Do your employees cheat with their travel expenses?

Javisst! Rubriken kanske låter lite hård. Men faktum är att utgiftsbedrägerier utgör ett verkligt problem för många företag. De flesta organisationer är medvetna om att det förekommer, men få känner till problemets verkliga omfattning. Ta dig en kopp gott kaffe och läs vidare. Lars från Acubiz kommer att dela med sig av sina insikter i ämnet.

I korthetBedrägerier i samband med utgifter är vanligare än vad de flesta ekonomichefer inser, och de kan ta sig flera olika former: felaktig klassificering av privata utgifter som företagsutgifter, uppblåsta belopp, falska kvitton, dubbla inlämningar och överrapportering av körsträcka. Acubiz har konstaterat att enbart elektronisk ruttberäkning minskar de totala kostnaderna för milersättning med upp till 15 %, och att företagskreditkort avsevärt minskar bedrägerier i samband med kontantuttag – den typ av bedrägeri som är svårast att upptäcka.

Hur upptäcker man bedrägeri?

Man kan ofta skilja mellan mänskliga misstag eller missförstånd och avsiktligt bedrägeri. Många olika faktorer kan leda till misstag och missförstånd. Det kan handla om otydliga regler, användning av gamla Excel-ark där beräkningarna inte längre är giltiga eller något så enkelt som fel i sammanställningarna. Att förstå problemets omfattning och hur man upptäcker bedrägeri kan delas in i olika områden:

• Felaktiga utgifter: En anställd begär ersättning för en privat utgift men hävdar att utgiften är tjänsterelaterad.
• För hög ersättning för utgifter: En ersättningsansökan där syftet är korrekt, men beloppet är för högt.
• Fiktiva utgifter: En anställd ansöker om ersättning för påhittade inköp. Ofta med en kopia av ett falskt kvitto.
• Upprepade återbetalningar: När en anställd lämnar in samma utgiftsrapport flera gånger.
• Kilometerersättning: Den anställde redovisar fler kilometer än vad som faktiskt har körts.

Våra kunder berättar för oss att de rapporterar för många kilometer i samband med kilometerersättning är en vanlig form av fusk. Vi har konstaterat att användningen av elektronisk ruttberäkning – antingen via Google eller med hjälp av en smarttelefons GPS-funktion – kan leda till besparingar på upp till 15 procent av företagets totala kostnader för milersättning. Allt är relativt, men detta kan potentiellt handla om stora summor.

Hur är det med kontantuttag?

Kontantuttag kan utgöra en utmaning eftersom medarbetarna tar ut kontanter istället för att använda kreditkort, och kontanter är svårare att kontrollera. Vår erfarenhet är att införandet av företagskreditkort minskar antalet kontanttransaktioner – som är lättare att fuska med. Den främsta anledningen är att man inte kan kontrollera var köpet sker mellan kvittot och kreditkortstransaktionen.

Bedragare är kreativa

Ovanstående definitioner kan hjälpa oss att förstå de olika områden där vi ofta stöter på bedrägerier. I verkligheten finns det dock inga gränser för hur anställda kan fuska och försöka kringgå kontroller eller utnyttja svagheter i processer och system. Den goda nyheten är att det enligt olika undersökningar endast är 5 % av de anställda som står för 82 % av alla bedrägerier. Uppgiften är alltså enkel – vi behöver ”bara” hitta dessa 5 %.

De dolda kostnaderna för att fuska med utgifterna

Även om det kan vara svårt att upptäcka fusk med utgifter är de negativa konsekvenserna lätta att identifiera. Bedrägerier kan bli en kostsam affär för företag av alla storlekar, men för mindre företag får kostnaderna större konsekvenser. Enligt studier har företag med färre än 100 anställda i genomsnitt 28 % högre förluster än företag med 100 eller fler anställda. Hur kan det komma sig? Anledningen är att digitala resor och Kostnadshantering Sådana system är mindre vanliga i småföretag. Färre företag har tillgång till effektiva och automatiserade system för kostnadskontroll. Vissa av dessa system kan även innehålla funktioner för att övervaka användarnas beteende samt automatiska kontroller av riktlinjer och regler. Större företag har vanligtvis en eller flera heltidsanställda kontrollanter som ägnar sig åt kontrolluppgifterna. Oavsett vilket tillvägagångssätt ett företag har när det gäller kostnadshantering finns det ingen helt säker lösning för att helt eliminera bedrägerier i samband med utgifter.

