Was ist eigentlich eine Disziplin des „ Spesenmanagements “? Kurz gesagt: Der Begriff bezeichnet den Prozess der Handhabung und Kontrolle von mitarbeiterinitiierten Geschäftsausgaben.
Diese Kosten fallen in allen Unternehmen an, natürlich mit Unterschieden hinsichtlich Umfang und Art der Ausgaben. Anders ausgedrückt: Alle Unternehmen haben in unterschiedlichem Umfang den Bedarf, die Mitarbeiterausgaben zu verwalten.
Darüber hinaus gibt es einige grundlegende rechtliche Grundsätze der Buchführung und Rechnungslegung, die ein Unternehmen einhalten muss, wenn Kosten in der Buchhaltung auf der Sollseite verbucht werden sollen. Dabei geht es natürlich um Dokumentationspflichten für Belege, die für die Wirtschaftsprüfer aufbewahrt werden müssen.
Lesen Sie weiter und verschaffen Sie sich einen Überblick sowie ein paar Tipps, wie Sie die Kosten richtig in den Griff bekommen.
Arten von Ausgaben
Manche Arbeitnehmer haben im Laufe des Jahres nur sehr wenige geschäftsbezogene Ausgaben. Bei anderen hingegen sind es jede Woche zahlreiche Ausgaben.
Gerade bei Mitarbeitern mit häufiger Reisetätigkeit oder regelmäßigen Kunden- und Mandantenbesuchen sind die wöchentlichen Ausgaben für Fahrtkosten und Verpflegung oft eine Notwendigkeit für die Ausübung der Tätigkeit. Der klassische Großposten sind daher oft die Reisekosten.
Wir beobachten jedoch häufig auch, dass Mitarbeiter, die stationär arbeiten, vermehrt Ausgaben tätigen, die von einer klar definierten Abwicklung profitieren. Dies könnte beispielsweise für Mitarbeiter der Marketingabteilung gelten, die per Kreditkarte Software, Anzeigen und Content-Elemente (wie Grafiken und Stockfotos) im Abonnement kaufen.
Das sind nur ein paar Beispiele, denn im Grunde geht es bei der Spesenverwaltung darum, ALLE Ausgaben, die Ihre Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit verursachen, zu verfolgen und zu verstehen.
Prozess, Prozess, Prozess
Prozesse und Arbeitsabläufe sind die beiden Themen, die wir bei Acubiz ständig im Fokus haben. Sie bilden die entscheidende Grundlage, um das Spesenmanagement wirklich zu beherrschen.
Der Prozess umfasst alle anfallenden Aufgaben, von der Erfassung der Ausgaben über die Genehmigung bis hin zur Kontrolle und Abrechnung. Richtlinien und Regeln für Ausgaben, die Ihr Unternehmen möglicherweise definiert hat, sind ebenfalls Teil des Prozesses.
Wenn Ihr Ziel darin besteht, den schwarzen Gürtel in dieser Disziplin zu erreichen, müssen Sie mit dem Prozess beginnen. Planen Sie Ihre heutige Arbeitsweise und planen Sie, wie Sie morgen arbeiten möchten. Es ist in der Regel sinnvoll, sich hierfür qualifizierten Input zu holen.
Digitalisierung
Jede Organisation verfügt über einen Prozess zur Verwaltung mitarbeiterinitiierter Ausgaben. Die Frage ist nur, ob der Prozess gut definiert und implementiert ist. Außerdem stellt sich die Frage, ob er analog und manuell oder digital und automatisiert abläuft.
Gleichzeitig ist es nicht unwichtig, welche Werkzeuge Sie zur Verfügung haben, um support Der Prozess. Viele Unternehmen erledigen ihre Spesenabrechnungen immer noch manuell oder pseudo-digital. Um es klar zu sagen: Damit sind einige Herausforderungen verbunden .
Die Digitalisierung des Prozesses rund um Mitarbeiterausgaben und die damit verbundenen Aufgaben ist ein Kinderspiel. Der Prozess eignet sich hervorragend für die Digitalisierung. Der größte Vorteil ist die enorme Zeitersparnis, die sowohl den Mitarbeitern/Nutzern, den Managern/Genehmigern, der Finanzabteilung als auch dem gesamten Unternehmen zugutekommt. Dies schafft eine solide Grundlage für Produktivitätssteigerungen.
