Was für eine Art von Disziplin ist eigentlich "Spesenmanagement"? Nun, der Begriff bezieht sich auf den Prozess der Handhabung und Kontrolle von durch Mitarbeiter verursachten Geschäftsausgaben. Wenn Sie bei Wikipedia nachsehen, wird der Begriff auch hier in etwa so erklärt.
Alle Arten von Unternehmen haben diese Art von Kosten, natürlich mit Unterschieden im Hinblick auf den Umfang und die Art der Ausgaben. Mit anderen Worten, alle Unternehmen müssen in unterschiedlichem Maße die Kosten für die Mitarbeiter verwalten. Darüber hinaus gibt es auch einige rechtliche Grundlagen im Zusammenhang mit der Buchführung und Rechnungslegung, die ein Unternehmen einhalten muss, wenn die Kosten in den Büchern auf der Sollseite erscheinen sollen. Ich spreche natürlich von der Dokumentationspflicht für Belege, die für die Prüfer aufbewahrt werden müssen.
Lesen Sie weiter und verschaffen Sie sich einen Überblick sowie ein paar Tipps, wie Sie die Kosten richtig in den Griff bekommen.
Arten von Ausgaben
Manche Arbeitnehmer haben im Laufe eines Jahres nur sehr wenige geschäftlich bedingte Ausgaben. Andere hingegen haben wöchentlich zahlreiche Ausgaben. Dies gilt typischerweise für Arbeitnehmer mit häufiger Reisetätigkeit oder regelmäßigen Kunden- und Klientenbesuchen, bei denen die Kosten für Transport und Verpflegung oft als Notwendigkeit für die Ausübung der Tätigkeit des Arbeitnehmers auftauchen. Der klassische große Posten sind daher oft die Reisekosten.
Häufig stellen wir jedoch auch fest, dass Mitarbeiter, die in größerem Umfang stationär beschäftigt sind, Ausgaben haben, die von einem klar definierten Prozess profitieren können. Dies könnte zum Beispiel für Mitarbeiter in der Marketingabteilung gelten, die Kreditkarten verwenden, um Software, Anzeigen und Inhaltselemente (wie Grafiken und Stockfotos) auf Abonnementbasis zu kaufen.
Das sind nur ein paar Beispiele, denn im Grunde geht es bei der Spesenverwaltung darum, ALLE Ausgaben, die Ihre Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit verursachen, zu verfolgen und zu verstehen.
Prozess, Prozess, Prozess
Prozesse und Arbeitsabläufe sind die beiden Themen, denen wir uns bei Acubiz ständig widmen. Sie bilden die entscheidende Grundlage, um die Disziplin des Spesenmanagements wirklich zu beherrschen. Bei den Prozessen geht es um alle Aufgaben, die von der Erfassung der Ausgaben bis zur Genehmigung, Kontrolle und Abrechnung reichen. Zum Prozess gehören auch die Richtlinien und Regeln rund um die Ausgaben, die Ihr Unternehmen festgelegt hat oder auch nicht.
Wenn es Ihr Ziel ist, den schwarzen Gürtel in dieser Disziplin zu erlangen, dann müssen Sie mit dem Prozess beginnen. Stellen Sie fest, wie Sie heute arbeiten und wie Sie morgen arbeiten wollen. In der Regel ist es eine gute Idee, sich für diesen Teil qualifizierten Input zu holen.
Digitalisierung
Jedes Unternehmen verfügt über ein Verfahren zur Verwaltung der von Mitarbeitern veranlassten Ausgaben. Die Frage ist nur, ob der Prozess gut definiert und gut umgesetzt ist. Es ist auch eine Frage, ob er analog und manuell oder digital und automatisiert ist. Gleichzeitig ist es nicht unwichtig, welche Tools Sie einsetzen, um den Prozess zu support . Es gibt immer noch viele Unternehmen, die die Aufgaben rund um die Ausgaben manuell oder pseudo-digital lösen. Um es klar zu sagen: Es gibt mehrere Herausforderungen in diesem Zusammenhang.
