I det här blogginlägget tittar vi närmare på de välkända flaskhalsproblemen i fakturaprocessen och ger dig vår syn på hur du kan lösa dessa problem.
Flaskhalsar i fakturaprocessen
Tyvärr upplever vi att många företag har problem med fakturaprocessen. Detta händer särskilt när de inte utnyttjar möjligheterna att automatisera sina manuella processer.
Här är de fem flaskhalsar som vi oftast stöter på:
1. Manuell inmatning av data
Manuell inmatning av fakturor är en extremt tidskrävande uppgift som, förutom att vara ett slöseri med tid, också medför en hög risk för inmatningsfel som kostar tid och pengar samtidigt som effektiviteten minskar.
2. Godkännande av faktura
Att godkänna fakturor borde vara en relativt enkel process, men ofta ingår flera steg som kan skapa förseningar och förvirring, till exempel om en godkännare inte är tillgänglig eller är på semester. Utmaningar som dessa kostar företaget för mycket tid och resurser, vilket kan leda till att fakturor förbises och inte betalas i tid.
3. Bristande systemintegration
Manuell eller utebliven dataöverföring mellan system som inte kommunicerar är mycket ineffektivt och skapar kaos och förvirring. Tvärtom är det mycket enklare om all data finns samlad på ett ställe.
4. Bristande standardisering av fakturans format
En annan utmaning för fakturaprocessen är bristen på standardisering av fakturaformatet. De många olika typerna av fakturor kräver extra arbete för att tolka och bearbeta, vilket leder till sämre datakvalitet och en högre risk för felaktiga eller saknade data och information. Detta innebär mer dubbelarbete och dubbelkontroller, samtidigt som det också försvårar automatiseringen.
5. Dålig kommunikation med leverantörer
Problem med fakturaformat och fakturakrav är inte ovanliga - särskilt inte från utländska leverantörer som inte använder EHF:s format. Den förvirring som kan uppstå på grund av detta kan dock försena hela processen, eftersom ofullständig eller felaktig data kan ta lång tid att rätta till. God kommunikation och tydliga krav på leverantörerna är därför viktigt för en framgångsrik automatisering av fakturaprocessen.
Så här löser vi utmaningarna
Att automatisera fakturaprocessen förbättrar inte bara effektiviteten utan minimerar också fel och minskar den tid och de kostnader som läggs på dem.
Föreställ dig en fakturaprocess där över 90% av fakturorna behandlas automatiskt från mottagande till betalning utan manuell inblandning.
Med en integration från Acubiz och Compello får du en automatisering av både din utläggshantering samt hanteringen av dina inkommande fakturor. Detta effektiviserar administrationen av era utlägg och ger bättre kontroll och insikt i företagets ekonomi.
Det finns 5 steg som du måste följa för att uppnå högsta möjliga grad av automatisering av fakturaprocessen i ditt företag. Du kan läsa mer om dem här.
Vill du veta mer?
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.