Eine digitale Reisekostenlösung bietet Ihnen zudem mehr Kontrolle und Einblick in die Ausgabenmuster Ihres Unternehmens. Sie gewährleisten außerdem eine höhere Compliance mit Unternehmensrichtlinien und -regeln im Zusammenhang mit Spesen.
Andererseits hat Ihr Unternehmen den Prozess möglicherweise bereits vollständig oder teilweise digitalisiert. Dies bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass Ihr Unternehmen die Kunst des Ausgabenmanagements vollständig beherrscht.
Viele Tools bieten nur eingeschränkte Funktionalität und basieren nicht auf einem fundierten Prozessverständnis. Dies können beispielsweise Tools von Kreditkartenanbietern oder Tools sein, die Teil Ihres Enterprise-Resource-Planning- oder Gehaltssystems sind .
Vergewissern Sie sich, dass Sie den Markt gründlich sondieren, bevor Sie sich für ein Gerät entscheiden.
Warum sollten Sie sich um das Ausgabenmanagement bemühen?
Sicher, Ihr Unternehmen verfügt bereits über einen Prozess zur Kostenerfassung. Dann denken Sie: „So wie wir es heute machen, funktioniert es…“ oder „Es bringt wahrscheinlich nicht viel, wenn wir etwas dagegen unternehmen…“. Entschuldigung, aber ich muss Sie hier unterbrechen. Tatsache ist, dass Sie erhebliche Vorteile erzielen können, wenn Sie Ihr Unternehmen in dieser Disziplin zum Branchenführer führen.
Zum einen sparen Anwender und Finanzabteilung Zeit. Zum anderen stehen Ihnen Daten zur Verfügung. Sie erhalten dadurch einen besseren Einblick in das Ausgabeverhalten Ihres Unternehmens. Darüber hinaus können Sie das Ausgabeverhalten Ihrer Mitarbeiter durch effektive Kontrollmechanismen beeinflussen und verändern.
Viele Anbieter in den wichtigsten Kostenkategorien arbeiten oft mit dynamischen Preisregelungen, um ihren Gewinn zu maximieren. Betrachten wir beispielsweise eine Kategorie wie Benzin. Nehmen wir an, ich habe vor ein paar Tagen an einer Tankstelle an der Autobahn Diesel für 8,72 DKK pro Liter getankt. Kurz darauf kam ich an einer Tankstelle an der Autobahn vorbei, an der der Preis 10,89 DKK pro Liter betrug. Das ist ein Unterschied von fast 25 %!
Hotelpreise sind ein weiteres Beispiel für große Schwankungen. Zwar schließen viele Unternehmen Geschäftsvereinbarungen mit Anbietern in diesen Kategorien ab, doch dies entspricht nicht den niedrigsten Preisen im Vergleich zu den marktweiten Tagespreisen.
Bei Acubiz befürworten wir das Prinzip: „Geben Sie Firmengelder so aus, als wären sie Ihre eigenen.“ Das bedeutet, dass die Mitarbeiter die verschiedenen Vereinbarungen kennen müssen, um anders handeln zu können. Ob dies zulässig ist, entscheidet natürlich das Management.
Was wäre, wenn Sie einen so tiefen Einblick in die Ausgabenkategorien Ihres Unternehmens erhalten könnten, dass Sie problemlos einen Vergleich mit dem tatsächlichen Preisniveau auf dem Markt anstellen können? Und was wäre, wenn Sie Ihre Nutzer auf der Grundlage dieses Wissens steuern könnten? Oder noch besser: Wie wäre es, wenn Sie dieses Wissen das nächste Mal, wenn Sie oder Ihr Beschaffungsmanager über Treibstoff-, Hotel- oder andere Lieferantenverträge verhandeln, auf den Tisch legen könnten?
Warum sollten Sie also in die Rationalisierung Ihrer Mitarbeiterausgaben investieren? Nun, es geht um den gesunden Menschenverstand!
Acubiz kann Ihnen dabei helfen! Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen mit einer Lösung von Acubiz den vollen Überblick verschaffen können.
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