How does Acubiz integrate with travel booking systems?

Acubiz integrates with travel management companies and booking systems so that confirmed bookings are automatically imported as expense items. Employees no longer need to manually upload airline tickets or hotel receipts: the booking data arrives in Acubiz directly from the travel agency, pre-filled with vendor, amount, and travel dates.

What happens to airline tickets and travel receipts in Acubiz?

Tickets and receipts imported from travel agency systems appear in the employee's Acubiz app as draft expenses, ready to be assigned to a project or cost centre and submitted for approval. Once approved, they flow automatically to the ERP. Original documents are stored digitally and satisfy bookkeeping law requirements for receipt retention.

How does a fully digital travel expense flow work from booking to ERP?

The employee books through the travel management company (such as ATPI). The booking data is sent to Acubiz, where it appears as a draft expense. The employee adds any missing details and submits. The manager approves via the Acubiz app. The approved travel expense is posted automatically to the ERP. No paper, no email, and no manual re-entry at any step.

Does Acubiz support multiple travel agencies and booking platforms?

Yes. While ATPI is a key partner, Acubiz collaborates with multiple travel agencies and supports data import from a range of travel management systems. The integration is built around standard data formats used in the travel industry, making it compatible with most major providers used by Danish and Scandinavian businesses.

Can Acubiz handle travel expenses for employees in specialised industries like maritime?

Yes. The Acubiz and ATPI partnership specifically addresses the needs of maritime-sector companies, where crew travel logistics are complex and documentation requirements are strict. Acubiz can handle multi-leg journeys, international travel, and industry-specific cost categories: all within the same expense management workflow used for general business travel.

Biljetter: En digital resa från bokning till ERP

Acubiz och resebyrån ATPI har ingått ett samarbete för att effektivisera hanteringen av resekostnader. Deras gemensamma lösning integrerar smidigt flygbokningar med kostnadsuppföljning i företagets ERP-system. ATPI säkerställer optimal reseplanering, medan Acubiz digitaliserar kostnadshanteringen, vilket minskar det manuella arbetet och ger en tydligare översikt över kostnaderna.

I korthetAcubiz och affärsresebyrån ATPI har integrerat sina system så att flygbokningar automatiskt flödar in i kostnadshanteringsprocessen, vilket eliminerar behovet av manuell hantering av kvitton för resekostnader. Ekonomiavdelningarna får en fullständig, digital verifieringskedja från bokningsbekräftelse till bokföring i ERP-systemet, utan några manuella steg däremellan.

Samarbetet mellan Acubiz och affärsresebyrån ATPI hjälper företag att skapa ett smidigt digitalt flöde från bokning av flygbiljetter till resekostnader i ERP-systemet. Idag drar många gemensamma kunder nytta av helt integrerade digitala lösningar.

Acubiz samarbetar med många resebyråer, vars samarbete med den globala affärsresebyrån ATPI sträcker sig många år tillbaka. ATPI är specialiserat på sjöfartsbranschen och ser till att sjömän och annan offshorepersonal når sina destinationer runt om i världen – i rätt tid och till bästa pris. Det kräver ett nära samarbete med kunden för att planera resorna på bästa sätt och i god tid – annars kan resekostnaderna bli en obehaglig överraskning, säger Kim Fuglsang, VD för ATPI Danmark:

”Traditionellt har vi fokuserat på att hjälpa kunderna att spara pengar genom god planering för att säkerställa de bästa flygpriserna. Vi kommer att fortsätta med detta, men genom samarbetet med Acubiz kommer vi att skapa en heltäckande digital lösning för våra gemensamma kunder inom resebranschen. Med bättre överblick och effektiva interna processer mellan avdelningarna kan företagen uppnå ännu större besparingar.”

