Die Zeiterfassung ist definitiv ein Punkt auf der Tagesordnung der meisten Unternehmensleiter geworden. Doch schon vor der Einführung des neuen Zeiterfassungsgesetzes im Jahr 2024 standen die Erfassung der Arbeitszeit und ihr geschäftlicher Nutzen im Mittelpunkt.
Das können wir verstehen, denn es bringt viele Vorteile mit sich, die fast alle Unternehmen nutzen können. Andererseits haben die meisten Unternehmensleiter auch einige Bedenken im Zusammenhang mit der Einführung und dem Betrieb eines Zeiterfassungsprozesses.
In diesem Blogbeitrag werde ich auf die wichtigsten Vorteile eingehen und gleichzeitig einige Punkte ansprechen, auf die Sie achten sollten.
Geschäftliche Vorteile
1. Gesteigerte Rentabilität
Die Zeiterfassung bietet die Möglichkeit, einen Einblick in die Verwendung der Personalressourcen einer Organisation zu erhalten. Mit anderen Worten: Es wird einfacher, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wofür die Gehaltskosten ausgegeben werden. Es wird auch möglich sein, den Überblick über die Projektfinanzen zu behalten und dynamisch mit der Priorisierung von Ressourcen zu arbeiten, wenn einige Aktivitäten zu viel davon verbrauchen.
2. Präzise Fakturierung
Die Erfassung der Zeitverwendung im Zusammenhang mit externen Projekten, Aufgaben, Aufträgen und Kunden- und Mandantenfällen schafft eine solide Grundlage für eine präzise Rechnungsstellung. In den meisten Fällen kann so eine höhere Abrechnungsquote erreicht werden. Wenn der Prozess digital und automatisiert ist, bedeutet dies auch, dass der Rechnungsstellungsprozess schnell und effektiv durchgeführt werden kann. Dies sorgt für einen erhöhten Cashflow und eine verbesserte Liquidität.
3. Höhere Produktivität und reibungslosere Arbeitsabläufe
Mit der Zeiterfassung wird es für die Mitarbeiter einfacher, die Projekte zu steuern. Es wird auch einfacher für z.B. ein Projektteam, den vollen Überblick über den Fortschritt zu haben, und gleichzeitig auch den Fortschritt der einzelnen Mitarbeiter bei bestimmten Teilaufgaben.
4. Bessere Planung durch Einsicht
Nach einiger Zeit mit einem gut definierten Prozess für die Zeiterfassung und den richtigen Werkzeugen für support werden Daten über die Zeitnutzung gesammelt. Diese Daten können genutzt werden, um einen Einblick in den Umfang bestimmter Aufgaben und den tatsächlichen Zeitaufwand für verschiedene Arten von Aufgaben und Projekten zu erhalten. Diese Art von Einblick kann für zukünftige Planungen und Benchmarking-Zwecke genutzt werden.
5. Präzisere Kommunikation
Eine detaillierte Zeiterfassung, z. B. für interne oder externe Projekte oder Aufträge, erleichtert die präzise Kommunikation mit den verschiedenen Beteiligten über Fortschritte, Meilensteine, erwartete Fertigstellung und mögliche Verzögerungen.
6. Einhaltung von Vorschriften und Vereinbarungen
Die Zeiterfassung bietet einen Überblick über die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter. In den Fällen, in denen Arbeitszeitvorschriften und Tarifverträge eingehalten werden müssen, ist es von entscheidender Bedeutung, die tatsächliche Arbeitszeit im Unternehmen zu kontrollieren. Dies hat nach der Einführung des des neuen EU-Gesetzes zur Zeiterfassung ab 2024 für alle Unternehmen unverzichtbar geworden.
Jetzt denken Sie vielleicht: "Das waren nur 6 Vorteile der Zeiterfassung, aber die Überschrift versprach 10 Vorteile!" Nun, das ist richtig, aber keine Sorge, wenn Sie weiter lesen, kommen die letzten 4 Vorteile gleich um die Ecke. Doch zuvor werfen wir einen kurzen Blick auf die potenziellen Hindernisse (oder Herausforderungen, wie manche sagen würden), die ich im Zusammenhang mit der Einführung der Zeiterfassung sehe.
Mögliche Herausforderungen bei der Zeiterfassung
Eine der Hauptsorgen, die viele Unternehmensleiter haben, ist die Frage, wie die Forderung nach einer Zeiterfassung von den Mitarbeitern aufgenommen wird. Es besteht nämlich die Gefahr, dass einige Mitarbeiter dies als verstärkte Überwachung und Kontrolle empfinden werden. Andererseits ist es aber auch eine Tatsache, dass andere Mitarbeiter sich nicht im Geringsten daran stören werden.
Eines ist jedoch sicher, es wird eine Verhaltensänderung in den Organisationen erfordern, da sich die Mitarbeiter auf eine neue Aufgabe im Tagesgeschäft einstellen müssen. Ein weiteres Augenmerk liegt daher auch auf der tatsächlichen Zeit, die für die Zeiterfassung benötigt wird. Hier ist es natürlich wichtig, ein Werkzeug zu finden, das einfach und intuitiv zu bedienen ist.
Insbesondere die Sorge um die Sichtweise der Mitarbeiter auf die Zeiterfassung führt mich zu den nächsten Vorteilen - denn sie konzentrieren sich auf die Vorteile für die Mitarbeiter.
Leistungen für Arbeitnehmer
7. Persönliche Effizienz
Die Zeiterfassung bietet dem einzelnen Mitarbeiter die Möglichkeit, mit seiner persönlichen Effizienz zu arbeiten, indem er die gewonnenen Erkenntnisse über den eigenen Ressourcenverbrauch nutzt.
8. Struktur und Überblick
Ein Tool zur Zeiterfassung ist auch ein Werkzeug, um den Überblick über laufende Aufgaben, Projekte und Fristen zu behalten, sowie ein Werkzeug zur Planung der Bemühungen.
9. Identifizierung von Mustern
Die Zeiterfassung bietet dem Mitarbeiter auch die Möglichkeit, Muster in seiner individuellen Arbeit zu erkennen. Dies kann genutzt werden, um auf die verschiedenen Zeitfresser hinzuweisen, von denen jeder Mensch irgendwann einmal betroffen ist und die er beseitigen möchte.
10. Visualisierung der tatsächlichen Arbeitszeit
Auch für die Mitarbeiter ist es von Vorteil, wenn sie die tatsächliche Arbeitszeit, einschließlich Überstunden, visualisieren können. Dies bietet eine Grundlage für einen faktenbasierten Dialog mit Vorgesetzten und Kollegen.
Diese Vorteile für die Mitarbeiter sind sehr wichtig, wenn es um die Einführung eines Zeiterfassungssystems geht. Denn egal, wie man es dreht und wendet und wie man alle Vorteile für das Unternehmen aufzeigt, es ist entscheidend, dass man es als Unternehmensleiter schafft, auch die Vorteile für die Mitarbeiter zu erklären, wenn es eingeführt wird. Das ist nicht viel anders, als wenn wir es mit der Einführung eines anderen Instruments zu tun hätten, das eine Änderung der täglichen Routinen erfordert. Das wissen wir aus unserer mehr als 20-jährigen Erfahrung mit der Einführung von Expense Management Lösungen.
Denken Sie also daran: Wenn Sie wollen, dass die Zeiterfassung ein starkes Instrument für Ihr Unternehmen ist, muss sie gut geführt werden.
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