What are the five steps to automating invoice processing?

Step one: digital receipt, ideally in EHF format, or AI scanning of PDFs with up to 99.6% accuracy. Step two: automated validation and approval using smart rules and mobile approvals. Step three: automated posting and PO-matching, which can reduce processing time by up to 70%. Step four: ERP integration for seamless data flow. Step five: payment automation to complete the process without manual bank transfers.

How accurate is AI-based invoice scanning compared to manual data entry?

Compello's AI invoice scanning achieves up to 99.6% accuracy in extracting key data including amounts, KID numbers, account numbers, invoice dates, and invoice numbers from PDFs and paper invoices. This is significantly more accurate than manual keying, which is prone to transcription errors and requires correction time that the AI approach eliminates.

What is PO-matching and how does it save time in invoice processing?

Purchase order matching automatically cross-references an incoming invoice against the corresponding purchase order down to the line level. If the invoice matches the PO within configured tolerances, it can be approved and posted without manual review. This is one of the highest-value automation steps, capable of handling the majority of invoices from regular suppliers without any human involvement.

Which ERP systems does the Compello invoice automation solution integrate with?

Compello has more than 40 integrations including Microsoft Dynamics, Visma, SAP, and 24SevenOffice. These integrations use APIs to ensure real-time data updates rather than file-based transfers, which means invoice data flows into the finance system continuously rather than in batches, improving reporting accuracy and reducing the risk of duplicate entries.

Så här automatiserar du fakturahanteringen

Vill du veta mer om varför Du bör automatisera din fakturahantering? Läs vidare här.

I korthetAutomatiseringen av fakturahanteringen sker i fem steg: digital mottagning via EHF eller AI-driven skanning, automatiserad validering med smarta vidarebefordringsregler, AI-driven bokföring och avstämning mot inköpsorder som minskar handläggningstiden med upp till 70 %, ERP-integration för uppdateringar i realtid samt automatiserad betalning. Compello, Acubiz partner inom fakturahantering, erbjuder mer än 40 ERP-integrationer, däribland Microsoft, Visma, SAP och 24SevenOffice.

Fördelarna med automatisering

Ökar effektiviteten och sparar tid
Ger högre noggrannhet och färre fel
Minskar kostnaderna
Ger medarbetarna mer tid för andra meningsfulla uppgifter
Det gör det flexibelt och enkelt att skala upp
Samlar in data och ger värdefulla insikter

Så här gör du – steg för steg

Det är en sak att prata om det. Det är en helt annan sak att genomföra det i praktiken. Här är fem steg du behöver följa för att automatisera din fakturahantering.

Steg 1: Digitalt kvitto av fakturor

Fakturahanteringen inleds så snart fakturan kommer in. Du kan spara mycket tid och slippa krångel om du automatiserar kvitto.

Be dina leverantörer att skicka fakturor i EHF-format. Det garanterar en korrekt struktur och gör uppgifterna lättare att tolka.
Använder du fortfarande PDF eller papper? Compello använder AI för att skanna och tolka alla typer av fakturor – med en noggrannhet på upp till 99,6 %.
Systemet hämtar automatiskt uppgifter som belopp, KID, kontonummer, fakturadatum och fakturanummer – vilket eliminerar behovet av manuell inmatning.

Steg 2: Automatiserad validering och godkännande

När fakturan har mottagits måste den kontrolleras och godkännas – en process som ofta leder till flaskhalsar, men som i hög grad kan automatiseras.

Ställ in ”smarta regler” för att automatisera valideringen. Till exempel: ”Om leverantör = X och beloppet är under 5 000 kr, skicka då direkt för godkännande.”
Använd funktioner som seriegodkännande och beloppsgränser, så att fakturorna automatiskt hamnar hos rätt personer inom organisationen.
Godkännanden kan ske direkt via mobilen – så det blir ingen flaskhals om någon är på semester eller arbetar hemifrån.

Steg 3: Bokföring och avstämning

Nu måste fakturan bokföras och registreras – ett område där automatisering kan minska handläggningstiden med upp till 70 %.

