Den senaste tiden har jag varit mycket intresserad av hur Robotic Process Automation (RPA) kan tillämpas i olika finansprocesser. RPA är ett ganska hett ämne bland ledare inom finansfunktioner. Det har naturligtvis att göra med att RPA har potential att effektivt automatisera repetitiva och tidskrävande uppgifter och därigenom möjliggöra betydande kostnadsbesparingar eller frigöra resurser för mer värdeskapande uppgifter.
Hur kommer man igång?
Men för vissa kan det också låta överväldigande att starta ett RPA-projekt, men sanningen är att de resurser som behövs för att komma igång inte nödvändigtvis är så stora. Jag tror att RPA i finansprocesser snart kommer att omvandlas från att vara "trevligt att ha" till att vara "nödvändigt att ha" för alla typer av organisationer. Det är också viktigt att vara medveten om att även om du kanske tror (förmodligen på grund av din första känsla) att en viss process inte lämpar sig för RPA, så försök vrida på hjärnan lite och fundera på i vilka delar av den processen RPA kan tillämpas. Tro mig, en möjlighet kan hittas nästan var som helst, och det är faktiskt en bra idé att börja med en steg-för-steg-modell. Faktum är att några av de mest framgångsrika RPA-implementeringarna har börjat med delar av processer. Men kom också ihåg att den snabba teknikutvecklingen kommer att möjliggöra allt mer sofistikerad RPA - det som kanske verkar avlägset idag kommer att vara här imorgon.
RPA inom området för hantering av utlägg
På Acubiz är vi verksamma inom fintech-området. Vi strävar ständigt efter att utveckla vår Expense Management-lösning. Denna innehåller även RPA-funktioner, med målet att optimera och förenkla processerna för transaktionsregistrering och auktorisering till bokföring och kontroll i samband med dessa transaktioner. Allt för att gynna både funktionschefer och ekonomichefer.
Vi ser särskilt möjligheter inom processen för bokföring och kontroll. Genom att bygga in funktioner som automatiskt kan skilja användarnas vanliga beteende från beteende som avviker från "vanligt" utan att en mänsklig kontrolluppgift är inblandad, kan vi hjälpa till att frigöra tidsbesparingar. Och tidsbesparingar kommer alltid väl till pass i dagens konkurrensutsatta värld. Ibland undrar jag varför vissa anställda, till exempel säljare, å ena sidan får befogenhet att underteckna finansiellt stora kontrakt som binder organisationerna i flera år (och ibland med betydande risker inblandade). Men å andra sidan är dessa anställda skyldiga att ha godkännande av (och bli manuellt kontrollerade för) kostnadsbelopp mindre än 50 €. Naturligtvis är detta kopplat till specifika utgiftspolicyer inom en viss verksamhet, som bör respekteras. Men enligt min mening är de manuella uppgifterna i samband med kontrollen av dessa typer av transaktioner verkligen inte meningsfulla och vi måste hitta sätt att optimera och förenkla dessa processer genom att implementera RPA.
"Acubot"
Som tidigare nämnts har Acubiz redan tagit de första stegen inom detta område genom vår Company Policy Manager. Den drivs i själva verket av en robot (vi har döpt honom till Robert och han är vår "Acubot") som kan hantera de flesta av de kontrolluppgifter som är relaterade till utgiftshantering. Och dessa är notoriskt tidskrävande. Tack vare den här funktionen använder flera av våra kunder nu RPA för att hantera två tredjedelar av sina uppgifter inom utgiftshantering. Det är ju häftigt! Om du leder en ekonomiavdelning har du förmodligen en ganska bra uppfattning om din nuvarande tidsåtgång för den här typen av uppgifter. Jag är också säker på att du känner till ditt interna timpris i detalj och då är det lätt att räkna ut besparingspotentialen om du investerar i en robot som kan göra det mesta av kontrollen.
Detta är dock bara början och vi är fast beslutna att fortsätta fokusera och investera i ytterligare utveckling av RPA-funktionerna inom vår lösning - till förmån för alla Acubiz EMS-användare.
