Vad är tidsregistrering?
Tidsregistrering används ofta i företag för att registrera frånvaro och arbetstid som läggs på ett visst projekt eller uppdrag. För de flesta företag är detta en viktig del av personaladministrationen.
Du kan hantera tidsregistrering digitalt med Acubiz
Digital tids registrering kan ge en bättre överblick över ekonomin när det gäller resursfördelning, kunder och projekt. Samtidigt kan du undvika komplexa kalkylblad eller scheman för tidsregistrering.
Tidsregistrering handlar med andra ord om att hålla reda på vad medarbetarna lägger sin tid på och hur mycket tid som läggs ner. Syftet med att göra detta varierar från företag till företag. Det finns olika system och applikationer som kan hjälpa till med tidsregistreringen. Den klassiska tidrapporten används fortfarande i många företag, men digital och molnbaserad tidsregistrering solutions blir alltmer populär.
Olika typer av tidsregistreringar
En tidsregistreringslösning ger vanligtvis tillgång till semester- och frånvaroregistreringar - t.ex:
- Semester
- Extra dagar och ersättningsdagar
- Tjänstledighet
- Sjukdom
Många företag investerar i tidsregistrering solutions så att deras anställda har möjlighet att registrera exakta arbetstimmar - det kan vara på specifika uppgifter, ärenden, projekt, kunder etc. För företag som arbetar ärende- eller projektbaserat är det nödvändigt att de kan styrka den faktiska arbetstiden eftersom faktureringen ofta baseras på detta.
Fördelarna med tidsregistrering
Tidsregistrering har många fördelar.
Den belyser realtidskonsumtion, arbetsmönster och omfattningen av uppgifter/projekt. Dessa data är värdefulla för företag eftersom de ger en översikt och insikt i om arbetsflöden kan effektiviseras.
Om till exempel 9 timmar spenderas på ett projekt som är satt till 8 timmar, kommer det att vara relevant att titta på detaljerna och undersöka vad de anställda har spenderat sin tid på för att avgöra om det är möjligt att minska tidsåtgången och undvika bortkastad tid.
Med en lösning för tidsregistrering kan företaget fakturera kunderna korrekt - förutsatt att man inte har kommit överens om ett annat pris i förväg. Om företaget har timanställda (t.ex. elevassistenter) gör tidshanteringen det enkelt för dem att registrera sina arbetstimmar.
I många fall kan tidsregistreringslösningen integreras med lönesystemet, vilket gör löneutbetalningarna mer hanterbara och automatiserade. Dessutom slipper ekonomiavdelningen manuella processer.
Kom ihåg att sätta upp tydliga riktlinjer för tidsregistrering
Digital tidsregistrering med din smartphone
Med Acubiz är det möjligt att registrera tid - timbaserad eller projektbaserad - på ett effektivt och snabbt sätt på din smartphone via vår app.
Tidregistrering via en app bidrar till att skapa fullständig kontroll över ekonomin kring interna och externa projekt, kunder och ärenden. Genom att registrera timmar med mobiltelefonen slipper man dessutom komplicerade kalkylblad och formulär för att undvika mer krångel.
Säg hejdå till skrynkliga tidrapporter
Genom att integrera tidrapportering i något av systemen på ditt företag (t.ex. lönesystemet) kan du enkelt och snabbt effektivisera vardagen, där du och dina medarbetare slipper hantera skrynkliga tidrapporter.
Istället kan du få information direkt från systemet när det är dags att betala ut löner eller om du vill undersöka den tid som lagts på en uppgift. Det är också mycket enklare att övervaka mängden övertid.
EU:s medlemsländer skyldiga att registrera arbetstider
2019 meddelade EU-domstolen ett långtgående beslut om att medlemsländerna måste kräva att arbetsgivarna inrättar processer som säkerställer att de anställdas faktiska dagliga arbetstid registreras.
Den 23 januari 2024 antogs lagen om registrering av arbetstid i det danska parlamentet, och från och med den 1 juli 2024 blir det obligatoriskt för alla danska arbetsgivare att tillhandahålla ett system som gör det möjligt för anställda att registrera sin arbetstid.
Detta görs för att skydda arbetstagarnas rättigheter, särskilt för att se till att arbetsgivarna följer den befintliga lagstiftningen om arbetstid, som föreskriver följande:
De ovan nämnda reglerna är redan obligatoriska, och den nya lagen syftar helt enkelt till att göra det lättare att dokumentera om reglerna följs eller inte. Systemet för registrering av en anställds arbetstid kommer således att säkerställa att det alltid är möjligt att kontrollera efterlevnaden av reglerna om maximal arbetstid.
All information om en anställds registrerade arbetstid måste sparas i fem år.
Vill du veta mer?
Tidsregistrering blir allt mer relevant för arbetsgivare. Vi kan hjälpa dig att sätta upp rätt lösning för dina behov. På så sätt frigörs tid som du kan lägga på dina faktiska arbetsuppgifter.
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.