In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die bekannten Engpassprobleme im Rechnungsbearbeitungsprozess und geben Ihnen unsere Empfehlungen, wie Sie diese Probleme angehen können.
TL;DRFünf Engpässe verlangsamen die Rechnungsbearbeitung in den meisten Unternehmen: manuelle Dateneingabe, Verzögerungen durch mehrstufige Genehmigungsverfahren, nicht miteinander vernetzte Systeme, nicht standardisierte Rechnungsformate und mangelhafte Kommunikation mit den Lieferanten. Acubiz und Compello gehen gemeinsam alle fünf Probleme an, indem sie KI-gestütztes Rechnungslesen mit automatisierten Genehmigungsworkflows und ERP-Integration kombinieren. Ihr Ziel ist es, einen Zustand zu erreichen, in dem über 90 % der Rechnungen ohne manuellen Eingriff bearbeitet werden.
Engpässe im Rechnungsbearbeitungsprozess
Leider stellen wir fest, dass viele Unternehmen Probleme mit der Rechnungsabwicklung haben. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie die Möglichkeiten zur Automatisierung ihrer manuellen Prozesse nicht nutzen.
Hier sind die fünf Engpässe, auf die wir am häufigsten stoßen:
1. Manuelle Dateneingabe
Die manuelle Erfassung von Rechnungen ist eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe, die nicht nur Zeitverschwendung darstellt, sondern auch ein hohes Risiko für Eingabefehler birgt, die Zeit und Geld kosten und gleichzeitig die Effizienz beeinträchtigen.
2. Rechnungsfreigabe
Die Genehmigung von Rechnungen sollte eigentlich ein relativ einfacher Vorgang sein, umfasst jedoch oft mehrere Schritte, die zu Verzögerungen und Unklarheiten führen können, wenn beispielsweise ein Genehmiger nicht erreichbar oder im Urlaub ist. Herausforderungen wie diese kosten das Unternehmen zu viel Zeit und zu viele Ressourcen, was dazu führen kann, dass Rechnungen übersehen und nicht rechtzeitig bezahlt werden.
3. Mangel an Systemintegration
Manuelle oder fehlende Datenübertragungen zwischen Systemen, die nicht miteinander kommunizieren, sind äußerst ineffizient und führen zu Chaos und Verwirrung. Im Gegensatz dazu ist es viel einfacher, wenn alle Daten an einem Ort gesammelt werden.
4. Fehlende Standardisierung des Rechnungsformats
Eine weitere Herausforderung für den Rechnungsbearbeitungsprozess ist die mangelnde Standardisierung des Rechnungsformats. Die Vielzahl unterschiedlicher Rechnungsarten erfordert zusätzlichen Aufwand bei der Auswertung und Bearbeitung, was zu einer schlechteren Datenqualität und einem höheren Risiko für fehlerhafte oder fehlende Daten und Informationen führt. Dies bedeutet mehr Doppelarbeit und doppelte Überprüfungen und erschwert zudem die Automatisierung.
5. Mangelhafte Kommunikation mit Lieferanten
Probleme mit dem Rechnungsformat und den Rechnungsanforderungen sind keine Seltenheit – insbesondere bei ausländischen Lieferanten, die das EHF-Format nicht verwenden. Die dadurch möglicherweise entstehende Verwirrung kann jedoch den gesamten Prozess verzögern, da die Korrektur unvollständiger oder falscher Daten viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Eine gute Kommunikation und klare Vorgaben für Lieferanten sind daher wichtig für eine erfolgreiche Automatisierung des Rechnungsprozesses.
Wie lassen sich die Herausforderungen bewältigen?
Die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses steigert nicht nur die Effizienz sondern minimiert auch Fehler und senkt den damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwand.
Stellen Sie sich einen Rechnungsbearbeitungsprozess vor, bei dem über 90 % der Rechnungen automatisch verarbeitet werden, und zwar von Quittung zur Zahlung ohne manuellen Eingriff.
Durch die Integration von Acubiz und Compello profitieren Sie von einer Automatisierung sowohl Ihrer Kostenmanagement sowie die Verwaltung Ihrer eingehenden Rechnungen. Dies optimiert die Verwaltung Ihrer Ausgaben und sorgt für eine bessere Kontrolle und einen besseren Überblick über die Finanzen des Unternehmens.
Konkret gibt es fünf Schritte, die Sie befolgen müssen, um den Rechnungsstellungsprozess in Ihrem Unternehmen so weit wie möglich zu automatisieren. Mehr dazu erfahren Sie hier hier.
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Häufig gestellte Fragen
Was sind die fünf häufigsten Engpässe bei der Rechnungsbearbeitung?
Manuelle Dateneingabe, die zeitaufwendig und fehleranfällig ist; Verzögerungen bei der Genehmigung aufgrund mehrstufiger Prozesse und abwesender Genehmiger; fehlende Systemintegration, die manuelle Übertragungen zwischen verschiedenen Tools erforderlich macht; nicht standardisierte Rechnungsformate, die zusätzlichen Interpretationsaufwand erfordern; sowie mangelhafte Kommunikation mit Lieferanten, was zu unvollständigen oder fehlerhaften Rechnungsdaten führt, die korrigiert werden müssen, bevor die Bearbeitung fortgesetzt werden kann.
Wie kann die Rechnungsfreigabe zu einem Engpass werden und wie lässt sich dieses Problem lösen?
Genehmigungsengpässe entstehen, wenn Rechnungen mehrere Schritte durchlaufen müssen und bereits ein einziger abwesender oder nicht erreichbarer Genehmiger die gesamte Warteschlange blockiert, was zu verspäteten Zahlungen und versäumten Fristen führt. Die Lösung besteht darin, automatisierte Weiterleitungsregeln zu konfigurieren, die Rechnungen je nach Lieferant, Betrag oder Kategorie direkt an die richtige Person weiterleiten, und zwar mit der Möglichkeit zur mobilen Genehmigung, sodass Genehmigungen auch dann erfolgen können, wenn jemand nicht im Büro ist.
Was ist das EHF-Rechnungsformat und warum ist es für die Automatisierung von Bedeutung?
EHF (Electronic Handels Format) ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das in Norwegen und Skandinavien verwendet wird und eine einheitliche Datenstruktur gewährleistet. Wenn alle Lieferanten EHF nutzen, kann das KI-System jede Rechnung mit gleichbleibender Genauigkeit lesen und verarbeiten. Bei Lieferanten, die PDF-Dateien oder Papierrechnungen versenden, ist eine zusätzliche KI-Auswertung erforderlich, die das Compello-System mit einer Genauigkeit von bis zu 99,6 % bewältigt; EHF ist jedoch das ideale Format für eine nahtlose Automatisierung.
Welcher Automatisierungsgrad lässt sich bei der Rechnungsbearbeitung mit der richtigen Technologie erreichen?
Durch die Integration von Acubiz und Compello soll erreicht werden, dass über 90 % der Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung automatisch und ohne manuellen Eingriff verarbeitet werden. Dies erfordert korrekte Lieferantendaten, konfigurierte Genehmigungsregeln und die Anbindung an das ERP-System. Ist dies jedoch einmal umgesetzt, verlagert sich die Aufgabe des Finanzteams von der Rechnungsbearbeitung hin zur Bearbeitung von Ausnahmen.
