Vad är tidsregistrering?

Tidsregistrering används ofta i företag för att registrera frånvaro och arbetstimmar som använts för ett givet projekt eller uppdrag. För de flesta företag är detta en väsentlig del av personaladministrationen.

Med andra ord handlar tidsregistrering om att hålla reda på vad anställda lägger sin tid på och hur mycket tid som används. Syftet med detta varierar från företag till företag. Det finns olika system och applikationer som kan hjälpa till med tidsregistreringen. Det klassiska tidsschemat används fortfarande i många företag, men digitala och molnbaserade tidsregistreringslösningar blir allt mer populära.

Olika typer av tidsregistreringar

En tidsregistreringslösning tillhandahåller vanligtvis åtkomst till semester- och frånvaroregistreringar – såsom:

• Semester
• Extradagar och övertidsdagar
• Tjänstledighet
• Sjukdom

Många företag investerar i tidsregistreringslösningar så att deras anställda har möjlighet att registrera exakta arbetstimmar – det kan vara på specifika uppgifter, ärenden, projekt, kunder etc. För företag som arbetar på ärendebaserad eller projektbaserad grund är det nödvändigt att de kan bevisa de faktiska arbetstimmarna eftersom fakturering ofta baseras på detta.

Fördelarna med tidsregistrering

Tidsregistrering har många fördelar.

Det visar realtidskonsumtion, arbetsmönster och omfattningen av uppgifter/projekt. Dessa data är värdefulla för företag eftersom de ger en överblick och insikt i huruvida arbetsflöden kan effektiviseras.

Om till exempel 9 timmar läggs på ett projekt som är inställt på 8 timmar, blir det relevant att undersöka detaljerna och undersöka vad de anställda har lagt sin tid på för att avgöra om det är möjligt att minska tiden som används och undvika slösad tid.

En tidsregistreringslösning gör det möjligt för företag att fakturera kunder korrekt – förutsatt att ett annat pris inte har avtalats i förväg. Om företaget har timlönade anställda (såsom Student Assistant), gör tidshantering det enkelt för dem att registrera sina arbetstimmar.

I många fall kan tidsregistreringslösningen integreras med lönesystemet, vilket gör lönehanteringen mer hanterbar och automatiserad. Dessutom sparar det redovisningsavdelningen från manuella processer.

Kom ihåg att sätta tydliga riktlinjer för tidsregistrering

Digital tidsregistrering med din smartphone

Med Acubiz är det möjligt att registrera tid – timbaserad eller projektbaserad – på ett effektivt och snabbt sätt på din smartphone via vår app.

Tidsregistrering via en app hjälper till att skapa fullständig kontroll över ekonomin kring interna och externa projekt, kunder och ärenden. Dessutom eliminerar registrering av timmar med mobiltelefonen behovet av komplicerade kalkylblad och formulär för att undvika mer krångel.

Säg adjö till skrynkliga tidscheman

Genom att integrera tidsregistrering i ett av systemen i ditt företag (såsom lönesystemet) kan du enkelt och snabbt effektivisera vardagen, där du och dina anställda inte behöver ha att göra med skrynkliga tidscheman.

Istället kan du få information direkt från systemet när det är dags att betala löner eller om du vill undersöka tiden som läggs på en uppgift. Det är också mycket lättare att övervaka mängden övertid.

EU-medlemsstater är skyldiga att registrera arbetstimmar

År 2019 gav Europeiska domstolen ett långtgående utslag som säger att medlemsstater måste kräva att arbetsgivare upprättar processer som säkerställer att de anställdas faktiska dagliga arbetstimmar registreras.

Den 23 januari 2024 antogs lagen om registrering av arbetstimmar i Danmarks parlament, och från och med den 1 juli 2024 kommer det att vara obligatoriskt för alla danske arbetsgivare att tillhandahålla ett system som gör det möjligt för anställda att registrera sina arbetstimmar.

Detta görs för att skydda de anställdas rättigheter, särskilt för att säkerställa att arbetsgivare följer befintlig lagstiftning angående arbetstimmar, som stipulerar:

De tidigare nämnda reglerna är redan obligatoriska, och den nya lagen syftar helt enkelt till att göra det lättare att dokumentera om reglerna följs eller inte. Systemet för registrering av en anställds arbetstimmar kommer därför att säkerställa att det alltid är möjligt att verifiera att reglerna för maximala arbetstimmar följs.

All information regarding an employee's recorded working hours must be retained for five years.