Vad är en faktura?
En faktura är en räkning eller ett kvitto som främst används av B2B-företag med ett CVR-nummer.
Fakturan specificerar och kräver betalning för de varor eller tjänster som avtalats mellan leverantören/säljaren och kunden/köparen. Den används för att samla in pengar från köparen samt för dokumentation i både säljarens och köparens konton.
Om du t.ex. har anlitat en målare för att måla ditt hus får du en faktura när målaren har avslutat sitt arbete.
Du kan hantera elektroniska fakturor automatiskt med Acubiz
En effektiv fakturahantering kan bland annat hjälpa till att få en bättre överblick och en mer effektiv och flexibel godkännandeprocess för kostnadsfakturor.
Vad är en delfaktura?
Krav på innehåll och andra fakta om fakturor
Det finns flera juridiska krav på hur en faktura ska utformas som du måste uppfylla. En faktura måste minst innehålla följande
- Fakturanummer
- Datum för utfärdande
- Köparens namn och adress (och CVR-nummer om det är ett företag)
- Säljarens namn, adress och CVR-nummer
- Specifikation av varan eller tjänsten, inklusive pris och kvantitet
- Moms och totalbelopp (momsbeloppet måste finnas på fakturan för att ge rätt till momsavdrag)
- Eventuella andra skatter eller avgifter
- Eventuellt totalbelopp för fakturan
De olika typerna av fakturor
En faktura kan skickas och tas emot både analogt och digitalt. Det finns olika typer av fakturor och sätt att skicka dem på, t.ex. faktura, e-faktura, nätfaktura, EAN-faktura, proformafaktura etc.
Nedan kan du läsa mer om varje typ:
- E-faktura - en elektronisk version av en faktura som kan skickas och tas emot digitalt.
- Onlinefaktura - en faktura som kan läsas och betalas online.
- EAN-faktura - en faktura som är kopplad till ett EAN-nummer, vilket är ett produktidentifieringsnummer.
- Proformafaktura - en faktura som utfärdas före leverans av en vara.
Enligt dansk bokföringslag ska fakturor som ingår i företagets bokföringsmaterial sparas i fem år efter utgången av det räkenskapsår som fakturorna hänför sig till.
Detta gäller både pappersbaserade och elektroniska fakturor.
Förfallna fakturor och påminnelseränta på fakturor
En förfallen faktura är en faktura som inte betalas i tid.
Här skickas en påminnelse (med eller utan påminnelseavgift) för att påminna kunderna om att de ännu inte har betalat fakturan inom den angivna betalningsfristen.
Ränta på sen betalning
Ränta på en faktura kan debiteras om en kund inte betalar en faktura i tid för att täcka kostnaderna för att skicka en påminnelse och hantera den uteblivna betalningen.
I Danmark finns det regler för privata företag när det gäller påminnelseavgifter. Enligt räntelagen får företag ta ut dröjsmålsränta först när de har skickat en påminnelse.
Efter den sista förfallodagen kan du skicka det första påminnelsebrevet. Här måste kunden ha en tidsfrist på 10 dagar för att betala fakturan. Ränta på fakturan måste specificeras om den är relevant för en transaktion, och den måste följa tillämplig lag.
Tänk på att det finns en preskriptionstid för fakturor.
Den senaste preskriptionslagen trädde i kraft 2008. Där förkortades preskriptionstiden för fakturakrav från fem till tre år.
Den korta preskriptionstiden gäller för obetalda räkningar och andra fordringar som inte är säkrade genom en underskrift eller en dom.
Samtidigt infördes strängare krav för att avbryta preskriptionstiden, där det inte längre är tillräckligt att bara informera kunden om fordran. Om du som borgenär vill avbryta preskriptionstiden och säkra din fordran måste det finnas ett erkännande från kunden, eller så måste rättsliga förfaranden ha inletts.
Som utgångspunkt räknas preskriptionstiden för en faktura från förfallodagen på fakturan. Om borgenären skickar en faktura som anger förfallodagen, börjar preskriptionstiden löpa från denna tidpunkt.
Vad händer om en preskriptionstid för fakturor överskrids?
Anta att ditt företag överskrider preskriptionstiden för ett fakturakrav. I så fall förlorar företaget rätten att kräva betalning från kunden - även om företaget har en rimlig fordran och kunden har fått en korrekt tjänst.
Fakturan är förfallen och har inget värde efter tre år.
Därför är det viktigt att du som kreditgivare skickar fakturan samtidigt som arbetet slutförs så att du får snabbare betalning och bättre likviditet. Det gör det också lättare att upptäcka om en kund är missnöjd eller ovillig att betala.
Ett bra tips är att fakturera löpande och snabbt för att främja likviditeten i bolaget.
Vill du veta mer?
Vad händer med fakturan när köparen tar emot den? Den måste på något sätt bearbetas/hanteras i ett fakturaarbetsflöde som resulterar i en betalning av fakturan.
Detta kallas även fakturahantering, och vår lösning för detta resulterar i ett automatiserat och digitalt arbetsflöde för din leverantörsreskontra och leverantörsfakturaprocess.
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.