Med det här blogginlägget fortsätter jag där jag slutade för ett tag sedan och jag kommer att arbeta lite mer med idén om den digitala redovisningen. Den här gången ska jag titta närmare på outsourcing av finansverksamheten. Outsourcing kan faktiskt vara en bra väg att gå för företag som fokuserar på att påskynda digitaliseringen av sina administrativa processer. Det är dock viktigt att du väljer rätt outsourcing-partner om du tänker outsourcing i samspel med teknik, digitalisering och automatisering - för redan nu kan jag avslöja att inte alla leverantörer har en väl genomtänkt teknikuppsättning på plats.
Outsourcing av finansavdelningen
De flesta företagsledare känner till outsourcing i olika sammanhang och de är medvetna om vad begreppet innebär. Outsourcing innebär, som vi alla vet, att ett företag låter en extern leverantör ta hand om en specifik uppsättning uppgifter. Vi talar om uppgifter som annars skulle skötas internt i företaget. Outsourcing används av alla typer och storlekar av företag, och när det gäller ekonomifunktionen och dess administrativa uppgifter överväger allt fler företag att använda sig av outsourcing.
Skälet är att verksamheten vill fokusera resurserna på sina kärnområden och en ekonomifunktion kan snabbt bli komplex och krävande att driva internt. När vi tittar på ekonomifunktionen kan flera delprocesser outsourcas. Vanligtvis ser vi att bokföring och löneadministration outsourcas.
Det faktiska valet av outsourcingpartner är till stor del en fråga om förtroende. Det är uppenbart att en stark relation mellan företaget och outsourcingpartnern måste byggas upp. Med detta sagt vill jag också hävda att det finns andra viktiga faktorer att ta hänsyn till. Till exempel den teknik som en viss leverantör använder och hur de aktiverar den i förhållande till kunden. Jag återkommer till det senare i det här inlägget.
Fördelarna med outsourcing
Tids- och resursbesparingar är de två uppenbara fördelarna med outsourcing. Som jag redan har nämnt kan du som företagsledare fokusera dina resurser på tillväxt om du låter en extern partner ta hand om en eller flera administrativa uppgifter.
Självklart finns det kostnader förknippade med att driva en outsourcad organisation, men fördelen är att den är flexibel när det gäller personalkostnader, frånvaro och ledighet, uppsägningar etc. Allt detta är outsourcingpartnerns ansvar. Dessutom är det också relativt enkelt att skala upp och ner i en outsourcingkonstellation, vilket vanligtvis är fördelaktigt under en tillväxtresa. Detta är naturligtvis beroende av outsourcingleverantörens förmåga och kapacitet. Slutsatsen är att det i många fall kan vara billigare att outsourca en finansverksamhet jämfört med att driva den internt.
Outsourcing och digitalisering
Okej, så idén om att outsourca din ekonomiavdelning helt eller delvis har vuxit och tagit form. Om du inte redan har tänkt in digitalisering och automatisering i ekvationen, så rekommenderar jag starkt att du gör det. Som jag har nämnt tidigare måste du ha en åsikt om detta när du väljer att anförtro din finansverksamhet till en extern partner. De flesta outsourcingleverantörer använder en rad olika digitala verktyg för att hantera uppgiften och ännu en fördel med outsourcing är att du får tillgång till tekniken. Det är dock viktigt att din leverantör har valt att plocka rätt solutions från hyllorna.
Tillsammans måste du och din outsourcingpartner se till att den digitala redovisningen är etablerad. När vi talar om leverantörsreskontra är jag till exempel inte särskilt förtjust i de leverantörer som helt enkelt instruerar sina kunder att ta emot kvitton och annan dokumentation utan någon form av struktur. Det är naturligtvis enkelt för dig som kund, men det skapar högar och utbuktningar hos din outsourcingpartner och en konsekvens är att du kommer att uppleva förseningar i rapporteringen av dina siffror. Med andra ord kommer du inte att kunna styra din verksamhet baserat på aktuella finansiella data. Och det kan jag inte rekommendera.
Nej, det rätta sättet att göra saker på är att din outsourcingpartner ställer intuitiva digitala verktyg till ditt förfogande. Verktyg som är enkla att använda för era "frontline"-medarbetare. Verktyg som i det första skedet av en transaktion gör det enkelt att hantera kvitton, fakturor, utgifter, utbetalningar, godkännande, registrering av tid och frånvaro etc. Därefter tar din outsourcing-partner hand om korrekt bokföring och redovisning, utläggsredovisning, avstämning av företagskortstransaktioner, momsredovisning, löneadministration, semesterredovisning etc.
Poängen är att en digital kedja måste upprättas mellan ditt företag och din outsourcingpartner - från transaktion till bokföring. Den stora fördelen med detta är att du får tillgång till mycket mer exakta och uppdaterade finansiella data för ditt företag.
Jag har några förslag till leverantörer som arbetar med ett digitalt tankesätt:
- Amesto - bred nordisk leverantör av finansiella BPO-tjänster, teknik och administration
- - 1-Office - Danskbaserad leverantör av tjänster inom ekonomi och administration.
- Basico - Danskbaserad konsultverksamhet som även tillhandahåller BPO-tjänster inom finans.
- Inforevision - Dansk redovisningsbyrå som även levererar företagstjänster, till exempel bokföring och löneadministration.
Dessutom kan jag också nämna några av våra progressiva finska vänner:
- Integrata - Finlandsbaserad leverantör av löneadministration och HR-tjänster
- Staria - global leverantör av tjänster inom finans och HR.
Sammanfattningsvis kan outsourcing av ekonomiavdelningen spara tid, pengar och resurser. Det är dock viktigt att du samarbetar med en partner som har ett digitalt tankesätt och som ställer solida digitala verktyg till ditt förfogande. Verktyg som kan underlätta en fullständig digitalisering av ekonomiprocesserna.
