Die Rolle des CFO ist während des Jahresendprozesses besonders anspruchsvoll, da er alle Abteilungsbudgets, Jahresabschlüsse, Effizienz und vieles mehr überprüfen muss. Für die Abteilung Finance umfasst dies sowohl die Debitoren- als auch die Kreditorenbuchhaltung sowie die Instrumente und Prozesse, die für die Erstellung genauer Finanzergebnisse zum Jahresende erforderlich sind. Dies ist keine kleine Aufgabe, und wir sind hier, um Sie für die bestmögliche Bewältigung der Ausgabenverwaltung zu rüsten!
Wie viel Zeit verbringt Ihr Team mit der manuellen Verwaltung von Ausgaben?
Buchhaltungsaufgaben sind oft manuell, zeitaufwändig und fehleranfällig. Bedenken Sie, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter jeden Monat mit dem Erstellen, Überprüfen und Bearbeiten von Spesenabrechnungen verbringen. Dies kann und sollte optimiert und automatisiert werden.
Automatisiertes Spesenmanagement solutions ersetzt keine Mitarbeiter, sondern ermöglicht es ihnen, produktiver zu sein und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben zu verwenden, was die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und bessere Ergebnisse für das Unternehmen liefert.
Stellen Sie sich vor, Ihr Team würde 15-30 Minuten pro Spesenabrechnung aufwenden. In kleineren Unternehmen könnte dies für einen einzelnen Buchhalter mehr als 10 Stunden Arbeit pro Woche bedeuten. Das ist ein Viertel der Arbeitszeit eines Mitarbeiters in einer einzigen Woche. Damit wird kein Mehrwert für das Unternehmen geschaffen, sondern es handelt sich um eine Routineaufgabe, die effizient erledigt werden muss.
Die Zeit, die für die manuelle und arbeitsintensive Verwaltung des Ausgabenmanagements aufgewendet wird, könnte für strategische und geschäftskritische Aufgaben verwendet werden, die einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Die Automatisierung Ihres Kostenverwaltungsprozesses würde genau das erreichen.
Wie gewährleisten Sie Genauigkeit und Transparenz bei der Verwaltung Ihrer Ausgaben?
Sind Ihre Spesenabrechnungen anfällig für Fehler? Wie behalten Sie den Überblick über die Belege und Ausgaben Ihrer Mitarbeiter? Erwägen Sie solutions wie Acubiz, die den Prozess digitalisieren und die Genauigkeit sicherstellen:
- OCR-Technologie: Scannen Sie Belege mit optischer Zeichenerkennung für eine präzise Dateneingabe.
- Digitale Archivierung: Speichern Sie Spesenbelege elektronisch, um den Zugriff zu erleichtern und den Verlust zu verhindern.
- Automatisierte Genehmigungen: Implementieren Sie automatisierte Genehmigungsprozesse auf der Grundlage von Unternehmensrichtlinien.
- Berichte in Echtzeit: Sie erhalten laufend Einblicke in die Ausgaben und können schnell handeln.
- Analyse und Berichterstattung: Nutzen Sie Analysetools, um Einsparmöglichkeiten zu ermitteln.
- Regelmäßige Prüfung: Überprüfen Sie den Prozess regelmäßig, um Fehler und Schwachstellen aufzudecken.
- Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter in das System und die Richtlinien eingewiesen werden.
- Kontrolle der Lieferanten: Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, um genaue Rechnungen zu erhalten.
- Datenqualität: Behalten Sie eine konsistente Kostenkodierung für eine genaue Berichterstattung bei.
Wie können Sie Ausgaben und Kosten in Echtzeit verfolgen?
Können Sie problemlos auf detaillierte Echtzeitinformationen zu Ausgaben, Genehmigungen und Status zugreifen?
Die Acubiz-Lösung für die Verwaltung von Ausgaben bietet Ihnen Einblicke in jeden Ausgabenprozess, von der Einreichung bis zur Genehmigung, Kontrolle und Zahlung. Außerdem können Sie die Ausgaben nach Abteilung, Kosten, Kategorie oder anderen relevanten Faktoren kategorisieren.
Wenn Sie wissen möchten, welche Abteilung die meisten Ausgaben verursacht, ob die höchsten Ausgaben für Kraftstoff oder Flugreisen anfallen oder welche Ausgabenkategorie den größten Kostenfaktor für das Unternehmen darstellt, können Sie dies mit Acubiz herausfinden. Dieser Einblick liefert wertvolle Informationen für fundierte Entscheidungen und die Berichterstattung über Ausgaben.
Bedenken Sie den Wert einer einheitlichen Plattform für das Ausgabenmanagement, die sofortige Einblicke bietet.
