När man driver ett företag uppstår kostnader. Det är oundvikligt. De kan uppstå när anställda reser för företagets räkning, när en säljare åker iväg och måste tanka sin bil eller när en anställd på marknadsavdelningen köper annonser eller programvara.
Oftast är det de anställda som använder företagets pengar - antingen genom utlägg eller med ett företagskort. I dessa fall kan de anställda undra vilket belopp som är acceptabelt att spendera för företagets räkning. Och vad anses vara ett affärsrelaterat inköp och vad anses inte vara det?
Företag är skyldiga sina anställda att kommunicera tydliga budskap om vad som är okej och vad som inte är okej. Det är här en utgiftspolicy kommer in i bilden.
Vad är en kostnadspolicy?
Utgiftspolicyn fastställer riktlinjer och sätter ramarna för hur utgifter ska hanteras i det aktuella företaget. Den definierar med andra ord hur de anställda får spendera företagets pengar.
Man skiljer på offentliga och privata utgiftspolicys och i detta blogginlägg fokuserar vi på privata företags utgiftspolicys.
Ett av syftena med en utgiftspolicy är att klargöra hur de anställda får spendera pengar inom en viss gräns. Men den måste också säkerställa att företaget köper på villkor där kvalitet, funktionalitet, pris, leveranssäkerhet, hållbarhet etc. är väsentliga parametrar.
Utläggspolicyn kan också definiera vilka betalningsmetoder och leverantörer som medarbetarna ska använda. I det här blogginlägget kommer vi inte att fördjupa oss i val av specifika leverantörer etc. utan snarare fokusera på att beskriva varför det är en bra idé att ha en utgiftspolicy.
Idag har de flesta företag ambitiösa klimatpolicyer eller hållbarhetsmål, och utgiftspolicyer är ett effektivt verktyg för att säkerställa att medarbetarna köper från hållbara företag.
Fem tips för att sammanställa en kostnadspolicy
Vi ska bara nämna det en gång till. Det är en bra idé att ha en tydligt definierad utgiftspolicy eftersom det då inte kommer att råda några tvivel eller förvirring när anställda använder antingen sitt eget kort eller företagskortet.
Här är fem tips för hur du sammanställer en kostnadspolicy:
- Tydliga regler för utgift skategorier - skapa utgiftskategorier och definiera specifika regler som gäller för varje kategori. Exempel på kategorier kan vara måltider, transport, logi osv.
- Samla in synpunkter från medarbetarna - utläggspolicyn måste anpassas till företaget så mycket som möjligt. Särskilt när det gäller begränsningar. Det skulle inte vara meningsfullt att sätta en beloppsgräns på 500 DKK för lunch om de flesta anställda ändå bara spenderar 250 DKK.
- Gör policyn lätt att förstå - se till att policyn utformas i ett format som är enkelt och rakt på sak. Alla anställda ska kunna läsa och förstå den utan att behöva gå omvägen via ekonomiavdelningen.
- Undvik undantag - utläggspolicyn blir lättare att förstå om alla är medvetna om att regler är regler. Detta sparar tid för ekonomiavdelningen eftersom de inte behöver ta hänsyn till undantagen.
- Uppdaterad och tillgänglig - det är lite av en självklarhet, men utläggspolicyn måste uppdateras om konsumtionsvanorna förändras eller nya leverantörer introduceras. Det måste vara enkelt och snabbt att få tag på den - online förstås.
Fördelar med att ha en kostnadspolicy
En utgiftspolicy är först och främst ett fantastiskt verktyg för att definiera riktlinjer för hur mycket pengar anställda får spendera på olika typer av utgifter. Men det finns ännu fler fördelar med att ha en sådan:
Minimera risken för bedrägerier
Förutom att sätta spelreglerna för utgifter är en utläggspolicy också ett sätt att hålla anställda ansvariga om de bryter mot reglerna. Ofta uppstår bedrägerier för att medarbetarna inte är medvetna om exakt när en regel har brutits. En utgiftspolicy kan därför göra ett företag mindre sårbart när det gäller bedrägerier. Bedrägerier är något vi har skrivit om tidigare i ett annat blogginlägg, som du kan läsa här.
Mindre tvivel och färre frågor
Utläggspolicyn tar bort en hel del tvivel och minimerar antalet frågor för kollegor, chefer och ekonomiavdelningen. Frågan om det är okej att spendera det eller det beloppet elimineras, eftersom tydliga regler har fastställts för vad som är okej och vad som inte är okej.
Samtidigt kan utgiftspolicyn bidra till att begränsa utgifter som orsakas av anställda som ibland spenderar för mycket.
Alla är lika
Om policyn gäller för alla anställda på alla avdelningar finns det större chans att ingen känner att de har behandlats orättvist. Det är också en bra idé att överväga om policyn även ska gälla för ledningsgruppen.
Kombinera kostnadspolicy med intern kontroll
Utläggspolicyn kan med fördel tillhandahållas av digitala verktyg som ökar den interna kontrollen och transparensen. Acubiz har under många år hjälpt många av våra kunder med intern kontroll genom vår tjänst Company Policy Manager. Company Policy Manager är en tjänst som hjälper anställda att följa företagets regler, riktlinjer och utgiftspolicyer - inklusive utläggspolicy.
Genom Company Policy Manager kan ett företag sätta beloppsgränser, kontrollkriterier och stickprovsfrekvenser. Det kan vara så att ditt företag har en beloppsgräns för representationskostnader på 750 DKK per person. Om två personer tillsammans använder mer än 1 500 DKK kommer den som registrerar utlägget att få ett meddelande om att gränsen har överskridits. Medarbetaren ombeds lägga till en kommentar och därefter är det upp till godkännaren och ekonomiavdelningen att hantera utlägget.
Ofta är det inte meningsfullt att kontrollera alla utlägg. Den interna kontrollen kan enkelt effektiviseras - låt oss säga att en anställd har köpt en kopp kaffe på företagskortet för 30 DKK. Om det framgår av uppgifter från kortutgivaren att något har köpts för 30 DKK på en bensinstation och den anställde registrerar köpet på 30 DKK som en kopp kaffe är det ganska sannolikt att registreringen är korrekt, varför det är vettigt att låta utgiften gå direkt till bokföringen.
Vi hoppas att rubriken på detta blogginlägg är ännu mer meningsfull nu än innan du började läsa. Vi hoppas också att det är tydligt att vi på Acubiz anser att utläggspolicyn är ett viktigt dokument för bättre kontroll av företagens utgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du vill veta mer om hur Acubiz kan bidra till en mer effektiv hantering av dina utgifter.