Använd PO-match för att koppla ihop fakturor med inköpsorder ända ner på radnivå.
Med hjälp av referenskontroller kan du till exempel koppla fakturan till ett fordonsregistreringsnummer, ett effektnummer eller ett specifikt projekt.
Automatisk bokföring med AI väljer automatiskt rätt konto utifrån historiska data. Det sparar både tid och minskar risken för fel.

Steg 4: Integration med ERP- och ekonomisystem

En stark integration mellan fakturalösningen och ekonomisystemet säkerställer att automatiseringen inte slutar vid godkännandet utan fortsätter hela vägen fram till bokföringen.

Compello har över 40 integrationer, bland annat med Microsoft, Visma, SAP och 24SevenOffice.
Använd API-integrationer för att säkerställa uppdateringar i realtid och undvika filutbyte, dubbelinmatning och versionsproblem.
När en faktura har godkänts och bokförts skickas den automatiskt till ditt ERP-system, utan att någon behöver lyfta ett finger.

Steg 5: Kontinuerlig utvärdering och optimering

Automatisering är inte något man bara inför en gång. Det kräver löpande justeringar för att nå en automatiseringsgrad på över 90 %, vilket de mest effektiva företagen lyckas med.

Övervaka automatiseringsgraden via instrumentpanelen – där visas hur stor del av processen som sker automatiskt och var det finns utrymme för förbättringar.
Mät handläggningstid, felfrekvens och flaskhalsar. Använd insikterna för att justera regler, stamdata eller leverantörsformat.
Uppdatera kontinuerligt era arbetsflöden och standardisera fakturaformaten genom att be leverantörerna att skicka in fakturor i EHF-format.

Vill du prova på det i praktiken?

Europris uppnådde en automatiseringsgrad på 93 % genom att följa stegen ovan, vilket frigjorde värdefull tid i ekonomiavdelningen för viktigare uppgifter.

Kontakta oss nedan om du vill automatisera din fakturahantering och uppnå liknande resultat!

Vill du veta mer?

Kontakta oss Om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri onlinedemonstration för att få mer information.

Vanliga frågor

Vilka är de fem stegen för att automatisera fakturahanteringen?

Steg ett: digitalt kvitto, helst i EHF-format, eller AI-skanning av PDF-filer med en noggrannhet på upp till 99,6 %. Steg två: automatiserad validering och godkännande med hjälp av smarta regler och godkännanden via mobil. Steg tre: automatiserad bokföring och avstämning mot inköpsorder, vilket kan minska handläggningstiden med upp till 70 %. Steg fyra: ERP-integration för ett smidigt dataflöde. Steg fem: automatiserad betalning för att slutföra processen utan manuella banköverföringar.

Hur exakt är AI-baserad fakturaskanning jämfört med manuell datainmatning?

Compellos AI-baserade fakturaskanning uppnår en noggrannhet på upp till 99,6 % vid utläsning av nyckeldata, såsom belopp, KID-nummer, kontonummer, fakturadatum och fakturanummer, från PDF-filer och pappersfakturor. Detta är betydligt mer exakt än manuell inmatning, som är utsatt för inmatningsfel och kräver tid för korrigering – något som AI-metoden eliminerar.

Vad är PO-matchning och hur sparar det tid vid fakturahanteringen?

Vid matchning av inköpsorder jämförs en inkommande faktura automatiskt med motsvarande inköpsorder ända ner på radnivå. Om fakturan stämmer överens med inköpsordern inom de inställda toleransgränserna kan den godkännas och bokföras utan manuell granskning. Detta är ett av de mest värdefulla automatiseringsstegen, som kan hantera majoriteten av fakturorna från fasta leverantörer utan någon mänsklig inblandning.

Vilka ERP-system kan Compellos lösning för fakturaautomatisering integreras med?

Compello har över 40 integrationer, däribland Microsoft Dynamics, Visma, SAP och 24SevenOffice. Dessa integrationer använder API:er för att säkerställa datauppdateringar i realtid istället för filbaserade överföringar, vilket innebär att fakturauppgifterna flödar in i ekonomisystemet kontinuerligt istället för i batcher. Detta förbättrar rapporteringens noggrannhet och minskar risken för dubbelregistreringar.