Vi får ofte spørgsmål i stil med: "Hvor dyrt er Acubiz?" eller "Er det ikke dyrt at anskaffe et system til at håndtere vores udgifter?".
Lad os prøve at vende spørgsmålet om ved at spørge: "Ved du, hvor meget du bruger på at håndtere udgifter?".
Vi tør godt sige, at meget få virksomheder har et komplet overblik.
Især hvis håndteringen af udgifterne foregår manuelt, og som titlen antyder, er dette blogindlæg rettet mod netop disse virksomheder. Desværre bruger overraskende mange virksomheder stadig manuelle workflows til netop det.
Vores amerikanske kolleger emburse har udarbejdet en rapport i 2023, som viser, at 51% af de adspurgte virksomheder stadig håndterer udgifter manuelt. Tallet kan være endnu højere. Vores research viser, at 61% stadig håndterer udgifter manuelt.
Uanset det præcise tal virker det rimeligt at konkludere, at mange virksomheder stadig håndterer udgifter manuelt i dag.
Men hvor mange penge kan din virksomhed spare? Lad os først beregne de faktiske omkostninger.
Det er dyrt og tidskrævende at håndtere rejseafregninger
Når vi taler manuel håndtering af udgifter, er det uundgåeligt ikke at nævne "rejseafregning" i samme sætning. Det er hermed gjort.
De fleste virksomheder, der håndterer udgifter manuelt, benytter sig af den klassiske rejseafregning. Arbejdsgangen med rejseafregninger er som følger: Du indsamler omkostninger og kvitteringer relateret til en given aktivitet. Dernæst afleveres rejseafregningen, som bæres til en leder til godkendelse, og til sidst bæres den til økonomiafdelingen, som indtaster den i økonomisystemet.
Du tænker måske, at det lyder kompliceret. Det er det også. Det er svært og tidskrævende for medarbejderen, godkenderen og økonomiafdelingen. Ud over at det er svært, er det også dyrt.
Hvorfor er manuel udgiftsstyring dyr?
Det er dyrt at administrere udgifter manuelt af to grunde:
- Antal involverede medarbejdere og tidsforbrug
- Muligheden for fejl
Det gamle ordsprog, "tid er penge", gælder stadig. Og når snakken falder på rejseafregninger, tager det ifølge The Global Business Travel Association ca. 20 minutter at gennemføre en rejseafregning. Det synes vi passer meget godt. En medarbejder og en økonomiansvarlig vil altid være involveret, mens en godkender ofte er det. Hvis vi antager, at alle disse mennesker har en timeløn, kan en femtedel af denne timeløn betragtes som en omkostning ved at håndtere udgiften.
Der er også mulighed for, at der opstår fejl. Samme rapport konkluderer, at en ud af fem (19%) rejseafregninger indeholder fejl (manglende oplysninger, forkert indtastning, uklare bilag osv.). Det koster ekstra penge og 18 minutters ekstra tid.
Hvad koster manuel håndtering af rejseafregninger?
Omkostningerne i forbindelse med rejseafregninger varierer afhængigt af, hvem du spørger. At finde et tal, der kan betragtes som den gennemsnitlige pris, er umuligt. Forskellige rapporter på internettet skriver alt fra $16 til $58.
En gammel, men ofte citeret rapport fra Aberdeen Group fra 2011 anslår omkostningerne forbundet med at håndtere en rejseafregning til 29,38 dollars, mens The Global Business Travel Association anslår omkostningerne til 58 dollars.
Hvad er rigtigt, og hvad er forkert? Det har vi ikke selv tal på. Vi synes, det er mest fair at gå konservativt til værks. Derfor bruger vi 30 dollars som benchmark i vores beregninger - et tal, som vi også mener er meget realistisk.
Formlen til beregning af omkostningerne er enkel:
Omkostningerne ved rejseafregningen
x
antal medarbejdere
x
medarbejderens antal gennemsnitlige rejseafregninger pr. måned
Som nævnt bruger vi $30 og antager, at hver medarbejder i gennemsnit har halvanden rejseudgift om måneden. For nemheds skyld har vi lavet eksempler med 10, 50 og 100 medarbejdere (som alle laver rejseafregninger).
I beregningseksemplerne er den tid, der bruges til fejlkorrektion, udeladt.
- Virksomhed med 10 ansatte:
En virksomhed med 10 ansatte bruger 450 dollars om måneden på at håndtere rejseudgifter. I danske kroner er det 3.140 kr. om måneden og 37.680 kr. om året.
- En virksomhed med 50 ansatte:
En virksomhed med 50 ansatte bruger 2.250 dollars om måneden på at håndtere rejseudgifter. I danske kroner er det 15.700 kr. om måneden og 188.000 kr. om året.
- En virksomhed med 100 ansatte:
Man behøver ikke at være matematikprofessor for at regne ud, at virksomheden med 100 ansatte betaler dobbelt så meget som virksomheden med 50 ansatte. Det er 31.400 kr. om måneden og 376.000 kr. om året.
Hvad med alle de skjulte omkostninger?
Ud over de åbenlyse høje økonomiske omkostninger følger der også flere skjulte omkostninger og ulemper ved manuel håndtering af udgifter.
- For det første skal du håndtere et bjerg af kvitteringer.
- For det andet kan kvitteringer nemt blive væk.
- For det tredje bruger dine medarbejdere uforholdsmæssigt meget tid på noget, der ikke skaber værdi.
- For det fjerde er det en udfordring at spore, om medarbejderne overholder alle retningslinjer og politikker.
- For det femte er risikoen for svindel med udgiftsbilag desværre større.
Så hvad er løsningen?
Løsningen er at finde et system, der kan digitalisere og automatisere hele processen fra start til slut. Det kan vi gøre hos Visma Acubiz. Og det har vi gjort siden 1997.
Vi kan godt forstå, at rejseafregninger giver mening, hvis man som virksomhed ikke har et system til at håndtere udgifter. På den måde bliver alle bilagene "samlet". Med Acubiz anbefaler vi at arbejde med vores "Fast Track"-koncept, som indebærer, at brugeren behandler og afslutter udgiften, så snart den opstår. Så bliver udgiften afregnet med det samme, og det bliver f.eks. ikke overvældende for økonomiafdelingen sidst på måneden, når de skal håndtere alle rejseafregninger samtidig.
Lad os sammenligne tallene fra beregningseksemplerne med nogle af vores egne kunder. Det kan konkluderes, at der er mange penge at spare ved at anskaffe en digital og automatiseret løsning til udlægshåndtering.
I de fleste tilfælde kan du spare 66% eller endnu mere ved at sige farvel til manuelle arbejdsgange.
Så er der ikke andet tilbage end at sige: Kom i gang!
