The Digital Accountancy – Part 3: Why your bookkeeping practice is important

I det här blogginlägget ska jag fortsätta att undersöka trenden kring digitalisering och automatisering av processerna inom ekonomiavdelningen. Det är ett område där vi ser en snabb utveckling av den teknik som gör detta möjligt. Många finansprocesser lämpar sig väl för digitalisering och automatisering. Det beror på att de ofta kännetecknas av struktur, regler och repetition. Med andra ord är en stor del av den data som bearbetas relativt enkel att strukturera, och många av de processer som finns för att hantera den är i grunden regelbaserade.

I korthetDet är inte alla ekonomiprogram som kan support anpassas till varje organisations specifika bokföringsrutiner, och denna bristande anpassning är en vanlig orsak till misslyckade digitaliseringsprojekt. Det är avgörande att ha en god förståelse för den egna verksamheten, inklusive hur företaget kodar, godkänner och bokför utgifter, innan man väljer ett digitalt verktyg för automatisering av ekonomifunktionerna.

Det är dock värt att notera att det kan bli komplicerat, och det hänger samman med de rutiner som en viss organisation följer i sina ekonomiprocesser. Det vill säga de specifika bokföring och redovisningspraxis. Det innebär att man bör vara uppmärksam när man börjar digitalisera och automatisera ekonomiprocesserna. Om jag till exempel tittar på processen som rör kvitton och kostnadsfakturor, men det är långt ifrån alla digitala verktyg för kostnadshantering, hantering av kvitton eller fakturahantering som kan support anpassas exakt efter ditt företags arbetssätt.

Lägg fokus på din branschkunskap

Applikationer som hjälper dig att driva digitala och automatiserade finansprocesser kan betyda oerhört mycket för ditt företag. De kan till exempel bidra till att minska den tid som läggs på manuella och repetitiva uppgifter, samtidigt som de kan höja kvaliteten och precisionen i resultatet. Du bör dock se till att du inte låter dig bländas av alla säljargument och gyllene löften om kapaciteten hos olika nya och smarta system, som lovar att sköta allt utan någon ansträngning. Faktum är nämligen att det i alltför många fall finns begränsningar när det gäller systemens faktiska förmåga att support just support sätt som man arbetar på i din organisation. Därför måste du alltid komma ihåg att den unika domänkunskapen som har byggts upp inom din organisation inte får glömmas bort. Inom det område vi diskuterar här handlar det om ren finansspecifik domänkunskap såväl som företagsspecifik domänkunskap när det gäller era bokföringsprinciper och redovisningsrutiner inom leverantörsreskontra. På det här området rekommenderas det inte att kompromissa, om ni frågar mig. Med det sagt skadar det aldrig att låta sig utmanas av hur saker och ting görs av, säg, en system- eller mjukvaruleverantör – men det bör inte ske till varje pris.

Stöder eller undergräver det din verksamhet?

När du väljer att investera i programvara som hjälper till att digitalisera och automatisera är det avgörande att du noggrant undersöker om programvaran kan support verksamhet fullt ut. Om vi håller oss till exemplet med verktyg för hantering av utgifter och kvitton och din verksamhet arbetar med flera finansiella dimensioner, bör det verktyg du väljer självklart support . Det kan också vara så att ditt arbetsflöde för utgifter och fakturor måste vara dynamiskt och baseras på poster eller valda dimensionsvärden. Ett exempel på detta kan vara att en utgiftstransaktion kopplas till ett specifikt projekt av en medarbetare, vilket sedan sätter igång en godkännandeprocess där en specifik projektledare måste godkänna utgiften, och inte den närmaste chefen som normalt sett godkänner utgifterna. I det här fallet bör du fråga dig själv (och programvaruleverantören) om just din dimensionsstruktur kan stödjas. Om så inte är fallet, eller om leverantören verkar helt okunnig när du ställer frågan, måste du verkligen överväga om du vill kompromissa eller om det är bättre att hitta en annan leverantör.

Om du väljer att kompromissa riskerar du att de önskade effekterna och fördelarna med att implementera en lösning uteblir. Det innebär att du tvingas lägga ner betydande resurser på efterbearbetning av data och därmed går miste om effektivitetsvinster. I värsta fall kan en kompromiss till och med innebära att du börjar undergräva din egen verksamhet, eftersom du prioriterar bort din domänkunskap och de krav som härrör från den och istället börjar implementera en mjukvara trots dess begränsningar (oavsett om du är medveten om dem eller inte). I det här exemplet, där vi talar om hantering av utgifter och kvitton, innebär det faktum att du offrar möjligheten att till exempel koppla transaktioner till dina finansiella dimensioner att du kommer att få svårt att göra detaljerad rapportering och få insikt i verksamhetens finansiella resultat. Det kan snabbt bli kostsamt.

Det bästa inom sin klass innebär de bästa villkoren

Låt mig klargöra en sak: om din bokföring är ens lite komplex bör du överväga att branschledande lösningar för en support digitalisering av er ekonomiavdelning. När det gäller utgiftshantering är det uppenbart att vissa lösningar är mycket svåra att jämföra, trots att de i grunden bygger på samma process. Låt oss ta den inbyggda funktionen för kostnadsrapportom man använder löne- och löneadministrationssystem eller appar från vissa leverantörer av företagskort, som möjliggör dokumentation av transaktioner. Med sådana lösningar får man helt enkelt inte de nödvändiga alternativen för att konfigurera finansiella dimensioner eller arbetsflöden så att de passar just er verksamhet. Om man jämför sådana lösningar med de verkligt bästa lösningarna för utgiftshantering, kan man nog säga att Det är som att jämföra ett ekonomisystem med ett Excel-ark.

Vanliga frågor

Varför misslyckas vissa digitaliseringsprojekt inom finanssektorn trots att programvaran tekniskt sett fungerar?

Många digitala verktyg kan inte anpassas till en viss organisations specifika bokföringsrutiner. När programvaran inte support ett företag faktiskt kodar eller godkänner utgifter uppstår kringgående lösningar, användningen minskar och de förväntade fördelarna uteblir. Verktyget kan vara tekniskt imponerande, men ändå passa dåligt för organisationen.

Vad är domänkunskap inom finans och varför är den viktig vid val av programvara?

Domänkunskap är den samlade förståelsen för hur just er organisation hanterar finansiella processer: kodningskonventioner, godkännandestrukturer, kontostrukturer och efterlevnadskrav. Denna kunskap får inte gå förlorad i samband med digitaliseringen. Programvara som inte kan hantera denna kunskap kommer att tvinga fram oönskade processförändringar.

Vad bör ekonomichefer tänka på när de utvärderar programvara för kostnads- eller fakturahantering?

Var försiktig med försäljningsargument som hävdar att ett system kan ”göra allt utan ansträngning”. Utvärdera om programvaran faktiskt kan support företags specifika bokföringsrutiner, inte bara generella användningsfall. Be om referenser från företag med liknande komplexitet i bokföringen.

Hur bör ekonomiavdelningar gå tillväga med digitaliseringen utan att förlora viktig processkunskap?

Kartlägg er nuvarande process i detalj innan ni väljer programvara. Dokumentera hur ni bokför utgifter, vilka godkännanderegler som gäller och hur bokföringsposterna ser ut. Använd detta som en specifikation när ni utvärderar leverantörer och testa mot verkliga scenarier från er verksamhet innan ni bestämmer er.