Why you need to get a travel expense solution right now

Da COVID-19-pandemien har fået et fast greb om hele verden, er der allerede skrevet meget om »den nye normal«. Det er livet under og efter pandemien set i alle mulige sammenhænge. Naturligvis kan I også forvente mine synspunkter på dette. Derfor vil de næste par blogindlæg fra min side være viet til at behandle dette emne, baseret på en Acubiz relateret sammenhæng. Du har netop læst overskriften på dette indlæg og har måske tænkt: »Det giver jo ingen mening, da forretningsrejser næsten ikke finder sted i øjeblikket.« Hvis du tænker sådan, tager du faktisk fejl. Læs videre og find ud af hvorfor, når jeg ser nærmere på, hvorfor en løsning til rejseudgifter er til stor nytte, selvom der ikke er nogen forretningsrejser i øjeblikket.

TL;DRPå trods af, at forretningsrejserne næsten fuldstændigt blev indstillet under COVID-19-pandemien, forblev Acubiz’ udgiftsstyringsløsning fuldt ud relevant, da den dækker langt mere end blot rejseudgifter: Abonnementer, kontorartikler, markedsføringsudgifter og alle udgifter, som medarbejderne selv indberetter, håndteres via den samme digitale arbejdsgang. Den udbredte misforståelse, at udgiftssoftware er det samme som rejsesoftware, betyder, at økonomiafdelingerne mangler de værktøjer, de rent faktisk har brug for.

Det handler om meget mere end rejserelaterede udgifter

Faktum er, at udgiftsløsninger Vores branche har traditionelt været tæt forbundet med forretningsrejser og en række krav i den forbindelse. Jeg har været i branchen i mere end 20 år nu, og de første versioner af løsningerne blev faktisk også specifikt udviklet til at support den proces, der er forbundet med rejseudgifter. Der er mange gode grunde til dette, for når det drejer sig om denne type udgifter, er der et enormt behov for at lette det administrative arbejde. Dette billede har slået rod, og det er også grunden til, at mange beslutningstagere inden for økonomi i den nuværende situation mener, at teknologi til automatisering af udgiftshåndtering er forældet lige nu. De tror ganske enkelt, at teknologien er tæt knyttet til forretningsrejseaktiviteter og især internationale forretningsrejser. Men sådan er virkeligheden ikke.

Jeg ved godt, at det tager tid, men jeg opfordrer hele tiden min marketingafdeling til at ændre dette image, nemlig at Acubiz per definition forbindes med rejseudgifter. Det interessante er dog, at vi ud fra vores kunders og brugeres adfærd i forbindelse med løsningen kan se, at den har bevist sin anvendelighed langt ud over udgiftsstyring der udelukkende vedrører rejser, herunder internationale rejseaktiviteter. Vi har analyseret brugen af vores løsning i coronaperioden indtil nu og sammenlignet med brugsdata (for de samme kunder) i den tilsvarende periode sidste år. Under nedlukningen i marts og april registrerede vi naturligvis et markant fald i antallet af udgiftstransaktioner, der blev behandlet i løsningen, som følge af den pludselige indstilling af en stor del af aktiviteterne. Det, der er endnu mere interessant, er, at vi er tilbage og registrerer et gennemgående stabilt niveau på ca. 70 % af transaktionsvolumenet i vores system, når man sammenligner på samme vilkår på kundeniveau. De manglende 30 %, så at sige, hos de respektive kunder vedrører hovedsageligt kundernes internationale rejseaktivitet.

Pointen med dette er, at et system som vores omfavner mange andre typer af medarbejder-skabte udgifter end blot dem der har med international rejseaktivitet at gøre. En god del af den aktive transaktionsvolumen relaterer sig til indenrigs rejseaktivitet og herudover mange andre typer af udgifter, som med fordel kan behandles i løsningen.

