Vad är en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura (eller e-faktura) är, som namnet antyder, en faktura som skickas eller tas emot elektroniskt. Elektroniska fakturor skickas och tas emot med hjälp av EAN-, GLN-, P- eller CVR-nummer.
En elektronisk faktura skickas vanligtvis i standardiserade elektroniska format som OIOUBL eller OIOXML. Du kan enkelt skicka en elektronisk faktura från ditt ekonomisystem.
Du kan hantera elektroniska fakturor automatiskt i Acubiz. Detta sker i följande tre steg:
- Skanning och datainsamling
- Redovisning och godkännande
- Export av data
Du kan hantera elektroniska fakturor automatiskt med Acubiz
Det ger flera fördelar, t.ex. snabbare och effektivare fakturahantering, och minskar kostnaderna för att skicka och ta emot fysiska fakturor. Du kan läsa mer om hantering av e-fakturor i Acubiz här.
Vem använder elektroniska fakturor?
Sedan 2005 är det obligatoriskt för alla offentliga institutioner i Danmark att använda e-fakturor. Om fakturan inte skickas elektroniskt kommer den att avvisas.
När du skickar en faktura till en offentlig institution är det ett krav att du skickar fakturan med ett EAN-nummer. EAN-numret är den offentliga institutionens elektroniska identitet och finns i Nemhandelsregisteret.
Det är dock inte bara den offentliga sektorn som har anammat e-fakturor. Du kan också skicka elektroniska fakturor till privata företag om de är registrerade i Nemhandelsregisteret.
De flesta företag använder idag e-fakturor i någon utsträckning. Många företag har helt gått över till e-fakturor, andra har blandat dem med traditionella pappersfakturor.
Vilka är kraven för elektroniska fakturor?
Om ditt företag ännu inte har testat elektroniska fakturor behöver du inte vara rädd.
Lyckligtvis är det enkelt att skapa en e-faktura, eftersom det är mycket likt att skapa en pappersfaktura.
Den digitala fakturan måste innehålla samma information som den fysiska. Den innehåller vanligtvis information som avsändare, mottagare, datum för utfärdande, fakturanummer och momsbelopp. Kom ihåg att lägga till CVR-numret om det är ett företag.
Du kan välja att skicka det via e-post eller med hjälp av ett ekonomisystem.
Inte samma sak som en onlinefaktura
Många behöver få klarhet i vad som menas med en e-faktura och en onlinefaktura. Men de är inte samma sak och skiljer sig åt i syfte och användning.
En onlinefaktura är en elektronisk faktura som kan betalas online, medan en e-faktura är en elektronisk version av en faktura som kan skickas och tas emot digitalt.
Läs mer om skillnaden nedan.
E-faktura vs. faktura online
En onlinefaktura är en faktura som du skickar online i PDF-format och är alltså helt enkelt en PDF-version av en vanlig fysisk faktura. Dess funktion är att ersätta den gamla hederliga fakturan som du känner igen från dess fysiska form. Kunderna kan enkelt betala en faktura online med kreditkort eller banköverföring.
En e-faktura är ett dokument som skapas, signeras och skickas elektroniskt. Fakturan kan skickas på andra sätt än i PDF-format, t.ex. genom elektroniska redovisningssystem och elektroniska kommunikationsverktyg.
Säker fakturering
En elektronisk faktura skickas digitalt via ett EAN-nummer, GLN-nummer, P-nummer eller CVR-nummer. Numret är unikt, vilket gör faktureringen säkrare.
Om du skickar din faktura digitalt i format som OIOUBL eller OIOXML skickas fakturan dessutom som krypterad data, vilket gör den säkrare mot fakturabedrägerier.
Det är också möjligt att skicka fakturor i PDF-format som en onlinefaktura. Men om fakturan skickas som en PDF-fil i ett e-postmeddelande är den inte krypterad, och risken för bedrägeri är därför större.
Optimera dina arbetsflöden
När du tar emot en e-faktura landar den direkt i ditt ekonomisystem, som kan behandla fakturan och läsa de krypterade uppgifterna. Ekonomisystemet kan därför behandla dina e-fakturor med ett minimum av maskinskrivning. Förutom att spara tid innebär borttagandet av manuell hantering vanligtvis färre fel och förbättrade data.
Vill du veta mer?
Med Acubiz kan du automatiskt hantera fakturor med bara några få steg. Det hjälper dig att skapa en bättre översikt och kontroll över dina fakturor samtidigt som du minskar mängden manuellt arbete i ditt företag.
Vill du veta mer om hur fakturahantering hanteras i Acubiz? Läs om hur du undviker tidskrävande maskinskrivningsarbete och använder företagets resurser mer optimalt.
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.
VANLIGA FRÅGOR
Hur skickar man en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura kan skickas via en faktureringsplattform på nätet, som skickar fakturan som ett e-postmeddelande i PDF-format. Du kan också skicka en elektronisk faktura via ett faktureringsprogram.