Kvitteringer er vigtige. En kvittering er dit bevis på, at du har købt en vare eller en tjenesteydelse. Kvitteringer er vigtige for forbrugere, hvis vi på et tidspunkt får brug for at klage over de varer eller tjenester, vi har købt.
Kvitteringerne indgår i det samlede bogførings- og revisionsgrundlag. Hvis ikke en virksomhed kan fremvise fuld dokumentation for samtlige udgifter, så er den ikke i stand til at overholde bogføringsloven. Og ifølge loven skal bilag, som bekendt, opbevares i 5 år fra udgangen af et givent regnskabsår.
I Danmark er vi i den lykkelige situation, at regnskabsmateriale må opbevares digitalt. Sådan har det været i flere år og i 2015 blev det muligt, at opbevare elektronisk regnskabsmateriale i udlandet uden foregående dispensation eller anmeldelse til myndighederne. Det har gjort det lettere for virksomhederne at anvende cloud-baseret software og ligeledes skabt gode betingelser for at arbejde med digitale kvitteringer. Og lad mig lige slå fast; der er ingen tvivl om, at 100 % digitale kvitteringer er fremtiden.
Digitalisering af kvitteringer
En måde at digitalisere papirbaserede kvitteringer og bilag er på, er at udnytte teknologi, i form af både hardware og software, til at udføre opgaven. Det er bl.a. det som Acubiz' udgiftshåndteringsløsning gør, når en bruger udnytter smartphone-kamerateknologi og Acubiz-softwaren til at digitalisere et bilag, berige det med data samt gemme det i skyen til brug for virksomhedens bogføring.
En anden måde at tænke digitale kvitteringer, er at tænke helt udenom papir og print. Dvs. 100 % digitalt. En anden måde at tænke digitale kvitteringer, er at tænke helt udenom papir og print. Dvs. 100 % digitalt. Gældende for mange transaktioner, så kommer kvitteringer og bilag allerede uden papir, f.eks. ved onlinehandel, hvor bilaget leveres som HTML kode eller som PDF-dokumenter. Der findes også visse POS løsninger der tilbyder PDF kvitteringer, mod afgivelse af en e-mailadresse vel at mærke. Man kan dog diskutere om denne type bilag er 100 % digitale, da format og maskinel læsbarhed kan variere meget. I mange BtB sammenhænge leveres fakturaer i øvrigt også ofte på EDI format.
Der hvor vi stadigvæk mangler at se udbredt digitalisering, er når det gælder indkøb der foretages i fysiske butikker. Der findes allerede løsninger på markedet som leverer funktionaliteten, både herhjemme og i det store udland. Vi har f.eks.Storebox, som kan levere digitale kvitteringer fra et antal butikskæder. Derudover har vi også visse butikskæder, som selv tilbyder at levere kvitteringer digitalt, typisk hvis forbrugeren tilslutter sig en kundeklub eller et loyalitetsprogram. Vi ser også, at de helt store tech-giganter, Apple og Google, er trådt ind på dette område med deres betalingsløsninger.
Infrastruktur og økosystemer er nøglen
Efter min mening er tilbuddene inden for dette område stadig ret fragmenterede og stormaskede. Med andre ord er det i øjeblikket begrænset, hvor mange forhandlere og detailhandlere, der leverer 100 % digitale kvitteringer, når et køb er gennemført. Det afhænger af faktorer som, om den specifikke købmand/detailhandler er tilsluttet en løsning, om det givne betalingskort fungerer med løsningen, kassesystemets funktionalitet, om der bruges en wallet til betalingen, eller om betalingen behandles via Apple Pay eller en anden betalingsplatform. Sagt på en anden måde mener jeg, at det er et spørgsmål om, hvorvidt leveringen af digitale kvitteringer understøttes på tværs af hele betalingsinfrastrukturen. Og når vi taler om kortbetalinger, gælder det på tværs af alle domæner i processen (indløsningsdomæne, udvekslingsdomæne og udstedelsesdomæne).
Jeg har ikke det endegyldige svar, men for at 100 % digitale kvitteringer for alvor skal give værdi for erhvervslivet, f.eks. i form af et fuldt ud digitaliseret kvitterings-flow på medarbejder-relaterede udgifter, så kan der ikke være tvivl om at nettet skal være langt mere finmasket. Jeg må være ærlig og sige, at så længe det primært er Føtex, Netto, Bilka, Matas osv. hvorfra digitale kvitteringer kan hentes, så giver det ikke fuld valuta for erhvervsbrugere.
Derfor mener jeg, at nøglen ligger i betalingsinfrastrukturenligesom jeg tror på, at der skal defineres entydige standarder for digitale kvitteringer. Hvis vi kigger til et af vores nabolande, Sverige, så har man her udviklet en standard for elektroniske kvitteringer. Måske er det i virkeligheden et øget politisk fokus på standardisering indenfor dette område der skal til, før vi kan få et positivt svar i alle butikker, når vi stiller spørgsmålet; ”må jeg bede om en digital kvittering?”
