5 Questions for You, CFO!

Die Rolle des Finanzvorstands ist während des Jahresabschlussprozesses besonders anspruchsvoll, da sie die Überprüfung aller Abteilungsbudgets, Jahresabschlüsse, der Effizienz und vieles mehr umfasst. Für den Finanzabteilung, dies umfasst sowohl Forderungen aus Lieferungen und Leistungen als auch Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungensowie die Werkzeuge und Prozesse, die für die Erstellung präziser Jahresabschlüsse erforderlich sind. Das ist keine leichte Aufgabe, daher möchten wir Sie dabei unterstützen, diese Herausforderung zu meistern Kostenmanagement auf die bestmögliche Art und Weise!

TL;DRDa das Jahresende näher rückt, fordert Acubiz Finanzvorstände dazu auf, fünf entscheidende Aspekte ihres Spesenmanagements zu überprüfen: den Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung, die Genauigkeit der Berichterstattung, die Einhaltung von Vorschriften, die Integrationsqualität ihrer Tools und die Frage, inwieweit ihre derzeitige Lösung die strategische Entscheidungsfindung unterstützt. Durch automatisiertes Spesenmanagement werden Finanzteams entlastet, sodass sie sich von routinemäßigen Verwaltungsaufgaben auf wertschöpfende Analysen konzentrieren können.

Wie viel Zeit verbringt Ihr Team mit der manuellen Spesenabrechnung?

Buchhaltungsaufgaben sind oft manuell, zeitaufwendig und fehleranfällig. Überlegen Sie einmal, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter mit der Erstellung, Überprüfung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen jeden Monat. Dies kann und sollte optimiert und automatisiert werden.

Automatisierte Lösungen für das Spesenmanagement ersetzen keine Mitarbeiter; sie versetzen diese vielmehr in die Lage, produktiver zu arbeiten und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben aufzuwenden, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und zu besseren Ergebnissen für das Unternehmen führt.

Stellen Sie sich vor, Ihr Team würde 15 bis 30 Minuten pro Spesenabrechnung aufwenden. In kleineren Unternehmen könnte dies für einen einzelnen Buchhalter mehr als 10 Arbeitsstunden pro Woche bedeuten. Das entspricht einem Viertel der Arbeitszeit eines Mitarbeiters in einer einzigen Woche. Dies schafft keinen Mehrwert für das Unternehmen; es handelt sich um eine Routineaufgabe, die effizient erledigt werden muss.

Die Zeit, die für die manuelle und arbeitsintensive Verwaltung des Spesenmanagements aufgewendet wird, könnte für strategische und geschäftskritische Aufgaben genutzt werden, die einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Durch die Automatisierung Ihres Spesenmanagementprozesses würde genau dies erreicht werden.

Wie stellen Sie Genauigkeit und Transparenz in Ihrem Spesenmanagement sicher?

Sind Ihre Spesenabrechnungen fehleranfällig? Wie behalten Sie den Überblick über die Belege und Ausgaben Ihrer Mitarbeiter? Ziehen Sie Lösungen wie die folgenden in Betracht: Acubiz, die den Prozess digitalisieren und die Genauigkeit gewährleisten durch:

• OCR-Technologie: Scannen Sie Belege mit optischer Zeichenerkennung, um eine präzise Dateneingabe zu gewährleisten.
• Digitale Archivierung: Speichern Sie Spesenbelege elektronisch, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten und Verluste zu vermeiden.
• Automatisierte Genehmigungen: Implementieren Sie automatisierte Genehmigungsprozesse auf der Grundlage von Unternehmensrichtlinien.
• Echtzeit-Berichterstattung: Verschaffen Sie sich kontinuierlich Einblicke in die Ausgaben, um schnell handeln zu können.
• Analyse und Berichterstattung: Nutzen Sie Analysetools, um Einsparpotenziale zu identifizieren.
• Regelmäßige Prüfung: Überprüfen Sie den Prozess regelmäßig, um Fehler und Schwachstellen aufzudecken.
• Mitarbeiterschulung: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter in der Nutzung des Systems und den Richtlinien geschult sind.
• Lieferantenkontrolle: Arbeiten Sie mit Lieferanten zusammen, um korrekte Rechnungen zu gewährleisten.
• Datenqualität: Sorgen Sie für eine einheitliche Kostenkontierung, um eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten.

