In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die bekannten Engpässe im Rechnungsprozess und geben Ihnen Anregungen, wie Sie diese Probleme lösen können.
Engpässe im Rechnungsstellungsprozess
Leider stellen wir fest, dass viele Unternehmen Probleme mit dem Rechnungsprozess haben. Dies geschieht insbesondere dann, wenn sie die Möglichkeiten zur Automatisierung ihrer manuellen Prozesse nicht nutzen.
Hier sind die fünf häufigsten Engpässe, denen wir begegnen:
1. Manuelle Dateneingabe
Die manuelle Eingabe von Rechnungen ist eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe, die nicht nur eine Zeitverschwendung darstellt, sondern auch ein hohes Risiko von Dateneingabefehlern birgt, die Zeit und Geld kosten und die Effizienz verringern.
2. Rechnungsfreigabe
Die Genehmigung von Rechnungen sollte ein relativ einfacher Prozess sein, umfasst aber oft mehrere Schritte, die zu Verzögerungen und Verwirrung führen können, wenn z. B. ein Genehmiger nicht verfügbar oder im Urlaub ist. Herausforderungen wie diese kosten das Unternehmen zu viel Zeit und zu viele Ressourcen, was dazu führen kann, dass Rechnungen übersehen und nicht rechtzeitig bezahlt werden.
3. Fehlende Systemintegration
Manuelle oder fehlende Datenübertragungen zwischen Systemen, die nicht miteinander kommunizieren, sind höchst ineffizient und führen zu Chaos und Verwirrung. Im Gegenteil, es ist viel einfacher, wenn alle Daten an einem Ort gesammelt werden.
4. Fehlende Standardisierung des Rechnungsformats
Eine weitere Herausforderung für den Rechnungsprozess ist die fehlende Standardisierung des Rechnungsformats. Die vielen verschiedenen Arten von Rechnungen erfordern zusätzlichen Aufwand bei der Interpretation und Verarbeitung, was zu einer schlechteren Datenqualität und einem höheren Risiko falscher oder fehlender Daten und Informationen führt. Dies bedeutet mehr Doppelarbeit und doppelte Kontrollen und erschwert zudem die Automatisierung.
5. Schlechte Kommunikation mit Zulieferern
Probleme mit dem Rechnungsformat und den Rechnungsanforderungen sind keine Seltenheit - insbesondere bei ausländischen Lieferanten, die nicht das EHF-Format verwenden. Die dadurch entstehende Verwirrung kann jedoch den gesamten Prozess verzögern, da unvollständige oder fehlerhafte Daten nur mit großem Zeitaufwand korrigiert werden können. Eine gute Kommunikation und klare Anforderungen an die Lieferanten sind daher wichtig für eine erfolgreiche Automatisierung des Rechnungsprozesses.
Wie man die Herausforderungen löst
Die Automatisierung des Rechnungsprozesses verbessert nicht nur die Effizienz, sondern minimiert auch Fehler und reduziert den damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwand.
Stellen Sie sich einen Rechnungsprozess vor, bei dem über 90 % der Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung automatisch und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden.
Mit einer Integration von Acubiz und Compello erhalten Sie eine Automatisierung sowohl Ihrer Ausgabenverwaltung als auch der Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen. Dies rationalisiert die Verwaltung Ihrer Ausgaben und bietet eine bessere Kontrolle und einen besseren Einblick in die Finanzen des Unternehmens.
Konkret gibt es 5 Schritte, die Sie befolgen müssen, um einen möglichst hohen Grad an Automatisierung des Rechnungsprozesses in Ihrem Unternehmen zu erreichen. Sie können hier mehr darüber lesen.
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