We are often asked questions along the lines of, "how expensive is Acubiz?" or "isn't it expensive to acquire a system for handling our expenses?". Let us try to reverse the question by asking, "do you know how much you spend on handling expenses?"
Især hvis håndteringen af udgifterne foregår manuelt, og som titlen antyder, er dette blogindlæg rettet mod netop disse virksomheder. Desværre bruger overraskende mange virksomheder stadig manuelle workflows til netop det.
TL;DREn rapport fra Findity fra 2024 viser, at kun 23 % af de danske virksomheder anvendte et udgiftsstyringssystem i 2023, mens 61 % stadig håndterede udgifterne manuelt. Ifølge Global Business Travel Association tager det cirka 20 minutter at afslutte en enkelt rejseafregning, og 19 % af disse indeholder fejl, der kræver yderligere 18 minutter at rette, hvilket gør manuel udgiftshåndtering til en målbar og undgåelig omkostning.
Vores svenske kolleger hos Findity har udarbejdet en rapport i 2024, hvilket viser, at kun 23 % af de danske virksomheder i 2023 anvendte en udgiftsstyring system. Tallet kan endda være lavere. Vores undersøgelse viser, at 61 % stadig håndterer udgifterne manuelt.
Uanset det præcise tal virker det rimeligt at konkludere, at mange virksomheder stadig håndterer udgifter manuelt i dag.
Når vi taler manuel håndtering af udgifter, er det uundgåeligt ikke at nævne "rejseafregning" i samme sætning. Det er hermed gjort.
De fleste virksomheder, der håndterer udgifter manuelt, benytter sig af den klassiske rejseafregning. Arbejdsgangen ved rejseafregninger er som følger: Man indsamler udgifterne og kvitteringer i forbindelse med en given aktivitet. Dernæst vil rejsefaktura afleveres, bringes personligt til en leder til godkendelse, og til sidst bringes den til økonomiafdelingen, som indfører det i det finansielle system.
Så tænker du måske, at det lyder besværligt? Det er det også. Det er besværligt og tidskrævende. Både for medarbejderen, godkenderen og finansafdelingen. Udover at det er besværligt, er det også en dyr fornøjelse.
Det er dyrt at håndtere udgifter manuelt af to grunde:
Det gamle ordsprog »tid er penge« gælder stadig. Og når samtalen drejer sig om rejseafregninger, så ifølge Global Business Travel Association, tager det ca. 20 minutter at afslutte en rejseafregning. Det synes vi passer rigtig godt. En medarbejder og en økonomimedarbejder er altid involveret, mens en godkendende person ofte også er det. Hvis man antager, at alle disse personer har en timeløn, kan en femtedel af denne timeløn betragtes som omkostninger til behandling af udgiften.
Risikoen for fejl er også til stede. Samme rapport konkluderer, at en ud af fem (19%) af alle rejseafregninger indeholder fejl (manglende informationer, forkert indtastning, utydeligt bilag etc.). Det koster yderligere penge og 18 minutters ekstra rettetid.
Omkostningen forbundet med rejseafregninger varierer alt efter hvem du spørger. Det er umuligt at finde ét tal der vurderes som den gennemsnitlige omkostning. Diverse rapporter rundt omkring på internettet skriver alt fra $16 til $58.
En gammel, men ofte citeret rapport fra 2011 udarbejdet af Aberdeen Group anslår omkostningerne ved behandling af en rejseafregning til 29,38 dollar, mens The Global Business Travel Association anslår omkostningerne til 58 dollar.
Hvad er rigtigt og hvad er forkert? Det har vi ikke selv tal på. Vi synes det er mest fair at gå konservativt til værks. Derfor anvender vi $30 som benchmark i vores beregninger. Et tal som vi i øvrigt mener er meget realistisk.
Formlen for at udregne omkostningen er simpel:
Rejseafregningens omkostning
x
Antal medarbejdere
x
Medarbejderens antal gennemsnitlige rejseafregninger pr. måned
Som nævnt regner vi med 30 dollar, idet vi antager, at hver medarbejder i gennemsnit har en og en halv rejseudgifter pr. måned. For at gøre det lettere har vi udarbejdet eksempler med henholdsvis 10, 50 og 100 medarbejdere (som alle indsender rejseafregninger).
