CFO:ns roll är särskilt utmanande under bokslutsprocessen, eftersom det innebär att granska alla avdelningars budgetar, finansiella rapporter, effektivitet och mycket mer. För avdelningen Finance omfattar detta både kund- och leverantörsreskontra, samt de verktyg och processer som krävs för att producera korrekta finansiella resultat vid årets slut. Det här är ingen liten uppgift, så vi är här för att ge dig verktyg för att hantera utgiftshantering på bästa möjliga sätt!
Hur mycket tid lägger ditt team på manuell hantering av utlägg?
Redovisningsuppgifter är ofta manuella, tidskrävande och felkänsliga. Tänk på hur många timmar dina medarbetare lägger på att skapa, granska och behandla utläggsrapporter varje månad. Detta kan och bör optimeras och automatiseras.
Automatiserad utläggshantering solutions ersätter inte de anställda, utan ger dem möjlighet att vara mer produktiva och ägna mer tid åt värdeskapande uppgifter, vilket ökar medarbetarnas tillfredsställelse och ger bättre resultat för verksamheten.
Tänk dig att ditt team skulle lägga 15-30 minuter per utläggsrapport. I mindre organisationer kan detta innebära över 10 timmars arbete per vecka för en enda revisor. Det är en fjärdedel av en medarbetares arbetstid under en enda vecka. Detta skapar inget mervärde för företaget, utan är en rutinuppgift som måste utföras effektivt.
Den tid som läggs på manuell och arbetsintensiv administration av utläggshanteringen kan istället läggas på strategiska och affärskritiska uppgifter som skapar värde för företaget. Genom att automatisera er process för utläggshantering kan ni uppnå just detta.
Hur säkerställer ni noggrannhet och synlighet i er utläggshantering?
Är dina utläggsrapporter behäftade med fel? Hur håller du reda på de anställdas kvitton och utgifter? Överväg solutions som Acubiz, som digitaliserar processen och säkerställer noggrannhet genom:
- OCR-teknik: Skanna kvitton med optisk teckenigenkänning för exakt datainmatning.
- Digital arkivering: Spara reseräkningar elektroniskt för enkel åtkomst och för att förhindra förlust.
- Automatiserade godkännanden: Implementera automatiserade godkännandeprocesser baserat på företagets policyer.
- Rapportering i realtid: Få löpande insikter om kostnader för snabba åtgärder.
- Analys och rapportering: Använd analysverktyg för att identifiera besparingsmöjligheter.
- Regelbunden revision: Granska processen regelbundet för att upptäcka fel och svagheter.
- Utbildning av anställda: Se till att medarbetarna utbildas i systemet och riktlinjerna.
- Kontroll av leverantörer: Samarbeta med leverantörer för att få korrekta fakturor.
- Datakvalitet: Upprätthåll en konsekvent kostnadskodning för korrekt rapportering.
Hur spårar ni utgifter och kostnader i realtid?
Kan du enkelt få tillgång till detaljerad realtidsinformation om kostnader, godkännanden och status?
Acubiz lösning för hantering av utlägg ger dig insikter i varje utläggsprocess, från inlämning till godkännande, kontroll och betalning. Dessutom kan du kategorisera utlägg efter avdelning, kostnad, kategori eller någon annan relevant faktor.
Om du är nyfiken på vilken avdelning som har flest utgifter, om de högsta utgifterna är för bränsle eller flygresor, eller vilken kostnadskategori som representerar den mest betydande kostnadsfaktorn för verksamheten, kan du ta reda på det med Acubiz. Denna insikt ger värdefull information för att fatta välgrundade beslut och rapportera om kostnader.
Tänk på värdet av att ha en enhetlig plattform för kostnadshantering som ger omedelbara insikter.
Hur optimerar du dina leverantörsrelationer med din leverantör av kostnadshantering?
- Kontinuerlig utvärdering: Se regelbundet över dina leverantörer för att säkerställa bästa pris och villkor. Bedöm om dina nuvarande leverantörer fortfarande uppfyller dina behov och om det finns möjligheter till förbättringar eller besparingar.
- Automatisering av processer: Implementera automatiserade solutions för att förhandla och optimera processer. Automatisering av utgiftshantering kan minska antalet fel, öka effektiviteten och frigöra resurser för mer strategiska uppgifter som t.ex. leverantörsförhandlingar.
- Insikter om data: Använd insikter från kostnadshanteringslösningen för att analysera kostnadsmönster, volym och trender. Dessa insikter ger en bättre förståelse för utgiftskategorier och möjligheter till besparingar som kan stärka din förhandlingsposition.
- Strategiska förhandlingar: Använd korrekt information från kostnadshanteringslösningen för att förhandla mer strategiskt med leverantörer. Presentera faktabaserade argument baserade på tidigare kostnader och volym för att uppnå bättre priser och villkor.
- Dialog med leverantörer: Upprätta en öppen dialog med leverantörerna och dela med er av data och insikter om samarbetet. Diskutera möjligheter att optimera processer och uppnå ömsesidiga fördelar genom samarbete.
- Fokus på kvalitet: Säkerställ konsekvent kodning av kostnader för korrekt rapportering och analys. Detta säkerställer större transparens och precision i kostnadsdata.
- Kontinuerlig anpassning: Välj en lösning för utläggshantering som kan anpassas till förändringar i företagets behov och leverantörsstruktur. På så sätt kan ni reagera snabbt på förändringar och uppnå bättre resultat.
Genom att beakta dessa punkter och utnyttja lösningen för kostnadshantering som en strategisk partner kan du optimera leverantörsrelationerna, uppnå besparingar och skapa ömsesidigt värde för både ditt företag och din leverantör.
Hur förenklar ni bokslutsarbetet och rapporteringen vid årets slut?
Är de sista månaderna av räkenskapsåret stressiga för dig och din avdelning?
Att avsluta finansiella transaktioner kan vara en skrämmande och tidskrävande uppgift. Du kan dock göra det mindre betungande för dig och din avdelning. Automatiserad utgiftshantering solutions hjälper dig att hålla reda på utgifter och kvitton eller fakturor genom att lagra dem digitalt, så att du enkelt kan hämta nödvändig information och dokument i slutet av räkenskapsåret. Du behöver inte jaga lösa papper eller be de anställda att lämna in sina utlägg i tid.
Och om ni skulle behöva göra en revision kommer processen att gå smidigt tack vare den digitala dokumentationen.
Vad kan du som CFO ta med dig från den här artikeln?
Som CFO finns det flera viktiga frågor att ställa sig för att säkerställa en effektiv kostnadshantering som kan optimera värdet för dina anställda.
Genom att ta hänsyn till den tid och de kostnader som läggs på manuella uppgifter, noggrannhet och synlighet i utläggshanteringen och förenkling i slutet av räkenskapsåret kan du strategiskt förbättra ditt företags resultat samtidigt som du frigör resurser för mer värdeskapande uppgifter. Med rätt insikter, automatisering och samarbete med solutions som Acubiz kan du omvandla din utläggshantering till en sömlös och värdeskapande process.
Acubiz är en av de många utmärkta solutions inom detta område och har hjälpt företag att digitalisera och effektivisera processer för utgiftshantering i över 25 år.
