Through automated expense management, you'll operate with updated data and you'll get a whole different foundation for running your business.
De fleste virksomheder har - helt eller delvist - digitaliseret og automatiseret processen i forbindelse med de udgifter, som medarbejderne har, når de udfører deres arbejde. Den slags udgifter, der er nødvendige for at gennemføre forskellige typer arbejdsrelaterede opgaver.
TL;DRDet er ikke længere realistisk at administrere medarbejdernes udgifter manuelt: fejl, forsinkelser og manglende realtidsoversigt medfører en målbar økonomisk omkostning. Acubiz tilbyder en samlet platform for alle udgiftstyper – fra kørselsgodtgørelse og rejseudgifter til abonnementer og repræsentationsudgifter – med fuld automatisering, mobil registrering og direkte ERP-integration til virksomheder, der har brug for nøjagtige data til enhver tid.
De udgør en betydelig del af driftsomkostningerne og kan omfatte alt fra mindre indkøb, udgifter til softwareabonnementer og konsulentydelser til repræsentationsudgifter, rejseudgifter osv.
Selvom flere virksomheder allerede har taget Acubiz og lignende digitale løsninger i brug for at optimere på dette område, er der stadig nogle, der halter bagefter og arbejder manuelt. Det fungerer ikke, når vi er i år 2025. Derudover er det et faktum, at en række af de virksomheder, der allerede er digitaliserede på dette område, i virkeligheden kun arbejder med en delvist digital og automatiseret proces. Det fungerer heller ikke i 2025.
Vi giver input til hvordan udgifter, medarbejderudlæg og rejseafregninger skal håndteres på den rigtige måde, og hvilke fordele det bringer med sig.
Medarbejderskabte udgifter forekommer hele tiden og er spredt over mange forskellige typer indkøb. Desuden er det meget forskelligt, hvordan de betales og afregnes.
Nogle køb foregår i henhold til en klassisk faktura, ved andre indkøb betaler medarbejderne udgifterne af egen lomme, mens nogle indkøb betales med firmakort.
Den anvendte metode afhænger naturligvis af de muligheder, som leverandøren/forhandleren tilbyder, ligesom virksomhedens regler og politikker spiller en rolle. Giver virksomheden f.eks. firmakort til sine medarbejdere eller ej?
For at opnå en 360-graders digitalisering af dette område skal virksomhederne være opmærksomme på, at alle mulige købs-, betalings- og transaktionskanaler kan administreres i et digitalt arbejdsforløb, der strækker sig fra indkøb til bogføring og regnskab.
Husk også, at selv om alle medarbejdere har firmakort, kan der være situationer, hvor dette betalingsinstrument ikke er brugbart. I de tilfælde er det vigtigt at kunne håndtere en alternativ betalingsmetode - ellers ender processen med kun at være delvist digital.
Det er besværligt at udfylde et Excel-ark på en smartphone. Punktum!
Den traditionelle forretningsrejsende er online og har brug for adgang til smarte mobile platforme, hvor administrative opgaver kan håndteres.
Excel-ark opfylder ikke kravet om at være effektiv uafhængigt af tid og sted. Kort sagt ser vi flere og flere krav til de mobile platformes muligheder.
I dag er det i øvrigt heller ikke kun den forretningsrejsende, der er mobil og arbejder fra flere steder. Som en konsekvens af den globale pandemi i de senere år arbejder andre typer medarbejdere i stigende grad hjemmefra og er dermed fysisk løsrevet fra deres traditionelle arbejdsplads.
Derfor fungerer det ikke længere, hvis medarbejderne er vant til at læsse kvitteringer af på bogholderens bord. Udgifter, udlæg og rejseafregninger skal derfor kunne håndteres overalt - digitalt og automatisk.
Det er også besværligt at sende e-mails frem og tilbage med fakturaer, der skal godkendes og betales. Godt nok er disse dokumenter ikke papirbaserede, men det i sig selv gør ikke processen digital, automatiseret eller fleksibel.
Kort sagt foregår en manuel proces nogenlunde sådan her:
1. Medarbejderen er ansvarlig for at registrere, opbevare og videresende kvitteringer og udgiftsbilag til godkendere og økonomiafdelingen.
2. Godkendere gennemgår udgifterne og sender dem videre til økonomiafdelingen, som til sidst kontrollerer og validerer udgifterne, samtidig med at de igangsætter en proces omkring indtastning og indføring af udgiftsdata i regnskabet, så bogføringen kan ske i økonomisystemet.
3. Herefter opbevares regninger og kvitteringer som dokumentation.
På den anden side har vi den automatiserede proces:
1. Medarbejderen bruger en mobilapp til at dokumentere udgiften
2. Medarbejderen dokumenterer derefter udgifterne digitalt og sender dem ind i et digitalt workflow, som også når frem til godkenderen og økonomiafdelingen.
3. Lederen godkender udgiften via sin smartphone, og økonomiafdelingen modtager udgiftsdata, som er klar til bogføring.
Den automatiserede proces giver også mulighed for at konfigurere forskellige automatiske kontroller og valideringer af udgifterne.
Automatikken kvitterer med markant lavere fejlrater og en markant hurtigere procestid – i mange tilfælde kan virksomheden spare op til 80% i administrationstid.
Manuel dataindtastning øger risikoen for fejl. Det bliver endnu mere kompliceret, når flere personer er involveret.