I regneeksemplerne er den anvendte tid brugt til fejlrettelser udeladt for simplificeringens skyld.
En virksomhed med 10 medarbejdere bruger $450 om måneden på at håndtere rejseafregninger. Det er i danske kroner 3.140 kr. om måneden og 37.680 kr. om året.
En virksomhed med 50 medarbejdere bruger $2.250 om måneden på at håndtere rejseafregninger. Det er i danske kroner 15.700 kr. om måneden og 188.000 kr. om året.
Man skal ikke være matematikprofessor for at regne ud, at virksomheden med 100 medarbejdere betaler dobbelt så meget som virksomheden med 50 medarbejdere. Det er 31.400 kr. om måneden og 376.000 kr. om året.
Udover de åbenlyse høje økonomiske omkostninger, følger også en række skjulte omkostninger og ulemper ved manuel håndtering af udgifter.
Løsningen er at finde et system, der kan digitalisere og automatisere hele processen fra start til slut. Det kan vi gøre hos Visma Acubiz. Og det har vi gjort siden 1997.
Vi kan godt forstå, at rejseafregninger giver mening, hvis man som virksomhed ikke har et system til at håndtere udgifter med. På den måde er alle bilagene “samlet”. Med Acubiz anbefaler vi at arbejde med vores “Fast Track”-koncept, som går ud på at brugeren behandler og afslutter udgiften, så snart den opstår. Så er udgiften ordnet med det samme, og den bliver fx ikke til et flaskehalsproblem for finansafdelingen sidst på måneden.
Hvis vi sammenligner tallene fra regneeksemplerne med nogle af vores egne kunder, kan det konkluderes, at der er væsentlige penge at spare ved en digital og automatiseret løsning til udgiftshåndtering.
I de fleste tilfælde kan man spare 66% eller mere ved at sige farvel til de manuelle arbejdsgange.
Så er der ikke andet at sige end: kom i gang!
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager det at gennemføre en manuel rejseafregning?
Ifølge Global Business Travel Association tager det cirka 20 minutter at behandle en enkelt rejseafregning manuelt. Dette involverer medarbejderen, den godkendende person og et medlem af økonomiafdelingen, som hver især bruger en del af denne tid. Derudover indeholder 19 % af afregningerne fejl, såsom manglende oplysninger eller forkerte indtastninger, som hver især kræver yderligere 18 minutter at rette.
Hvor stor en procentdel af de danske virksomheder håndterer stadig udgifter manuelt?
En rapport fra Findity fra 2024 viste, at kun 23 % af de danske virksomheder anvendte et udgiftsstyringssystem i 2023. Acubiz’ egen undersøgelse tyder på, at tallet muligvis er lavere, idet ca. 61 % af virksomhederne stadig administrerer udgifterne via manuelle arbejdsgange. Det betyder, at størstedelen af de danske virksomheder pådrager sig unødvendige administrationsomkostninger, hver gang en medarbejder indsender en udgiftsanmeldelse.
Hvad koster manuel udgiftshåndtering egentlig en virksomhed pr. rapport?
Omkostningerne afhænger af de involverede personers timeløn. Hvis en medarbejder, en godkendende person og et medlem af økonomiteamet hver bruger 20 minutter pr. afregning, udgør en femtedel af hver persons timeløn en direkte behandlingsomkostning. Lægger man omkostningerne til fejlretning på 18 minutter pr. berørt rapport oveni, kan de samlede omkostninger pr. rapport i en mellemstor organisation let nå op på flere hundrede danske kroner.
Hvad er den typiske manuelle udgiftshåndtering, som virksomheder bør erstatte?
Den klassiske arbejdsgang er som følger: Medarbejderen indsamler kvitteringer og udfylder en rejseafregningsformular, afleverer den personligt til en leder til godkendelse, og den godkendte formular sendes videre til økonomiafdelingen, hvor den indtastes manuelt i regnskabssystemet. Hver fysisk aflevering medfører forsinkelser, hver manuel indtastning medfører risiko for fejl, og ingen af trinene tilfører analytisk værdi i forhold til et digitalt, automatiseret alternativ.
Hjemmearbejde er kommet for at blive. I mindre eller større grad for den enkelte virksomhed, men...
TL;DRPå...
Der findes en række forslag til, hvilke udfordringer en virksomhed kan støde på, når den forvalter...
