5 Questions for You, CFO!

Finansdirektörens roll är särskilt utmanande under bokslutsprocessen, eftersom den innebär att granska alla avdelningsbudgetar, bokslut, effektivitet och mycket mer. För Ekonomiavdelningen, detta omfattar både kundfordringar och leverantörsskulder, liksom de verktyg och processer som krävs för att ta fram korrekta bokslutsresultat. Det här är ingen liten uppgift, så vi finns här för att ge dig de verktyg du behöver för att klara av kostnadshantering på bästa möjliga sätt!

I korthetNu när året närmar sig sitt slut uppmanar Acubiz ekonomichefer att granska fem avgörande aspekter av sin utgiftshantering: den tid som går åt till manuell hantering, rapporteringens noggrannhet, efterlevnaden av regler och föreskrifter, kvaliteten på verktygens integration samt i vilken utsträckning den nuvarande lösningen stödjer strategiskt beslutsfattande. Automatiserad utgiftshantering frigör resurser hos ekonomiavdelningarna, så att de kan övergå från rutinmässigt administrativt arbete till värdeskapande analyser.

Hur mycket tid lägger ert team på manuell hantering av utgifter?

Bokföringsuppgifter är ofta manuella, tidskrävande och felbenägna. Tänk på hur många timmar dina medarbetare lägger på att skapa, granska och bearbeta utgiftsrapporter varje månad. Detta kan och bör optimeras och automatiseras.

Automatiserade lösningar för utgiftshantering ersätter inte medarbetarna; de ger dem istället möjlighet att bli mer produktiva och ägna mer tid åt värdeskapande uppgifter, vilket ökar medarbetarnas tillfredsställelse och ger bättre resultat för företaget.

Tänk dig att ditt team lägger 15–30 minuter på varje utgiftsrapport. I mindre organisationer kan detta motsvara över 10 timmars arbete per vecka för en enda redovisningsansvarig. Det är en fjärdedel av en medarbetares arbetstid under en enda vecka. Detta skapar inget mervärde för företaget; det är en rutinuppgift som måste skötas på ett effektivt sätt.

Den tid som läggs på manuell och arbetskrävande administration av utgiftshanteringen skulle kunna omfördelas till strategiska och affärskritiska uppgifter som skapar värde för företaget. Genom att automatisera er utgiftshanteringsprocess skulle ni uppnå just detta.

Hur säkerställer ni noggrannhet och överskådlighet i er utgiftshantering?

Innehåller dina utgiftsrapporter ofta fel? Hur håller du reda på medarbetarnas kvitton och utgifter? Överväg lösningar som Acubiz, som digitaliserar processen och säkerställer noggrannheten genom:

• OCR-teknik: Skanna kvitton med optisk teckenigenkänning för korrekt datainmatning.
• Digital arkivering: Spara utgiftskvitton elektroniskt för att underlätta åtkomsten och förhindra förlust.
• Automatiserade godkännanden: Inför automatiserade godkännandeprocesser baserade på företagets riktlinjer.
• Rapportering i realtid: Få löpande insikter om utgifterna för att kunna vidta snabba åtgärder.
• Analys och rapportering: Använd analysverktyg för att identifiera besparingsmöjligheter.
• Regelbunden revision: Gå igenom processen regelbundet för att upptäcka fel och brister.
• Personalutbildning: Se till att de anställda får utbildning i systemet och riktlinjerna.
• Leverantörskontroll: Samarbeta med leverantörerna för att säkerställa korrekta fakturor.
• Datakvalitet: Se till att kostnadskodningen är enhetlig för att säkerställa korrekt rapportering.

Hur håller man koll på utgifter och kostnader i realtid?

Har du enkel tillgång till detaljerad information i realtid om utgifter, godkännanden och status?

En utgiftshanteringslösning från Acubiz ger dig insikt i varje utgiftsprocess, från inlämning till godkännande, kontroll och betalning. Dessutom kan du kategorisera utgifterna efter avdelning, kostnad, kategori eller någon annan relevant faktor.

Om du undrar vilken avdelning som har de högsta kostnaderna, om de största utgifterna går till bränsle eller flygresor, eller vilken utgiftskategori som utgör den viktigaste kostnadsfaktorn för företaget, kan du ta reda på det med Acubiz. Denna insikt ger värdefull information som underlag för välgrundade beslut och rapportering av utgifter.

Tänk på fördelarna med att ha en samlad plattform för utgiftshantering som ger omedelbar insikt.

Hur optimerar ni era leverantörsrelationer med er leverantör av utgiftshanteringslösningar?

