Förberedelse och strukturering av kvitton och data
Låt mig börja med att definiera vad "pre-accounting" är. Termen syftar på allt det arbete som måste göras innan den faktiska redovisnings-/bokföringsprocessen kan starta. Med andra ord talar vi om det tråkiga arbetet med att samla in, registrera, berika och godkänna kvitton, utlägg, reseräkningar, tidsregistreringar, milersättning etc. Det kan alltså beskrivas som förberedelse och strukturering av kvitton och data innan bokföringen kan påbörjas.
Ansvaret för den typen av arbete ligger vanligtvis hos de anställda i verksamheten och inte hos finansavdelningen.
Ekonomiavdelningen är dock mycket beroende av arbetet med "pre-accounting", eftersom det är här som den lämpliga och nödvändiga dokumentationen för bokföringsprocessen säkras. Finance anställda måste vanligtvis ha ett visst mått av tålamod, eftersom kollegorna i verksamheten inte alltid är strukturerade kring deras "pre-accounting"-arbete. Ekonomifunktionens förmåga att driva en snabb, exakt och effektiv bokföringsprocess är beroende av att andra kan leverera underlag, både i rätt tid och med rätt kvalitet. Om du är ansvarig för en ekonomifunktion eller arbetar i en sådan, måste du fråga dig själv om du kan leva med att inte ha kontroll över detta?
Långt ifrån alla organisationer har ett brott med en ineffektiv "pre-accounting"-process på sin agenda. Och det trots att det är uppenbart hur värdefull den är för dem som redan har tagit steget och implementerat en automatiserad och digital process. Vissa skulle kanske hävda att ansvaret för "pre-accounting"-processen inte vilar på finansfunktionens axlar. I slutändan är det dock ekonomifunktionen som är ansvarig för saknade kvitton eller en eftersläpande bokföringsprocess. Som jag tidigare har nämnt i ett annat sammanhang är ekonomifunktionen en trolig kandidat för att leda den digitala omvandlingen av en organisation. Och att digitalisera processen "före bokföring" är en idealisk plats att börja på.
Jag anser att "pre-accounting"-processen bör organiseras på ett sätt så att övergången till redovisnings-/bokföringsprocessen blir helt sömlös. Om du gör det på rätt sätt är det möjligt att låta medarbetarna i verksamheten hantera en stor del av posterna innan kvittona landar hos dig på ekonomiavdelningen. Det enda kravet är att du tänker i digitala banor. Jag har formulerat 4 rekommendationer som kommer att leda dig på rätt spår för att uppnå en effektiv metod för "pre-accounting":
1. Ett flexibelt och intuitivt verktyg
Ett flexibelt och intuitivt verktyg är nyckeln när du vill samla in data från händerna på upptagna säljare, konsulter eller andra anställda i din organisation. Ett automatiserat arbetsflöde och en mobilapp är exempel på verktyg som gör det möjligt för de anställda att registrera kostnader, körsträckor och tidsförbrukning på sina smartphones. De måste kunna hantera detta när de är på resande fot. Det är flexibelt och sparar tid, eftersom användaren kan registrera utgifterna i samma ögonblick som de uppstår. För ekonomiavdelningen är löpande registrering av utlägg en fördel, eftersom det ger en snabbare övergång till bokföringsprocessen. Det hjälper till att komma närmare en realtidsöversikt. Men den här typen av verktyg är ingenting utan ett intuitivt gränssnitt. Med andra ord måste det vara lätt och enkelt för medarbetarna att hantera arbetet med att samla in och registrera kvitton. Det låter kanske lite otroligt, men med rätt verktyg för jobbet är det möjligt att ta bort det tråkiga och besvärliga elementet i uppgiften.
2. Gå digitalt!
Som tidigare nämnts är processen för "pre-accounting" född för att vara digital. Det finns inget annat än fördelar med att digitalisera denna process. Felprocenten sjunker, du får mer exakta data och du kan säkra fullständig digital dokumentation. Manuella uppgifter, som att gå igenom högar med gamla kvitton, matcha utgifter med rätt kreditkortstransaktioner eller fördela kostnader till ett specifikt projekt, är över. Med en väldefinierad process och rätt system på plats blir allt automatiserat. De flesta digitala system kommer också med omfattande integrationsalternativ. Det kan till exempel vara integrationer med företagets kreditkort, som gör det möjligt att enkelt berika korttransaktionerna med "förkonteringsdata" och en digital kopia av kvittot. Det kan också vara integration till ett ERP- eller bokföringssystem, som säkerställer en ännu mer sömlös övergång från "pre-accounting" till redovisning.
3. Möjlighet att styra finansiella dimensioner
Möjligheten att styra finansiella dimensioner i en "pre-accounting"-process är att föredra. Dimensionskontroll är det element som ger dig möjlighet att öka precisionen och detaljrikedomen i arbetet med "pre-accounting". När vi till exempel talar om registrering av utlägg och milersättning kan dimensionskontrollen avse möjligheten för den anställde att koppla en avdelning och ett projekt till det aktuella utlägget. Kombinerat med en registrering av kostnadsslaget blir bokföringen snyggt exakt. För organisationer som arbetar enligt ABC-metoden (Activity Based Costing) är det en fördel med möjligheter att konfigurera finansiella dimensioner. Dimensionskontroll gör det också lättare att skapa transparens. Det blir enkelt att styra kostnader för specifika medarbetare, avdelningar eller projekt. Det hjälper till att minska felmarginalerna.
4. Res till molnet!
En molnbaserad lösning på support för din "pre-accounting"-process ger enkel tillgång till data. De organisationer som kör en manuell "förredovisningsprocess" vet att den är mycket tidskrävande. Jag ska gå så långt att manuell insamling av kvitton och efterföljande inmatning av information (kanske till och med i flera system) är ett rent slöseri med resurser! Ingen borde behöva leva med detta. Med en molnbaserad lösning kommer data att centraliseras. De flesta molnbaserade solutions för "pre-accounting" kommer, som nämnts, att integreras med andra verktyg. En digital, automatiserad och mobil "pre-accounting"-process kommer garanterat att ge ökad effektivitet - både på medarbetarsidan och i finansfunktionen. Det är logiskt. Den digitala omvandlingen är i full gång, och processen "före redovisning" måste inkluderas. Finansfunktionerna måste ta kontroll över processen "före redovisning". Uppsidorna är betydande. Förutom tidsbesparingar och mer exakt bokföring kommer du att bygga upp en datagrund som ger dig värdefulla insikter i organisationens utgiftsmönster.
