De faktiske omkostninger forbundet med manuel håndtering af udgifter

Vi mødes ofte med spørgsmål som; “hvad koster Acubiz at bruge?” eller “er det ikke dyrt at købe et system til at håndtere vores udgifter?”. Lad os regne på det. Lad os prøve at vende spørgsmålet om ved at spørge; “ved du hvor mange penge du bruger på at håndtere udgifter?”.
Kolleger, der taler sammen under frokosten

Indhold

Især hvis håndteringen af udgifterne foregår manuelt, og som titlen antyder, er dette blogindlæg rettet mod netop disse virksomheder. Desværre bruger overraskende mange virksomheder stadig manuelle workflows til netop det.

Vores svenske kolleger hos Findity har udviklet en rapport i 2024, som viser, at kun 23% af de danske virksomheder i 2023 brugte et expense management-system. Tallet er måske endnu lavere. Vores undersøgelse viser, at 61% stadig håndterer udgifter manuelt.

Uanset det præcise tal virker det rimeligt at konkludere, at mange virksomheder stadig håndterer udgifter manuelt i dag.

Det er dyrt og tidskrævende at håndtere rejseafregninger

Når vi taler manuel håndtering af udgifter, er det uundgåeligt ikke at nævne "rejseafregning" i samme sætning. Det er hermed gjort.

De fleste virksomheder, der håndterer udgifter manuelt, benytter sig af den klassiske rejseafregning. Arbejdsgangen med rejseafregninger er som følger: Du indsamler omkostninger og kvitteringer relateret til en given aktivitet. Dernæst afleveres rejseafregningen, som bæres til en leder til godkendelse, og til sidst bæres den til økonomiafdelingen, som indtaster den i økonomisystemet.

Proces for rejseafregning

Så tænker du måske, at det lyder besværligt? Det er det også. Det er besværligt og tidskrævende. Både for medarbejderen, godkenderen og finansafdelingen. Udover at det er besværligt, er det også en dyr fornøjelse.

Hvorfor er manuel håndtering af udgifter dyrt?

Det er dyrt at håndtere udgifter manuelt af to grunde:

  1. Antal medarbejdere involveret og tiden anvendt
  2. Muligheden for fejl

 

Det gamle ordsprog, “tid er penge”, holder stadig. Også når snakken falder på rejseafregninger. Ifølge The Global Business Travel Association tager det ca. 20 minutter at udfylde en rejseafregning. Det tror vi passer meget godt. Der vil altid være en medarbejder og en økonomimedarbejder involveret, mens en godkender ofte også vil være det. Det er mange hænder, og de skal skal selvsagt have en timeløn, hvorfor det koster penge.

Risikoen for fejl er også til stede. Samme rapport konkluderer, at en ud af fem (19%) af alle rejseafregninger indeholder fejl (manglende informationer, forkert indtastning, utydeligt bilag etc.). Det koster yderligere penge og 18 minutters ekstra rettetid.

Hvad koster manuel håndtering af rejseafregninger?

Omkostningen forbundet med rejseafregninger varierer alt efter hvem du spørger. Det er umuligt at finde ét tal der vurderes som den gennemsnitlige omkostning. Diverse rapporter rundt omkring på internettet skriver alt fra $16 til $58.

En gammel, men dog ofte citeret, rapport fra Aberdeen Group fra 2011 anslår, at  omkostningen forbundet med håndteringen af en rejseafregning er $29.38, hvorimod The Global Business Travel Association vurderer at omkostningen er $58.

Hvad er rigtigt og hvad er forkert? Det har vi ikke selv tal på. Vi synes det er mest fair at gå konservativt til værks. Derfor anvender vi $30 som benchmark i vores beregninger. Et tal som vi i øvrigt mener er meget realistisk.

Formlen for at udregne omkostningen er simpel:

Rejseafregningens omkostning

                     x

Antal medarbejdere

                    x

Medarbejderens antal gennemsnitlige rejseafregninger pr. måned

 

Som nævnt anvender vi $30 og så antager vi, at hver medarbejder i gennemsnittet har halvanden rejseafregning per måned. For nemhedens skyld, har vi udarbejdet eksempler med 10, 50 og 100 medarbejdere. Medarbejdere som alle laver rejseafregninger.