Wie optimieren Sie Ihre Lieferantenbeziehungen mit Ihrem Kostenmanagement-Anbieter?
- Kontinuierliche Bewertung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Lieferanten, um die besten Preise und Bedingungen zu erhalten. Beurteilen Sie, ob Ihre derzeitigen Lieferanten noch Ihren Bedürfnissen entsprechen und ob es Möglichkeiten für Verbesserungen oder Einsparungen gibt.
- Automatisierung von Prozessen: Implementieren Sie automatisierte solutions , um Prozesse zu verhandeln und zu optimieren. Die Automatisierung der Ausgabenverwaltung kann Fehler reduzieren, die Effizienz steigern und Ressourcen für strategischere Aufgaben wie Lieferantenverhandlungen freisetzen.
- Dateneinblicke: Nutzen Sie die Erkenntnisse aus der Ausgabenmanagementlösung, um Ausgabenmuster, Volumen und Trends zu analysieren. Diese Einblicke ermöglichen ein besseres Verständnis von Ausgabenkategorien und Einsparungsmöglichkeiten, die Ihre Verhandlungsposition stärken können.
- Strategisch verhandeln: Nutzen Sie genaue Informationen aus der Ausgabenmanagementlösung, um strategischer mit Lieferanten zu verhandeln. Präsentieren Sie faktenbasierte Argumente auf der Grundlage der bisherigen Ausgaben und des Volumens, um bessere Preise und Bedingungen zu erzielen.
- Dialog mit den Lieferanten: Führen Sie einen offenen Dialog mit den Lieferanten und tauschen Sie Daten und Erkenntnisse über die Zusammenarbeit aus. Erörtern Sie Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen und zur Erzielung gegenseitiger Vorteile durch die Zusammenarbeit.
- Fokus auf Qualität: Sorgen Sie für eine einheitliche Kodierung der Ausgaben für eine genaue Berichterstattung und Analyse. Dies sorgt für mehr Transparenz und Präzision bei den Ausgabendaten.
- Kontinuierliche Anpassung: Wählen Sie eine Kostenmanagementlösung, die sich an die veränderten Anforderungen Ihres Unternehmens und an die Lieferantenstruktur anpassen kann. So können Sie schnell auf Veränderungen reagieren und bessere Ergebnisse erzielen.
Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen und die Kostenmanagementlösung als strategischen Partner nutzen, können Sie Ihre Lieferantenbeziehungen optimieren, Einsparungen erzielen und sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihren Lieferanten einen Mehrwert schaffen.
Wie können Sie den Jahresabschluss und die Berichterstattung vereinfachen?
Sind die letzten Monate des Haushaltsjahres für Sie und Ihre Abteilung stressig?
Der Abschluss von Finanztransaktionen kann eine einschüchternde und zeitraubende Aufgabe sein. Sie können diese Aufgabe jedoch für sich und Ihre Abteilung weniger beschwerlich gestalten. Die automatisierte Spesenverwaltung solutions hilft Ihnen, den Überblick über Ausgaben und Belege oder Rechnungen zu behalten, indem sie diese digital speichert, so dass Sie die erforderlichen Informationen und Dokumente am Ende des Geschäftsjahres leicht abrufen können. Sie brauchen nicht mehr nach losen Papieren zu suchen oder Ihre Mitarbeiter aufzufordern, ihre Ausgaben pünktlich einzureichen.
Und sollten Sie jemals mit einer Prüfung konfrontiert werden, wird das Verfahren dank der digitalen Dokumentation reibungslos ablaufen.
Was können Sie als CFO aus diesem Artikel mitnehmen?
Als CFO müssen Sie sich einige entscheidende Fragen stellen, um ein effizientes Ausgabenmanagement zu gewährleisten, das den Nutzen für Ihre Mitarbeiter optimiert.
Wenn Sie den Zeit- und Kostenaufwand für manuelle Aufgaben, die Genauigkeit und Transparenz der Ausgabenverwaltung und die Vereinfachung am Ende des Geschäftsjahres berücksichtigen, können Sie die Leistung Ihres Unternehmens strategisch verbessern und gleichzeitig Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben freisetzen. Mit den richtigen Erkenntnissen, Automatisierung und der Zusammenarbeit mit solutions wie Acubiz können Sie Ihre Ausgabenverwaltung in einen nahtlosen und wertschöpfenden Prozess verwandeln.
Acubiz ist eine der vielen ausgezeichneten solutions in diesem Bereich und unterstützt Unternehmen seit über 25 Jahren bei der Digitalisierung und Rationalisierung von Spesenmanagementprozessen.
