How efficient is your “pre-accounting” process?

Sammanställning och strukturering av kvitton och data

Låt mig börja med att förklara vad ”förberedande bokföring” innebär. Begreppet avser allt arbete som måste utföras innan den egentliga bokföringsprocessen kan inledas. Med andra ord handlar det om det tråkiga arbetet med att samla in, registrera, komplettera och godkänna kvitton, utgifter, resekostnader, tidsregistrerings, körsträcka osv. Man kan alltså beskriva det som att man förbereder och strukturerar kvitton och data innan bokföring det går att göra.

I korthetFörberedelserna inför bokföringen – det vill säga arbetet med att samla in, registrera, komplettera och godkänna kvitton och utgifter innan bokföringen kan påbörjas – är ofta kaotiska eftersom ansvaret vilar på de anställda snarare än på ekonomiavdelningarna. Acubiz hävdar att det är genom att digitalisera denna inledande process som ekonomiavdelningarna kan åstadkomma den mest konkreta effekten på den övergripande effektiviteten och datakvaliteten.

Ansvaret för den här typen av arbete ligger vanligtvis hos företagets anställda och inte hos ekonomiavdelningen.

Ekonomiavdelningen är dock i hög grad beroende av arbetet med ”förberedelser inför bokföringen”, eftersom det är där den korrekta och nödvändiga dokumentationen för bokföringsprocessen säkerställs. Ekonomimedarbetare måste oftast ha ett visst mått av tålamod, eftersom kollegorna i verksamheten inte alltid är organiserade med hänsyn till deras arbete med ”förberedelser inför bokföringen”. Ekonomiavdelningens förmåga att driva en snabb, precis och effektiv bokföringsprocess är beroende av att andra levererar dokumentationen, både i rätt tid och med rätt kvalitet. Om du är ansvarig för en ekonomiavdelning eller arbetar på en sådan måste du fråga dig själv: kan du leva med att inte ha kontroll över detta?

Det är långt ifrån alla organisationer som har en övergång från en ineffektiv ”förbokningsprocess” på sin agenda. Och detta trots att det är uppenbart hur värdefullt det är för dem som redan har tagit steget och infört en automatiserad och digital process. Vissa kanske hävdar att ansvaret för ”förbokningsprocessen” inte vilar på ekonomiavdelningens axlar. I slutändan är det dock ekonomiavdelningen som hålls ansvarig för saknade kvitton eller en eftersläpande bokföringsprocess. Som jag tidigare har berört i ett annat sammanhang, är Ekonomifunktionen är en trolig kandidat att gå i spetsen för en organisations digitala omvandling. Och att digitalisera processen före bokföringen är en utmärkt utgångspunkt.

Jag anser att ”förredovisningsprocessen” bör organiseras på ett sådant sätt att övergången till redovisningsprocessen blir helt smidig. Om man gör det på rätt sätt är det möjligt att låta företagets medarbetare hantera en stor del av bokföringsposterna redan innan kvittona når er på ekonomiavdelningen. Det enda kravet är att man tänker i digitala banor. Jag har sammanställt fyra rekommendationer som hjälper dig på rätt väg mot ett effektivt tillvägagångssätt för ”förbokning”:

1. Ett flexibelt och intuitivt verktyg

Ett flexibelt och intuitivt verktyg är avgörande när du vill samla in data från upptagna säljare, konsulter eller andra medarbetare i din organisation. Ett automatiserat arbetsflöde och en mobilapp är exempel på verktyg som gör det möjligt för medarbetarna att registrera utgifter, körsträcka och tidsåtgång på sina smartphones. De måste kunna hantera detta när de är ute på fältet. Det är flexibelt och sparar tid, eftersom användaren kan registrera utgifterna direkt när de uppstår. För ekonomiavdelningen är löpande utgiftsregistrering en fördel, eftersom det möjliggör en snabbare övergång till bokföringsprocessen. Det bidrar till att man kommer närmare en översikt i realtid. Men den här typen av verktyg är ingenting utan ett intuitivt gränssnitt. Med andra ord måste det vara enkelt och smidigt för de anställda att hantera arbetet med att samla in och registrera kvitton. Det kanske låter lite otroligt, men med rätt verktyg för uppgiften är det möjligt att ta bort det tråkiga och besvärliga inslaget i arbetet.

