Keep track of expenditure with an expense policy

Utgiftspolicyn fastställer riktlinjer och anger ramarna för hur utgifter ska hanteras inom det aktuella företaget.

I korthetEn utgiftspolicy fastställer hur medarbetarna får använda företagets medel, vad som räknas som en berättigad affärsutgift samt vilka betalningssätt och leverantörer som ska användas. Utan en tydlig policy saknar medarbetarna vägledning och företagen saknar det ramverk som krävs för att säkerställa efterlevnad, kontrollera kostnaderna och uppfylla hållbarhetsåtaganden.

När man driver ett företag uppstår kostnader. Det är oundvikligt. De kan uppstå när anställda reser i företagets tjänst, när en säljare är ute på fältet och måste tanka sin bil, eller när en anställd på marknadsavdelningen köper annonser eller programvara.
Oftast är det de anställda som använder företagets pengar – antingen genom utlägg eller genom en företagskort. I sådana fall kan anställda undra hur mycket det är acceptabelt att spendera på företagets vägnar. Och vad räknas som ett affärsrelaterat inköp och vad inte?
Företagen har en skyldighet gentemot sina anställda att tydligt förmedla vad som är tillåtet och vad som inte är tillåtet. Det är här en utgiftspolicy kommer in i bilden.

Vad är en utgiftspolicy?

Utgiftspolicyn fastställer riktlinjer och anger ramarna för hur utgifter ska hanteras inom det aktuella företaget. Med andra ord definierar den hur de anställda får använda företagets pengar.
Man skiljer mellan offentligt och privat kostnadsriktlinjer, och i det här blogginlägget fokuserar vi på privata företags utgiftsregler.
Ett av syftena med en utgiftspolicy är att klargöra hur medarbetarna får använda pengar inom en viss gräns. Men den måste också säkerställa att företaget gör inköp på villkor där kvalitet, funktionalitet, pris, leveranssäkerhet, hållbarhet m.m. är avgörande faktorer.
Utgiftspolicyn kan också ange vilka betalningssätt och leverantörer som de anställda ska använda. I det här blogginlägget kommer vi inte att gå in på valet av specifika leverantörer och liknande, utan fokuserar istället på att beskriva varför det är en bra idé att ha en utgiftspolicy.
Idag har de flesta företag ambitiösa klimatpolicyer eller hållbarhetsmål, och utgiftsriktlinjer är ett effektivt verktyg för att säkerställa att de anställda handlar från hållbara företag.

Fem tips för att utarbeta en utgiftspolicy

Vi ska nämna det bara en gång till. Det är en bra idé att ha en tydligt definierad utgiftspolicy, eftersom det på så sätt inte uppstår några tvivel eller missförstånd när medarbetarna använder antingen sina egna eller företagskort.

Här är fem tips för att utarbeta en utgiftspolicy:

1. Tydliga regler för utgiftskategorier – skapa utgiftskategorier och fastställ specifika regler som gäller för varje kategori. Exempel på kategorier kan vara måltider, resor, logi osv.
2. Samla in synpunkter från medarbetarna – Utgiftspolicyn måste anpassas till företaget i så stor utsträckning som möjligt. Särskilt när det gäller begränsningar. Det vore meningslöst att sätta en beloppsgräns på 500 DKK för lunch om de flesta anställda ändå bara spenderar 250 DKK.
3. Se till att riktlinjerna är lätta att förstå – Se till att din policy utformas på ett enkelt och rakt på sak sätt. Alla anställda ska kunna läsa och förstå den utan att behöva vända sig till ekonomiavdelningen.
4. Undvik undantag – Utgiftspolicyn blir lättare att förstå om alla är medvetna om att regler är regler. Detta sparar tid för ekonomiavdelningen, eftersom de då slipper ta hänsyn till undantag.
5. Uppdaterad och lättillgänglig – Det är egentligen en självklarhet, men utgiftspolicyn måste uppdateras om konsumtionsvanorna förändras eller om nya leverantörer tillkommer. Den måste vara lätt och snabb att komma åt – online förstås.

Fördelarna med att ha en utgiftspolicy

En utgiftspolicy är först och främst ett utmärkt verktyg för att fastställa riktlinjer för hur mycket pengar de anställda får lägga ut på olika typer av utgifter. Men det finns ännu fler fördelar med att ha en sådan:
Minimera risken för bedrägeri
Förutom att fastställa spelreglerna för utgifter är en utgiftspolicy också ett sätt att ställa medarbetarna till svars om de bryter mot reglerna. Ofta uppstår bedrägerier därför att medarbetarna inte är medvetna om när exakt en regel har överträtts. En utgiftspolicy kan därför göra ett företag mindre sårbart när det gäller bedrägerier. Bedrägerier är något vi har skrivit om tidigare i ett annat blogginlägg, som du kan läsa här.
Mindre tvivel och färre frågor
Utgiftsriktlinjer undanröjer en hel del osäkerhet och minimerar antalet frågor från kollegor, chefer och ekonomiavdelningen. Tvivel om huruvida det är okej att lägga ut det ena eller det andra beloppet försvinner, eftersom tydliga regler har fastställts för vad som är tillåtet och vad som inte är det.
Samtidigt kan utgiftsriktlinjer bidra till att begränsa utgifter som orsakas av anställda som ibland spenderar för mycket.
Alla är lika
Om riktlinjerna gäller för alla anställda i alla avdelningar är sannolikheten större att ingen känner sig orättvist behandlad. Det är också en god idé att överväga om riktlinjerna även bör gälla ledningsgruppen.