Når en medarbejder foretager et køb, får vedkommende en kvittering. Herefter skal medarbejderen registrere (ved at skrive) dataene fra kvitteringen, f.eks. i et regneark, som derefter måske skal udskrives, så kvitteringen kan vedhæftes. Hvis økonomiafdelingen opdager en fejl, skal de bruge tid på at afklare og rette fejlen, men der er også en risiko for, at fejlen simpelthen ikke bliver opdaget.
Tag et køb foretaget med et firmakort:
I en automatiseret proces hentes transaktionsdataene fra kortet automatisk, struktureres og sammenkobles med et billede af kvitteringerne. Herefter kategoriseres de (f.eks. som mad og drikke, taxa, tog, parkering osv.). Udgiftsstyring i henhold til Firmapolitikker og lovgivning (f.eks. skatteregler) er integreret i en automatiseret løsning, så nøjagtighed og gennemsigtighed sikres.
Pointen er, at data fra hver enkelt transaktion opsamles, så snart den finder sted, og du får mere præcise data til din bogføring.
En stor del af en given virksomheds omkostninger er af den type, vi oprindeligt beskrev, og cirka ti procent af en virksomheds driftsomkostninger er relateret til rejser og repræsentation - så det giver mening at have styr på den proces, der er relateret til omkostningerne.
Men en manuel proces, hvor medarbejderne indsamler kvitteringer over tid og sender dem til godkendelse og bogføring i batches, enten fysisk eller via e-mail, kan hurtigt give grimme overraskelser. Det er langsomt, og det forsinker bogføringen, hvilket resulterer i et unøjagtigt overblik over omkostningerne.
Gennem automatiseret udgiftsstyring, vil virksomhederne kunne arbejde med opdaterede data og dermed få et helt andet grundlag for at drive deres virksomhed.
Kl. Acubiz, kan vi hjælpe dig med at digitalisere din virksomheds udgiftsstyring og integrere den med dit firmakort og dit regnskabssystem. Læs mere om, hvad softwareintegration... findes her, eller læs mere om integrationsmuligheder med Acubiz.
Kontakt os Hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller booke en gratis online-demo for at få mere at vide.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen mellem generelle udgifter og rejseudgifter i udgiftsstyringen?
Generelle udgifter dækker alle forretningsrelaterede indkøb foretaget af medarbejderne: softwareabonnementer, kontorartikler, måltider, repræsentationsudgifter og lignende omkostninger. Rejseudgifter er en underkategori, der specifikt dækker omkostninger i forbindelse med forretningsrejser: flybilletter, hoteller, transport på stedet og kørselsgodtgørelser. Acubiz håndterer begge kategorier på én og samme platform med specialudviklede arbejdsgange til rejser, herunder beregning af kørselsgodtgørelse og håndtering af dagpenge.
Hvorfor medfører manuelle udgiftsprocesser fejl og økonomiske risici?
Manuelle processer er afhængige af, at medarbejderne indtaster data korrekt, at ledere gennemgår dem uden fuld kontekst, og at økonomiafdelingerne afstemmer data på tværs af flere kilder. Hver overdragelse medfører en risiko for fejl ved dataindtastning, dobbeltregistreringer, manglende kvitteringer og forkert omkostningsfordeling. Acubiz automatiserer valideringen i hvert trin og markerer uoverensstemmelser, inden de når frem til ERP-systemet.
Hvordan håndterer Acubiz kørselsgodtgørelser og rejseudgifter?
Acubiz indeholder en indbygget funktion til registrering af kørte kilometer med GPS-baseret ruteberegning. Medarbejderne registrerer en rejse direkte i appen: systemet beregner afstanden og anvender automatisk den aktuelle skattefrie kilometertakst. Når det gælder rejseudgifter, understøtter Acubiz dagpengebestemmelser, kvitteringer i flere valutaer samt integration med rejsebookingsystemer, hvilket sikrer en problemfri dokumentation fra start til slut.
Hvad betyder udgiftsdata i realtid for regnskabsaflæggelsen?
Udgiftsdata i realtid betyder, at økonomiteamet kan se de løbende omkostninger, i takt med at de opstår – og ikke først to uger efter månedsafslutningen, når udgiftsrapporterne indkommer. Dette forbedrer budgetovervågningen, mindsker risikoen for uventede budgetoverskridelser og fremskynder den månedlige afslutning. Acubiz giver økonomiteamene live-dashboards, der viser godkendte og ventende udgifter på tværs af afdelinger og omkostningssteder.
Hvilke betalingsmetoder support Acubiz support udgiftsregistrering?
Acubiz understøtter kontante betalinger (kontanter eller personlige kort, der refunderes via lønudbetalingen), virksomhedskredit- og betalingskort med automatisk import af transaktioner samt virtuelle kort. Det betyder, at alle betalingsmetoder, der anvendes i en organisation, kan spores i ét enkelt system, hvilket giver økonomiafdelingen fuld oversigt, uanset hvordan medarbejderne vælger at betale.
Vi er meget glade for at kunne meddele, at vi har indledt et samarbejde med Medius. Medius er en...
Udforsk almindelige myter om udgiftsstyring, herunder dens anvendelighed for alle...
Acubiz kan bruges på mange forskellige måder. Vi kan for eksempel håndtere udgifter og indkøb...
