Sedan 2005 är det obligatoriskt för alla offentliga institutioner i Danmark att använda e-fakturor. Om den inte skickas elektroniskt kommer den att avvisas.

När du skickar en faktura till en offentlig institution är det ett krav att du skickar fakturan med ett EAN-nummer. EAN-numret är den offentliga institutionens elektroniska identitet och kan hittas i Nemhandelsregisteret.

Men det är inte bara den offentliga sektorn som har antagit e-fakturor. Du kan också skicka elektroniska fakturor till privata företag om de är registrerade i Nemhandelsregisteret.

De flesta företag använder e-fakturor i viss utsträckning idag. Många företag har helt övergått till e-fakturor; andra har blandat dem med traditionella pappersfakturor.

Om ditt företag ännu inte har testat elektroniska fakturor, behöver du inte vara rädd.

Lyckligtvis är det enkelt att skapa en e-faktura, eftersom det är mycket likt att skapa en pappersfaktura.

Den digitala fakturan måste innehålla samma information som den fysiska. Den innehåller vanligtvis information såsom avsändare, mottagare, utfärdningsdatum, fakturanummer och momsbelopp. Kom ihåg att lägga till CVR-numret om det är ett företag.

Du kan välja att skicka det via e-post eller genom ett finansiellt system.

Många människor behöver förtydligande om en e-faktura med en onlinefaktura. Men de är inte samma och skiljer sig åt i sitt syfte och användning.

En onlinefaktura är en elektronisk faktura som kan betalas online, medan en e-faktura är en elektronisk version av en faktura som kan skickas och tas emot digitalt.

Läs mer om skillnaden nedan.

En onlinefaktura är en faktura som du skickar online i PDF-format och är således helt enkelt en PDF-version av en vanlig fysisk faktura. Dess funktion är att ersätta den gammaldags fakturan som du känner till från dess fysiska form. Kunder kan enkelt betala en faktura online med kreditkort eller banköverföring.

En e-faktura är ett dokument som skapas, signeras och skickas elektroniskt. Fakturan kan skickas på andra sätt än PDF-format, till exempel genom elektroniska redovisningssystem och elektroniska kommunikationsverktyg.

En elektronisk faktura skickas digitalt via ett EAN-nummer, GLN-nummer, P-nummer eller CVR-nummer. Numret är unikt, vilket gör fakturering säkrare.

Om du dessutom skickar din faktura digitalt i format som OIOUBL eller OIOXML skickas din faktura som krypterad data, vilket gör den säkrare mot fakturaskuggeri.

Det är också möjligt att skicka fakturor i PDF-format som en onlinefaktura. Men om fakturan skickas som en PDF-fil i ett e-postmeddelande är den inte krypterad och det finns därför större risk för bedrägeri.

När du tar emot en e-faktura hamnar den direkt i ditt finanssystem, som kan behandla fakturan och läsa de krypterade data. Finanssystemet kan därför behandla dina e-fakturor med ett minimalt antal tangentbordstryckningar. Förutom att spara tid innebär avlägsnandet av manuell hantering vanligtvis färre fel och förbättrad datakvalitet.