Få kontroll över regler och riktlinjer

När regler och riktlinjer har utarbetats och dokumenterats blir det lättare för de anställda att förstå exakt vad som utgör en överträdelse. Det blir också enklare för de ansvariga att avgöra vilka anställda som följer reglerna och vilka som inte gör det. Dessutom blir det lättare att agera och fatta beslut när överträdelser inträffar.

Struktur och process

Det är viktigt att fastställa rätt kostnadsstruktur. Jag uppmanar alltid till att beskriva ”vad man har använt pengarna till” snarare än ”vilket konto som ska bokföras”. De flesta anställda arbetar inte inom ekonomiavdelningen och förstår inte begrepp som ”Frakt med moms” och ”Frakt utan moms”. Det handlar om att utforma en väldefinierad struktur och process som möter användarna där de befinner sig. Visste du att ”övrigt” utgör den femte största utgiftskategorin i vissa organisationer – ofta upp till 8 % av de totala rese- och utgiftstransaktionerna. Det är mer än mobiltelefoner, taxitjänster och andra tydligt definierade kategorier. Överväg att specificera ”övriga utgifter”, så att det blir lättare att urskilja transaktionerna. Det minskar risken för fusk.

Effektivisera processen och inför bedrägerikontroller

Jag är helt övertygad om att införandet av ett automatiserat system för utgiftsrapportering och företagskreditkort är det enklaste sättet att undvika fusk med utgiftsposter och resekostnader. Företagets riktlinjer, kontrollrutiner, kreditkortsadministration, resebeställningar och det dagliga utgiftsflödet kan enkelt hanteras med rätt lösning. Rätt lösning säkerställer dessutom att företagets regler och krav följs. Advanced Rapportering, dokumenterade elektroniska godkännandeprocesser och automatiserad teknik gör det svårare för bedrägliga utgifter att passera obemärkt.

Vill du veta mer?

I den här artikeln har jag gett några tips på hur du kan få ordentlig kontroll över ditt företags utgifter. Skaffa en En steg-för-steg-guide till hur du kommer igång med en fullständig digitalisering av utgiftshanteringen hittar du här.

Vanliga frågor

Vilka är de vanligaste formerna av utgiftsbedrägerier bland anställda?

I inlägget nämns fem exempel: att redovisa privata utgifter som företagsutgifter; att lämna in en giltig utgiftspost men överdriva beloppet; att helt och hållet fabricera utgifter med falska kvitton; att lämna in samma utgiftspost flera gånger; samt att överredovisa körsträcka. Av dessa är överredovisning av körsträcka det problem som Acubiz-kunderna oftast rapporterar, och detta kan åtgärdas direkt med hjälp av GPS-baserad eller Googles ruttberäkning.

Hur mycket pengar kan ett företag spara genom att använda elektronisk körsträckeberegning istället för självrapportering?

Acubiz erfarenhet av kunderna tyder på att en övergång från avstånd som medarbetarna själva anger till elektronisk ruttberäkning via GPS eller Google Maps minskar de totala kostnaderna för milersättning med upp till 15 %. För företag med stora sälj- eller serviceteam ute på fältet kan denna siffra innebära en betydande årlig besparing.

Varför är det särskilt svårt att kontrollera kontantuttag när det gäller utgiftsbedrägerier?

När en anställd tar ut kontanter istället för att betala med kort går det inte att oberoende verifiera var och vad köpet avser. Den enda dokumentationen är kvittot för kontantuttaget, inte någon registrering från butiken. Genom att införa företagskreditkort minskar kontanttransaktionerna avsevärt, vilket gör det betydligt svårare att lämna in obekräftade utgifter.

Hur hjälper Acubiz företag att upptäcka och förhindra dubbla utgiftsrapporter?

Acubiz automatiserade kontroller flaggar transaktioner som stämmer överens med befintliga inlämningar utifrån viktiga parametrar såsom belopp, datum och leverantör. Eventuella dubbletter hålls tillbaka för granskning innan de når godkännaren, vilket förhindrar både oavsiktliga omlämningar och avsiktliga försök att få samma utgift ersatt två gånger.