Sie möchten mehr wissen über warum Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren sollten? Lesen Sie hier weiter.
Die Vorteile der Automatisierung
- Steigert die Effizienz und spart Zeit
- Ermöglicht größere Genauigkeit und weniger Fehler
- Reduziert die Kosten
- Freisetzung von Mitarbeitern für andere sinnvolle Aufgaben
- Flexibel und einfach zu skalieren
- Sammelt Daten und liefert wertvolle Erkenntnisse
Wie es geht - Schritt für Schritt
Es ist eine Sache, darüber zu reden. Es ist eine andere, es in der Praxis umzusetzen. Im Folgenden finden Sie fünf Schritte, die Sie durchlaufen müssen, um Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren.
Schritt 1: Digitaler Empfang von Rechnungen
Der Rechnungsprozess beginnt, sobald die Rechnung eintrifft. Sie können eine Menge Zeit sparen und Ärger vermeiden, wenn Sie den Eingang automatisieren.
- Bitten Sie Ihre Lieferanten, die Rechnungen im EHF-Format zu versenden. Es gewährleistet eine korrekte Struktur und macht die Daten leichter lesbar.
- Verwenden Sie immer noch PDF oder Papier? Compello nutzt KI zum Scannen und Interpretieren aller Arten von Rechnungen - mit einer Genauigkeit von bis zu 99,6 %.
- Das System extrahiert automatisch Daten wie Beträge, KID, Kontonummern, Rechnungsdaten und Rechnungsnummern - die manuelle Eingabe entfällt.
Schritt 2: Automatisierte Validierung und Freigabe
Sobald die Rechnung eingegangen ist, muss sie validiert und genehmigt werden - ein Prozess, der oft zu Engpässen führt, der aber weitgehend automatisiert werden kann.
- Erstellen Sie "intelligente Regeln", um die Validierung zu automatisieren. Zum Beispiel: "Wenn Lieferant = X und Betrag unter 5.000 Kr. dann direkt zur Genehmigung senden".
- Nutzen Sie Funktionen wie Serienfreigabe und Betragsgrenzen, damit die Rechnungen automatisch die richtigen Personen im Unternehmen erreichen.
- Genehmigungen können direkt über das Mobiltelefon erfolgen, so dass es nicht zu einem Engpass kommt, wenn jemand im Urlaub ist oder von zu Hause aus arbeitet.
Schritt 3: Aushang und Abgleich
Nun muss die Rechnung verbucht und gebucht werden - ein Bereich, in dem die Automatisierung die Bearbeitungszeit um bis zu 70 % reduzieren kann.
- Verwenden Sie PO-match, um Rechnungen mit Bestellungen bis auf Zeilenebene abzugleichen.
- Mit Referenzprüfungen können Sie die Rechnung zum Beispiel mit einem Kfz-Kennzeichen, einer Leistungsnummer oder einem bestimmten Projekt verknüpfen.
- Die automatische Buchführung mit KI wählt automatisch das richtige Konto auf der Grundlage historischer Daten aus. Das spart sowohl Zeit als auch Korrekturfehler.
Schritt 4: Integration mit ERP- und Finanzsystemen
Eine starke Integration zwischen der Rechnungslösung und dem Finanzsystem stellt sicher, dass die Automatisierung nicht bei der Genehmigung aufhört, sondern bis zur Buchung weitergeht.
- Compello verfügt über mehr als 40 Integrationen, darunter mit Microsoft, Visma, SAP und 24SevenOffice.
- Verwenden Sie API-Integrationen, um Aktualisierungen in Echtzeit zu gewährleisten und den Austausch von Dateien, doppelte Einträge und Probleme mit der Versionierung zu vermeiden.
- Wenn eine Rechnung genehmigt und gebucht wird, wird sie automatisch an Ihr ERP-System gesendet, ohne dass jemand einen Finger rühren muss.
Schritt 5: Kontinuierliche Bewertung und Optimierung
Automatisierung ist nicht nur etwas, das man einmal einführt. Sie erfordert ständige Anpassungen, um einen Automatisierungsgrad von über 90 % zu erreichen, den die effizientesten Unternehmen erreichen.
- Überwachen Sie den Automatisierungsgrad über das Dashboard. Es zeigt an, wie viel des Prozesses automatisch abläuft und wo es Raum für Verbesserungen gibt.
- Messen Sie Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten und Engpässe. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um Regeln, Stammdaten oder Lieferantenformate anzupassen.
- Aktualisieren Sie laufend Ihre Arbeitsabläufe und standardisieren Sie die Rechnungsformate, indem Sie Ihre Lieferanten bitten, EHF zu senden.
Möchten Sie es in der Praxis erleben?
Europris erreichte durch die oben genannten Schritte einen Automatisierungsgrad von 93 %, wodurch wertvolle Zeit in der Finanzabteilung für wichtigere Aufgaben frei wurde.
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