The Digital Accountancy - Part 2 Outsourcing of the finance department

I korthetAtt lägga ut finansverksamheten på entreprenad kan påskynda digitaliseringen för företag som vill fokusera sina resurser på kärnverksamheten, men det är oerhört viktigt att välja rätt partner. Inte alla leverantörer av outsourcingtjänster har en väl genomtänkt teknisk lösning, så det är lika viktigt att utvärdera deras strategi för automatisering och digitala verktyg som det är att bedöma det affärsmässiga samarbetet.

I det här blogginlägget ska jag fortsätta där jag lämnade för ett tag sedan och jag ska fundera lite mer på idén om digital bokföring. Den här gången ska jag titta närmare på outsourcing av ekonomifunktioner. Outsourcing kan faktiskt vara en bra väg att gå för företag som vill påskynda digitaliseringen av sina administrativa processer. Det är dock viktigt att du väljer rätt outsourcingpartner om du överväger outsourcing i kombination med teknik, digitalisering och automatisering – för redan nu kan jag avslöja att inte alla leverantörer har en väl genomtänkt teknisk lösning på plats.

Utkontraktering av ekonomiavdelningen

De flesta företagsledare känner till begreppet outsourcing i olika sammanhang och är medvetna om vad det innebär. Outsourcing innebär, som vi alla vet, att ett företag låter en extern leverantör sköta en specifik uppsättning uppgifter. Det handlar om uppgifter som annars skulle skötas internt inom företaget. Outsourcing används av företag av alla typer och storlekar, och när det gäller ekonomiavdelningen och dess administrativa uppgifter överväger allt fler företag att satsa på outsourcing.

Anledningen är att företaget vill koncentrera sina resurser på sina kärnområden, och att det snabbt kan bli komplicerat och krävande att sköta ekonomiavdelningen internt. När vi tittar på ekonomiavdelningen finns det flera delprocesser som kan läggas ut på extern leverantör. Vanligtvis ser vi att bokföring och löneadministrationen sköts av en extern leverantör.

Valet av en outsourcingpartner handlar i stor utsträckning om förtroende. Det är uppenbart att det måste byggas upp en stark relation mellan företaget och outsourcingpartnern. Med det sagt vill jag också påpeka att det finns andra viktiga faktorer att ta hänsyn till. Till exempel vilken teknik en viss leverantör använder och hur de tillämpar den i förhållande till kunden. Jag återkommer till det senare i det här inlägget.

Fördelarna med outsourcing

Tids- och resursbesparingar är de två uppenbara fördelarna med outsourcing. Som jag redan har nämnt kan du som företagsledare fokusera dina resurser på tillväxt om du låter en extern partner sköta en eller flera administrativa uppgifter.

Det är uppenbart att det finns kostnader förknippade med att driva en outsourcad verksamhet, men fördelen är att den är flexibel när det gäller personalkostnader, frånvaro och ledighet, uppsägningar osv. Allt detta ligger på outsourcingpartnerns ansvar. Dessutom är det relativt enkelt att skala upp och ner i en outsourcad verksamhet, vilket vanligtvis är fördelaktigt under en tillväxtfas. Detta beror naturligtvis på outsourcingleverantörens kompetens och kapacitet. Sammanfattningsvis kan det i många fall vara billigare att outsourca en ekonomiverksamhet än att driva den internt.

Outsourcing och digitalisering

Okej, så tanken på att helt eller delvis lägga ut er ekonomiavdelning på entreprenad har vuxit fram och tagit form. Om ni ännu inte har tagit med digitalisering och automatisering i beräkningen, så rekommenderar jag starkt att ni gör det. Som jag nämnde tidigare måste du ha en åsikt om detta när du väljer att anförtro din ekonomiavdelning åt en extern partner. De flesta outsourcingleverantörer använder en rad digitala verktyg för att hantera uppgifterna, och ytterligare en fördel med outsourcing är att du får tillgång till tekniken. Det är dock viktigt att din leverantör har valt rätt lösningar från utbudet.

