I det här blogginlägget fortsätter jag att titta närmare på trenden med digitalisering och automatisering av processerna inom ekonomifunktionen. Det är ett område där vi ser en snabb utveckling av den teknik som gör detta möjligt. Många finansprocesser lämpar sig väl för digitalisering och automatisering. Det beror på att de ofta kännetecknas av struktur, regler och repetition. Med andra ord är en stor del av de data som bearbetas relativt enkla att strukturera, och många av de processer som finns på plats för att hantera dem är i grunden regelbaserade.
Det är dock värt att notera att saker och ting kan bli komplexa och det har att göra med den praxis som en viss organisation arbetar enligt i sina ekonomiprocesser. Det vill säga den specifika bokförings- och redovisningspraxisen. Det betyder att du bör vara observant när du börjar digitalisera och automatisera ekonomiprocesserna. Om jag som exempel tittar på processen för utläggskvitton och kostnadsfakturor, så är det långt ifrån alla digitala verktyg för utläggshantering, kvittohantering eller fakturahantering som kan support exakt ditt företags sätt att göra saker.
Fokusera på din domänkunskap
Applikationer som hjälper dig att driva digitala och automatiserade ekonomiprocesser kan betyda mycket för ditt företag. De kan till exempel bidra till att minska tiden som läggs på manuella och repetitiva uppgifter, samtidigt som de också kan öka kvaliteten och precisionen i utdata. Du måste bara se till att du inte blir bländad av allt säljsnack och alla gyllene löften om kapaciteten hos olika nya och smarta system, som lovar att göra allt utan ansträngning. För faktum är att det i alltför många fall finns begränsningar i systemens faktiska förmåga att support det specifika arbetssättet i din organisation. Det är därför ni alltid måste komma ihåg att den unika domänkunskap som har samlats inom era organisationer inte får glömmas bort. Inom det område som vi diskuterar här handlar det om den rena finansspecifika domänkunskapen såväl som den företagsspecifika domänkunskapen när det gäller era bokföringsprinciper och redovisningsmetoder inom leverantörsreskontraområdet. På det här området är det inte rekommenderat att kompromissa, om du frågar mig. Med det sagt skadar det aldrig att låta sig utmanas av t.ex. en system- eller programleverantör - men det ska inte ske till vilket pris som helst.
Stödjer eller undergräver det din verksamhet?
När du väljer att investera i programvara som hjälper till att digitalisera och automatisera är det viktigt att du är noggrann i arbetet med att ta reda på om programvaran kan support din verksamhet i full utsträckning. Om vi håller oss till exemplet med verktyg för hantering av utlägg och kvitton och ditt företag arbetar med flera finansiella dimensioner, så bör det verktyg du väljer självklart support detta. Det kan också vara så att ditt arbetsflöde för utlägg och fakturor måste vara dynamiskt baserat på poster eller valda dimensionsvärden. Ett exempel kan vara att en utläggstransaktion kopplas till ett specifikt projekt av en anställd och detta initierar sedan en godkännandeprocess där en specifik projektledare måste godkänna utlägget, och inte linjechefen, som normalt godkänner utläggen. I det här fallet bör du fråga dig själv (och programvaruleverantören) om din specifika dimensionsstruktur kan stödjas. Om så inte är fallet eller om leverantören ser ut som ett stort frågetecken när du ställer frågan, då måste du verkligen överväga om du vill kompromissa eller om det är bättre att du hittar en annan leverantör.
Om ni väljer att kompromissa riskerar ni att de önskade effekterna och fördelarna med implementeringen av en lösning uteblir. Det innebär att ni tvingas lägga stora resurser på efterbearbetning av data och därmed går miste om effektivitetsvinster. I värsta fall skulle en kompromiss till och med innebära att du börjar undergräva din egen verksamhet eftersom du sätter din domänkunskap, och de härledda kraven, i andra hand och börjar implementera en programvara trots dess begränsningar (oavsett om du är medveten om det eller inte). I det här exemplet, där vi talar om hantering av utlägg och kvitton, innebär det faktum att du offrar möjligheten att till exempel koppla transaktioner till dina finansiella dimensioner att du kommer att ha svårt att göra detaljerad rapportering och få insikt i verksamhetens finansiella resultat. Det kan snabbt bli kostsamt.
Best-of-breed är lika med bästa förhållanden
Låt mig reda ut saken. Om din bokföringspraxis bara är lite komplicerad bör du leta efter de bästa i klassen solutions till support Digitalisering av er ekonomifunktion. När vi pratar utläggshantering är det tydligt att vissa solutions är mycket svåra att jämföra, även om de i princip utnyttjar samma process. Låt oss ta den inbyggda funktionaliteten för utgiftsrapportering i löne- och lönesystem eller appar från vissa företags betalkortsleverantörer, som tillåter transaktionsdokumentation. Med sådana saker får du helt enkelt inte de nödvändiga alternativen för att konfigurera ekonomiska dimensioner eller arbetsflöden, så de passar din verksamhet. Om en sådan solutions jämförs med riktiga best-of-breed solutions för utläggshantering kan man väl säga att det är som att jämföra ett ekonomisystem med ett Excel-ark.
