Robots in the finance processes?

På senare tid har jag varit väldigt intresserad av hur Robotiserad processautomatisering (RPA) kan användas inom olika finansprocesser. RPA är ett mycket aktuellt ämne bland chefer inom finansfunktioner. Detta hänger naturligtvis samman med teknikens potential att effektivt automatisera repetitiva och tidskrävande uppgifter och därmed möjliggöra betydande kostnadsbesparingar eller frigöra resurser för mer värdeskapande uppgifter.

I korthetRobotiserad processautomation (RPA) håller på att utvecklas från en valfri investering till ett centralt krav inom ekonomiavdelningarna, och Acubiz tillämpar redan tekniken inom utgiftshantering genom funktionen Company Policy Manager, som använder en regelbaserad automatiseringsmotor kallad Acubot för att skilja mellan normalt och avvikande transaktionsbeteende och automatiskt markera undantag.

Hur kommer man igång?

För vissa kan det dock kännas överväldigande att sätta igång ett RPA-projekt, men sanningen är att de resurser som krävs för att komma igång oftast inte är särskilt omfattande. Jag tror att RPA inom finansprocesser snart kommer att gå från att vara ”bra att ha” till att bli ”måste ha” för alla typer av organisationer. Det är också viktigt att vara medveten om att även om du kanske tror (troligen utifrån din första känsla) att en viss process inte lämpar sig för RPA, så bör du försöka tänka om lite och fundera på i vilka delar av den processen RPA kan tillämpas. Tro mig, möjligheter finns nästan överallt, och det är faktiskt en bra idé att börja med en steg-för-steg-modell. Faktum är att några av de mest framgångsrika RPA-implementeringarna har börjat med delar av processer. Men tänk också på att den snabba tekniska utvecklingen kommer att möjliggöra allt mer sofistikerade RPA-lösningar – det som kan verka avlägset idag kommer att vara här imorgon.

RPA inom området Kostnadshantering

På Acubiz är vi verksamma inom fintech-branschen. Vi strävar ständigt efter att vidareutveckla vår lösning för utgiftshantering. Denna lösning innehåller även RPA-funktioner, med målet att optimera och förenkla processerna för registrering och godkännande av transaktioner inom hela bokföring samt styrning i samband med dessa transaktioner. Allt till förmån för både funktionschefer och ekonomichefer.

Vi ser särskilt möjligheter inom bokföring och kontroll. Genom att integrera funktioner som automatiskt kan skilja användarnas normala beteende från beteende som avviker från det ”normala” – utan att någon mänsklig kontroll behövs – kan vi bidra till att frigöra tid. Och tidsbesparingar kommer alltid väl till pass i dagens konkurrensutsatta värld. Ibland undrar jag varför vissa medarbetare, till exempel säljare fr Sales , å ena sidan ges befogenhet att underteckna ekonomiskt omfattande avtal som binder organisationen under flera år (och ibland med betydande risker). Men å andra sidan är dessa medarbetare skyldiga att få godkännande av (och bli manuellt kontrollerade för) utgifter på mindre än 50 €. Detta gäller naturligtvis specifika kostnadsriktlinjer inom ett visst företag, vilket bör respekteras. Men enligt min mening är de manuella uppgifterna i samband med kontrollen av denna typ av transaktioner verkligen inte rimliga, och vi måste hitta sätt att optimera och förenkla dessa processer genom att införa RPA.

”Acubot”

Som nämnts tidigare har Acubiz redan tagit de första stegen inom detta område genom vår Chef för företagspolicy. Den drivs faktiskt av en robot (vi har döpt honom till Robert och han är vår ”Acubot”) som kan sköta de flesta kontrolluppgifterna inom utgiftshanteringen. Och dessa är som bekant mycket tidskrävande. Med hjälp av den här funktionen använder flera av våra kunder nu RPA för att hantera två tredjedelar av sina utgiftskontrolluppgifter. Det är ju häftigt! Om du hanterar en ekonomiavdelningen, har du förmodligen en ganska god uppfattning om hur mycket tid du lägger ner på den här typen av uppgifter just nu. Jag är också säker på att du känner till din interna timlön in i minsta detalj, och då är det en enkel uträkning att beräkna hur mycket du kan spara om du investerar i en robot som sköter större delen av kontrollarbetet.

Detta är dock bara början, och vi är fast beslutna att fortsätta satsa på och investera i vidareutvecklingen av RPA-funktionerna i vår lösning – till förmån för alla Acubiz EMS-användare.

Vanliga frågor

Vad är robotiserad processautomation (RPA) och hur kan den tillämpas inom finansbranschen?

RPA använder programvara för att automatiskt utföra repetitiva, regelbaserade uppgifter utan mänsklig inblandning. Inom finanssektorn gäller detta processer som transaktionsavstämning, fakturakodning, kontroll av efterlevnad av riktlinjer och rapportgenerering. RPA behöver inte AI för att vara värdefullt; det fungerar bäst på tydligt definierade, strukturerade uppgifter som följer konsekventa regler och som för närvarande tar upp en betydande del av medarbetarnas tid.

Hur använder Acubiz RPA i sin plattform för utgiftshantering?

Acubiz tillämpar RPA genom funktionen ”Company Policy Manager”, som drivs av en automatiseringsmotor kallad Acubot. Roboten övervakar transaktionsmönster, skiljer normala mönster från avvikelser och markerar eller vidarebefordrar automatiskt ovanliga utgifter för granskning. Detta gör det möjligt för ekonomiavdelningen att tillämpa enhetliga policykontroller utan att behöva kontrollera varje transaktion manuellt.

Behöver ett företag en stor budget för att starta ett RPA-projekt inom ekonomiavdelningen?

Inte nödvändigtvis. De resurser som krävs för att starta ett RPA-projekt är ofta mindre än man förväntar sig, och de mest framgångsrika implementationerna inleds vanligtvis med specifika delar av en process snarare än en genomgripande omställning. Genom att börja med en väldefinierad uppgift med stora volymer, såsom kodning av kvitton eller kontroll av efterlevnad av riktlinjer, kan man snabbt visa på mervärdet innan man skalar upp verksamheten.

Kommer RPA inom finanssektorn att bli obligatoriskt istället för frivilligt?

I inlägget hävdas det att RPA håller på att gå från att vara en ”nice-to-have” till en ”need-to-have” för de flesta organisationer. Allteftersom tekniken mognar blir det som idag verkar ambitiöst en grundläggande förväntning. Ekonomiavdelningar som dröjer med att införa RPA riskerar att hamna efter konkurrenterna, som hanterar transaktioner snabbare, med färre fel och till lägre kostnad per transaktion.