Die Digitalisierung des Prozesses rund um die Personalkosten und die damit verbundenen Aufgaben ist eine Selbstverständlichkeit. Der Prozess ist sehr gut für die Digitalisierung geeignet. Der größte Vorteil ist die massive Zeitersparnis, die sowohl für die Mitarbeiter/Nutzer, die Manager/Bewerter, die Finanzabteilung und das Unternehmen im Allgemeinen von Vorteil ist. Dies schafft eine solide Grundlage für die Steigerung der Produktivität. Eine digitale Lösung für die Reisekostenabrechnung bietet auch eine bessere Kontrolle und einen besseren Einblick in die Ausgabenmuster in Ihrem Unternehmen. Sie sorgen auch für eine bessere Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -vorschriften in Bezug auf die Ausgaben.
Andererseits hat Ihr Unternehmen den Prozess vielleicht schon digitalisiert - entweder ganz oder teilweise. Das bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass Ihr Unternehmen die Kunst der Ausgabenverwaltung in vollem Umfang beherrscht. Es gibt viele Tools, die nur eine begrenzte Funktionalität bieten und nicht auf einem soliden Prozessverständnis beruhen. Dabei kann es sich beispielsweise um Tools handeln, die von Kreditkartenanbietern bereitgestellt werden, oder um Tools, die mit Ihrem Warenwirtschafts- oder Gehaltssystem mitgeliefert werden.
Vergewissern Sie sich, dass Sie den Markt gründlich sondieren, bevor Sie sich für ein Gerät entscheiden.
Warum sollten Sie sich um das Ausgabenmanagement bemühen?
Sicherlich gibt es in Ihrem Unternehmen bereits eine Art Prozess für die Ausgaben. Dann denken Sie: "Das funktioniert so, wie wir es heute machen..." oder "Das bringt wahrscheinlich nicht so viel, wenn wir etwas daran ändern...". Tut mir leid, aber ich muss Sie hier unterbrechen. Tatsache ist, dass Sie erhebliche Vorteile erzielen können, wenn Sie Ihr Unternehmen in dieser Disziplin zum Klassenbesten machen.
Da ist zum einen die Zeitersparnis, die sowohl die Nutzer als auch die Finanzabteilung erzielen werden. Eine andere Sache sind die Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen werden. Sie werden Ihnen helfen, viel mehr Einblick in das Ausgabeverhalten der Organisation zu gewinnen. Darüber hinaus können Sie das Ausgabeverhalten Ihrer Mitarbeiter durch wirksame Kontrollmechanismen beeinflussen und ändern.
Viele Anbieter innerhalb der vorherrschenden Ausgabenkategorien arbeiten oft mit dynamischen Preisregelungen, um den Gewinn zu maximieren. Betrachten Sie eine Kategorie wie Benzin und Diesel. Vor ein paar Tagen tankte ich an einer Tankstelle abseits der Autobahn Diesel für 8,72 DKK pro Liter. Kurz darauf kam ich an einer Tankstelle auf der Autobahn vorbei, wo der Preis 10,89 DKK pro Liter betrug. Das ist ein Unterschied von fast 25 %! Die Hotelpreise sind ein weiteres Beispiel für große Schwankungen. Natürlich schließen viele Unternehmen Geschäftsvereinbarungen mit Anbietern in diesen Kategorien ab, aber das bedeutet nicht, dass die Preise im Vergleich zu den Tagespreisen auf dem Markt am niedrigsten sind. Bei Acubiz gilt der Grundsatz : "Gib das Geld des Unternehmens so aus, als ob es dein eigenes wäre". Das bedeutet, dass die Mitarbeiter Kenntnisse über die verschiedenen Vereinbarungen in
Was wäre, wenn Sie einen so tiefen Einblick in die Ausgabenkategorien Ihres Unternehmens erhalten könnten, dass Sie problemlos einen Vergleich mit dem tatsächlichen Preisniveau auf dem Markt anstellen können? Und was wäre, wenn Sie Ihre Nutzer auf der Grundlage dieses Wissens steuern könnten? Oder noch besser: Wie wäre es, wenn Sie dieses Wissen das nächste Mal, wenn Sie oder Ihr Beschaffungsmanager über Treibstoff-, Hotel- oder andere Lieferantenverträge verhandeln, auf den Tisch legen könnten?
Warum sollten Sie also in die Rationalisierung Ihrer Mitarbeiterausgaben investieren? Nun, es geht um den gesunden Menschenverstand!
