5 good reasons to embrace digitalization in your company

Danmarks digitala konkurrenskraft är i toppklass. Återigen ligger vi på första plats i Europeiska kommissionens Index för digital ekonomi och samhälle (DESI) för 2021, som mäter digitaliseringsgraden i EU-länderna. Första platsen beror till stor del på de danska företagens insatser för att lansera digitala strategier och initiativ. Företagens användning av digitala verktyg har ökat avsevärt under de senaste åren. Vi kan dra slutsatsen att danska företag generellt sett anammar digitala strategier och utnyttjar de många möjligheter som digitaliseringen medför.

I korthetDanmark ligger på första plats i EU:s index för digital ekonomi och samhälle (DESI) för 2021, men mindre företag ligger fortfarande efter de större när det gäller digitaliseringen. Acubiz lyfter fram fem affärsmässiga skäl till att digitalisera: att behålla konkurrenskraften, effektivisera arbetsflöden, möjliggöra datadrivna beslut, förbättra kundupplevelsen och attrahera kompetens som förväntar sig moderna digitala verktyg.

I regel finns det alltid utrymme för förbättringar. Affärsmodeller kan ifrågasättas, och traditionella tankesätt kan ersättas av nya. Det finns fortfarande företag som halkar efter i den digitala omställningen. Sammantaget är det de danska små och medelstora företagen som ligger lite efter de stora företagen.

Digitaliseringen rymmer visserligen en stor potential, men det krävs ofta resurser, kunskap och rätt kompetens för att satsa på och införa digitala lösningar. I den här artikeln har vi sammanställt fem skäl till varför digitaliseringen är en viktig faktor på vägen mot tillväxt.

1. Digitalisera – annars riskerar man att hamna på efterkälken

Det första goda skälet till att digitalisera är ganska uppenbart, men det är ändå viktigt att påpeka det. Om du håller fast vid traditionella, gammaldags och därmed ofta manuella arbetsprocesser kommer du inte att hänga med i utvecklingen, och dina konkurrenter kommer att gå om dig. Digitalisering är inte ett val. Det är en förutsättning för att förbli relevant på marknaden.

2. Effektivisera arbetsflödena med digitala tjänster

Danska företag efterfrågar verktyg som underlättar administrationen och samtidigt gör den mer effektiv. Naturligtvis går det inte att undvika digitalisering i detta sammanhang. Digitala verktyg eliminerar onödigt arbete och tidsslöseri, eftersom uppgifterna utförs snabbare och med färre fel. Ökad digitalisering gör företagen mer produktiva och stärker deras konkurrenskraft. Rapporten Rapport om Danmarks digitala tillväxt 2022 där det uttryckligen anges att när företag inför ny teknik som optimerar produktionen, minskar resurskrävande processer och ökar försäljningsmöjligheterna, bidrar detta till att bevara arbetstillfällen och främja tillväxt och välfärd. Detta är några av fördelarna med att digitalisera arbetsflöden.

3. Fokus på kompetenser och kärntjänster

Som nämnts ovan finns det ett positivt samband mellan produktivitet och automatisering samt digitalisering. Och varför är det så? Bland annat beror det på att manuell inmatning tar tid, kostar pengar och tar fokus från företagets kärnverksamhet. Genom digitalisering och automatisering kan inmatningsarbetet och andra processer överlåtas till tekniken, vilket ger medarbetarna mer tid över – tid som istället kan ägnas åt att öka effektiviteten, optimera kundrelationerna och andra värdeskapande aktiviteter.

4. Data, data, data

”Data” är förmodligen det mest använda ordet i affärssammanhang under 2000-talet. På många sätt är det företagens viktigaste råvara. Och det med rätta. Digitaliseringen skapar ännu mer data och erbjuder stora fördelar om man lyckas använda den effektivt. Digitaliseringen kan bidra till bättre kontroll över och insikt i processer och data. Med digitala verktyg kan du samla in och dela data plattformsoberoende. Detta kan du använda för att effektivisera verksamheten, vilket naturligtvis är en viktig källa till tillväxt i företaget.  Låt oss ta ett kort exempel. Genom att digitalisera och automatisera er utgifts- och dokumenthantering med Acubiz får ni bättre kontroll och överblick (samt data) över era medarbetares utgifter. Bättre kontroll och större överblick innebär att ni kan minimera fel i arbetsprocesserna och underlätta arbetet för administrationen. PS. Kom ihåg att hantera era data i enlighet med personuppgiftsförordningen.

