Att arbeta hemifrån är här för att stanna. Företagen måste se till att de anställda är nöjda och motiverade, tillhandahålla möbler för hemmakontor och tillhandahålla lämpliga (och digitala) verktyg som säkerställer en effektiv arbetsdag.
Det är just den sista punkten om digitala verktyg som jag fokuserar på i det här blogginlägget. För att samarbetet och effektiviteten ska kunna upprätthållas när en stor del av företagets anställda arbetar hemma, krävs digitala verktyg som både kan knyta samman hemarbetarna och säkerställa effektiva arbetsflöden för både den anställde och företaget. Och i slutändan är detta företagets ansvar!
Att arbeta hemifrån är mer populärt än någonsin
Dansk Industri har genomfört en undersökning bland 230 företag som visar att åtta av tio företag är öppna för idén att öka hur mycket anställda kan arbeta hemifrån. Det är bara tre procent som vill minska den tid som medarbetarna kan arbeta på distans. Det verkar därför rimligt att dra slutsatsen att arbete hemifrån, som nämnts, är här för att stanna. Vi kan också kalla det hybridarbete, flexibelt arbete etc. Det gemensamma draget är att medarbetarna inte är fysiskt närvarande på kontoret.
Vi märker också att distansarbete blir allt populärare. På Visma Acubiz har medarbetarna aldrig arbetat så mycket hemifrån som de gör just nu. Naturligtvis med undantag för under lockdowns. Är en ökning av den tid vi arbetar hemifrån bra eller dålig? Tja, vi lyckas leverera de bästa finansiella resultaten någonsin. Så det kan inte vara så illa.
Vi skulle inte kalla det ett direkt resultat av distansarbete, men det har åtminstone inte sänkt produktiviteten. Detta stämmer mycket väl överens med Dansk Industris rapport, som visar att 73% av företagen har upplevt en ökad eller oförändrad produktivitet. Endast tre procent har upplevt en nedgång i produktiviteten.
Vi drar nytta av att alla våra medarbetare kan arbeta hemifrån. Alla våra data ligger säkert i molnet, så medarbetarna behöver bara sina datorer för att arbeta var de vill. Det finns dock alltid en plats på kontoret för de kollegor som inte vill arbeta hemma.
En sak är säker. Utvecklingen är här. Den verkar inte kunna stoppas. Därför måste företagen fokusera på att skapa de bästa ramvillkoren för att medarbetarnas distansarbete ska lyckas och kunna utföras på bästa möjliga sätt.
Digitala verktyg kan underlätta arbetsflöden och minska frustration
Vi får inte sätta likhetstecken mellan distansarbete och ökad produktivitet och nöjda medarbetare. Företagen måste arbeta för att skapa en sund balans.
En negativ konsekvens av att arbeta hemifrån kan vara en känsla av försvagad gemenskap och förlust av sociala relationer. Hela den sociala aspekten är ett ämne i sig. Jag kommer att återkomma till det i ett separat blogginlägg. På Visma Acubiz är vi mycket medvetna om detta, vilket är anledningen till att vi har ökat antalet och frekvensen av olika medarbetarevenemang.
I yrkeslivet kan det också vara frustrerande att inte kunna ställa en snabb fråga till en kollega ansikte mot ansikte. Det kan också vara frustrerande att utföra vissa arbetsflöden om de är svåra och kräver hjälp från kollegor. På vissa företag är vissa processer fortfarande manuella, vilket ytterligare försvårar samarbetet.
Låt oss använda oss själva som exempel:
Förr i tiden var hanteringen av de anställdas utlägg manuell, pappersbaserad och bestod av bruna kuvert som skickades mellan de anställda och ekonomiavdelningen. Den här typen av processer förekommer fortfarande på vissa företag idag.
Att skanna kvitton, fylla i och skriva ut excelark och transportera allt till chefen och ekonomiavdelningen är en svår och tidskrävande process. Särskilt om man sitter på hemmakontoret - för då måste man skjuta upp det till nästa gång man är på kontoret.
Visma Acubiz digitaliserar och automatiserar hela processen kring utlägg - från transaktioner till bokföring. Medarbetarna behöver bara använda sina telefoner för att registrera ett utlägg. Våra kunder berättar för oss att Acubiz gör processen kring utlägg enklare för deras användare. Samtidigt sparar både de och ekonomiavdelningen tid.
Exemplen visar hur vi tillhandahåller ett digitalt verktyg som inte bryr sig om ifall du arbetar hemifrån eller på kontoret. Arbetet hanteras lika effektivt oavsett. Det är precis sådana digitala verktyg som företaget måste implementera.
Vi är långt ifrån det enda företaget som underlättar vardagen för hemmabaserade medarbetare. Lyckligtvis finns det många fantastiska appar som ger en effektivare arbetsdag på hemmakontoret. Vi faller inom kategorin "verktyg som säkerställer effektiva arbetsflöden för anställda" medan kategorin "verktyg som binder samman hemarbetare" består av t.ex, Slack och Zoom.
Arbeta effektivt var du än befinner dig
För att säkerställa de bästa förutsättningarna för medarbetaren att arbeta framgångsrikt på hemmakontoret är det en god idé att mäta medarbetarnöjdheten regelbundet. På Visma använder vi Peakon från Workday, som är ett fantastiskt verktyg för att ge oss en känsla av vad vi kan göra ännu bättre. Det handlar inte bara om att skapa de bästa förutsättningarna för medarbetaren att prestera så bra som möjligt, utan också om att kolla in medarbetarnas välbefinnande, engagemang osv. Detta är särskilt viktigt när alla våra medarbetare inte är fysiskt på plats på kontoret, vilket vi har varit vana vid tidigare.
För att svara på frågan i rubriken till detta blogginlägg: du måste göra rätt digitala verktyg tillgängliga för dina medarbetare eftersom det blir allt populärare att arbeta hemifrån på danska företag. Det innebär att medarbetaren måste kunna hantera alla delar av sitt arbete - oavsett om det sker hemma eller på företagets kontor.
