Så automatiserar du din fakturahantering

Att automatisera fakturahanteringen är ett av de självklara områdena att fokusera på om du vill göra din ekonomiavdelning mer effektiv. Förutom att det sparar både tid och pengar minskar det också risken för manuella fel.

Innehåll

Vill du veta mer om varför du bör automatisera din fakturahantering? Läs vidare här.

Fördelarna med att automatisera

  • Ökad effektivitet och tidsbesparingar
  • Ger större noggrannhet och färre fel
  • Minskar kostnaderna
  • Frigör medarbetare för andra meningsfulla arbetsuppgifter
  • Gör det flexibelt och enkelt att skala upp
  • Samlar in data och ger värdefulla insikter

Så här gör du - steg för steg

Det är en sak att prata om det. Det är en annan att göra det i praktiken. Här är fem steg som du behöver gå igenom för att automatisera din fakturahantering.

Steg 1: Digital mottagning av fakturor

Fakturaprocessen startar så snart fakturan kommer in. Du kan spara mycket tid och slippa krångel om du automatiserar mottagandet.

  • Be dina leverantörer att skicka fakturor i EHF-format. Det säkerställer korrekt struktur och gör uppgifterna mer lättlästa.
  • Använder du fortfarande PDF eller papper? Compello använder AI för att skanna och tolka alla typer av fakturor - med upp till 99,6% noggrannhet.
  • Systemet extraherar automatiskt data såsom belopp, KID, kontonummer, fakturadatum och fakturanummer - vilket eliminerar manuell inmatning.

Steg 2: Automatiserad validering och godkännande

När fakturan väl har tagits emot måste den valideras och godkännas - en process som ofta skapar flaskhalsar, men som kan automatiseras i hög grad.

  • Sätt upp "smarta regler" för att automatisera valideringen. Till exempel "Om leverantör = X och beloppet understiger 5.000 kr, skicka direkt för godkännande."
  • Använd funktioner som seriegodkännande och beloppsgränser, så att fakturorna automatiskt når rätt personer i organisationen.
  • Godkännanden kan ske direkt via mobilen - så det blir inte en flaskhals om någon är på semester eller arbetar hemifrån.

Steg 3: Postning och matchning

Nu måste fakturan bokföras och konteras - ett område där automatisering kan minska behandlingstiden med upp till 70%.

  • Använd PO-match för att matcha fakturor med inköpsorder ner till radnivå.
  • Med referenskontroller kan du till exempel koppla fakturan till ett fordonsregistreringsnummer, ett kraftnummer eller ett specifikt projekt.
  • Autokontering med AI väljer automatiskt rätt konto baserat på historiska data. Det sparar både tid och korrigeringsfel.

Steg 4: Integration med ERP- och ekonomisystem

En stark integration mellan fakturalösningen och ekonomisystemet säkerställer att automatiseringen inte stannar vid godkännandet utan fortsätter hela vägen till bokföringen.

  • Compello har mer än 40 integrationer, bland annat med Microsoft, Visma, SAP och 24SevenOffice.
  • Använd API-integrationer för att säkerställa uppdateringar i realtid och undvika filutbyten, dubbelregistreringar och versioneringsproblem.
  • När en faktura är godkänd och konterad skickas den automatiskt till ditt ERP-system, utan att någon behöver lyfta ett finger.

Steg 5: Kontinuerlig utvärdering och optimering

Automatisering är inte bara något man implementerar en gång. Det krävs löpande justeringar för att nå en automatiseringsnivå på 90%+, vilket de mest effektiva företagen uppnår.

  • Övervaka graden av automatisering via instrumentpanelen som visar hur stor del av processen som körs automatiskt och var det finns utrymme för förbättringar.
  • Mät behandlingstid, felfrekvenser och flaskhalsar. Använd insikterna för att justera regler, masterdata eller leverantörsformat.
  • Uppdatera kontinuerligt era arbetsflöden och standardisera fakturaformat genom att be leverantörerna att skicka in EHF.

Vill du uppleva det i praktiken?

Europris uppnådde en automatiseringsnivå på 93% genom att följa ovanstående steg och frigjorde därmed värdefull tid på ekonomiavdelningen för viktigare uppgifter.

Kontakta oss nedan om du vill automatisera din fakturahantering och uppnå liknande resultat!

Vill du veta mer?

Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.

Relaterade artiklar

Konsten att hantera dina anställdas utgifter

Vilken typ av disciplin är egentligen "kostnadshantering"? Termen syftar på processen för hantering och kontroll av medarbetarinitierade affärsutgifter

De fyra största utmaningarna med manuella processer

Vilka utmaningar kan du stöta på i en manuell utgiftshanteringsprocess?

10 fördelar med tidsregistrering

Tidrapportering har hamnat på agendan hos allt fler företagsledare efter att det 2024 blev lagstadgat att företag ska se till att deras anställda följer upp och registrerar sin arbetstid. Som ett resultat av detta har många företag nu upplevt de många affärsfördelar som den nya lagen om tidsregistrering har medfört.

Expense Management - Best-of-Breed eller Best-of-Suite?

När du investerar och implementerar ny programvara och nya applikationer för ditt företag arbetar du förmodligen också med denna klassiska fråga.

Hur implementerar man en lösning för kostnadshantering?

Få värdefulla tips om hur du säkerställer en optimal implementeringsprocess.