Wie lassen sich Ausgaben und Kosten in Echtzeit erfassen?

Haben Sie einfachen Zugriff auf detaillierte Echtzeit-Informationen zu Ausgaben, Genehmigungen und dem Bearbeitungsstatus?

Eine Acubiz-Lösung für das Spesenmanagement bietet Ihnen Einblicke in jeden einzelnen Spesenprozess – von der Einreichung über die Genehmigung und Kontrolle bis hin zur Auszahlung. Darüber hinaus können Sie Ausgaben nach Abteilung, Kostenart, Kategorie oder anderen relevanten Faktoren kategorisieren.

Wenn Sie wissen möchten, welche Abteilung die höchsten Ausgaben verursacht, ob die größten Ausgaben auf Kraftstoff oder Flugreisen entfallen oder welche Ausgabenkategorie den größten Kostenfaktor für das Unternehmen darstellt, können Sie dies mit Acubiz herausfinden. Diese Erkenntnisse liefern wertvolle Informationen für fundierte Entscheidungen und die Berichterstattung über Ausgaben.

Denken Sie darüber nach, welche Vorteile eine einheitliche Plattform für das Ausgabenmanagement bietet, die Ihnen sofortige Einblicke ermöglicht.

Wie optimieren Sie Ihre Lieferantenbeziehungen zu Ihrem Anbieter für das Spesenmanagement?

• Laufende Bewertung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Lieferanten, um sicherzustellen, dass Sie die besten Preise und Konditionen erhalten. Prüfen Sie, ob Ihre derzeitigen Lieferanten Ihren Anforderungen noch gerecht werden und ob es Möglichkeiten für Verbesserungen oder Einsparungen gibt.
• Prozessautomatisierung: Führen Sie automatisierte Lösungen ein, um Prozesse zu optimieren und Verhandlungen zu führen. Die Automatisierung des Spesenmanagements kann Fehler reduzieren, die Effizienz steigern und Ressourcen für strategischere Aufgaben wie Lieferantenverhandlungen freisetzen.
• Dateneinblicke: Nutzen Sie die Erkenntnisse aus der Spesenmanagement-Lösung, um Ausgabemuster, -volumen und -trends zu analysieren. Diese Erkenntnisse vermitteln ein besseres Verständnis der Ausgabenkategorien und zeigen Einsparpotenziale auf, die Ihre Verhandlungsposition stärken können.
• Strategische Verhandlungen: Nutzen Sie präzise Informationen aus der Ausgabenmanagement-Lösung, um strategischere Verhandlungen mit Lieferanten zu führen. Bringen Sie faktenbasierte Argumente vor, die sich auf vergangene Ausgaben und Mengen stützen, um bessere Preise und Konditionen zu erzielen.
• Lieferantendialog: Bauen Sie einen offenen Dialog mit Lieferanten auf und tauschen Sie Daten und Erkenntnisse über die Zusammenarbeit aus. Erörtern Sie Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und zur Erzielung gegenseitiger Vorteile durch die Zusammenarbeit.
• Fokus auf Qualität: Sorgen Sie für eine einheitliche Kodierung der Ausgaben, um eine genaue Berichterstattung und Analyse zu gewährleisten. Dies sorgt für mehr Transparenz und Genauigkeit bei den Ausgabendaten.
• Kontinuierliche Anpassung: Entscheiden Sie sich für eine Lösung zur Spesenabrechnung, die sich an veränderte Anforderungen Ihres Unternehmens und an die Lieferantenstruktur anpassen lässt. So können Sie schnell auf Veränderungen reagieren und bessere Ergebnisse erzielen.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen und die Lösung für das Ausgabenmanagement als strategischen Partner nutzen, können Sie die Lieferantenbeziehungen optimieren, Einsparungen erzielen und einen gemeinsamen Mehrwert sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihren Lieferanten schaffen.

Wie lässt sich der Jahresabschluss und die Berichterstattung vereinfachen?

Sind die letzten Monate des Geschäftsjahres für Sie und Ihre Abteilung mit Stress verbunden?

