Digitalisering och automatisering av bokförings- och redovisningsprocesserna är en trend som kommer att ha en garanterat lång livslängd. Jag har tidigare bloggat om ämnet från olika vinklar och faktum är att det finns en mängd fördelar att uppnå genom att digitalisera en organisations administrativa processer.
Att digitalisera och automatisera är lika med att implementera nya programvaruverktyg och nya arbetssätt. Och alla som har försökt lansera en ny programvarulösning i en organisation vet att den mest nervkittlande delen är den som handlar om hur medarbetarna kommer att ta till sig programvaran. Kommer de att gilla den eller inte?
I det här blogginlägget ska jag titta närmare på vikten av användarcentrering och vikten av en bra användarupplevelse - eller UX som det heter på engelska. Lita på mig, det är väldigt viktigt!
Varför digitalisera och automatisera bokföring och redovisning?
Låt oss börja med att sätta scenen. Fördelarna och vinsterna med digitalisering är, som nämnts, många. Från ett övergripande perspektiv är fördelarna ökad produktivitet, färre fel, bättre resursutnyttjande och mer exakta data för rapportering och analys. Paradoxalt nog är det dock så att många tvekar inför att påbörja digitaliseringsarbetet.
En av anledningarna till detta är den tidigare nämnda nervositeten i samband med att implementera ny programvara och förändra en process som redan fungerar. Beslutsfattarna är helt enkelt rädda för att användarna inte kommer att ta till sig den nya teknik som behövs för support digitaliseringsprocessen, och att de därmed inte kommer att kunna dra nytta av de förväntade fördelarna. Å andra sidan kan man också säga att de inte kommer att dra nytta av några fördelar heller, medan de sitter och är nervösa för att förändra en process. Hur som helst är oron faktiskt reell, eftersom användaracceptans är avgörande för en framgångsrik utrullning av ny programvara.
Det är bevisat att en bra användarupplevelse kan bidra avsevärt till att uppnå de förväntade fördelarna. När du väljer programvara till support för ett digitaliseringsprojekt är det en riktigt bra idé att inkludera användarupplevelsen som en viktig utvärderingsparameter.
Användarcentrerad utveckling
Det finns många sätt att närma sig programvaruutveckling, men jag tror verkligen på att sätta användarna och användarupplevelsen först i allt utvecklingsarbete. Det kräver mer resurser, eftersom det innebär investeringar i att förstå behoven och kraven hos alla typer av användare som är avsedda att arbeta med programvaran på daglig basis.
Om vi talar om olika processer inom ekonomifunktionen kommer vissa system uteslutande att ha ekonomer som användare, men för andra system kommer det också att finnas användare bland andra grupper av anställda i en organisation. Det innebär att vi kan prata om stora mängder arbete med att kartlägga och förstå olika användartyper, och sedan utforma en användarupplevelse som passar alla dessa. Och här finns inga genvägar att ta - det kan jag intyga.
Det finns faktiskt många exempel på bristande användarcentrering när vi tittar på olika programvaror solutions till support ekonomiprocesser. Ett av mina favoritexempel är ERP- och ekonomisystem. De utvecklas med ekonomipersonal som primär målgrupp, men vissa tilläggsmoduler har andra typer av användare som målgrupp. Det kan till exempel handla om modulen för hantering av leverantörsfakturor, modulen för hantering av utlägg eller modulen för registrering av projekttimmar. Ofta glömmer utvecklarna av ERP- och ekonomisystem bort detta, vilket innebär att användarupplevelsen blir fel. Det är inte heller svårt att föreställa sig att det blir fel när en användarupplevelse som är utformad för en bokhållare träffar en säljare.
I många fall är det den specialiserade Best-of-Breed-programvaran solutions som kan erbjuda ett differentierat användarfokus, givet att leverantören har investerat i detta.
Användarupplevelsen påverkas av användargränssnittet
Det finns uppenbarligen flera element i användarupplevelsen som, från ett övergripande perspektiv, fokuserar på att lösa användarnas problem. Med det sagt är användargränssnittet mycket viktigt för upplevelsen. Om vi talar om en mobilapp handlar det om den visuella utformningen av de skärmar som används för navigering, layouten, knapparna, färgschemat, typsnittet, animeringarna, menyerna och så vidare.
Om användargränssnittet är förvirrande, svårt att navigera eller till och med visuellt oattraktivt kommer det att innebära problem med användaranpassningen. Om användargränssnittet däremot är intuitivt, självförklarande, lätt att navigera i och visuellt tilltalande kommer det att bli mycket smidigare för användarna.
The Acubiz Way
The Acubiz Way är en term som täcker vår kompletta Best Practice-metod för Expense Management. En viktig del i The Acubiz Way är att förstå användarnas förutsättningar. Expense Management-processen är förankrad i finansfunktionen men är samtidigt en process som sträcker sig mot andra delar av en organisation och därmed också andra användare. Det beror på att det är här utgifterna initieras. Det är därför programvaruverktygen måste utvecklas på dessa användares premisser. Detta fokus har varit en ledstjärna i vårt utvecklingsarbete under många år och vi har investerat en betydande mängd resurser i att "få detta rätt".
Det råder ingen tvekan om att en väldesignad och genomtänkt användarupplevelse avsevärt ökar andelen lyckade implementeringar. Och som jag har nämnt tidigare kräver kvalitetsdesign av en användarupplevelse och ett användargränssnitt mycket resurser - oavsett hur vi närmar oss det. Med andra ord har detta ett pris. Ja, och precis som på många andra områden går pris och kvalitet hand i hand även här.
Förresten har mitt team skrivit en e-bok om implementering av programvara. Den täcker alla aspekter av processen, inklusive vikten av användarcentrering. E-boken kan laddas ner gratis.
Lycka till med digitaliseringen av din bokföring.
