Es gibt zahlreiche Hinweise darauf, welche Herausforderungen Unternehmen bei der manuellen Verwaltung ihrer Spesenmanagementprozesse bewältigen müssen. Um Ihnen einen schnellen Überblick zu geben, haben wir hier die größten Probleme für Sie zusammengestellt:
1. Manuelle Verschlüsselung und Handhabung
Das größte und am häufigsten auftretende Problem, wenn Sie Ihre Prozesse noch nicht automatisiert haben, ist die manuelle Eingabe und Handhabung.
Dies stellt an sich kein Problem dar, hat aber oft weitreichende Folgen, da manuelle Arbeit extrem zeitaufwändig ist und in der Regel dazu führt, dass mehr Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden. Dies bedeutet, dass sich viele Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren müssen, die nicht zu ihren Kernkompetenzen gehören.
Die Prozesskosten können daher plötzlich außer Kontrolle geraten, wenn ein hochbezahlter Mitarbeiter Zeit damit verbringen muss, Umschläge mit ausgefüllten Plänen und Belegen auszufüllen und weiterzuleiten.
2. Mangelnder Einblick in die Daten
Für die Verwaltung oder das Management eines Unternehmens ist der Einblick in Echtzeitdaten von entscheidender Bedeutung, um den Überblick zu behalten und die Übersicht zu bewahren.
Ohne die Option, Echtzeitdateneinblicke zu erhalten, beispielsweise über die für ein bestimmtes Projekt aufgewendete Zeit, hat das Management auch nicht die Möglichkeit, automatisch benachrichtigt zu werden, wenn mehr Zeit für das Projekt aufgewendet wurde, als dem Unternehmen erstattet werden kann.
Daher kann es schnell zu einem Konflikt zwischen Kunde und Unternehmen kommen, wenn der fehlende Einblick in die Daten zum Zeit- oder Geldverbrauch eines Mitarbeiters nicht mit der Unternehmensrichtlinie oder den mit dem Kunden getroffenen Vereinbarungen übereinstimmt.
3. Unternehmensrichtlinien werden nicht berücksichtigt
Der vorherige Punkt deckt sich mit der nächsten großen Herausforderung der manuellen Spesenabrechnung. Wenn ein Unternehmen seine Prozesse rund um das Spesenmanagement automatisiert hat, können Unternehmensrichtlinien Beschränkungen festlegen, um sicherzustellen, dass nicht mehr Geld als vereinbart ausgegeben werden kann.
Gleichzeitig können zwei Dinge verhindert werden: betrügerische Mehrausgaben und Spesenbetrug sowie deren Abrechnung. Die Einbindung in Unternehmensrichtlinien ist daher sinnvoll.
4. Fehlende Berichte
Es mag ziemlich absurd erscheinen, aber eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Ausgaben besteht bei weitem darin, dass Berichte häufig verloren gehen, bevor sie bearbeitet werden, oder irgendwo im Prozess verschwinden.
Bei einem manuellen Prozess zur Bearbeitung von Spesenabrechnungen ist die Fehlerquote immer höher als bei einem automatisierten Prozess. So können die Ausgaben sofort gemeldet werden, und Sie müssen sich nicht um die Verwaltung Ihrer Belege kümmern.
Es gibt fast immer Raum für Verbesserungen, und das ist auch ein Teil der Reise zur Entwicklung Ihres Unternehmens und Ihrer selbst.
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