Vill du veta mer om varför du bör automatisera din fakturahantering? Läs vidare här.
Fördelarna med att automatisera
- Ökad effektivitet och tidsbesparingar
- Ger större noggrannhet och färre fel
- Minskar kostnaderna
- Frigör medarbetare för andra meningsfulla arbetsuppgifter
- Gör det flexibelt och enkelt att skala upp
- Samlar in data och ger värdefulla insikter
Så här gör du - steg för steg
Det är en sak att prata om det. Det är en annan att göra det i praktiken. Här är fem steg som du behöver gå igenom för att automatisera din fakturahantering.
Steg 1: Digital mottagning av fakturor
Fakturaprocessen startar så snart fakturan kommer in. Du kan spara mycket tid och slippa krångel om du automatiserar mottagandet.
- Be dina leverantörer att skicka fakturor i EHF-format. Det säkerställer korrekt struktur och gör uppgifterna mer lättlästa.
- Använder du fortfarande PDF eller papper? Compello använder AI för att skanna och tolka alla typer av fakturor - med upp till 99,6% noggrannhet.
- Systemet extraherar automatiskt data såsom belopp, KID, kontonummer, fakturadatum och fakturanummer - vilket eliminerar manuell inmatning.
Steg 2: Automatiserad validering och godkännande
När fakturan väl har tagits emot måste den valideras och godkännas - en process som ofta skapar flaskhalsar, men som kan automatiseras i hög grad.
- Set up “smart rules” to automate validation. For example: “If supplier = X and amount < 5,000 kr. → send directly for approval.”
- Använd funktioner som seriegodkännande och beloppsgränser, så att fakturorna automatiskt når rätt personer i organisationen.
- Godkännanden kan ske direkt via mobilen - så det blir inte en flaskhals om någon är på semester eller arbetar hemifrån.
Steg 3: Postning och matchning
Nu måste fakturan bokföras och konteras - ett område där automatisering kan minska behandlingstiden med upp till 70%.
- Använd PO-match för att matcha fakturor med inköpsorder ner till radnivå.
- Med referenskontroller kan du till exempel koppla fakturan till ett fordonsregistreringsnummer, ett kraftnummer eller ett specifikt projekt.
- Autokontering med AI väljer automatiskt rätt konto baserat på historiska data. Det sparar både tid och korrigeringsfel.
Steg 4: Integration med ERP- och ekonomisystem
En stark integration mellan fakturalösningen och ekonomisystemet säkerställer att automatiseringen inte stannar vid godkännandet utan fortsätter hela vägen till bokföringen.
- Compello har mer än 40 integrationer, bland annat med Microsoft, Visma, SAP och 24SevenOffice.
- Använd API-integrationer för att säkerställa uppdateringar i realtid och undvika filutbyten, dubbelregistreringar och versioneringsproblem.
- När en faktura är godkänd och konterad skickas den automatiskt till ditt ERP-system, utan att någon behöver lyfta ett finger.
Steg 5: Kontinuerlig utvärdering och optimering
Automatisering är inte bara något man implementerar en gång. Det krävs löpande justeringar för att nå en automatiseringsnivå på 90%+, vilket de mest effektiva företagen uppnår.
- Övervaka graden av automatisering via instrumentpanelen som visar hur stor del av processen som körs automatiskt och var det finns utrymme för förbättringar.
- Mät behandlingstid, felfrekvenser och flaskhalsar. Använd insikterna för att justera regler, masterdata eller leverantörsformat.
- Uppdatera kontinuerligt era arbetsflöden och standardisera fakturaformat genom att be leverantörerna att skicka in EHF.
Vill du uppleva det i praktiken?
Europris uppnådde en automatiseringsnivå på 93% genom att följa ovanstående steg och frigjorde därmed värdefull tid på ekonomiavdelningen för viktigare uppgifter.
Kontakta oss nedan om du vill automatisera din fakturahantering och uppnå liknande resultat!
Kontakt
Vill du veta mer?
Fyll i formuläret för att upptäcka hur Acubiz kan gynna ditt företag och få svar på alla dina frågor.