2. Satsa på det digitala!

Som nämnts tidigare är ”förbokningsprocessen” som gjord för att vara digital. Det finns inget annat än fördelar att vinna på att digitalisera denna process. Felfrekvensen minskar, du får mer exakta uppgifter och du säkerställer fullständig digital dokumentation. Manuella uppgifter, som att gå igenom högar av gamla kvitton, koppla utgifter till rätt kreditkortstransaktioner eller fördela kostnader till ett specifikt projekt, hör till det förflutna. Med en väldefinierad process och rätt system på plats kommer allt att automatiseras. De flesta digitala system har dessutom omfattande integrationsmöjligheter. Det kan till exempel handla om integrationer med företagskreditkortDetta gör det möjligt att enkelt komplettera korttransaktionerna med ”förbokningsdata” och en digital kopia av kvittot. Det kan också handla om en integration med ett ERP- eller bokföringssystem, vilket säkerställer en ännu smidigare övergång från ”förbokning” till bokföring.

3. Möjligheten att styra finansiella dimensioner

Möjligheten att styra finansiella dimensioner i en ”förbokningsprocess” är att föredra. Dimensionsstyrning är den faktor som ger dig möjlighet att öka precisionen och detaljgraden i ”förbokningsarbetet”. När vi till exempel talar om registrering av utgifter och körsträcka kan dimensionsstyrningen avse möjligheten för den anställde att koppla en avdelning och ett projekt till den aktuella utgiften. I kombination med registrering av kostnadstyp blir bokföringen mycket exakt. För organisationer som arbetar enligt metoden Activity Based Costing (ABC) är det en fördel att kunna konfigurera finansiella dimensioner. Dimensionsstyrning underlättar också arbetet med att skapa transparens. Det blir enkelt att kontrollera kostnaderna för specifika medarbetare, avdelningar eller projekt. Det bidrar till att minska felmarginalerna.

4. Ta steget till molnet!

En molnbaserad lösning som support ”förredovisningsprocess” ger enkel tillgång till data. De organisationer som hanterar en manuell ”förredovisningsprocess” vet att den är mycket tidskrävande. Jag ska gå rakt på sak: manuell insamling av kvitton och efterföljande inmatning av information (kanske till och med i flera system) är rent ut sagt ett slöseri med resurser! Ingen borde behöva leva med detta. Med en molnbaserad lösning centraliseras data. De flesta molnbaserade lösningarna för ”förbokning” kan, som nämnts, integreras med andra verktyg. En digital, automatiserad och mobil ”förbokningsprocess” kommer garanterat att ge ökad effektivitet – både för de anställda och inom ekonomiavdelningen. Det är logiskt. Den digitala omvandlingen är i full gång, och ”förbokningsprocessen” måste ingå. Ekonomifunktionerna måste ta kontroll över ”förbokningsprocessen”. Fördelarna är betydande. Förutom tidsbesparingar och en mer exakt bokföring kommer ni att bygga upp en datagrund som blir en källa till värdefulla insikter om er organisations utgiftsmönster.

Vanliga frågor

Vad är förberedande redovisning och varför är det viktigt för ekonomiavdelningarna?

Förberedande bokföring omfattar allt arbete som måste utföras innan den formella bokföringen kan påbörjas: insamling av kvitton, registrering av utgifter, körsträckor och arbetstid, komplettering av transaktionsuppgifter samt inhämtning av godkännanden. Ekonomiavdelningarna är helt beroende av att detta förberedande arbete utförs korrekt och i tid, men de har sällan någon kontroll över det.

Varför har ekonomiavdelningarna svårt med förberedelserna inför bokföringen, trots att de har digitala verktyg?

Ansvaret för den förberedande bokföringen ligger hos medarbetarna i hela verksamheten, inte hos ekonomiavdelningen. När dessa medarbetare arbetar osystematiskt eller lämnar in dokumentationen för sent drabbas ekonomiavdelningen av förseningar och ofullständiga uppgifter. Ekonomiavdelningen ansvarar för bokföringens kvalitet, men är beroende av personer som inte ser detta som sin huvudsakliga uppgift.

På vilket sätt gynnar digitaliseringen av processen före bokföringen hela organisationen?

En digital process för förbokning skapar struktur redan när utgiften uppstår: medarbetarna registrerar kvitton direkt, godkännanden sker i appen och uppgifterna överförs automatiskt till redovisningssystemet. Detta minskar antalet fel, påskyndar månadsavslutet och eliminerar behovet av fram- och tillbaka-kommunikation mellan ekonomiavdelningen och medarbetarna för att jaga efter saknad dokumentation.

Bör ekonomiavdelningen leda digitaliseringen av den förberedande redovisningen?

Ja. Även om förbokningen berör medarbetare i hela verksamheten är det ekonomiavdelningen som har mest att vinna och som är bäst lämpad att fastställa kraven. Ekonomichefer som digitaliserar förbokningen får kontroll över datakvaliteten och tidsplanerna för bokslutet, vilket gör det enkelt att motivera investeringen.