De fleste virksomheder har - helt eller delvist - digitaliseret og automatiseret processen i forbindelse med de udgifter, som medarbejderne har, når de udfører deres arbejde. Den slags udgifter, der er nødvendige for at gennemføre forskellige typer arbejdsrelaterede opgaver.
De udgør en stor del af driftsomkostningerne og kan være alt fra små indkøb, udgifter til softwareabonnementer og konsulentydelser til repræsentation, rejseudgifter osv.
Selvom flere virksomheder allerede er hoppet med på digitale løsninger, der hjælper dem med at optimere inden for dette område, er der stadig dem, der halter bagefter og arbejder manuelt. Det fungerer ikke, når vi skriver 2025.
Derudover er det et faktum, at en række af de virksomheder, der allerede er digitale inden for dette område, i virkeligheden kun opererer med en delvist digital og automatiseret proces. Det fungerer heller ikke i 2025.
Vi giver et par input til, hvordan det gøres på den rigtige måde, og hvad fordelene er.
Alle indkøbs-, betalings- og afregningsmetoder skal kunne håndteres
Medarbejderskabte udgifter forekommer hele tiden og er spredt over mange forskellige typer indkøb. Desuden er det meget forskelligt, hvordan de betales og afregnes.
Nogle indkøb sker i henhold til en klassisk faktura, ved andre indkøb betaler medarbejderne af egen lomme, og nogle indkøb betales med firmakort.
Den anvendte metode afhænger naturligvis af de muligheder, som leverandøren/forhandleren tilbyder, ligesom virksomhedens regler og politikker spiller en rolle. Giver virksomheden f.eks. firmakort til sine medarbejdere eller ej?
For at opnå en 360-graders digitalisering af dette område skal virksomheder være opmærksomme på, at alle mulige købs-, betalings- og transaktionskanaler kan håndteres i et digitalt workflow, der løber fra køb til bogføring og regnskab.
Husk også, at selv om alle medarbejdere har firmakort, kan der være situationer, hvor dette betalingsinstrument ikke er brugbart. I de tilfælde er det vigtigt at kunne håndtere en alternativ betalingsmetode - ellers ender processen med kun at være delvist digital.
Mobilitet giver fleksibilitet
Det er besværligt at udfylde et Excel-ark på en smartphone. Punktum!
Den traditionelle forretningsrejsende er online og har brug for adgang til smarte mobile platforme, hvor administrative opgaver kan håndteres.
Excel-ark opfylder ikke kravet om at være effektiv uafhængigt af tid og sted. Kort sagt ser vi flere og flere krav til de mobile platformes muligheder.
I dag er det i øvrigt heller ikke kun den forretningsrejsende, der er mobil og arbejder fra flere steder. Som en konsekvens af den globale pandemi i de senere år arbejder andre typer medarbejdere i stigende grad hjemmefra og er dermed fysisk løsrevet fra deres traditionelle arbejdsplads.
Derfor fungerer det ikke længere, hvis medarbejderne er vant til at læsse kvitteringer af på bogholderens bord. Udgifter, udlæg og rejseafregninger skal derfor kunne håndteres overalt - digitalt og automatisk.
Det er også bøvlet at sende e-mails rundt med fakturaer, der skal godkendes. Nuvel, dokumenterne er trods alt ikke i papirformat. Men det gør altså hverken processen digital, automatiseret eller fleksibel.
Automatik skal være normen
Kort sagt foregår en manuel proces nogenlunde sådan her:
- Medarbejderen er ansvarlig for at registrere, opbevare og distribuere kvitteringer og udgiftsdokumentation til godkendere og økonomiafdelingen.
- Godkendere gennemgår udgifterne og sender dem videre til økonomiafdelingen, som til sidst kontrollerer og validerer udgifterne, samtidig med at de igangsætter en proces omkring indtastning og indføring af udgiftsdata i regnskabet, så bogføringen kan foretages i økonomisystemet.
- Herefter opbevares regninger og kvitteringer som dokumentation.
På den anden side har vi den automatiserede proces:
- Medarbejderen bruger en mobilapp til at dokumentere udgiften.
- Et billede af den papirbaserede kvittering tages med smartphone-kameraet, og data aflæses automatisk.
- Hvis vi taler om fakturaer, bliver de automatisk scannet og forberedt til videre behandling.
- Hvis der bruges firmakort, hentes transaktionsdataene fra disse automatisk og kobles til de korrekte kvitteringer.
2. Medarbejderen dokumenterer derefter udgifterne digitalt og sender dem ind i et digitalt workflow, som også når frem til godkenderen og økonomiafdelingen.
3. Lederen godkender udgiften via sin smartphone, og økonomiafdelingen modtager udgiftsdata, som er klar til bogføring.
Den automatiserede proces giver også mulighed for at konfigurere forskellige automatiske kontroller og valideringer af udgifterne.
Automatikken kvitterer med markant lavere fejlrater og en markant hurtigere procestid – i mange tilfælde kan virksomheden spare op til 80% i administrationstid.
Vi ønsker nøjagtighed – manuelle processer giver høj fejlrate
Manuel indtastning af data øger risikoen for fejl.
Det bliver endnu mere kompliceret, når flere personer er involveret.
Når en medarbejder foretager et køb, får vedkommende en kvittering. Herefter skal medarbejderen registrere (ved at skrive) dataene fra kvitteringen, f.eks. i et regneark, som derefter måske skal udskrives, så kvitteringen kan vedhæftes. Hvis økonomiafdelingen opdager en fejl, skal de bruge tid på at afklare og rette fejlen, men der er også en risiko for, at fejlen simpelthen ikke bliver opdaget.
Tag et køb foretaget med et firmakort:
I en automatiseret proces hentes transaktionsdata fra kortet automatisk, struktureres og matches med et billede af kvitteringerne. Herefter kategoriseres de (f.eks. som måltider og drikkevarer, taxa, tog, parkering osv.) Kontrol af udgifter i henhold til Firmapolitikker og lovgivning (f.eks. skatteregler) er indbygget i en automatiseret løsning, så nøjagtighed og gennemsigtighed er sikret.
Pointen er, at data fra hver enkelt transaktion opsamles, så snart den finder sted, og du får mere præcise data til din bogføring.
Realtidsdata er vigtige og giver styr på processen
En stor del af en given virksomheds omkostninger er af den type, vi oprindeligt beskrev, og cirka ti procent af en virksomheds driftsomkostninger er relateret til rejser og repræsentation - så det giver mening at have styr på den proces, der er relateret til omkostningerne.
Men en manuel proces, hvor medarbejdere samler bilag til bunke og afleverer dem til godkendelse og bogføring enten fysisk eller via e-mail, kan hurtigt give grimme overraskelser. Det er nemlig langsomt og det forsinker bogføringen med det resultat, at du som virksomhed ikke har et ordentligt overblik over udgifterne.
Med automatiseret udgiftshåndtering er opdaterede data altid tilgængelige og virksomheder opnår et helt andet grundlag at styre sin forretning på.
Vil du vide mere?
Hos Acubiz kan vi hjælpe dig med digitaliseringen af din virksomheds udgiftsstyring og integration med dit firmakort og økonomisystem. Lær mere om, hvad softwareintegrationer er her, eller læs mere om integrationsmulighederne med Acubiz.
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.
