Javisst! Rubriken kan låta lite väl hård. Men faktum är att utläggsbedrägerier är en verklig utmaning för många företag. De flesta organisationer vet att det förekommer, men få känner till omfattningen av problemet. Ta en god kopp kaffe och läs vidare. Lars från Acubiz kommer att dela med sig av sina insikter i ämnet.
Hur identifierar man bedrägerier?
Man kan ofta skilja mellan mänskliga fel eller missförstånd och avsiktligt bedrägeri. Många olika faktorer kan leda till fel och missförstånd. Det kan vara oklara regler, användning av gamla Excel-ark där beräkningarna inte längre är giltiga eller något så enkelt som fel i sammanfattningar. Att förstå omfattningen av problemet och hur man upptäcker bedrägerier kan delas in i olika områden:
- Felaktiga utgifter: En anställd begär återbetalning för en privat utgift men hävdar att utgiften är affärsrelaterad.
- För stor återbetalning av kostnader: En återbetalning som lämnats in där syftet är korrekt, men beloppet är för stort.
- Falska utgifter: En anställd begär återbetalning för falska inköp. Ofta med en kopia av ett falskt kvitto.
- Upprepade återbetalningar: När en anställd skickar in samma utgift flera gånger.
- Milersättning: Den anställde rapporterar fler kilometer än vad som faktiskt har körts.
Våra kunder har berättat för oss att rapportering av för många kilometer i samband med milersättning är en vanlig form av fusk. Vi har funnit att användandet av elektronisk ruttberäkning antingen via Google eller med hjälp av en GPS-tracker i en smartphone kan ge besparingar på upp till 15 procent av företagets totala kostnad för milersättning. Allt är relativt, men det här kan potentiellt handla om mycket pengar.
Hur är det med kontantuttag?
Kontantuttag kan vara en utmaning eftersom de anställda tar ut kontanter istället för att använda kreditkort, och kontanter är svårare att kontrollera. Vår erfarenhet är att införandet av företagskreditkort minskar antalet kontanttransaktioner - som är lättare att fuska med. Den främsta anledningen är att man inte kan kontrollera var köpet görs mellan kvittot och kreditkortstransaktionen.
Bedragare är kreativa
Definitionerna ovan kan hjälpa oss att förstå de olika områden där vi ofta stöter på bedrägerier. I verkligheten finns det dock inga gränser för hur anställda kan fuska och försöka undvika kontroller eller utnyttja svagheter i processer och system. Den goda nyheten är att det bara är 5 % av de anställda som står för 82 % av alla bedrägerier, enligt olika undersökningar. Så uppgiften är enkel - vi behöver "bara" hitta de 5 procenten.
De dolda kostnaderna för att fuska med avgifterna
Fusk med kostnader kan vara svårt att upptäcka, men de negativa effekterna är lätta att identifiera. Bedrägerier kan vara en kostsam affär för företag av alla storlekar, men för mindre företag har kostnaderna större inverkan. Enligt undersökningar har företag med färre än 100 anställda i genomsnitt 28 % högre förluster än företag med 100 eller fler anställda. Hur kan det komma sig? Anledningen är att digitala Travel & Expense Management-system är mindre vanliga i små företag. Färre företag har tillgång till effektiv och automatiserad kontroll av utlägg. Vissa av dessa system kan också innehålla funktioner för övervakning av användarnas beteende och automatiska kontroller av policyer och regler. Större företag har vanligtvis en eller flera heltidsanställda controllers som ägnar sig åt kontrolluppgiften. Oavsett hur ett företag hanterar sina utlägg finns det ingen idiotsäker lösning för att helt eliminera bedrägerier med utlägg.
Få kontroll över regler och policyer
När regler och policyer har utarbetats och skrivits ned är det lättare för de anställda att förstå exakt vad som utgör en överträdelse. Det är också enklare för controllers att ta reda på vilka medarbetare som följer reglerna och vilka som inte gör det. Dessutom är det lättare att reagera och fatta beslut i fall där överträdelser inträffar.
Struktur och process
Det är viktigt att definiera rätt kostnadsstruktur. Jag uppmuntrar alltid till att beskriva "vad du har spenderat pengar på" snarare än "vilket konto som ska registreras". De flesta medarbetare är inte anställda på ekonomiavdelningen och förstår inte begrepp som "Frakt med moms" och "Frakt utan moms". Det handlar om att utforma en väldefinierad struktur och process som möter användarna på deras premisser. Visste du att "diverse" utgör den femte största kostnadskategorin i vissa organisationer - ofta upp till 8 % av de totala rese- och utläggstransaktionerna. Det är mer än mobiltelefoner, taxitjänster och andra tydligt definierade kategorier. Överväg att specificera "diverse utlägg" så att det blir lätt att särskilja transaktionerna. Det minskar risken för fusk.
Stärk processen och inkludera bedrägerikontroller
Det är min bestämda uppfattning att införandet av ett automatiserat system för utläggsrapportering och ett företagskreditkort är det enklaste sättet att undvika fusk med utläggstransaktioner och reseräkningar. Företagets policyer, kontroller, kreditkortsadministration, resebeställningar och det dagliga flödet av utlägg kan enkelt hanteras med rätt lösning. Rätt lösning säkerställer också att företagets regler och krav efterlevs. Advanced rapportering, dokumenterade elektroniska godkännandeprocesser och robotteknik gör det svårare för bedrägliga utlägg att passera oupptäckta.
Vill du veta mer?
Med den här artikeln har jag gett några insikter i hur du kan få ordentlig kontroll över ditt företags utgifter. Få en steg-för-steg-guide om hur du kommer igång med en fullständig digitalisering av utläggsprocessen här.
