In einer kürzlich erschienenen Veröffentlichung von Levvel Research wird eine Reihe von Vorschlägen gemacht, auf welche Herausforderungen ein Unternehmen stoßen kann, wenn es seine Ausgabenmanagementprozesse manuell verwaltet.
1. Manuelle Verschlüsselung und Handhabung
An erster Stelle steht die manuelle Eingabe und Bearbeitung. Dies ist das größte Problem, wenn Sie Ihre Prozesse nicht automatisiert haben. Es ist nicht unbedingt ein Problem an sich, aber die Folgen sind oft umfassend. Manuelle Arbeit ist äußerst zeitaufwändig und führt in der Regel dazu, dass mehr Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden. Das bedeutet, dass sich eine Reihe von Mitarbeitern auf Aufgaben konzentrieren muss, die nicht zu ihren Kernkompetenzen gehören.
Die Prozesskosten können daher plötzlich aus dem Ruder laufen, wenn ein hoch bezahlter Mitarbeiter Zeit damit verbringen muss, Umschläge mit ausgefüllten Plänen und Belegen auszufüllen und weiterzuleiten.
2. Mangelnder Einblick in die Daten
Die Einsicht in Echtzeitdaten ist für die Verwaltung oder das Management eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Wenn sie beispielsweise keinen Einblick in Echtzeitdaten über die für ein bestimmtes Projekt aufgewendete Zeit erhalten, hat die Unternehmensleitung nicht die Möglichkeit, automatisch benachrichtigt zu werden, wenn mehr Zeit für das Projekt aufgewendet wurde, als dem Unternehmen erstattet werden kann.
Daher kann es schnell zu einem Konflikt zwischen Kunde und Unternehmen kommen, wenn der fehlende Dateneinblick in den Zeit- oder Geldverbrauch eines Mitarbeiters nicht mit der Unternehmenspolitik oder den Vereinbarungen mit dem Kunden übereinstimmt.
3. Die Unternehmenspolitik ist nicht integriert
Der vorangegangene Punkt steht in vollem Einklang mit der nächsten großen Herausforderung der manuellen Handhabung von Ausgaben. Wenn ein Unternehmen seine Prozesse rund um die Spesenverwaltung automatisiert hat, dann können die Unternehmensrichtlinien Beschränkungen festlegen, um sicherzustellen, dass nicht mehr Geld als vereinbart verwendet werden kann. Gleichzeitig können zwei Dinge verhindert werden: betrügerische Mehrausgaben und Betrug bei Ausgaben und deren Abrechnung. Die Einbeziehung von Unternehmensrichtlinien ist daher eine gute Idee.
4. Fehlende Berichte
Es mag absurd erscheinen, aber eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Ausgaben ist das Verschwinden von Berichten. 24 % der Befragten nannten fehlende Berichte als eine ihrer größten Herausforderungen. Wir hoffen wirklich, dass die Belege in Papierform aufbewahrt werden. Die Fehlerquote wird immer größer sein, wenn wir Spesenabrechnungen in der Hand halten, anstatt den Prozess zu automatisieren.
Es gibt fast immer Raum für Verbesserungen, und das ist auch ein Teil der Reise zur Entwicklung Ihres Unternehmens und Ihrer selbst.
