"Man braucht Geld, um Geld zu verdienen". Das ist ein Satz, den die meisten Menschen schon einmal gehört haben, und diejenigen, die ein Unternehmen leiten oder sich um die Finanzen eines Unternehmens kümmern, können sich wahrscheinlich leicht damit identifizieren. Natürlich sind Investitionen erforderlich, um etwas wachsen zu lassen, und natürlich sind mit dem Betrieb eines Unternehmens Kosten verbunden. Ein gewisser Teil der Betriebskosten eines Unternehmens ist mit den Gruppen von Mitarbeitern verbunden, die in erster Linie das Wachstum vorantreiben, indem sie den Zufluss neuer Kunden, neue Einnahmen, zusätzliche Verkäufe an bestehende Kunden, die Abrechnung von Stunden usw. sicherstellen. Bei diesen Mitarbeitern handelt es sich in der Regel um Vertriebsmitarbeiter, Marketingfachleute und Berater. Diese Arten von Mitarbeitern haben oft Ausgaben, wenn sie ihre Arbeit machen. Wir sprechen hier von Ausgaben für Repräsentation, Mahlzeiten und Getränke, Anzeigen und Medienkäufe, Software-Abonnements, Transport- und Reisekosten und so weiter.
In diesem Blogbeitrag geht es nicht um die Budgetierung dieser Ausgaben oder ähnliches. Nein, es geht um die Kosten für die Bearbeitung und Verwaltung der Ausgaben. Denn es kostet auch Geld, den Überblick über die Ausgaben zu behalten. Ja, auch wenn es sich verrückt anhört, ist es eine Tatsache, dass Kosten damit verbunden sind, Kosten zu haben. Denn sie müssen dokumentiert, kontrolliert, genehmigt, verbucht und abgerechnet werden - und das alles in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen sowie den verschiedenen Unternehmensregeln und -richtlinien. In diesem Blogbeitrag geht es darum, wie diese Kosten gesenkt werden können - oder besser gesagt, wie diese Kosten erheblich gesenkt werden können, indem die Kostenverwaltung auf Autopilot gestellt wird.
Die Bedingungen der Nutzer
Kurz gesagt geht es darum, einen Prozess zu implementieren, der das Handling, die Kontrolle und die Buchführung von geschäftsbezogenen Ausgaben so einfach, übersichtlich und effizient wie möglich macht!
Wie wird diese Aufgabe dann gelöst? Nun, sie wird am effektivsten durch den Einsatz digitaler Werkzeuge gelöst, die die Aufgabe unterstützen, Flexibilität und Mobilität bieten und vor allem den Nutzern (z. B. den oben genannten Arten von Mitarbeitern) zu ihren Bedingungen entgegenkommen!
Warum ist es so wichtig, sich auf die Nutzer zu konzentrieren? Wie ich bereits erwähnt habe, geht es darum, die Kosten für die gesamte Verwaltung im Zusammenhang mit den Ausgaben zu minimieren. Diese Kosten setzen sich in erster Linie aus dem Zeitaufwand zusammen - für die Benutzer, die Manager und die Finanzabteilung. Wir müssen mit den Ausgaben dort arbeiten, wo sie entstehen, und das ist natürlich bei den Benutzern. Wenn wir einen Prozess aufbauen, bei dem wir die Dinge im Nachhinein bearbeiten, dann haben wir bereits zu viel Zeit verbrannt (und das erste Geld in den Abfluss geworfen). Denn in diesem Zusammenhang kostet es immer mehr Zeit, Dinge im Nachhinein zu bearbeiten. Am besten ist es, die Ausgaben einmalig an Ort und Stelle zu bearbeiten - und zwar sofort! Wir brauchen also die Benutzer, um die Ausgaben zu verwalten, sobald sie anfallen.
Die helfende Hand der Automatisierung
Wenn es um diejenigen geht, die die Ausgaben genehmigen müssen, und diejenigen, die die Ausgaben kontrollieren und verbuchen müssen, werden die Kosten gesenkt, indem man dem gleichen Prinzip wie oben beschrieben folgt. Das bedeutet, dass der Schwerpunkt darauf liegen sollte, die Ausgaben einmal zu bearbeiten, wenn sie in diesen Phasen überhaupt angefasst werden müssen! Hier gibt es wirklich eine Grundlage für die Zeitersparnis, und um die Ziellinie zu überqueren, ist eine Automatisierung erforderlich. Deshalb ist es wichtig, dass die digitalen Tools, die für support benötigt werden, das richtige Maß an Automatisierung bieten, sowie die Möglichkeit, regelbasierte Kontrollen der Transaktionen einzurichten und sie so auf verschiedenen Wegen in einem Workflow weiterzuleiten.
