Hvad er tidsregistrering?
Tidsregistrering bruges ofte i virksomheder til at registrere fravær og arbejdstid brugt på et givent projekt eller en opgave. For de fleste virksomheder er det en essentiel del af personaleadministrationen.
Du kan håndtere tidsregistrering digitalt med Acubiz
Digital tidsregistrering kan give et bedre overblik over økonomien i forhold til ressourcefordeling, kunder og projekter. Samtidig kan man undgå komplekse regneark eller skemaer til tidsregistrering.
Tidsregistrering sætter med andre ord fokus på, hvad medarbejdere bruger tiden på, og hvor meget tid, der bruges. Formålene med dette varierer fra virksomhed til virksomhed.
Der findes forskellige systemer og applikationer, der kan hjælpe med at tidsregistrere. Den klassiske timeseddel er stadig anvendt i mange virksomheder, men flere og flere gør i dag brug af en digital og cloud-baseret tidsregistreringsløsning.
Forskellige typer af tidsregistreringer
En tidsregistreringsløsning vil typisk give adgang til ferie- og fraværsregistreringer - som f.eks:
- Ferie
- Ekstra dage og erstatningsdage
- Orlov fra arbejdet
- Sygdom
Mange virksomheder investerer især i en tidsregistreringsløsning for at kunne registrere anvendt arbejdstid – det kan enten være på specifikke arbejdsopgaver, på sager, på projekter, på kunder osv.
For virksomheder, der arbejder projekt- eller sagsbaseret, er det en nødvendighed at kunne påvise den anvendte arbejdstid, da fakturering ofte vil ske på baggrund af dette.
Fordelene ved tidsregistrering
Tidsregistrering har mange fordele med sig.
Blandt andet synliggøres det reelle tidsforbrug, arbejdsmønstre og opgavernes/projekternes omfang. Denne data er værdifuld for virksomheder, da den giver overblik og indsigt i, hvorvidt arbejdsgangene kan effektiviseres.
Anvendes der for eksempel 9 timer på et projekt, som er fastsat til 8 timer, vil det være relevant at kigge ned i detaljen og undersøge, hvad medarbejderne har brugt tiden på for at finde frem til, hvorvidt det er muligt at reducere tidsforbruget og undgå spildtid.
En løsning til tidsregistrering gør virksomheder i stand til at fakturere kunder helt nøjagtigt – forudsat, at der ikke er aftalt en anden pris forinden. Har virksomheden timelønnede medarbejdere (eksempelvis studentermedhjælpere), vil en timestyring gøre det nemt for dem at registrere arbejdstiden.
I mange tilfælde kan tidsregistreringsløsningen integreres med lønsystemet, hvilket gør lønudbetalingen mere overskuelig og automatiseret. Derudover sparer det regnskabsafdelingen for manuelle processer.
Husk at opstille klare retningslinjer for registrering af arbejdstid
Et godt råd til arbejdsgiveren er derfor at opstille meget klare retningslinjer for, hvordan medarbejderne skal anvende registreringen af arbejdstid. Dermed er der ingen tvivl, når lønnen udbetales.
Digital tidsregistrering med din smartphone
Med Acubiz er det muligt at registrere tid - timebaseret eller projektbaseret - på en effektiv og hurtig måde på din smartphone via vores app.
Timeregistrering via app hjælper med at skabe fuld kontrol over økonomien omkring interne og eksterne projekter, kunder og sager. Registrering af timer med mobilen gør desuden op med de komplicerede regneark og skemaer, så du slipper for mere besvær.
Sig farvel til krøllede timesedler
Ved at integrere timeregistrering i et af systemerne i din virksomhed (såsom lønsystemet), kan du nemt og hurtigt effektivisere hverdagen, hvor du og dine medarbejdere slipper for at døje med krøllede timesedler.
I stedet kan I få oplysninger direkte ud fra systemet, når der skal udbetales løn, eller hvis I vil undersøge tidsforbruget på en opgave. Det er også langt nemmere at holde øje med omfanget af overarbejde og eksempelvis planlægge afspadsering.
EU-medlemslande skal registrere arbejdstid
I 2019 afsagde EU-domstolen en vidtrækkende dom, der fastslog, at medlemslandene skal kræve, at arbejdsgiverne etablerer processer, der sikrer, at medarbejdernes faktiske daglige arbejdstid registreres.
Eksisterende regler
- 48-timers reglen: Medarbejdere må ikke arbejde mere end 48 timer om ugen i gennemsnit.
- 11-timers reglen: Medarbejdere skal have 11 sammenhængende timers hvile inden for en 24-timers periode.
- Medarbejderne har ret til en ugentlig fridag.
Kommende regler
- Virksomheder skal have et system til at registrere arbejdstiden nøjagtigt og pålideligt.
- Medarbejderne skal have mulighed for at håndhæve deres ret til maksimal arbejdstid og hvileperioder.
- Systemet skal være tilgængeligt for kontrolindsatser.
Fremover vil det være arbejdsgiverens ansvar at sikre, at medarbejderne registrerer deres arbejdstid. Arbejdsgiveren vil være forpligtet til at stille timesedler eller et system til rådighed for medarbejderne (der er ikke noget krav om, at det skal være digitalt). Dette sikrer, at medarbejderrepræsentanter og arbejdsinspektører kan kontrollere, at arbejdslovgivningen om maksimal arbejdstid overholdes. For eksempel må medarbejderne maksimalt arbejde 13 timer om dagen, og der skal være en uafbrudt hvileperiode på 11 timer inden for hver 24-timers periode.
Med obligatorisk tidsregistrering kan dette sikres bedst muligt. EU-direktivet er endnu ikke implementeret og er derfor ikke gældende i mange medlemslande, herunder Danmark. Dette er dog nært forestående, da førstebehandlingen af lovforslaget er planlagt i det danske Folketing den 16. november 2023. Efterfølgende vil der være en anden- og tredjebehandling, med forventning om vedtagelse og håndhævelse senest den 1. juli 2024.
Tidslinje med de vigtigste begivenheder frem til den nye lovgivning.
Det forventes, at systemet til håndtering af tidsregistrering skal:
- Vær objektiv, pålidelig og tilgængelig.
- Måle den daglige og ugentlige arbejdstid.
- Giv medarbejderne adgang til oplysningerne i systemet.
- Gem oplysningerne i systemet i 5 år.
Vil du vide mere?
Tidsregistrering bliver mere og mere relevant for arbejdsgivere. Vi kan hjælpe med at opsætte den rigtige løsning, der passer til jeres behov. På den måde bliver der frigivet tid, som du kan bruge på dine egentlige arbejdsopgaver. Kontakt os og få en demonstration af, hvordan det fungerer.