Tidsregistrering blir allt viktigare för alla typer av arbetsgivare. Inte bara på grund av de affärsrelaterade fördelar som följer med om du kan skapa en exakt översikt över ditt företags resursanvändning, utan också på grund av ett mål från EU-domstolen, som hade sitt förhandsavgörande 2019. Mer specifikt fastställer denna dom att medlemsstaterna måste se till att arbetsgivare inrättar processer för att säkerställa att anställda registrerar sin dagliga faktiska dagliga arbetstid. Detta kommer att säkerställa att arbetstagarnas rättigheter relaterade till maximal veckoarbetstid samt dagliga och veckovisa viloperioder efterlevs. Domen väcker flera frågor om hur denna registreringsuppgift kan lösas i verkligheten. På Acubiz har vi en ganska bra uppfattning om hur detta görs, men jag återkommer till det senare.
"Tid är pengar"
Om vi för ett ögonblick bortser från de rättsliga konsekvenserna, så har det alltid sagts att "tid är pengar". Vissa kanske tycker att det är klyschigt eller trivialt, men vi vet ändå att det stämmer. Därför är det uppenbart att varje företag måste ha bra koll på sin tidsregistrering, så att man kan skapa en fullständig översikt över anställda, deras uppgifter och tillhörande tidsåtgång. Detta är viktigt, både för att optimera tilldelningen av medarbetarresurser, men också för att skapa en exakt grund för fakturering av kunder eller klienter.
Ett effektivt tidsregistreringssystem är en viktig komponent om du vill driva ett företag med full kontroll och översikt över de ekonomiska resultat som är relaterade till projekt, kunder, klienter och ärenden. För att göra det här jobbet så enkelt och smidigt som möjligt kommer digitaliseringen in i bilden. De ledande företagen har redan digitaliserat och automatiserat inom detta område och som jag ser det kommer dessa företag snart att ha en stor konkurrensfördel.
Det gamla hederliga Excel-arket
Vissa av er kanske redan tror att ett Excel-ark med fördefinierade pivottabeller, diagram och kanske några makron enkelt kan lösa uppgiften. För att svara på detta måste jag bara säga att Excel-ark kan användas till många saker, men de är långt ifrån optimala för allt. Du kan använda ett Excel-ark för att registrera tid och skapa enkla översikter över tidsåtgången för kunder eller projekt, förutsatt att data matas in och uppdateras manuellt. Det kan fungera, men det är långt ifrån användarvänligt och flexibelt för, låt oss säga, medarbetare på resande fot. Och om data behöver synkroniseras från Excel-arket till andra system är det också en helt annan sak.
Faktum är att Excel-ark inte är särskilt lämpade för effektiv tidsregistrering och många organisationer som använder dem för detta ändamål spenderar helt enkelt för mycket tid för att få jobbet gjort. Allt för att processen inte är helt automatiserad och digitaliserad.
Två utmaningar - en lösning
För att kort sammanfatta ovanstående innebär det att om du som företag ännu inte har automatiserat och digitaliserat din tidsregistrering så har du minst två utmaningar som väntar runt hörnet: både när det gäller att följa EU-lagstiftningen men också när det gäller att ha lämplig kontroll över din faktiska resursförbrukning. Det är därför vi har utvecklat Acubiz Time, som är en komplett lösning för automatiserad tidsregistrering. Lösningen är ett digitalt verktyg som hjälper till att hantera tidsåtgången i verksamheten - och därmed optimera resursanvändningen - samtidigt som det säkerställer efterlevnad av lagstiftning och kollektivavtal.
Därför har vi utvecklat Acubiz Time, som är en komplett lösning för automatiserad tidsregistrering i organisationer. Lösningen är ett digitalt verktyg som hjälper till att hantera tidsåtgången i verksamheten - och därmed optimera resursanvändningen - samtidigt som det säkerställer efterlevnad av lagstiftning och kollektivavtal.
Genom vår Acubiz-app, Acubiz One, får användare med Acubiz Time tillgång till att hantera snabb registrering av semester, sjukdom, ledighet, kompdagar eller andra typer av frånvaro. Det är också möjligt att hantera mer detaljerad registrering av arbetstimmar, som till exempel kan kopplas till specifika projekt, ärenden, kunder, klienter, avdelningar etc. Lösningen konfigureras enligt de specifika kraven för den givna organisationen och som administratör får du tillgång till snabba översikter över tidsåtgången för alla registrerade parametrar. För att nämna några exempel kan detta användas för att skapa en grund för fakturering, exakta data för kontroll av fakturerade timmar och data för produktivitetsanalys.
Lösningen kan kombineras med våra andra funktioner för utgiftshantering, milrapportering och fakturering. Det är då det riktigt roliga börjar! Det gör det möjligt att skapa en fullständig översikt över de totala kostnaderna för specifika projekt, ärenden, klienter, kunder etc. som sedan kan exporteras till ett ekonomi- eller lönesystem.
Vi kallar det enkel tidsregistrering. Vi kallar det Acubiz Time.
Se en video om hur tidsregistrering faktiskt fungerar och läs om vår digitala lösning för tidsregistrering, Acubiz Time.
