Der er ingen tvivl om, at 100 % digitale kvitteringer er fremtiden.

Digitalisering af kvitteringer

En måde at digitalisere papirbaserede kvitteringer på er at bruge teknologi, både hardware og software, til at håndtere opgaven.

Det er blandt andet det, der Acubiz’ løsning til udgiftsstyring sker, når en bruger benytter sig af smartphone-kamerateknologien, og den Acubiz-software at indscanne og digitalisere en kvittering, tilføje data til den og gemme den i skyen, så den kan indgå i virksomhedens regnskabsproces.

En anden måde at tænke på digitale kvitteringer er at springe papir- og udskrivningsdelen over. Med andre ord, 100 % digitalt.

For mange transaktioner leveres der allerede kvitteringer uden papir. Det gælder f.eks. onlinehandel, hvor kvitteringerne kommer som HTML-kode eller PDF-baserede. Der er også visse POS-løsninger, som tilbyder levering af PDF-kvitteringer, hvis kunden efterlader en e-mailadresse i systemet.

Det kan dog diskuteres, om disse typer af kvitteringer kan betragtes som 100 % digitale, da format og læsbarhed kan variere meget. I mange BtB-processer leveres fakturaer også i EDI-format.

Når det gælder køb i fysiske butikker, mangler vi stadig at se en bred digitalisering. Der findes allerede løsninger på markedet, som leverer denne funktionalitet, både i ind- og udland.

For eksempel har vi Storebox, som kan levere digitale kvitteringer fra en række forhandlere og detailhandlere. Derudover ser vi, at nogle detailhandlere selv tilbyder levering af digitale kvitteringer, typisk hvis kunden tilmelder sig deres loyalitetsprogram. Derudover har vi de globale tech-giganter, Apple og Google, som er trådt ind på dette marked med deres betalingsløsninger.

Infrastruktur og økosystemer er nøglen

Efter min mening er tilbuddene inden for dette område stadig ret fragmenterede og stormasket. Med andre ord er det i øjeblikket begrænset, hvor mange købmænd og detailhandlere, der leverer 100 % digitale kvitteringer, når et køb er gennemført.

Det er betinget af faktorer som, om den specifikke forhandler/detailhandler er tilsluttet en løsning, om det givne betalingskort fungerer med løsningen, POS-systemets funktionalitet, om der bruges en wallet til betalingen, eller om betalingen behandles via Apple Pay eller en anden betalingsplatform.

Sagt på en anden måde tror jeg, at det er et spørgsmål om, hvorvidt levering af digitale kvitteringer understøttes på tværs af hele betalingsinfrastrukturen. Og når vi taler om kortbetalinger, gælder det på tværs af alle domæner i processen (indløsningsdomæne, udvekslingsdomæne og udstedelsesdomæne).

Jeg har ikke det endelige svar, men hvis 100 % digitale kvitteringer skal give reel værdi for forretningslivet, f.eks. ved at muliggøre et fuldt digitalt kvitteringsflow for medarbejderudgifter, er der ingen tvivl om, at nettet skal være mere finmasket.

Jeg må være ærlig og sige, at hvis det primært er fra Føtex, Netto, Bilka, Matas osv. at der kan hentes digitale kvitteringer, så vil konceptet ikke have nok værdi for erhvervsbrugere.

Derfor mener jeg, at nøglen ligger i betalingsinfrastrukturen, og jeg mener, at der skal defineres fælles standarder for digitale kvitteringer.

Hvis vi kigger mod et af vores nabolande, Sverige, er det tydeligt, at der er blevet defineret en standard for digitale kvitteringer. Måske er det et spørgsmål om øget politisk fokus på standardisering inden for dette område, som vi har brug for, før vi får et positivt svar fra alle detailhandlere, når vi stiller spørgsmålet: "Kan jeg få en digital kvittering, tak?"

Ofte stillede spørgsmål

Er digitale kvitteringer juridisk gyldige som udgiftsdokumentation i Danmark?

Ja. Den danske lovgivning har i flere år tilladt digital opbevaring af regnskabsoplysninger og tilhørende dokumentation, herunder kvitteringer. En lovændring fra 2015 forenklede reglerne yderligere ved at tillade, at digitale data opbevares i udlandet uden krav om dispensation eller anmeldelse til myndighederne, hvilket muliggør brugen af cloudbaserede udgiftsstyringsplatforme.

Hvor længe skal kvitteringer opbevares til regnskabsmæssige formål i Danmark?

I henhold til den danske regnskabslov skal kvitteringer opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører. Digital opbevaring opfylder dette krav og gør det betydeligt hurtigere at finde dokumenterne frem end ved fysiske arkiver. Et digitalt system eliminerer desuden risikoen for, at papirkvitteringer går tabt, falmer eller bliver beskadiget.

Hvad er forskellen mellem at digitalisere en papirkvittering og en fuldt digital kvittering?

At digitalisere en papirkvittering betyder, at man tager et billede af den med et smartphone-kamera og gemmer billedet digitalt. En fuldt digital kvittering betyder, at papir- og udskrivningsfasen aldrig finder sted: forhandleren sender kvitteringen som strukturerede data direkte til køberens regnskabssystem. Fuldt digitale kvitteringer er allerede almindelige i online-transaktioner og i visse EDI-baserede B2B-sammenhænge, men den brede udbredelse i den fysiske detailhandel er stadig under udvikling.

Hvordan håndterer Acubiz indskanning og opbevaring af kvitteringer?

Acubiz-brugere fotograferer kvitteringer med deres smartphone ved hjælp af Acubiz-appen. Softwaren anvender OCR til at udtrække nøgledata, beriger registreringen med relevante metadata og gemmer den i skyen, hvor den indgår i regnskabsprocessen. På denne måde omdannes en fysisk kvittering til en regeloverholdende digital registrering allerede på købstidspunktet i stedet for ved afslutningen af en rejse eller en udgiftsperiode.