5. Digital dokumentation bleknar inte

Idag har fortfarande en hel del företag fysiska kvitton. Dessa fysiska kvitton bleknar snabbt, vilket gör att texten blir oläslig; de försvinner lätt och tar dessutom upp plats i arkivet. Om dokumentationen lagras elektroniskt säkerställs det att den lätt kan hittas när den behövs – och att den är läsbar! Snart kommer företagen att behöva lagra sina kvitton elektroniskt, eftersom den nya redovisningslagen har trätt i kraft. Syftet är att underlätta företagsadministrationen genom digitalisering och automatisering av bokföring. Detta framgår tydligt av kraven på digital bokföring i ett digitalt bokföringssystem och digital lagring av bilagor. Det finns alltså ingen väg runt det – dokumenthanteringen måste digitaliseras på ett eller annat sätt från och med den 1 januari 2024. Det kan vara en bra idé att börja digitalisera dokumenthanteringen – hellre idag än imorgon.

Med ny teknik och nya lösningar följer större datamängder. De stora datamängderna innebär en större utmaning när det gäller att säkra uppgifterna. Digitaliseringen ställer alltså krav på säkerheten. Använder ni leverantörer som hjälper er att digitalisera arbetsflödena? Om ja, kom ihåg att tydligt klargöra vad ni förväntar er av dem. De måste kunna dokumentera och garantera att era uppgifter och digitala spår hanteras på ett korrekt och säkert sätt.

Vanliga frågor

Varför är digitaliseringen en nödvändighet för att kunna konkurrera och inte bara något som är trevligt att ha?

Företag som fortsätter att använda manuella, analoga processer hamnar på efterkälken jämfört med konkurrenter som arbetar snabbare och med färre fel tack vare digitala verktyg. Rapporten ”Redegørelse om Danmarks digitale vækst 2022” bekräftar detta samband mellan digitalisering och produktivitetstillväxt. Att fortsätta med analoga metoder är inte ett neutralt val; det urholkar gradvis konkurrenspositionen i takt med att konkurrenter som satsar på digitalisering först vinner fart och kostnadsfördelar.

Hur bidrar digitala verktyg till att sänka kostnaderna inom administrativa avdelningar?

Digitala verktyg eliminerar onödiga handläggningssteg, minskar fel vid manuell inmatning och automatiserar uppgifter som annars skulle ta upp personalens tid. När det gäller just utgiftshantering kan automatisering av kvittoregistrering, godkännandeprocesser och export till bokföringen minska handläggningstiden från över 20 minuter per rapport till några minuter, vilket frigör personalresurser för mer värdeskapande arbete.

Hur placerar sig Danmark i EU:s ranking av digital konkurrenskraft?

Danmark hamnade på första plats i Europeiska kommissionens index för digital ekonomi och samhälle (DESI) för 2021. Bland de danska företagen hade 88 % av små och medelstora företag och 97 % av de stora företagen åtminstone en grundläggande grad av digitalisering. Trots detta starka samlade resultat ligger de små och medelstora företagen fortfarande efter de stora företagen när det gäller graden av digital integration.

Hur kan små och medelstora företag finansiera sina digitaliseringsinvesteringar?

Den danska regeringen har avsatt bidrag genom initiativ som SMV:Digital, särskilt för att hjälpa små och medelstora företag att digitalisera sin verksamhet. Företagen kan ansöka om bidrag på 25 000, 100 000 eller 250 000 danska kronor för kompetensutveckling, teknikinvesteringar och rådgivningstjänster kopplade till den digitala omställningen. Dessa bidrag minskar det initiala kapitalkravet som ofta avskräcker mindre företag från att investera.