Es gibt eine Reihe von Vorschlägen dazu, mit welchen Herausforderungen ein Unternehmen konfrontiert sein könnte, wenn es seine Kostenmanagement manuell bearbeiten. Um Ihnen einen schnellen Überblick zu verschaffen, haben wir hier die größten Probleme für Sie zusammengestellt:

TL;DRUnternehmen, die ihre Spesenabrechnung noch manuell verwalten, sehen sich mit vier sich gegenseitig verstärkenden Problemen konfrontiert: dem direkten Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe, dem Fehlen von Echtzeit-Einblicken in die Daten, was ein proaktives Management verhindert, der Unmöglichkeit, Unternehmensrichtlinien automatisch durchzusetzen, sowie einem unzureichenden Prüfpfad, der Compliance-Risiken mit sich bringt. Acubiz identifiziert diese als die vier häufigsten Engpässe, mit denen seine Kunden vor der Umstellung auf ein automatisiertes Spesenmanagement konfrontiert waren.

1. Manuelle Eingabe und Bearbeitung

Das größte und am häufigsten auftretende Problem, wenn Sie Ihre Prozesse noch nicht automatisiert haben, ist die manuelle Dateneingabe und -bearbeitung.

Das ist an sich nicht unbedingt ein Problem, doch die Folgen sind oft weitreichend, da manuelle Arbeit äußerst zeitaufwendig ist und in der Regel dazu führt, dass mehr Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden. Das bedeutet, dass sich eine Reihe von Mitarbeitern auf Aufgaben konzentrieren muss, die nicht zu ihren Kernkompetenzen gehören.

Die Prozesskosten können daher plötzlich außer Kontrolle geraten, wenn ein hochbezahlter Mitarbeiter Zeit damit verbringen muss, Umschläge mit ausgefüllten Formularen zu befüllen und weiterzuleiten und Quittungen.

2. Mangelnde Einblicke in die Daten

Ein Einblick in Echtzeitdaten ist entscheidend, damit die Verwaltung oder Geschäftsleitung eines Unternehmens den Überblick behält und alles im Griff hat.

Ohne die Möglichkeit, in Echtzeit Einblicke in Daten wie beispielsweise den Zeitaufwand für ein bestimmtes Projekt zu erhalten, hat die Geschäftsleitung auch keine Möglichkeit, automatisch benachrichtigt zu werden, wenn mehr Zeit für das Projekt aufgewendet wurde, als dem Unternehmen erstattet werden kann.

Daher kann es schnell zu einem Konflikt zwischen Kunde und Unternehmen kommen, wenn der mangelnde Einblick in die Zeit- oder Kostenverwendung eines Mitarbeiters nicht mit den Unternehmensrichtlinien oder den mit dem Kunden getroffenen Vereinbarungen im Einklang steht.

3. Unternehmensrichtlinien sind nicht enthalten

Der vorangegangene Punkt steht in vollem Einklang mit der nächsten großen Herausforderung im Zusammenhang mit der manuellen Bearbeitung von Spesenabrechnungen. Hat ein Unternehmen seine Prozesse rund um das Spesenmanagement automatisiert, können in den Unternehmensrichtlinien Obergrenzen festgelegt werden, um sicherzustellen, dass nicht mehr Geld als vereinbart ausgegeben wird.

Gleichzeitig lassen sich zwei Probleme angehen: betrügerische Mehrausgaben sowie Manipulationen bei den Spesenabrechnungen und deren Abrechnung. Die Einführung entsprechender Unternehmensrichtlinien ist daher empfehlenswert.

4. Fehlende Berichte

Es mag ziemlich absurd erscheinen, aber eine der größten Herausforderungen beim Ausgabenmanagement ist bei weitem, dass Belege oft schon vor der Bearbeitung verloren gehen oder irgendwo im Prozess untertauchen.

Bei einem manuellen Prozess zur Bearbeitung der Spesenabrechnungen Die Fehlerquote ist immer höher, als wenn der Vorgang automatisiert worden wäre. Auf diese Weise können die Ausgaben sofort erfasst werden, und Sie müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, Ihre Belege aufzubewahren.

Es gibt fast immer Raum für Verbesserungen, und das gehört auch zum Weg dazu, dein Unternehmen und dich selbst weiterzuentwickeln.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist das größte Problem bei der manuellen Verwaltung von Ausgaben?

Die manuelle Dateneingabe und -bearbeitung stellt die häufigste und gravierendste Herausforderung dar. Für jede Ausgabe muss ein Mitarbeiter die Daten eingeben, ein Genehmiger die physischen Unterlagen prüfen und ein Mitarbeiter der Finanzabteilung die Informationen erneut in das Buchhaltungssystem eingeben. Dies verursacht unnötigen Arbeitsaufwand für mehrere Personen und erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit in jedem Schritt.

Inwiefern führt die manuelle Spesenabrechnung zu unzureichenden Einblicken in die Daten?

Manuelle Prozesse können keine Echtzeitdaten liefern. Bis eine Reisekostenabrechnung das Finanzteam erreicht, kodiert und ins System eingegeben wird, hat die Ausgabe oft bereits die Budget- oder Richtliniengrenzen überschritten, ohne dass dies jemand bemerkt hat. Ohne Echtzeitdaten kann das Management keine proaktiven Warnungen bei überhöhten Ausgaben für Projekte ausgeben oder erkennen, welche Aktivitäten unverhältnismäßig viele Ressourcen beanspruchen.

Warum lassen sich die Spesenrichtlinien eines Unternehmens im Rahmen eines manuellen Prozesses nicht wirksam durchsetzen?

Bei manuellen Prozessen gibt es keine Möglichkeit, eine eingereichte Spesenabrechnung bereits zum Zeitpunkt der Einreichung anhand der Richtlinien zu überprüfen. Verstöße kommen erst bei der manuellen Prüfung ans Licht – sofern der Prüfer sie bemerkt. Das bedeutet, dass sowohl versehentliche Überschreitungen als auch vorsätzlicher Betrug das System passieren können, ohne automatisch erkannt zu werden, wodurch die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften vollständig auf die einzelnen Genehmiger entfällt.

Was kann die Automatisierung leisten, was die manuelle Bearbeitung von Ausgaben nicht kann?

Die Automatisierung bewältigt alle vier Herausforderungen gleichzeitig. Sie macht die manuelle Dateneingabe durch OCR und Kartenintegration überflüssig, bietet über ein Live-Dashboard Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben, setzt Unternehmensrichtlinien bereits bei der Einreichung durch und erstellt einen lückenlosen digitalen Prüfpfad. Das Ergebnis ist ein schnellerer Prozess mit weniger Fehlern und besserer Compliance bei geringeren Gesamtkosten.