Fra rejseafregningi forbindelse med den generelle udgiftsstyring

Vi analyserer løbende på anvendelsen af Acubiz og vi vidste allerede godt, at mange af vores kunder har set lyset og anvender vores løsning til meget mere end rejserelaterede udgifter. COVID-19 har fuldstændig ændret betingelserne for forretningsrejser og selvom jeg tror på, at den internationale rejseaktivitet nok skal stige igen på et tidspunkt, så tror jeg også på, at denne sektor vil opleve en række forandringer som hænger ved efter pandemien. Det kommer jeg tilbage til i mit næste blogindlæg om ”The New Normal”. Lige for nu er pointen, at økonomifolk bør tænke udgiftshåndtering i stedet for rejseafregning, for behovet er der sådan set stadigvæk – selvom den internationale rejseaktivitet pt. er på et minimum.

Når jeg forklarer dette til andre, bruger jeg som regel boligforeningerne blandt vores kunder som eksempel, f.eks. KAB For eksempel. I disse tilfælde udgør viceværter og ejendomsvedligeholdere en stor del af brugerne, som arbejder på ejendommene. De bruger Acubiz, for eksempel hvis de har brug for en pakke skruer til at reparere et ødelagt dørhåndtag. De tager blot hen i varehuset og køber skruerne eller hvad de ellers måtte have brug for til en bestemt opgave, og derefter indberetter de købet som en udgift. Dette sker på stedet – digitalt og med al nødvendig dokumentation. Og man må sige, at en vicevært som brugerprofil er ret langt fra den typiske forretningsrejsende – men behovet for effektiv udgiftsstyring er, som jeg sagde, stadig der.

Det handler ganske enkelt om at digitalisere og automatisere den administrative proces i forbindelse med alle former for udgifter som iværksættes af medarbejderne, når de udfører deres arbejde. Vi har alle oplevet, hvordan COVID-19-pandemien har vendt op og ned på mange ting for borgere og virksomheder, men én ting er sikker; Digitaliseringen og automatiseringen af vores arbejdsmetoder vil ikke blive bremset af COVID-19! Hvis I som virksomhed vælger at stoppe eller udskyde digitaliseringsprojekter på baggrund af forkerte antagelser, risikerer I at komme i en uønsket situation i forhold til dem, der arbejder videre med deres digitaliseringsindsats.

Ofte stillede spørgsmål

Er udgiftsstyringssoftware kun nyttigt, når medarbejderne rejser ofte?

Nej. Selvom udgiftsværktøjer oprindeligt blev udviklet med henblik på rejseudgifter, er deres anvendelsesområde nu udvidet til at omfatte alle medarbejderrelaterede udgifter: abonnementer, markedsføringsudgifter, indkøb af udstyr, måltider og meget mere. Selv når der ikke er nogen forretningsrejser, skaber den samme digitale arbejdsgang for registrering, godkendelse og bogføring af kvitteringer stadig værdi.

Hvilke udgiftskategorier håndterer Acubiz ud over rejseudgifter?

Acubiz dækker et bredt spektrum af medarbejderudgifter, herunder repræsentationsudgifter, softwareabonnementer, reklame og mediekøb, transport, måltider og kontorartikler. Alt, hvad der kræver dokumentation, godkendelse og bogføring, er omfattet, uanset om det er i forbindelse med en forretningsrejse eller ej.

Hvorfor mener nogle økonomichefer, at værktøjer til udgiftsstyring er irrelevante lige nu?

Denne opfattelse har historiske rødder: De tidlige versioner af udgiftsløsninger blev specifikt udviklet til indberetning af rejseudgifter. Dette billede lever videre og får nogle beslutningstagere til at betragte teknologien som afhængig af rejseaktiviteter. I virkeligheden viser data om kundernes brug, at værdien rækker langt ud over rejseområdet.

Hvornår er det rette tidspunkt at indføre en digital løsning til udgiftsstyring?

Det rette tidspunkt er, før du har akut brug for det. Det er faktisk ideelt at gennemføre implementeringen i en periode med lavere transaktionsvolumen, f.eks. når rejseaktiviteten er nede. Det giver mulighed for en mere smidig implementering, grundig oplæring og finjustering af processerne, inden aktiviteten tager fart igen. At vente til spidsbelastningsperioder skaber unødvendigt pres.