Kombinera utgiftspolicyn med interna styrande

Utgiftspolicyn kan med fördel tillämpas med hjälp av digitala verktyg, vilket stärker den interna kontrollen och ökar transparensen. Under många år har Acubiz hjälpt många av våra kunder med den interna kontrollen genom vår tjänst Chef för företagspolicy. Company Policy Manager är en tjänst som hjälper medarbetarna att följa företagets regler, riktlinjer och utgiftspolicyer – inklusive utgiftspolicyn.
Genom Company Policy Manager kan ett företag fastställa beloppsgränser, kontrollkriterier och frekvensen för stickprovskontroller. Det kan hända att ert företag har en beloppsgräns på 750 DKK per person för representationskostnader. Om två personer tillsammans använder mer än 1 500 DKK kommer den person som registrerar utgiften att få ett meddelande om att gränsen har överskridits. Den anställde ombeds att lägga till en kommentar, varefter det är upp till godkännaren och ekonomiavdelningen att hantera utgiften.
I de flesta fall är det inte meningsfullt att kontrollera alla utgifter. Den interna kontrollen kan enkelt effektiviseras – låt oss säga att en anställd har köpt en kopp kaffe med företagskortet för 30 DKK. Om uppgifterna från kortutfärdaren visar att något har köpts för 30 DKK på en bensinstation och den anställde registrerar köpet på 30 DKK som en kopp kaffe är det ganska troligt att registreringen är korrekt, vilket är anledningen till att det är rimligt att låta utgiften gå direkt till bokföring.
Vi hoppas att rubriken på det här blogginlägget känns ännu mer meningsfull nu än innan du började läsa. Vi hoppas också att det framgår tydligt att vi på Acubiz anser att utgiftspolicyn är ett viktigt dokument för att bättre kunna kontrollera företagens utgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du vill veta mer om hur Acubiz kan bidra till en effektivare hantering av dina utgifter.

Vanliga frågor

Vad är en utgiftspolicy och varför behöver företag en sådan?

En utgiftspolicy fastställer reglerna för hur anställda får använda företagets medel. Den anger utgiftsgränser, godkända utgiftskategorier, vilken dokumentation som krävs samt godkända betalningssätt. Utan en sådan policy kan de anställda inte veta vad som är tillåtet, och företaget saknar en enhetlig grund för att godkänna eller avslå utgiftsansökningar.

Vad bör en utgiftspolicy innehålla?

En välstrukturerad utgiftspolicy bör omfatta utgiftsgränser per kategori, åtskillnaden mellan tjänsterelaterade och privata utgifter, vilken dokumentation som krävs för ersättning, godkända betalningssätt samt eventuella krav på leverantörer eller hållbarhet. Den bör vara tillräckligt tydlig för att en anställd själv ska kunna avgöra om ett inköp är godtagbart.

Kan en utgiftspolicy support företags hållbarhetsmål?

Ja. Många företag har åtaganden när det gäller klimat eller hållbarhet, och en utgiftspolicy är ett praktiskt verktyg för att säkerställa att medarbetarna handlar från hållbara leverantörer eller väljer resalternativ med lägre utsläpp. Genom att integrera hållbarhetskriterier i policyn omvandlas övergripande åtaganden till medarbetarnas dagliga beteende.

Hur kan en utgiftspolicy minska risken för bristande efterlevnad eller utgiftsbedrägerier?

En tydlig policy undanröjer tvetydigheter, vilket är den främsta orsaken till oavsiktliga misstag och det första försvaret mot avsiktliga missbruk. När reglerna är tydliga och väl kommunicerade blir det svårare för medarbetarna att hävda okunnighet och lättare för de som fattar beslut att konsekvent avslå ansökningar som inte uppfyller kraven.

Vad är skillnaden mellan en utgiftspolicy inom den offentliga sektorn och en inom den privata sektorn?

Utgiftsriktlinjerna inom den offentliga sektorn styrs vanligtvis av formella föreskrifter och krav på offentlig redovisningsskyldighet, med strängare gränser och mer fastställda rutiner. Riktlinjerna inom den privata sektorn fastställs av företaget självt och återspeglar dess egen riskbenägenhet, kultur och affärsmässiga behov, vilket ger större flexibilitet i utformningen.