• Löpande utvärdering: Se regelbundet över dina leverantörer för att säkerställa bästa möjliga pris och villkor. Utvärdera om dina nuvarande leverantörer fortfarande uppfyller dina behov och om det finns möjligheter till förbättringar eller besparingar.
• Processautomation: Inför automatiserade lösningar för att förhandla och optimera processer. Automatisering av utgiftshanteringen kan minska antalet fel, öka effektiviteten och frigöra resurser för mer strategiska uppgifter, såsom leverantörsförhandlingar.
• Dataanalys: Använd insikterna från lösningen för utgiftshantering för att analysera utgiftsmönster, volym och trender. Dessa insikter ger en bättre förståelse för utgiftskategorier och besparingsmöjligheter som kan stärka din förhandlingsposition.
• Strategiska förhandlingar: Använd korrekta uppgifter från utgiftshanteringslösningen för att förhandla mer strategiskt med leverantörerna. Lägg fram faktabaserade argument som bygger på tidigare utgifter och volymer för att uppnå bättre priser och villkor.
• Leverantörsdialog: Skapa en öppen dialog med leverantörerna och utbyta data och insikter om samarbetet. Diskutera möjligheter att optimera processer och uppnå ömsesidiga fördelar genom samarbetet.
• Fokus på kvalitet: Se till att utgifterna kodas på ett enhetligt sätt för att säkerställa korrekt rapportering och analys. Detta bidrar till ökad insyn och noggrannhet i utgiftsuppgifterna.
• Kontinuerlig anpassning: Välj en lösning för utgiftshantering som kan anpassas efter förändringar i företagets behov och leverantörsstruktur. Detta möjliggör snabba reaktioner på förändringar och bättre resultat.

Genom att beakta dessa punkter och utnyttja lösningen för kostnadshantering som en strategisk partner kan ni optimera leverantörsrelationerna, uppnå besparingar och skapa ömsesidigt värde för både ert företag och er leverantör.

Hur kan man förenkla bokslutet och rapporteringen vid årets slut?

Är de sista månaderna av räkenskapsåret stressiga för dig och din avdelning?

Att avsluta bokföringen kan vara en krävande och tidskrävande uppgift. Men du kan göra det mindre betungande för dig och din avdelning. Automatiserade lösningar för utgiftshantering hjälper dig att hålla reda på utgifter, kvitton och fakturor genom att lagra dem digitalt, vilket gör att du enkelt kan hämta fram nödvändig information och dokument vid räkenskapsårets slut. Du slipper leta efter lösa papper eller be medarbetarna att lämna in sina utgiftsrapporter i tid.

Och om du någonsin skulle bli föremål för en revision kommer processen att gå smidigt tack vare den digitala dokumentationen.

Vad kan du, i din roll som ekonomichef, ta med dig från den här artikeln?

Som ekonomichef finns det flera viktiga frågor du bör ställa dig själv för att säkerställa en effektiv kostnadshantering som kan maximera värdet för dina medarbetare.

Genom att ta hänsyn till den tid och de kostnader som läggs på manuella uppgifter, noggrannheten och överskådligheten i utgiftshanteringen samt förenklingen i slutet av räkenskapsåret kan du strategiskt förbättra ditt företags resultat och samtidigt frigöra resurser för uppgifter som ger mervärde. Med rätt insikter, automatisering och samarbete med lösningar som Acubiz kan du omvandla din utgiftshantering till en smidig och värdeskapande process.

Acubiz är en av de många utmärkta lösningarna inom detta område och har i över 25 år hjälpt företag att digitalisera och effektivisera sina processer för utgiftshantering.

Vanliga frågor

Hur mycket tid tar egentligen den manuella kostnadshanteringen för en ekonomiavdelning?

Forskning och Acubiz egna resultat tyder på att det tar ungefär 15 till 30 minuter att behandla en enskild utgiftsrapport manuellt. I en mindre organisation kan detta innebära mer än 10 timmars arbete per vecka för en redovisningsansvarig, vilket innebär att ungefär en fjärdedel av dennes arbetstid ägnas åt rutinmässigt administrativt arbete istället för värdeskapande uppgifter.

Hur säkerställer Acubiz att utgiftsrapporteringen är korrekt?

Acubiz använder OCR-teknik för att skanna kvitton och extrahera data med optisk teckenigenkänning, vilket minskar risken för fel vid manuell inmatning. Utgifterna lagras digitalt tillsammans med all bifogad dokumentation, och den automatiska valideringen upptäcker avvikelser innan de når den som ska godkänna dem. Detta minskar felprocenten avsevärt jämfört med pappersbaserade eller kalkylbladsbaserade processer.

Vad bör en ekonomichef granska när det gäller kostnadshanteringen vid årets slut?

Fem nyckelområden: den tid som ditt team lägger på manuell hantering, noggrannheten och spårbarheten i dina utgiftsuppgifter, efterlevnaden av interna riktlinjer och skatteregler, integrationen mellan ditt utgiftsverktyg och ekonomisystemet, samt huruvida uppgifterna från utgifterna ligger till grund för strategiska beslut. Brister inom något av dessa områden är lämpliga mål för investeringar i automatisering.

Kan automatisering av kostnadshanteringen underlätta efterlevnaden av lagstiftningen?

Ja. Automatiserade system säkerställer att företagets riktlinjer och bokföringskrav följs redan vid inlämningstillfället, inte i efterhand. Acubiz tillämpar automatiskt regler för kvittodokumentation, momsinddelning och dagtraktamentsgränser, vilket innebär att ekonomiavdelningarna lägger mindre tid på att jaga rättelser och att revisorerna får tillgång till en tydligare och fullständigt dokumenterad redovisning.