Hvad er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura (eller e-faktura) er, som navnet indikerer, en faktura, der bliver sendt eller modtaget elektronisk. Elektroniske fakturaer sendes og modtages via et EAN-nummer, GLN-nummer, P-nummer eller CVR-nummer.
En elektronisk faktura sendes typisk i standardiserede elektroniske formater som OIOUBL eller OIOXML. Du kan nemt sende en elektronisk faktura fra dit økonomisystem.
Du kan håndtere elektroniske fakturaer automatisk i Acubiz. Det sker i de følgende tre trin:
- Scanning og afløftning af data
- Regnskab og godkendelse
- Eksport af data
Du kan håndtere elektroniske fakturaer automatisk med Acubiz
Det giver flere fordele, såsom hurtigere og mere effektiv fakturahåndtering, og reducerer omkostningerne ved at sende og modtage fysiske fakturaer. Du kan læse mere om håndtering af e-fakturaer i Acubiz her.
Hvem bruger elektroniske fakturaer?
Siden 2005 har det været lovpligtigt for alle offentlige institutioner i Danmark at anvende e-fakturaer. Sendes den ikke elektronisk, bliver den afvist.
Når du sender en faktura til en offentlig institution, er det et krav, at du sender fakturaen med et EAN-nummer. EAN-nummeret er den offentlige institutions elektroniske identitet og kan findes i Nemhandelsregisteret.
Det er dog ikke kun det offentlige, der har taget elektroniske fakturaer til sig. Du kan også sende elektroniske fakturaer til private virksomheder, hvis de er registreret i Nemhandelsregisteret.
De fleste virksomheder anvender i dag e-fakturaer i varierende omfang. Mange virksomheder er gået helt over til e-fakturaer og andre blander dem i samspil med klassiske papirfakturaer.
Hvad er kravene til en elektronisk faktura?
Har din virksomhed endnu ikke prøvet kræfter med elektroniske fakturaer, så frygt ej.
Det er heldigvis lige til at udarbejde en e-faktura, da det minder meget om at lave en papirfaktura.
Den digitale faktura skal indeholde de samme oplysninger som den fysiske. Den indeholder typisk oplysninger som afsender, modtager, udstedelsesdato, fakturanummer og moms beløb. Husk at tilføje CVR-nummer, hvis det er en virksomhed.
Du kan vælge at sende det via e-mail eller ved hjælp af et økonomisystem.
Ikke det samme som en online faktura
Der er mange, der forveksler en e-faktura med en online faktura. Men de er ikke ens og adskiller sig i deres formål og anvendelse.
En online faktura er en elektronisk faktura, der kan betales online, mens en e-faktura er en elektronisk version af en faktura, der kan sendes og modtages digitalt.
Læs mere om forskellen nedenfor.
E-faktura vs. online faktura
En online faktura er en faktura, du sender online i PDF-format og er dermed blot en PDF-udgave af en almindelig fysisk faktura. Dens funktion er at erstatte den gammeldags faktura, du kender fra fysisk form. En kunde kan nemt betale en online faktura online ved hjælp af et kreditkort eller ved en bankoverførsel.
En e-faktura er et dokument, der er skabt, underskrevet og sendt elektronisk. Fakturaen kan sendes på andre måder end i PDF-formatet for eksempel via elektroniske regnskabssystemer og elektroniske kommunikationsmidler.
En mere sikker fakturering
En elektronisk faktura sendes digitalt via et EAN-nummer, GLN-nummer, P-nummer eller CVR-nummer. Nummeret er unikt, hvilket gør faktureringen mere sikker.
Derudover sendes din faktura som krypteret data, hvis du sender den digitalt i fx et OIOUBL- eller OIOXML-format. Du kan derfor også sikre dig bedre imod fakturasvindel.
Det er også muligt at sende fakturaer i PDF-format som en såkaldt online faktura. Sendes fakturaen som en PDF-fil i en e-mail, er den dog ikke krypteret, og der er derfor større chance for at blive udsat for svindel.
Optimér jeres arbejdsprocesser
Når du modtager en e-faktura, lander den direkte i dit regnskabsprogram, som er i stand til at behandle fakturaen og læse den krypterede data. Regnskabsprogrammet kan altså behandle dine e-fakturaer med en minimal mængde tastearbejde.
Udover at det er tidsbesparende, fjerner det også den manuelle håndtering, så du får bedre og korrekt data.
Vil du vide mere?
Med Acubiz kan du automatisk håndtere fakturaer med blot et par trin. Det hjælper dig med at skabe et bedre overblik og kontrol over dine fakturaer, samtidig med at det reducerer mængden af manuelt arbejde i din virksomhed.
Vil du vide mere om, hvordan fakturahåndtering håndteres i Acubiz? Læs om, hvordan du undgår tidskrævende tastearbejde og bruger din virksomheds ressourcer mere optimalt.
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.
FAQ
Hvordan sender man en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura kan sendes ved hjælp af en online faktureringplatform, som sender fakturaen som en e-mail i PDF-form. Du kan også sende en elektronisk faktura via en faktureringssoftware.