På Acubiz är vi på ett uppdrag. Ett uppdrag där målet är att underlätta administrativa processer för företag och deras anställda. Detta kan göras på många sätt och vårt kärnområde är Expense Management.
Expense Management handlar om de affärsrelaterade utgifter som många anställda har när de gör sitt jobb. Paradoxalt och ganska roligt är dock att varje gång en anställd har ett utlägg tillkommer mer arbete med att dokumentera, motivera, kontrollera, godkänna, bokföra, redovisa och ibland reglera utlägget. Vårt mål är att digitalisera och automatisera utläggstransaktionens hela resa, från det ögonblick då den uppstår till det ögonblick då den bokförs.
I det här blogginlägget fokuserar jag på de utlägg som betalas med företagskort och förklarar hur du kan skapa en fullständig digital värdekedja kring ett utläggs resa - från transaktion till bokföring.
De svarta hålen
Den här rubriken och termen "svarta hål" i samband med företagskortstransaktioner kommer från vår vän Lars Kristoffersen. Lars arbetar som Cash Manager på Nordea, och bland annat ger han råd till företagskunder om användningen av företagskort. Nyligen använde Lars denna analogi vid en session som vi hade med Nordeas Cash Management-team om vårt gemensamma erbjudande med First Card och Acubiz, och jag tycker att den är klockren.
Som jag inledningsvis beskrev uppstår mer arbete varje gång en anställd använder ett företagskort. Arbetet är relaterat till att berika varje transaktion med den information som krävs för att bokföra utgiften korrekt. Detta är både relaterat till lagkrav och specifika företagsrelaterade krav och regler. För att använda Lars ord kan den saknade informationen beskrivas som "svarta hål" och databerikningen för varje transaktion handlar helt enkelt om att fylla de "svarta hålen".
När utgifter betalas med ett företagskort finns viss information redan tillgänglig digitalt. Det gäller till exempel information som transaktionsdatum och tid, valuta och information om handlaren (genom MCC-koder). Dessa uppgifter kommer naturligtvis väl till pass i den fortsatta resan mot bokföringsfasen, men det finns fortfarande behov av ytterligare information.
Vilken typ av information kan då karaktäriseras som svarta hål? Tja, om vi börjar med den juridiska aspekten så är kvittot för en viss utgift viktigt. Enligt den danska bokföringslagen måste utgiftskvittot eller en kopia av det (det kan vara digitalt) lagras i 5 år. De andra "svarta hålen" är relaterade till varje organisations struktur och krav på bokföring och ytterligare dokumentation relaterad till utlägg. Det faktiska bokföringsarbetet kan sträcka sig från att följa en enkel kontoplan till att vara mer komplext, till exempel med allokeringskrav för specifika avdelningar, projekt eller kunder, med tanke på komplexiteten och strukturen i samband med finansiella dimensioner. Utöver detta kan det också finnas "svarta hål" när det gäller dokumentation för godkännande av utgifter - vanligtvis från anställda via en eller flera chefer.
Om vi går tillbaka till bokförings- och redovisningsarbetet så är detta en uppgift som traditionellt ligger på ekonomiavdelningen. Men när det gäller utgifter som betalas med företagskort föreslår jag att denna uppgift delegeras till kortinnehavaren - de "svarta hålen" bör fyllas i det ögonblick en utgift uppstår.
En digital värdekedja
Hur skapar ni den digitala värdekedja som kopplar samman era företagskort med ert ERP- eller ekonomisystem? Och hur kan dina anställda själva hantera bokföring och redovisning av sina utgifter? Jo, det gör du genom att hitta ett verktyg som kan det:
- Hämta transaktionsdata från dina företagskort.
- Underlätta för användaren/kortinnehavaren att genom enkla åtgärder kunna fylla de "svarta hålen".
- Leverera bokföringsklar data till ditt ERP- eller ekonomisystem.
Det är naturligtvis här som en lösning som vår kommer in i bilden och bilden nedan beskriver kedjan.
När du letar efter ett verktyg som kan hjälpa dig att skapa denna kedja finns det många saker att undersöka och ta hänsyn till. Men till att börja med är det viktigt att du tänker på följande:
- Användbarhet – verktyget måste vara enkelt och intuitivt att arbeta med, annars kommer du aldrig att ha säljare, consultant etc. gör utläggsbokföring och redovisning åt dig.
- Säkerhet - kom ihåg att verktyget kommer att behandla betalkort och transaktionsdata. Detta måste ske på ett säkert sätt.
- Funktioner och integrationsmöjligheter - titta på andra medarbetarrelaterade kostnader, t.ex. milersättning eller privata utlägg för anställda utan företagskort. Se till att lösningen har funktioner och perspektiv för att hantera flera olika saker. Integrationsalternativ är självklart viktiga - om verktyget inte kan anslutas till dina specifika företagskort eller ditt specifika ekonomisystem är du tillbaka på ruta ett.
Du vet säkert hur säljare brukar vara och då kanske du frågar en extra gång, om det "verkligen är möjligt" att få dem att göra en korrekt bokföring av kostnader? Svaret är ja, det är fullt möjligt, förutsatt att det görs på rätt sätt. Läs vad Per Baltsen, som är CFO på Dansk Brandteknik A/S, har att säga om detta.
"Teknologiskt paketerat kort"
En Expense Management-lösning har många aspekter, men en vinkel som jag ofta använder är att den gör det möjligt för dig att ge dina företagskort mer kraft - till och med superkrafter! Du kommer bokstavligen att uppgradera korten med viss teknik. Teknik som gör korten mer intelligenta. Teknik som gör det enkelt att fylla de svarta hålen. Teknik som gör att du kan skapa den kedja som jag har beskrivit i det här blogginlägget. Teknik som kommer att spara ditt företag mycket tid - både på ekonomiavdelningarna och hos användarna/kortinnehavarna.
Med andra ord, när vi talar om de utgifter som betalas med företagskort, kommer korten att hantera det mesta av bokföringen åt dig! Korten hjälper också dina säljare, konsulter och andra användare att hålla reda på sina kvitton och utläggsunderlag.
