From transaction to bookkeeping – How to upgrade corporate cards with more power

Acubiz effektiviserar utgiftshanteringen genom att digitalisera hela processen från transaktion till bokföring för företagskort. Genom att hantera ”svarta hål” i datahanteringen, såsom kvitton och företagsspecifika uppgifter, förvandlar Acubiz korten till effektiva, teknikdrivna verktyg som förenklar bokförings- och dokumentationsarbetet.

I korthetAcubiz digitaliserar hela processen från transaktioner med företagskort till bokföringsposter och åtgärdar därmed dataluckor, såsom saknade kvitton och omatchade transaktioner, som bromsar arbetet för ekonomiavdelningarna. Resultatet blir en automatiserad värdekedja från kortdragning till bokföring i ERP-systemet, utan manuell inmatning i något steg.

Acubiz har som mål att förenkla administrativa processer för företag och deras anställda. Detta kan åstadkommas på många olika sätt, och Acubiz huvudsakliga verksamhetsområde är Kostnadshantering.

Kostnadshantering handlar om de arbetsrelaterade utgifter som många anställda har i samband med sitt arbete. Det är dock paradoxalt och ganska lustigt att varje gång en anställd har en utgift medför det mer arbete i form av dokumentation, redovisning, kontroll, godkännande, bokföring, där utgiften redovisas och ibland betalas. Vårt mål är att digitalisera och automatisera hela processen för utgiftstransaktionen, från det att den uppstår till dess att den bokförs.

I det här blogginlägget kommer jag att fokusera på de utgifter som betalas med företagskort och jag ska förklara hur du kan skapa en helt digital värdekedja kring en utgifts resa – från transaktion till bokföring.

De svarta hålen

Rubriken på detta avsnitt och begreppet ”svarta hål” i samband med transaktioner med företagskort kommer från vår vän, Lars Kristoffersen. Lars arbetar som likviditetsansvarig på Nordea, och han ger bland annat råd till företagskunder om användningen av företagskort. Nyligen använde Lars denna analogi vid ett möte vi hade med Nordeas Cash Management-team om vårt gemensamma erbjudande med First Card och Acubiz, och jag tycker att det stämmer precis.

Som jag beskrev inledningsvis medför varje gång en anställd använder ett företagskort ytterligare arbete. Arbetet handlar om att komplettera varje transaktion med den information som krävs för att bokföra utgiften korrekt. Detta har att göra både med lagkrav och med specifika företagsinterna krav och regler. För att använda Lars ord kan den saknade informationen alltså beskrivas som ”svarta hål”, och att komplettera uppgifterna för varje transaktion handlar helt enkelt om att fylla dessa ”svarta hål”.

När utgifter betalas med ett företagskort finns vissa uppgifter redan tillgängliga i digital form. Det handlar till exempel om uppgifter som transaktionsdatum och -tid, valuta samt information om försäljaren (genom MCC-koder). Dessa uppgifter är självklart till stor hjälp i det fortsatta arbetet fram till bokföringsfasen, men det krävs ändå ytterligare information.

Vilken typ av information kan då betecknas som ”svarta hål”? Tja, om vi utgår från den juridiska aspekten är kvittot för en viss utgift viktigt. Enligt den danska bokföringslagen måste utgiftskvittot eller en kopia av det (det kan vara i digital form) sparas i 5 år. De övriga ”svarta hålen” har att göra med varje organisations struktur och krav på bokföring samt ytterligare dokumentation som rör utgifter. Det faktiska bokföringsarbetet kan sträcka sig från att följa en enkel kontoplan att vara mer komplexa, till exempel med fördelningskrav för specifika avdelningar, projekt eller kunder, med tanke på komplexiteten och strukturen i samband med de finansiella dimensionerna. Utöver detta kan det också förekomma ”svarta hål” när det gäller dokumentationen för godkännande av utgifter – vanligtvis från medarbetare via en eller flera chefer.

Om vi återvänder till bokförings- och redovisningsarbetet, så är detta en uppgift som traditionellt sett hör till ekonomiavdelningen. När det gäller utgifter som betalas med företagskort föreslår jag dock att denna uppgift delegeras till kortinnehavaren – de ”svarta hålen” bör fyllas i så fort en utgift uppstår.

En digital värdekedja

Hur skapar man den digitala värdekedjan som kopplar samman företagskorten med ert ERP- eller ekonomisystem? Och hur kan era medarbetare själva sköta bokföringen och redovisningen av sina utgifter? Jo, det gör man genom att hitta ett verktyg som kan:

1. Hämta transaktionsdata från dina företagskort.
2. Se till att användaren/kortinnehavaren genom enkla åtgärder kan fylla i de ”svarta hålen”.
3. Leverera data som är redo för bokföring till ditt ERP- eller ekonomisystem.

