Vad är en kontoplan?
En kontoplan är en lista över företagets alla konton, avsedd att ge en allmän översikt över ekonomin. I kontoplanen grupperas poster som liknar varandra på sina separata konton. Ju fler konton ett företag har, desto mer exakt kan det se fördelningen av olika kostnader. Kategoriseringen gör det möjligt att skilja mellan olika kostnader, så att företaget enkelt kan se kostnader relaterade till exempelvis marknadsföring och hyra. I slutändan ger kontoplanen en bättre överblick när till exempel årsbokslut och årsredovisningar ska upprättas.
Du kan skapa och underhålla dina kontoplaner som du vill med Acubiz
Med Acubiz kan du skapa och underhålla dina kontoplaner precis som du vill. Du har även möjlighet att använda en dimensionsdriven kontoplan, vilket ökar detaljnivån och ger ytterligare tydlighet.
Struktur för en kontoplan
Kontoplanens struktur kan variera. Hur den ser ut beror främst på vilken revisor företaget anlitar och eventuellt vilket bokföringsprogram revisorn använder. Dessutom skiljer sig kontoplanerna åt beroende på företag, eftersom varje företag har olika behov och olika ekonomi. Vissa företag behöver fler underavdelningar än andra, så antalet konton i kontoplanen kan variera.
Använda en standardkontoplan
Företag har möjlighet att använda Företagsstyrelsens standardkontoplan som grundstruktur. Det kan vara särskilt användbart i situationer där ett företag fortfarande arbetar med att förstå vilken struktur de vill ha för sitt diagram.
Det är tillrådligt att använda en standardkontoplan om företaget ännu inte är bekant med de relevanta juridiska områdena. Fel i kontoplanen kan leda till fel i de finansiella rapporterna och rapporterna till skattemyndigheten, vilket kan leda till ytterligare böter och kostnader.
Acubiz och kontoplaner
På Acubiz arbetar vi mycket med kontoplaner, eftersom de är avgörande för att användarna ska kunna göra rätt val. Det är kontoplanen som användarna fördelar sina kostnader på. Antalet konton bör inte vara för många eller för få, men i grund och botten varierar det från företag till företag vad som är vettigt. Det är viktigt att definiera rätt kostnadsstruktur och namnge posterna på ett sätt som är tydligt för medarbetarna. De flesta medarbetare är inte en del av ekonomiavdelningen och förstår inte termer som "frakt med moms" eller "frakt utan moms". Det är bättre att beskriva "vad du spenderat pengar på" snarare än "vilket konto du ska bokföra på".
Vill du veta mer?
Om du behöver råd om hur du kan göra alla delprocesser som rör utläggs- och kostnadshantering mer effektiva och flexibla är du välkommen att kontakta oss. Vi har över 20 års erfarenhet av att optimera disciplinen Expense Management.