Ett smidigt digitalt flöde

Integrationen mellan ATPI:s bokningssystem och Acubiz digitala Kostnadshantering Tjänsten – Acubiz EMS – skapar ett smidigt digitalt flöde från bokning av flygbiljetten till reseräkning och redovisning av utgifterna i företagets ERP-system. Beroende på kundens behov ”märker” ATPI flygbolagens fakturor med medarbetar- och projektnamn i sitt bokningssystem. Därefter skickas en PDF-fil med flygbiljetten direkt till den resande medarbetarens Acubiz EMS, där den automatiskt kopplas till transaktionen från resekontot. Denna process skapar mervärde för kunderna på många sätt, fortsätter Kim Fuglsang:

”Normalt sett är ekonomiavdelningen får totalt resefaktura från resebyråer, och en ekonomiansvarig måste sedan manuellt skicka fakturorna till de respektive resande medarbetarna. Denna process undviks helt när vårt bokningssystem och vårt resekonto integreras med Acubiz app och den webbaserade tjänsten för utgiftshantering. Om flygbiljetten är märkt med projektnamn och namnen på ansvariga projektledare och resansvariga kan företaget få en ny överblick över de totala resekostnaderna för specifika projekt och förutsäga kassaflödet mycket mer exakt. Det är en stor fördel för företagen.”

Personalutgifterna omfattar mer än bara flygbiljetter

Acubiz EMS hjälper företag att digitalisera hela processen för resefakturering och utgiftsrapporter. Personalutgifterna omfattar vanligtvis bilkörning, mat och dryck samt tåg- och flygbiljetter, men kan även omfatta många andra personalrelaterade utgifter som betalas med kreditkort eller kontant.

Kim Pawrup, Sales på Acubiz:

”Företag med många resande medarbetare kan dra stor nytta av Acubiz samarbete med resebyråer – däribland ATPI. Ekonomiavdelningen behöver lägre tidsinsats för att fungera som mellanhand mellan resebyrån och den resande medarbetaren. Och i Acubiz EMS behöver medarbetaren lägre tidsinsats på utgiftsrapporter, eftersom det tidskrävande manuella arbetet med att skapa reserapporter sker digitalt och kan hanteras via vår mobilapp Acubiz One. På samma sätt behöver ekonomiavdelningen inte hantera medarbetarnas reserapporter och kvitton manuellt – de finns automatiskt tillgängliga i Acubiz EMS och kan överföras direkt till företagets ekonomisystem. Det finns många nivåer av värdeskapande genom att integrera och optimera kundernas interna processer när det gäller reselösningar och reseavräkning.”

Vanliga frågor

Hur integreras Acubiz med resebokningssystem?

Acubiz integreras med resebyråer och bokningssystem så att bekräftade bokningar automatiskt importeras som utgiftsposter. Anställda behöver inte längre manuellt ladda upp flygbiljetter eller hotellkvitton: bokningsuppgifterna skickas direkt till Acubiz från resebyrån, redan ifyllda med leverantör, belopp och resedatum.

Vad händer med flygbiljetter och resekvitton i Acubiz?

Biljetter och kvitton som importeras från resebyråernas system visas i medarbetarens Acubiz-app som utgiftsutkast, redo att tilldelas ett projekt eller en kostnadsställe och skickas in för godkännande. När de har godkänts överförs de automatiskt till ERP-systemet. Originaldokumenten lagras digitalt och uppfyller kraven i bokföringslagen för bevarande av kvitton.

Hur fungerar ett helt digitalt flöde för resekostnader, från bokning till ERP-systemet?

Den anställde bokar via resebyrån (till exempel ATPI). Bokningsuppgifterna skickas till Acubiz, där de visas som ett utkast till utgiftsrapport. Den anställde fyller i eventuella saknade uppgifter och skickar in rapporten. Chefen godkänner den via Acubiz-appen. Den godkända resekostnaden bokförs automatiskt i ERP-systemet. Inget papper, inga e-postmeddelanden och ingen manuell inmatning i något steg.

support Acubiz support resebyråer och bokningsplattformar?

Ja. ATPI är visserligen en viktig samarbetspartner, men Acubiz samarbetar med flera resebyråer och stödjer dataimport från en rad olika reshanteringssystem. Integrationen bygger på standardiserade dataformat som används inom resebranschen, vilket gör den kompatibel med de flesta större leverantörer som danska och skandinaviska företag använder.

Kan Acubiz hantera resekostnader för anställda inom specialiserade branscher, till exempel sjöfartsbranschen?

Ja. Samarbetet mellan Acubiz och ATPI är särskilt inriktat på behoven hos företag inom sjöfartssektorn, där logistiken kring besättningens resor är komplex och dokumentationskraven stränga. Acubiz kan hantera resor med flera etapper, internationella resor och branschspecifika kostnadskategorier – allt inom samma arbetsflöde för utgiftshantering som används för allmänna affärsresor.