Tillsammans måste du och din outsourcingpartner se till att den digitala bokföringen kommer igång. Till exempel när vi talar om leverantörsskulder, Jag är inte direkt någon fan av leverantörer som helt enkelt uppmanar sina kunder att skicka in kvitton och annan dokumentation utan någon som helst struktur. Visst är det enkelt för dig som kund, men det leder till högar och överbelastning hos dina outsourcingpartner, och en konsekvens av detta är att du kommer att drabbas av förseningar i rapporteringen av dina siffror. Med andra ord kommer du inte att kunna styra din verksamhet utifrån aktuella finansiella uppgifter. Och det kan jag inte rekommendera.

Nej, det rätta sättet att gå tillväga är att din outsourcingpartner ställer intuitiva digitala verktyg till ditt förfogande. Verktyg som är lätta att använda för dina medarbetare i ”frontlinjen”. Verktyg som, redan vid den första transaktionen, gör det enkelt att hantera kvitton, fakturor, utgifter, utbetalningar, godkännanden, tids- och frånvarorapportering m.m. Därefter sköter din outsourcingpartner korrekt bokföring och redovisning, utgiftsavräkning, avstämning av företagskort transaktioner, momsredovisning, löneadministration, semesterregister m.m.

Poängen är att det måste skapas en digital kedja mellan ditt företag och din outsourcingpartner – från transaktion till bokföring. Den stora fördelen med detta är att du får tillgång till betydligt mer exakta och aktuella ekonomiska uppgifter för ditt företag.

Jag har några förslag till leverantörer som arbetar med ett digitalt tänkesätt:

• Amesto – en nordisk leverantör med bred täckning inom finansiella BPO-tjänster, teknik och administration
• – 1-kontor – Dansk leverantör av tjänster inom ekonomi och administration.
• Basico – Ett danskt konsultföretag som även tillhandahåller BPO-tjänster inom finanssektorn.
• Inforevision – Danskt revisionsföretag som även tillhandahåller företagstjänster, till exempel bokföring och löneadministration.

Dessutom kan jag också nämna några av våra progressiva finska vänner:

• Integrata – Finsk leverantör av löneadministration och HR-tjänster
• Staria – en global leverantör av tjänster inom ekonomi och personaladministration.

Sammanfattningsvis kan outsourcing av ekonomiavdelningen alltså spara tid, pengar och resurser. Det är dock avgörande att ni samarbetar med en partner som har ett digitalt tankesätt och som ställer robusta digitala verktyg till ert förfogande. Verktyg som kan underlätta en fullständig digitalisering av ekonomiprocesserna.

Vanliga frågor

Vilka finansiella uppgifter lägger man oftast ut på entreprenad?

Bokföring och löneadministration är de finansiella uppgifter som oftast läggs ut på entreprenad. Företag väljer vanligtvis att lägga ut dessa uppgifter eftersom interna ekonomifunktioner kan bli komplexa och resurskrävande, och genom att frigöra dessa resurser kan företaget fokusera på sin kärnverksamhet.

Vad bör man tänka på när man väljer en partner för finansiell outsourcing?

Utöver förtroende och relationens kvalitet bör du noggrant utvärdera leverantörens tekniska lösningar. En viktig fråga är om de använder moderna digitala och automatiserade verktyg, och hur de i praktiken tillämpar dessa verktyg för sina kunder. Inte alla leverantörer har samma tekniska resurser.

Kan outsourcing av ekonomiavdelningen hjälpa ett företag att digitalisera sig snabbare?

Ja, outsourcing kan vara ett lämpligt sätt att påskynda digitaliseringen, särskilt för organisationer som saknar intern kapacitet att själva driva på omställningen. Detta fungerar dock endast om outsourcingpartnern verkligen är digitalt mogen och använder automatisering som en central del av sitt tjänsteutbud.

Vilka är de främsta fördelarna med att lägga ut ekonomifunktionerna på entreprenad?

De två fördelar som oftast nämns är tidsbesparingar och resursbesparingar. Genom att överlåta repetitiva administrativa uppgifter till en extern partner kan det interna teamet fokusera på verksamhet med högre mervärde. Outsourcing kan också ge tillgång till specialiserad expertis och teknik som det skulle bli dyrt att bygga upp internt.