Die Abwicklung von Finanztransaktionen kann eine einschüchternde und zeitaufwändige Aufgabe sein. Sie können diesen Vorgang jedoch für sich und Ihre Abteilung weniger aufwendig gestalten. Automatisierte Lösungen für das Spesenmanagement helfen Ihnen dabei, Ausgaben, Belege und Rechnungen im Blick zu behalten, indem sie diese digital speichern. So können Sie am Ende des Geschäftsjahres die erforderlichen Informationen und Dokumente ganz einfach abrufen. Sie müssen nicht mehr nach verstreuten Papieren suchen oder Mitarbeiter daran erinnern, ihre Spesenabrechnungen fristgerecht einzureichen.

Und sollten Sie jemals einer Prüfung unterzogen werden, wird der Ablauf dank der digitalen Dokumentation reibungslos verlaufen.

Was können Sie als CFO aus diesem Artikel mitnehmen?

Als CFO sollten Sie sich einige entscheidende Fragen stellen, um ein effizientes Spesenmanagement zu gewährleisten, das den Nutzen für Ihre Mitarbeiter maximiert.

Indem Sie den Zeit- und Kostenaufwand für manuelle Aufgaben, die Genauigkeit und Transparenz im Spesenmanagement sowie die Vereinfachung am Ende des Geschäftsjahres berücksichtigen, können Sie die Leistung Ihres Unternehmens strategisch verbessern und gleichzeitig Ressourcen für wertschöpfendere Aufgaben freisetzen. Mit den richtigen Einblicken, Automatisierung und Zusammenarbeit mit Lösungen wie Acubiz können Sie Ihr Spesenmanagement in einen nahtlosen und wertschöpfenden Prozess verwandeln.

Acubiz ist eine der vielen hervorragenden Lösungen in diesem Bereich und unterstützt Unternehmen seit über 25 Jahren bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Spesenabrechnungsprozesse.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Zeit kostet die manuelle Spesenabrechnung ein Finanzteam tatsächlich?

Untersuchungen und die eigenen Erkenntnisse von Acubiz deuten darauf hin, dass die manuelle Bearbeitung einer einzelnen Spesenabrechnung etwa 15 bis 30 Minuten in Anspruch nimmt. In einem kleineren Unternehmen kann sich dies für einen Buchhalter auf mehr als 10 Arbeitsstunden pro Woche summieren, was bedeutet, dass etwa ein Viertel seiner Arbeitszeit für Routineaufgaben im Verwaltungsbereich aufgewendet wird, anstatt für wertschöpfende Tätigkeiten.

Wie gewährleistet Acubiz die Genauigkeit bei der Spesenabrechnung?

Acubiz nutzt OCR-Technologie, um Belege zu scannen und Daten mittels optischer Zeichenerkennung zu extrahieren, wodurch Fehler bei der manuellen Dateneingabe reduziert werden. Die Spesen werden digital gespeichert, wobei alle Belege angehängt sind, und die automatisierte Validierung weist auf Unstimmigkeiten hin, bevor diese den Genehmiger erreichen. Dies senkt die Fehlerquote im Vergleich zu papierbasierten oder auf Tabellenkalkulationen basierenden Prozessen erheblich.

Was sollte ein CFO zum Jahresende im Hinblick auf das Ausgabenmanagement überprüfen?

Fünf Schlüsselbereiche: der Zeitaufwand Ihres Teams für die manuelle Bearbeitung, die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit Ihrer Spesenabrechnungsdaten, die Einhaltung interner Richtlinien und steuerrechtlicher Vorschriften, die Integration zwischen Ihrem Spesenabrechnungs-Tool und Ihrem Finanzsystem sowie die Frage, ob die Daten aus den Spesenabrechnungen in strategische Entscheidungen einfließen. Lücken in einem dieser Bereiche sind gute Ansatzpunkte für Investitionen in die Automatisierung.

Kann die Automatisierung des Spesenmanagements zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beitragen?

Ja. Automatisierte Systeme sorgen bereits bei der Einreichung für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und buchhalterischen Vorgaben – nicht erst im Nachhinein. Acubiz wendet Regeln zur Belegdokumentation, zur Mehrwertsteuereinstufung und zu Tagespauschalen automatisch an, sodass die Finanzteams weniger Zeit damit verbringen, Korrekturen einzufordern, und die Wirtschaftsprüfer übersichtlichere, lückenlos dokumentierte Unterlagen vorfinden.