Der Punkt ist, dass Manager und Finanzmitarbeiter keine Zeit (und damit Geld) für unnötige Kontroll- und Genehmigungsaufgaben verschwenden sollten. Wenn eine Ausgabentransaktion alle Dokumentationsanforderungen für eine ordnungsgemäße Buchführung sowie alle unternehmensinternen Regeln und Richtlinien in Bezug auf Ausgaben erfüllt, warum wird sie dann nicht gleich in den Büchern erfasst? Der Schwerpunkt muss auf dem Wesentlichen liegen, und das Unwesentliche muss unwesentlich bleiben! Eine detaillierte Kontrolle sollte erst später durch Berichte und Datenanalysen erfolgen.
Abmessungen und Kostenarten
Dies ist ein weiterer Bereich, in dem ein großer Teil der Kosten im Zusammenhang mit der Ausgabenverwaltung eingespart werden kann. Wie ich bereits erwähnt habe, ist es von entscheidender Bedeutung, eine übermäßige Nachbearbeitung der Ausgaben zu vermeiden. Vor allem in der Finanzabteilung. Wenn Buchhalter oder Controller fehlende Belege zusammentragen und Informationen über Dimensionen und Kostenarten korrigieren müssen, steigen die Kosten für die Bearbeitung der Ausgaben deutlich an. Der Grund dafür ist, dass diese Arbeit sehr zeitaufwendig ist, da verschiedene Mitarbeiter und deren Vorgesetzte kontaktiert werden müssen, um auf die in der Vergangenheit ausgeführten Arbeiten zu reagieren.
Auch hier müssen wir uns auf die Benutzer konzentrieren, denn es geht darum, den Aufwand durch wesentliche Selektionen zu detaillieren, und zwar in dem Moment, in dem er entsteht! Daher müssen die Benutzer die Auswahl der Dimensionen vornehmen, wenn sie die Ausgabe bearbeiten, unmittelbar nachdem sie entstanden ist. Es ist wichtig, dass die Bezeichnungen der Dimensionen vereinfacht und für die Benutzer leicht verständlich sind. Es dürfen keine Zweifel aufkommen und die Dimensionen müssen gepflegt werden, damit bei den Benutzern keine unnötige Verwirrung entsteht. Das Gleiche gilt für die Auswahlmöglichkeiten der Kostenarten - hier gilt es, einen einfachen und übersichtlichen Überblick über die Kostenarten zu schaffen und Zweifel zu vermeiden!
Die Kostenarten sollten in einem verständlichen Format und in der Sprache der Benutzer dargestellt werden. Es ist auch von Vorteil, die Anzahl der auswählbaren Kostenarten zu minimieren. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, dass das digitale Tool, das zur Verwaltung der Ausgaben verwendet wird, so konfiguriert werden kann, dass es Umrechnungen auf der Grundlage der definierten Dimensionswerte vornimmt, so dass die Buchführung auf die richtigen Finanzkonten erfolgt. Ebenso muss das Tool die Konfiguration der korrekten MwSt.-Codes für bestimmte Kostenarten übernehmen. Auch hier ist es die Automatisierung, die den Zauber ausmacht. Den Benutzern werden einfache und intuitive Auswahlmöglichkeiten in Bezug auf eine Ausgabe präsentiert, und auf der Grundlage dieser Auswahlmöglichkeiten wird die Transaktion automatisch für die korrekte Buchführung vorbereitet.
So wird's gemacht
Die nachstehende Abbildung zeigt den allgemeinen Ansatz für die Ausgabenverwaltung auf Autopilot.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die folgenden Bausteine erforderlich sind, um das Ausgabenmanagement auf Autopilot zu stellen:
- Richten Sie den Prozess auf die Benutzer aus und sorgen Sie dafür, dass die Ausgaben auf Knopfdruck bearbeitet werden - sobald sie anfallen.
- Machen Sie es den Nutzern leicht, die detaillierten Informationen über die Ausgaben zu übermitteln und die Dokumentation zu liefern, die für eine korrekte Buchführung erforderlich ist.
- Lassen Sie die Automatisierung entscheiden, wie viele Ressourcen bei der Weiterverarbeitung einer Ausgabe verbraucht werden - natürlich auf der Grundlage einer verantwortlichen Logik.
- Wählen Sie das richtige digitale Best-of-Breed-Tool, um den Prozess zu support .
Dies ist eine bewährte Praxis mit einem soliden Konzeptnachweis!