I regneeksemplerne er den anvendte tid brugt til fejlrettelser udeladt for simplificeringens skyld.

  • Virksomhed med 10 medarbejder:

En virksomhed med 10 medarbejdere bruger $450 om måneden på at håndtere rejseafregninger. Det er i danske kroner 3.140 kr. om måneden og 37.680 kr. om året.

  • En virksomhed med 50 medarbejder:

En virksomhed med 50 medarbejdere bruger $2.250 om måneden på at håndtere rejseafregninger. Det er i danske kroner 15.700 kr. om måneden og 188.000 kr. om året.

  • En virksomhed med 100 medarbejder:

Man skal ikke være matematikprofessor for at regne ud, at virksomheden med 100 medarbejdere betaler dobbelt så meget som virksomheden med 50 medarbejdere. Det er 31.400 kr. om måneden og 376.000 kr. om året.

Hvad med alle de skjulte omkostninger?

Udover de åbenlyse høje økonomiske omkostninger, følger også en række skjulte omkostninger og ulemper ved manuel håndtering af udgifter.

  • For det første skal du håndtere et bjerg af kvitteringer.
  • For det andet kan kvitteringer nemt blive væk.
  • For det tredje bruger dine medarbejdere uforholdsmæssigt meget tid på noget, der ikke skaber værdi.
  • For det fjerde er det en udfordring at spore, om medarbejderne overholder alle retningslinjer og politikker.
  • For det femte er risikoen for svindel med udgiftsbilag desværre større.

Hvad er løsningen så?

Løsningen er at finde et system, der kan digitalisere og automatisere hele processen fra start til slut. Det kan vi gøre hos Visma Acubiz. Og det har vi gjort siden 1997.

Vi kan godt forstå, at rejseafregninger giver mening, hvis man som virksomhed ikke har et system til at håndtere udgifter med. På den måde er alle bilagene “samlet”. Med Acubiz anbefaler vi at arbejde med vores “Fast Track”-koncept, som går ud på at brugeren behandler og afslutter udgiften, så snart den opstår. Så er udgiften ordnet med det samme, og den bliver fx ikke til et flaskehalsproblem for finansafdelingen sidst på måneden. 

Hvis vi sammenligner tallene fra regneeksemplerne med nogle af vores egne kunder, kan det konkluderes, at der er væsentlige penge at spare ved en digital og automatiseret løsning til udgiftshåndtering.

I de fleste tilfælde kan man spare 66% eller mere ved at sige farvel til de manuelle arbejdsgange.

Så er der ikke andet tilbage end at sige: Kom i gang!

Relaterede artikler

Hvordan implementerer man en udgiftshåndteringsløsning?

Få værdifulde tips til, hvordan du sikrer en optimal implementeringsproces.

Sådan automatiserer du din fakturabehandling

Automatisering af din fakturabehandling er et af de oplagte områder at fokusere på, hvis du vil gøre din økonomiafdeling mere effektiv. Ud over at spare både tid og penge reducerer det også risikoen for manuelle fejl.

De største flaskehalse i fakturahåndtering og hvordan man løser dem

Mange virksomheder oplever udfordringer i deres fakturaproces. Det kan skyldes alt fra utilstrækkeligt tilpassede løsninger eller problemer med at håndtere udenlandske fakturaer til tidskrævende manuelle processer. Ved at tage fat på disse udfordringer kan fakturahåndteringen gøres hurtigere og mere effektiv.

Acubiz modtager ISAE 3000 Type II- og ISAE 3402 Type II-erklæringer uden forbehold for 2024

Datasikkerhed er en topprioritet hos Acubiz. Derfor er vi stolte over at kunne meddele, at vi i 2024 har modtaget både en anmærkningsfri ISAE 3000 Type II-certificering og en anmærkningsfri ISAE 3402 Type II-certificering. Disse certificeringer er et bevis på vores strenge sikkerhedsprotokoller, som - gennem ambitiøse og høje standarder for, hvordan vi håndterer vores egne og vores kunders data - har sikret anmærkningsfrie certificeringer lige siden vores første ISAE-certificering tilbage i 2016.

CFO'en som frontløber for den digitale transformation

CFO'en sidder i skæringspunktet mellem strategi, teknologi, drift og økonomistyring, hvilket giver CFO'en en vigtig rolle i den digitale transformation.