Vad är en faktura?

En faktura är en räkning eller kvitto som främst används av B2B-företag med ett CVR-nummer.

Fakturan specificerar och kräver betalning för de varor eller tjänster som överenskommits mellan leverantören/säljaren och kunden/köparen. Den används för att samla in pengar från köparen samt för dokumentation i både säljarens och köparens redovisning.

Till exempel, om du har anlitat en målare för att måla ditt hus, får du en faktura när målaren har slutfört jobbet.

Vad är en delvis faktura?

Innehållskrav och andra fakta om fakturor

Det finns flera juridiska krav på utformningen av en faktura som du måste följa. En faktura måste innehålla minst:

• Fakturanummer
• Utfärdandedatum
• Köparens namn och adress (och CVR-nummer om det är ett företag)
• Säljarens namn, adress och CVR-nummer
• Specifikation av varan eller tjänsten, inklusive pris och kvantitet
• Moms och totalbelopp (momsbeloppet måste finnas på fakturan för att vara berättigad till momsavdrag)
• Övriga skatter eller avgifter
• Eventuellt totalbelopp för fakturan

De olika typerna av fakturor

En faktura kan skickas och tas emot både analogt och digitalt. Det finns olika typer av fakturor och sätt att skicka dem på, inklusive fakturor, e-fakturor, onlinefakturor, EAN-fakturor, proformafakturor osv.

Nedan kan du läsa mer om varje typ:

• E-faktura – en elektronisk version av en faktura som kan skickas och tas emot digitalt.
• Onlinefaktura – en faktura som kan nås och betalas online.
• EAN-faktura – en faktura som är kopplad till ett EAN-nummer, vilket är ett produktidentifieringsnummer.
• Proformafaktura – en faktura som utfärdas innan en vara levereras.

Enligt dansk redovisningslagstiftning måste fakturor som är en del av företagets redovisningsmaterial behållas i fem år efter utgången av det räkenskapsår till vilket fakturorna hör.

Detta gäller både pappers- och elektroniska fakturor.

Förfallna fakturor och påminnelseränta på fakturor

En förfallen faktura är en faktura som inte betalas i tid.

Här skickas en påminnelse (med eller utan påminnelseavgift) för att påminna kunderna om att de ännu inte har betalat fakturan inom den angivna betalningsfristen.

Ränta på försenad betalning

Ränta på en faktura kan debiteras om en kund inte betalar en faktura i tid för att täcka kostnaderna för att skicka en påminnelse och hantera den saknade betalningen.

I Danmark finns det regler för privata företag angående påminnelseavgifter. Enligt räntlagen får företag endast debitera ränta på försenad betalning när de har skickat en påminnelse.

Efter det senaste förfallodatumet kan du skicka det första påminnelsebrevet. Här måste kunden ha en deadline på 10 dagar för att betala fakturan. Ränta på fakturan måste anges om de är relevanta för en transaktion, och de måste följa gällande lagstiftning.

Var medveten om att det finns en preskriptionstid för fakturor.

Den senaste preskriptionslagen trädde i kraft 2008. Här reducerades preskriptionstiden för fakturakrav från fem till tre år.

Den korta preskriptionstiden gäller obetalda räkningar och andra fordringar som inte är säkrade genom en underskrift eller en domstolsdom.

Samtidigt infördes strängare krav för att avbryta preskriptionstiden, där det inte längre räcker att helt enkelt informera kunden om kravet. Om du, som borgenär, vill avbryta preskriptionstiden och säkra ditt krav, måste det finnas ett erkännande från kunden, eller juridiska förfaranden måste ha initierats.

Som utgångspunkt räknas preskriptionstiden för en faktura från förfallodatumet på fakturan. Om borgenären skickar en faktura med angivet förfallodatum kommer preskriptionstiden att starta från denna punkt.

Vad händer om en fakturas preskriptionstid överskrids?

Antag att ditt företag överskrider preskriptionstiden för ett fakturakrav. I så fall förlorar företaget rätten att kräva betalning från kunden – även om företaget har ett rimligt krav och kunden har fått rätt tjänst.

Fakturan är förfallen och har inget värde efter tre år.

Därför är det avgörande att du, som borgenär, skickar fakturan samtidigt som arbetet är slutfört så att du uppnår snabbare betalning och bättre likviditet. Det möjliggör också snabbare upptäckt om en kund är missnöjd eller ovillig att betala.

Ett bra tips är att fakturera kontinuerligt och snabbt för att främja likviditet i företaget.