Jag har alltid varit intresserad av automatisering och digitalisering. Faktum är att jag genom mitt eget företag Acubiz har ägnat större delen av min karriär åt just detta.
Acubiz kärnområde är processen kring den typ av utlägg som skapas av de anställda. Med andra ord handlar det om att säkerställa ett digitalt och automatiserat flöde från det att en kostnad uppstår till det att den bokförs och redovisas. Detta inkluderar alla relaterade juridiska dokumentationskrav, allokeringsalternativ, krav för godkännandeprocessen, krav relaterade till företagspolicyer samt den faktiska bokföringsposten.
Processen kring den här typen av kostnader är bara en av många i hela komplexet av finansiella processer. Eller uttryckt på ett annat sätt: en komponent i resan mot den digitala redovisningen. I det här blogginlägget kommer jag att ta upp processerna för kund- och leverantörsreskontra och lista några verktyg som kan hjälpa dig att optimera och digitalisera dem. Det är två av kärnprocesserna i ekonomifunktionen, och vanligtvis de två dyraste processerna - men varför förlitar sig så många företag fortfarande på långsamt manuellt arbete när det gäller leverantörsreskontra och kundreskontra?
Kundfordringar
Hantering av fordringar omfattar många delprocesser och blir snabbt en komplex affär med många fallgropar, som potentiellt kan skada ett företag.
Traditionellt har kundreskontraarbetet inneburit många manuella uppgifter i hela processen med kreditprövning, registrering och bokning av betalningar, bankavstämning, betalningspåminnelser, aviseringar, hantering av invändningar, inkasso etc. En effektiv process kring allt detta bidrar till att optimera kassaflödet och förbättra likviditeten. Flera undersökningar visar att företag med ett effektivt kassaflöde kan växa snabbare och att de i allmänhet värderas högre. Så för en finansavdelning är en solid process kring kassaflöde och likviditetshantering ett av de viktigaste instrumenten som behövs för att ge verksamheten bättre prestanda.
En rak och digitalt baserad process i kundreskontraavdelningen är inte bara förbehållen stora organisationer. Därmed inte sagt att alla stora organisationer har en smidig, digital och automatiserad AR-process, men många kan bli bättre. Men det gäller även för små och medelstora företag, och det finns ett brett utbud av lättillgängliga solutions och tjänster på marknaden som hjälper företag av alla storlekar i deras övergång till en digital kundreskontraprocess.
Jag har listat en handfull exempel nedan, de är värda att kolla in:
- Likvido - Danskt utvecklat system för hantering av gäldenärer.
- Tesorio - Amerikansk plattform för att optimera kassaflödet.
- FarPay - Dansk plattform för hantering av gäldenärer.
- Fenerum - också en danskutvecklad programvara, särskilt utformad för prenumerationsbaserade företag.
- Moneyflow - innovativ plattform som erbjuder omedelbar betalning av fakturor.
Leverantörsreskontra
På samma sätt som det är tydligt för kundreskontraprocessen involverar hanteringen av kreditorer många delprocesser och likaså finns det viktiga saker att tänka på. Arbetet med leverantörsreskontran kan också innebära en hel del tidskrävande arbete. Själva processen kring kontroll och godkännande av leverantörsfakturor, inklusive verifiering av att fakturauppgifterna stämmer överens med vad som beställts och levererats, kan ta timme efter timme i anspråk. Och denna tidsåtgång sker inte bara på ekonomiavdelningen, utan även i resten av organisationen. Dessutom påverkar hur du kontrollerar betalningar även ditt kassaflöde och din likviditet.
När vi talar om leverantörsreskontra och kredithantering finns det också digitala verktyg som kan hjälpa till att automatisera denna process. Dessa typer av verktyg kategoriseras ofta som "fakturahantering" och "purchase to pay" solutions. Generellt sett digitaliserar och effektiviserar dessa system processen från det att ett köp görs till dess att det bokförs och betalas. Dvs. från att en beställare beställer varor eller tjänster, till att köpet godkänns (kanske på flera nivåer) och till att bokföring och betalning hanteras. Programvara i dessa kategorier kommer vanligtvis också att digitalisera fakturorna och strukturera deras datainnehåll. När du letar efter den här typen av lösning är det viktigt att du undersöker alternativen noggrant och säkerställer att systemet matchar dina affärsbehov. Som exempel kan nämnas att solutions som kategoriseras som "purchase to pay" solutions passar bäst för organisationer med en komplex leverantörsreskontraprocess.
Jag har hittat några exempel på fina solutions här:
- Palette - fullfjädrad lösning för inköp och betalning, utvecklad av svenska Palette Software.
- Acubiz Invoice Management - vår egenutvecklade lösning för fakturahantering, som levereras med ett intuitivt arbetsflöde för mobilt godkännande.
- Roger - Dansk utvecklad programvara för kredithantering, inklusive godkännande och betalning.
- MediusFlow - programvara för digital leverantörsreskontraautomatisering från svenska Medius.
Som jag nämnde inledningsvis handlar Acubiz kärnområde om de kostnader som skapas av de anställda, till exempel relaterade till reseaktiviteter. Det kallas också Expense Management eller hantering av utlägg, utbetalningar eller resekostnader. För de flesta företag är arbetet med detta vanligtvis en del av leverantörsreskontraprocessen. Särskilt för utläggshantering är en digital tjänst mycket meningsfull, eftersom många kvitton fortfarande kommer i klassiskt fysiskt (pappersbaserat) format. Du har säkert också lagt märke till att jag har nämnt att vi också har en lösning för fakturahantering på hyllan. Hur kommer det sig, kanske du undrar? Jo, för att det faktiska arbetsflödet med godkännande, bokföring och redovisning av utläggskvitton respektive leverantörsfakturor är mycket likartat (om inte ditt företag har komplexa krav kring leverantörsfakturorna). Därför är det logiskt för användare och godkännare att hantera uppgifterna på ett liknande sätt, genom ett igenkännbart gränssnitt.
Digital och automatiserad redovisning ger konkurrensfördelar
Jag är helt övertygad om att automatiserad redovisning och bokföring ger konkurrensfördelar för ett företag. Om du optimerar kassaflödet och likviditeten i kund- och leverantörsreskontran får du helt enkelt ett bättre finansiellt utrymme. Dessutom kan du skörda tidsrelaterade besparingar genom automatisering. Detta frigör tid för produktivt arbete som skapar värde.
Ha en trevlig resa på vägen mot den digitala redovisningen.