Det är uppenbarligen här som en lösning som vår kommer in i bilden, och illustrationen nedan visar hur kedjan ser ut.

När du letar efter ett verktyg som kan hjälpa dig att skapa denna kedja finns det många saker att undersöka och ta hänsyn till. Men till att börja med är det viktigt att du funderar över följande:

• Användbarhet – Verktyget måste vara enkelt och intuitivt att använda, annars kommer du aldrig att få säljare, consultant m.fl. att sköta utgiftsredovisningen och bokföringen åt dig.
• Säkerhet – Tänk på att verktyget kommer att hantera betalkorts- och transaktionsuppgifter. Detta måste ske på ett säkert sätt.
• Funktioner och integrationsmöjligheter – Granska era övriga personalrelaterade kostnader, till exempel kostnader för milersättning eller privata utlägg för anställda som inte har företagskort. Se till att lösningen har de funktioner och den flexibilitet som krävs för att hantera flera olika aspekter. Integrationsmöjligheterna är självklart viktiga – om verktyget inte kan kopplas ihop med just era företagskort eller ert specifika ekonomisystem, är ni tillbaka på ruta ett.

Du vet säkert hur det brukar vara med säljare, och då kanske du undrar en gång till om det ”verkligen är möjligt” att få dem att sköta bokföringen av utgifterna på rätt sätt? Jo, svaret är ja, det är fullt möjligt, förutsatt att det görs på rätt sätt. Läs vad Per Baltsen, ekonomichef på Dansk Brandteknik A/S, har att säga om detta.

”Ett kort fullspäckat med teknik”

En lösning för utgiftshantering har många aspekter, men en vinkel som jag ofta lyfter fram är att den gör det möjligt för er att ge era företagskort mer kraft – till och med superkrafter! Ni kommer bokstavligen att uppgradera korten med hjälp av viss teknik. Teknik som gör korten mer intelligenta. Teknik som gör det enkelt att fylla de svarta hålen. Teknik som gör det möjligt för er att skapa den kedja som jag har beskrivit i det här blogginlägget. Teknik som kommer att spara ditt företag mycket tid – både på ekonomiavdelningarna och för användarna/kortinnehavarna.

Med andra ord: när vi talar om utgifter som betalas med företagskort sköter korten större delen av bokföringen åt dig! Korten hjälper dessutom dina säljare, konsulter och andra användare att hålla ordning på sina kvitton och utgiftsunderlag.

Vanliga frågor

Vad är ”datasvarta hål” inom hanteringen av utgifter för företagskort?

Datablackhål uppstår när en korttransaktion registreras av banken men motsvarande kvitto, kostnadsställe, projektkod eller momsuppgifter saknas. Ekonomiavdelningarna får då lägga tid på att jaga anställda för att få in dokumentation, eller bokföra transaktioner utan fullständig kodning. Acubiz fyller dessa luckor genom att kräva att de anställda bifogar kvitton och kodning redan vid köptillfället: dessa kopplas automatiskt till korttransaktionen.

Hur hanterar Acubiz transaktioner med företagskort automatiskt?

När en medarbetare använder ett företagskort som är kopplat till Acubiz importeras transaktionen automatiskt till medarbetarens Acubiz-app. Medarbetaren lägger till en bild på kvittot och eventuella nödvändiga uppgifter och skickar sedan in ansökan. Den kodade utgiften går igenom godkännandeprocessen och hamnar direkt i ERP-systemet som en bokföringsklar post – utan manuellt ingripande från ekonomiavdelningen.

Vad krävs för att koppla ett företagskort till ett utgiftshanteringssystem?

Kortutgivaren måste support : antingen direkt eller via Acubiz kortintegrationer med stora kortutgivare, däribland Nordea First Card, Eurocard och Visa. När anslutningen är upprättad visas transaktionerna automatiskt i Acubiz, vanligtvis inom 24 timmar. Ingen särskild hårdvara eller komplicerad installation krävs; konfigurationen sköts under Acubiz onboarding-process.

Hur integreras Acubiz med ERP-system för bokföring av företagskort?

Acubiz skickar godkända och fullständigt kodade kortutgifter direkt till ditt ERP-system – bland annat Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP och andra – i form av journalposter. Integrationen kopplar varje utgiftskategori till rätt konto i din kontoplan, vilket säkerställer korrekt momsbehandling och kostnadsfördelning utan manuell bokföring.

Kan Acubiz hantera flera olika korttyper och utländska valutor?

Ja. Acubiz stöder flera olika korttyper: kreditkort, betalkort och virtuella kort från olika utfärdare, och hanterar transaktioner i flera valutor med automatisk valutakonvertering. Detta gör det lämpligt för organisationer med medarbetare som reser utomlands eller har kort från flera olika banker.