Heutzutage steht die Zeiterfassung auf der Tagesordnung von immer mehr Unternehmensleitern. Der Grund dafür ist, dass die Zeiterfassung einige spezifische geschäftliche Vorteile mit sich bringt, von denen fast alle Arten von Unternehmen profitieren können. Andererseits haben die meisten Unternehmensleiter auch einige Bedenken im Zusammenhang mit der Implementierung und dem Betrieb eines Zeiterfassungsprozesses. In diesem Blogbeitrag gehe ich auf die wichtigsten Vorteile ein und weise gleichzeitig auf einige Punkte hin, die es zu beachten gilt.
Geschäftliche Vorteile
1. Gesteigerte Rentabilität
Die Zeiterfassung bietet die Möglichkeit, einen Einblick in die Verwendung der Personalressourcen eines Unternehmens zu erhalten. Mit anderen Worten, es wird einfacher, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wofür die Gehaltskosten ausgegeben werden. Es wird auch möglich sein, die Projektfinanzen zu verfolgen und dynamisch mit der Priorisierung von Ressourcen zu arbeiten, wenn einige Aktivitäten zu viel davon verbrauchen.
2. Präzise Fakturierung
Die Erfassung der Zeitverwendung im Zusammenhang mit externen Projekten, Aufgaben, Aufträgen und Kunden- und Mandantenfällen schafft eine solide Grundlage für eine präzise Rechnungsstellung. In den meisten Fällen kann so eine höhere Abrechnungsquote erreicht werden. Wenn der Prozess digital und automatisiert ist, bedeutet dies auch, dass der Rechnungsstellungsprozess schnell und effektiv durchgeführt werden kann. Dies sorgt für einen erhöhten Cashflow und eine verbesserte Liquidität.
3. Höhere Produktivität und reibungslosere Arbeitsabläufe
Mit der Zeiterfassung wird es für die Mitarbeiter einfacher, die Projekte zu steuern. Es wird auch einfacher für z.B. ein Projektteam, den vollen Überblick über den Fortschritt zu haben, und gleichzeitig auch den Fortschritt der einzelnen Mitarbeiter bei bestimmten Teilaufgaben.
4. Bessere Planung durch Einsicht
Nach einiger Zeit mit einem gut definierten Prozess für die Zeiterfassung und den richtigen Werkzeugen für support werden Daten über die Zeitnutzung gesammelt. Diese Daten können genutzt werden, um einen Einblick in den Umfang bestimmter Aufgaben und den tatsächlichen Zeitaufwand für verschiedene Arten von Aufgaben und Projekten zu erhalten. Diese Art von Einblick kann für zukünftige Planungen und Benchmarking-Zwecke genutzt werden.
5. Präzisere Kommunikation
Eine detaillierte Zeiterfassung z.B. von Projekten oder Aufträgen, egal ob intern oder extern, erleichtert die präzise Kommunikation mit den verschiedenen Beteiligten über Fortschritte, Meilensteine, erwartete Fertigstellung und mögliche Verzögerungen.
6. Einhaltung von Vorschriften und Vereinbarungen
Die Zeiterfassung bietet einen Überblick über die tatsächlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter. In den Fällen, in denen Arbeitszeitvorschriften und Tarifverträge eingehalten werden müssen, ist es von entscheidender Bedeutung, die Kontrolle über die tatsächliche Arbeitszeit im Unternehmen zu haben. Dies wird für alle Arten von Unternehmen immer wichtiger, denn das Urteil des EU-Gerichtshofs deutet darauf hin, dass die allgemeine Erfassung der Arbeitszeit in Zukunft zur Pflicht werden könnte.
Jetzt denken Sie vielleicht: "Das waren nur 6 Vorteile der Zeiterfassung, aber die Überschrift versprach 10 Vorteile!" Nun, das ist richtig, aber keine Sorge, wenn Sie weiter lesen, kommen die letzten 4 Vorteile gleich um die Ecke. Doch zuvor werfen wir einen kurzen Blick auf die potenziellen Hindernisse (oder Herausforderungen, wie manche sagen würden), die ich bei der Einführung der Zeiterfassung sehe.
Mögliche Herausforderungen bei der Zeiterfassung
Eine der Hauptsorgen, die viele Unternehmensleiter haben, ist die Frage, wie die Forderung nach einer Zeiterfassung von den Mitarbeitern aufgenommen wird. Es besteht nämlich die Gefahr, dass einige Mitarbeiter dies als verstärkte Überwachung und Kontrolle empfinden werden. Andererseits ist es aber auch eine Tatsache, dass andere Mitarbeiter sich nicht im Geringsten daran stören werden. Eines ist jedoch sicher, es wird eine Verhaltensänderung in den Organisationen erfordern, denn die Mitarbeiter müssen sich auf eine neue Aufgabe im Tagesgeschäft einstellen. Ein weiteres Augenmerk liegt daher auch auf der tatsächlichen Zeit, die für die Zeiterfassung benötigt wird. Hier ist es natürlich wichtig, ein Tool zu finden, das einfach und intuitiv zu bedienen ist.
Insbesondere die Besorgnis über die Sicht der Mitarbeiter auf die Zeiterfassung führt mich zu den nächsten Vorteilen - denn sie konzentrierten sich auf die Vorteile für die Mitarbeiter.
Leistungen für Arbeitnehmer
7. Persönliche Effizienz
Die Zeiterfassung bietet dem einzelnen Mitarbeiter die Möglichkeit, mit seiner persönlichen Effizienz zu arbeiten, indem er die gewonnenen Erkenntnisse über den eigenen Ressourcenverbrauch nutzt.
8. Struktur und Überblick
Ein Tool zur Zeiterfassung ist auch ein Werkzeug, um den Überblick über laufende Aufgaben, Projekte und Fristen zu behalten, sowie ein Werkzeug zur Planung der Bemühungen.
9. Identifizierung von Mustern
Die Zeiterfassung bietet dem Mitarbeiter auch die Möglichkeit, Muster in seiner individuellen Arbeit zu erkennen. Dies kann genutzt werden, um auf die verschiedenen Zeitfresser hinzuweisen, von denen jeder Mensch irgendwann einmal betroffen ist und die er beseitigen möchte.
10. Visualisierung der tatsächlichen Arbeitszeit
Auch für die Mitarbeiter ist es von Vorteil, wenn sie die tatsächliche Arbeitszeit, einschließlich Überstunden, visualisieren können. Dies bietet eine Grundlage für einen faktenbasierten Dialog mit Vorgesetzten und Kollegen.
Diese Mitarbeitervorteile sind sehr wichtig, wenn es um die Implementierung eines Zeiterfassungssystems geht. Denn egal, wie Sie es drehen und wenden und alle Vorteile für das Unternehmen aufzeigen, es ist wichtig, dass Sie als Unternehmensleiter es auch schaffen, die Vorteile für die Mitarbeiter zu erklären, wenn sie implementiert sind. Das ist nicht viel anders, als wenn wir es mit einer Implementierung eines anderen Tools zu tun haben, das die Änderung der täglichen Routinen erfordert. Das wissen wir aus unserer mehr als 20-jährigen Erfahrung mit Implementierung des Spesenmanagements solutions.
Denken Sie also daran: Wenn Sie wollen, dass die Zeiterfassung ein starkes Instrument für Ihr Unternehmen ist, muss sie gut geführt werden.
