What are the five most common bottlenecks in invoice processing?

Manual data entry, which is time-consuming and error-prone; approval delays caused by multi-step processes and absent approvers; lack of system integration requiring manual transfers between tools; non-standard invoice formats that require extra interpretation effort; and poor supplier communication resulting in incomplete or incorrect invoice data that must be corrected before processing can continue.

How can invoice approval become a bottleneck and what is the solution?

Approval bottlenecks occur when invoices must pass through multiple steps and a single absent or unavailable approver stalls the entire queue, leading to late payments and missed deadlines. The solution is configuring automated routing rules that send invoices directly to the right person based on supplier, amount, or category, with mobile approval capability so approvals happen even when someone is out of the office.

What is the EHF invoice format and why does it matter for automation?

EHF (Electronic Handels Format) is a standardized electronic invoice format used in Norway and Scandinavia that ensures consistent data structure. When all suppliers use EHF, the AI system can read and process every invoice with uniform accuracy. Suppliers who send PDFs or paper require additional AI interpretation, which the Compello system handles with up to 99.6% accuracy, but EHF is the ideal format for seamless automation.

What level of automation is achievable in invoice processing with the right technology?

With the Acubiz and Compello integration, the target state is that over 90% of invoices are automatically processed from receipt to payment without manual intervention. This requires clean supplier data, configured approval rules, and integration with the ERP system, but once in place, the finance team's role shifts from processing invoices to managing exceptions.

5 Flaskhalsar och lösningar inom fakturahantering

I det här blogginlägget tittar vi närmare på de välkända flaskhalsproblemen i faktureringsprocessen och ger dig våra tips på hur du kan hantera dessa problem.

I korthetDet finns fem flaskhalsar som bromsar de flesta företagens fakturahanteringsprocesser: manuell datainmatning, fördröjningar på grund av godkännandeprocesser i flera steg, isolerade system, icke-standardiserade fakturaformat och bristfällig kommunikation med leverantörerna. Acubiz och Compello tar gemensamt itu med alla fem genom att kombinera AI-driven fakturaläsning med automatiserade godkännandeprocesser och ERP-integration, med målet att nå en situation där över 90 % av fakturorna hanteras utan manuellt ingripande.

Flaskhalsar i fakturahanteringen

Tyvärr ser vi att många företag har problem med faktureringsprocessen. Detta gäller särskilt när de inte utnyttjar möjligheterna att automatisera sina manuella processer.

Här är de fem flaskhalsarna som vi oftast stöter på:

1. Manuell datainmatning

Manuell registrering av fakturor är en extremt tidskrävande uppgift som, förutom att den är slöseri med tid, också medför en hög risk för inmatningsfel som kostar både tid och pengar samtidigt som de minskar effektiviteten.

2. Godkännande av fakturor

Godkännandet av fakturor borde vara en relativt enkel process, men innebär ofta flera steg som kan leda till förseningar och förvirring om till exempel en godkännare är frånvarande eller på semester. Sådana utmaningar kostar företaget för mycket tid och för många resurser, vilket kan leda till att fakturor förbises och inte betalas i tid.

3. Brist på Systemintegration

Manuell dataöverföring eller bristande dataöverföring mellan system som inte kommunicerar med varandra är ytterst ineffektivt och leder till kaos och förvirring. Däremot är det mycket enklare om all data samlas på ett och samma ställe.

4. Bristande standardisering av fakturaformatet

En annan utmaning i fakturahanteringen är bristen på standardisering av fakturaformatet. De många olika typerna av fakturor kräver extra arbete för att tolkas och behandlas, vilket leder till sämre datakvalitet och en högre risk för felaktiga eller saknade uppgifter och information. Detta innebär mer dubbelarbete och dubbelkontroller, samtidigt som det försvårar automatiseringen.

5. Bristfällig kommunikation med leverantörerna

Problem med fakturaformatet och fakturakraven är inte ovanliga – särskilt när det gäller utländska leverantörer som inte använder EHF-formatet. Den förvirring som detta kan leda till kan dock fördröja hela processen, eftersom det kan ta lång tid att rätta till ofullständiga eller felaktiga uppgifter. God kommunikation och tydliga krav på leverantörerna är därför viktiga för en framgångsrik automatisering av faktureringsprocessen.

Hur man hanterar utmaningarna

Att automatisera faktureringsprocessen förbättrar inte bara effektiviteten men minimerar också fel och minskar den tid och de kostnader som läggs på dem.

Föreställ dig en fakturahanteringsprocess där över 90 % av fakturorna behandlas automatiskt från kvitto till betalning utan manuellt ingripande.

Genom en integration mellan Acubiz och Compello får du en automatisering av både dina kostnadshantering samt hanteringen av era inkommande fakturor. Detta effektiviserar administrationen av era utgifter och ger bättre kontroll och insyn i företagets ekonomi.

Mer specifikt finns det fem steg som du måste följa för att uppnå högsta möjliga grad av automatisering av fakturahanteringen i ditt företag. Du kan läsa mer om dem här.

Vill du veta mer?

Kontakta oss Om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri onlinedemonstration för att få mer information.

Vanliga frågor

Vilka är de fem vanligaste flaskhalsarna vid fakturahantering?

Manuell datainmatning, vilket är tidskrävande och medför risk för fel; förseningar i godkännandeprocessen på grund av flerstegsprocesser och frånvarande godkännare; bristande systemintegration som kräver manuell överföring mellan verktyg; icke-standardiserade fakturaformat som kräver extra tolkning; samt bristfällig kommunikation med leverantörerna, vilket leder till ofullständiga eller felaktiga fakturauppgifter som måste korrigeras innan bearbetningen kan fortsätta.

Hur kan fakturagodkännandet bli en flaskhals och vad är lösningen?

Godkännandeproblem uppstår när fakturor måste gå igenom flera steg och en enda frånvarande eller otillgänglig godkännare blockerar hela kön, vilket leder till försenade betalningar och missade tidsfrister. Lösningen är att ställa in automatiska vidarebefordringsregler som skickar fakturorna direkt till rätt person utifrån leverantör, belopp eller kategori, med möjlighet till godkännande via mobil så att godkännanden kan ske även när någon är borta från kontoret.

Vad är EHF-fakturaformatet och varför är det viktigt för automatiseringen?

EHF (Electronic Handels Format) är ett standardiserat format för elektroniska fakturor som används i Norge och Skandinavien och som säkerställer en enhetlig datastruktur. När alla leverantörer använder EHF kan AI-systemet läsa och bearbeta varje faktura med enhetlig noggrannhet. Leverantörer som skickar PDF-filer eller pappersfakturor kräver ytterligare AI-tolkning, vilket Compello-systemet hanterar med en noggrannhet på upp till 99,6 %, men EHF är det idealiska formatet för smidig automatisering.

Hur hög grad av automatisering kan man uppnå vid fakturahantering med rätt teknik?

Genom integrationen mellan Acubiz och Compello är målet att över 90 % av fakturorna ska hanteras automatiskt från mottagande till betalning utan manuellt ingripande. Detta kräver korrekta leverantörsuppgifter, konfigurerade godkännanderegler och integration med ERP-systemet, men när detta väl är på plats förändras ekonomiavdelningens roll från att hantera fakturor till att hantera undantagsfall.