Hvad er en rejseafregning?
Den klassiske rejseafregning baserer sig på, at medarbejderen samler flere udgiftsbilag til bunke. Medarbejderen registrerer bilagene og udfylder en rejseafregning, som herefter sendes til finansafdelingen. På baggrund af rejseafregningen godkender og kompenserer afdelingen medarbejderen og bogfører på de korrekte omkostningskonti.
Du kan håndtere elektroniske fakturaer automatisk med Acubiz
Hvis du bruger et digitalt og fleksibelt værktøj til løbende registrering af udgifter, behøver du ikke at samle og stable kvitteringer.
Formålet med rejseafregninger er, at man samler omkostninger og kvitteringer relateret til en given aktivitet. Det kan fx være en messetur i Berlin, hvor der vil opstå forskelligartede udgifter som hotel, frokost, kørsel mv., som en medarbejder skal kompenseres for.
- Kreditkorttransaktioner
- Kontante udlæg
- Diæter
- Kørsel i egen bil
Medarbejderen vil ofte samle alle bilag til udgifter relateret med messen i Berlin og sende det til finansafdelingen for godkendelse.
Fordele og ulemper ved rejseafregninger
Ved at samle udgiftsbilagene opnår både du og din godkender et godt overblik over den givne aktivitets samlede omkostninger.
Det er dog langt fra den smarteste og mest effektive måde at arbejde på, og der er flere fordele ved at droppe den traditionelle tilgang med rejseafregninger. Ofte vil rejseafregningerne blive sendt til finansafdelingen i klumper – og typisk i slutningen af hver måned, hvilket skaber en unødvendig belastning. Hvis der opstår en fejl omkring én af udgifterne, vil hele rejseafregningen typisk blive afvist, og det kan skabe forsinkelser. Der er også den risiko, at virksomheden mister overblikket over de medarbejderrelaterede udgifter. Det kan potentielt påvirke præcisionen i forecastingen og rapporteringerne på omkostningssiden.
Digitale rejseafregninger
I Acubiz arbejder vi ud fra et "Mobile First"-princip - idéen om, at alle opgaver i forbindelse med udgiftshåndtering og rejseafregninger kan håndteres på farten via en app. Vi opfordrer til, at hver eneste udgiftstransaktion registreres og sendes til godkendelse med det samme - uanset om det er en kontantudgift, kreditkorttransaktion, kilometertal osv. Vi kalder det Fast Track, og det er den hurtigste og mest effektive måde at håndtere udlæg på.
Vil du vide mere?
Hos Acubiz kan vi hjælpe dig med digitaliseringen af din virksomheds udgiftsstyring og integration med dit firmakort og økonomisystem. Lær mere om, hvad softwareintegrationer er her, eller læs mere om integrationsmulighederne med Acubiz.
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.