De fleste virksomheder har efterhånden – helt eller delvist – digitaliseret og automatiseret processen omkring de udgifter, som skabes af medarbejderne, når de udfører deres arbejde. Altså de udgifter eller medarbejderudlæg der er nødvendige for at forskellige typer af arbejdsopgaver kan udføres. Det er en stor andel af driftsudgifterne og der kan være tale om alt lige fra småanskaffelser, rejseudgifter, repræsentationsudgifter, indkøb af softwareabonnementer og konsulentydelser mv.
Selvom en del virksomheder efterhånden er hoppet om bord i de digitale løsninger på området, er der stadigvæk virksomheder som hænger efter og arbejder manuelt. Det går altså ikke i 2022. En del af de virksomheder, som allerede har digitale løsninger på området, opererer kun med en delvist digitaliseret og automatiseret proces. Det går altså heller ikke i 2022.
Vi giver input til hvordan udgifter, medarbejderudlæg og rejseafregninger skal håndteres på den rigtige måde, og hvilke fordele det bringer med sig.
Alle indkøbs-, betalings- og afregningsmetoder skal kunne håndteres
Medarbejderskabte udgifter opstår hele tiden og de spreder sig over forskellige typer af indkøb. Det er meget forskelligt hvordan de betales og afregnes. Nogle indkøb sker pr. klassisk omkostningsfaktura, andre som udlæg af medarbejderens egen lomme og andre afregnes med firmakort. Hvilken metode der anvendes, kommer naturligvis an på mulighederne hos leverandør/indkøbssted. Ligeledes spiller virksomheders egne regler og politikker omkring udgifter også en rolle. Stiller virksomheden f.eks. firmakort til rådighed for medarbejderne eller ej?
For at opnå en 360 graders digitalisering af dette område, skal virksomheder være opmærksomme på, at alle tænkelige indkøbs-, betalings- og afregningskanaler skal kunne håndteres i et et digitalt workflow, der løber fra indkøb til bogføring og regnskab. Husk også på, at selvom alle medarbejdere f.eks. har firmakort kan der være situationer, hvor et firmakort ikke er brugbart. Her er det vigtigt at have muligheden for at håndtere en alternativ betalings- og afregningsmetode – ellers ender det med en delvis digital proces.
Mobilitet giver fleksibilitet
Det er besværligt og bøvlet at udfylde regneark på en smartphone. Punktum. Den traditionelle forretningsrejsende er online, og kræver derfor adgang til smarte mobile platforme, hvor administrative opgaver kan håndteres. Online regneark opfylder bestemt ikke behovet for at være effektiv uafhængigt af tid og sted. Kort og godt, så stiger kravene til mobile platforme.
Det er heller ikke længere kun den forretningsrejsende, som er mobil og arbejder fra flere lokationer. Som en konsekvens af de seneste års pandemi, er mange andre typer af medarbejdere i stigende grad begyndt at arbejde hjemmefra, og deraf er de fysisk de-koblet fra kontoret. Det fungerer derfor ikke længere at aflevere fysiske kvitteringer på bogholderens skrivebord. Udgifter, udlæg og rejseafregninger skal altså kunne håndteres alle steder fra – digitalt og automatisk.
Det er også bøvlet at sende e-mails rundt med fakturaer, der skal godkendes. Nuvel, dokumenterne er trods alt ikke i papirformat. Men det gør altså hverken processen digital, automatiseret eller fleksibel.
Automatik skal være normen
Lad os lige opsummere hvordan en manuel arbejdsgang mht. udgifter fungerer: medarbejderen er ansvarlig for at registrere, gemme og videresende bilag og kvitteringer til eventuelle godkendere og finansafdeling. Godkendere gennemgår udgifterne og bærer dem videre til finansafdelingen, som i sidste ende kontrollerer og validerer udgifterne samt indtaster, konterer og bogfører i økonomisystemet. Herefter gemmes bilag som dokumentation.
Den automatiserede proces ser omvendt sådan ud: medarbejderen anvender en mobilapp til at dokumentere udgiften. Papirkvitteringer fotograferes og data læses automatisk. Er der tale om omkostningsfakturaer indscannes disse automatisk og gøres klar til videre behandling. Er der firmakort involveret, hentes transaktionsdata automatisk og knyttes til de tilhørende kvitteringer. Medarbejderen dokumenterer altså udgifterne digitalt og sender dem videre i et elektronisk workflow til godkender og finansafdeling. Lederen godkender udgifterne via smartphone og finansafdelingen modtager bogføringsklar udgiftsdata (som ikke først skal indtastes, konteres mv.). Den automatiserede proces giver også mulighed for at opsætte forskellige automatiske kontroller og valideringer af udgifterne.
Automatikken kvitterer med markant lavere fejlrater og en markant hurtigere procestid – i mange tilfælde kan virksomheden spare op til 80% i administrationstid.
Vi ønsker nøjagtighed – manuelle processer giver høj fejlrate
Manuelle indtastninger øger risikoen for fejl. Endnu mere kompliceret bliver det, når mange mennesker er involveret. Når en medarbejder foretager et indkøb, får vedkommende en kvittering. Herefter skal medarbejderen indtaste oplysningerne fra kvitteringen i f.eks. et regneark, udskrive dette og hæfte kvitteringen bagpå. Hvis finansafdelingen finder fejl, skal de bruge tid på afklaring og korrektur, men der er også risiko for, at fejlen simpelthen ikke opdages.
Lad os eksemplificere med et indkøb på firmakort. I en automatiseret proces indlæses korttransaktionerne, hvorefter transaktionsdata struktureres og matches med fotos af kvitteringerne. Herefter kategoriseres de (fx måltid, taxa, tog, parkering etc.). Kontrol af udgifterne op imod firmaregler og lovkrav (f.eks. de skattemæssige) er indbygget i en automatiseret løsning, så validitet og gennemsigtighed er sikret. Pointen er, at data på den enkelte transaktion opsamles så snart denne opstår, og virksomheder får større sikkerhed for at have korrekte data som bogføringsgrundlag.
Realtidsdata er vigtige og giver styr på processen
En stor del af en virksomheds udgifter er af den type som vi indledningsvist beskrev, og cirka ti procent af en virksomheds driftsudgifter er relateret til rejse og repræsentation – så der er virkelig fornuft i at have styr på processen. Det er vigtigt at have et konstant overblik gennem opdateret bogføring.
Men en manuel proces, hvor medarbejdere samler bilag til bunke og afleverer dem til godkendelse og bogføring enten fysisk eller via e-mail, kan hurtigt give grimme overraskelser. Det er nemlig langsomt og det forsinker bogføringen med det resultat, at du som virksomhed ikke har et ordentligt overblik over udgifterne.
Med automatiseret udgiftshåndtering er opdaterede data altid tilgængelige og virksomheder opnår et helt andet grundlag at styre sin forretning på.
