Vad är en faktura?

En faktura är en räkning eller kvitto som främst används av B2B-företag med ett CVR-nummer.

Fakturan specificerar och kräver betalning för de varor eller tjänster som överenskommits mellan leverantören/säljaren och kunden/köparen. Den används för att samla in pengar från köparen samt för dokumentation i både säljarens och köparens räkenskaper.

Till exempel, om du har anlitat en målare för att måla ditt hus, kommer du att få en faktura när målaren har slutfört jobbet.

Vad är en partiell faktura?

Innehållskrav och andra fakta om fakturor

Det finns flera lagkrav för utformningen av en faktura som du måste följa. En faktura måste minst innehålla:

• Fakturanummer
• Utfärdningsdatum
• Köparens namn och adress (och CVR-nummer om det är ett företag)
• Säljarens namn, adress och CVR-nummer
• Specifikation av varan eller tjänsten, inklusive pris och kvantitet
• Moms och totalbelopp (momsbeloppet måste finnas på fakturan för att vara berättigad till momsavdrag)
• Eventuella övriga skatter eller avgifter
• Eventuellt totalbelopp för fakturan

De olika typerna av fakturor

En faktura kan skickas och mottas både analog och digitalt. Det finns olika typer av fakturor och sätt att skicka dem, inklusive fakturor, e-fakturor, onlinefakturor, EAN-fakturor, proformafakturor, etc.

Nedan kan du lära dig mer om varje typ:

• E-faktura – en elektronisk version av en faktura som kan skickas och mottas digitalt.
• Onlinefaktura – en faktura som kan nås och betalas online.
• EAN-faktura – en faktura som är länkad till ett EAN-nummer, vilket är ett produktidentifikationsnummer.
• Proformafaktura – en faktura som utfärdas före leverans av en vara.

Enligt dansk bokföringslag måste fakturor som är en del av företagets bokföringmaterial sparas i fem år efter utgången av det räkenskapsår som fakturorna gäller.

Detta gäller både pappersbaserade och elektroniska fakturor.

Förfallna fakturor och påminnelseavgift på fakturor

En förfallen faktura är en faktura som inte betalas i tid.

Här skickas en påminnelse (med eller utan påminnelseavgift) för att påminna kunder om att de fortfarande måste betala fakturan inom den angivna betalningsfristen.

Dröjsmålsränta

Ränta på en faktura kan debiteras om en kund inte betalar en faktura i tid för att täcka kostnaderna för att skicka en påminnelse och hantera den saknade betalningen.

I Danmark finns det regler för privatföretag angående påminnelseavgifter. Enligt räntelagen får företag endast debitera dröjsmålsränta när de har skickat en påminnelse.

Efter sista förfallodatum kan du skicka det första påminnelsebrevet. Här måste kunden ha en deadline på 10 dagar för att betala fakturan. Ränta på fakturan måste anges om de är relevanta för en transaktion och de måste följa gällande lag.

Var medveten om att det finns en föreskrivning för fakturor.

Den senaste föreskrivningslagen trädde i kraft 2008. Här reducerades föreskrivningen för fakturakrav från fem till tre år.

Den korta föreskrivningen gäller obetald räkning och andra fordringar som inte säkras av en underskrift eller en dom.

Samtidigt infördes strängare krav på avbrott av föreskrivningsperioden, där det inte längre räcker att helt enkelt informera kunden om fordringen. Om du som borgenär vill avbryta föreskrivningsperioden och säkra din fordring måste det finnas ett erkännande från kunden eller rättsliga åtgärder måste ha initierats.

Som utgångspunkt räknas föreskrivningen för en faktura från förfallodatum på fakturan. Om borgenären skickar en faktura som anger förfallodatum börjar föreskrivningsperioden från denna punkt.

Vad händer om en fakturas föreskrivning överskrids?

Antag att ditt företag överskrider föreskrivningen för ett fakturakrav. I så fall förlorar företaget rätten att kräva betalning från kunden – även om företaget har ett rimligt krav och kunden har mottagit den korrekta tjänsten.

Fakturan är förfallen och har inget värde efter tre år.

Därför är det viktigt att du som borgenär skickar fakturan samtidigt som arbetet är slutfört så att du uppnår snabbare betalning och bättre likviditet. Det möjliggör också snabbare upptäckt om en kund är missnöjd eller ovillig att betala.

Ett bra tips är att fakturera kontinuerligt och snabbt för att främja likviditet i företaget.