Efterhånden som COVID-19-pandemien har fået et fast greb om hele kloden, er der allerede blevet skrevet meget om "The New Normal". Det er livet med og efter pandemien i alle mulige sammenhænge. Du kan selvfølgelig også forvente mine perspektiver på dette. Derfor vil de næste par blogs fra min side være dedikeret til at beskæftige sig med dette emne, baseret på en Acubiz-relateret kontekst. Nu har du lige læst overskriften til dette indlæg og måske tænkt; det giver ikke mening, da forretningsrejser næsten ikke eksisterer i øjeblikket. Hvis du tænker det, tager du faktisk fejl. Læs videre og find ud af hvorfor, når jeg ser på, hvorfor en rejseafregningsløsning er til stor nytte, selvom der ikke er nogen forretningsrejser i øjeblikket.
Det handler om meget mere end rejserelaterede udgifter
Faktum er, at udgiftsløsninger som vores traditionelt har været tæt forbundet med forretningsrejser og flere krav relateret til dette. Jeg har været i denne branche i mere end 20 år nu, og de første versioner af løsningerne var faktisk også specifikt udviklet til support processen i forbindelse med rejseudgifter. Det er der mange gode grunde til, for når det drejer sig om denne type udgifter, er der et stort behov for at lette det administrative arbejde. Den slags image hænger ved, og det er også grunden til, at mange beslutningstagere inden for økonomi i den nuværende situation mener, at teknologi til automatisering af udgifter er forældet lige nu. De tror simpelthen, at teknologien er tæt forbundet med forretningsrejseaktivitet og især international forretningsrejseaktivitet. Men det er ikke virkeligheden.
Jeg ved, at det tager tid, men jeg presser konstant min marketingafdeling til at ændre dette image, dvs. at Acubiz per definition er forbundet med rejseudgifter. Det interessante er imidlertid, at vi kan se på vores kunders og brugeres adfærd med løsningen, at den har bevist sin berettigelse langt på tværs af udgiftsstyring, der udelukkende er rejserelateret, herunder international rejseaktivitet. Vi har analyseret brugen af vores løsning i Corona-perioden indtil videre og sammenlignet med brugsdata (for de samme kunder) i den tilsvarende periode sidste år. Under nedlukningen i marts og april registrerede vi tydeligvis et betydeligt fald i antallet af udgiftstransaktioner, der blev behandlet i løsningen, på grund af den pludselige suspension af megen aktivitet. Hvad der er endnu mere interessant er, at vi er tilbage og registrerer et konsekvent stabilt niveau på ca. 70 % af transaktionsvolumen i vores system med en like-for-like-sammenligning på kundeniveau. De manglende 30 %, så at sige, på de respektive kunder er hovedsageligt relateret til kundernes internationale rejseaktivitet.
Pointen er, at et system som vores favner mange andre typer af medarbejderinitierede udgifter end dem, der kun har med international rejseaktivitet at gøre. En stor del af den aktive transaktionsvolumen er relateret til indenlandsk rejseaktivitet og en bred vifte af mange andre typer udgifter, som med stor fordel kan håndteres i løsningen.
Fra rapportering af rejseudgifter til generel udgiftsstyring
Vi analyserer løbende brugen af Acubiz, og vi vidste allerede, at mange af vores kunder har set lyset og bruger vores løsning til meget mere end rejserelaterede udgifter. COVID-19 har fuldstændig ændret betingelserne for forretningsrejser, og selvom jeg tror, at den internationale rejseaktivitet vil blive genoptaget på et tidspunkt, tror jeg også, at denne sektor vil se flere permanente ændringer. Det vender jeg tilbage til i mit næste blogindlæg om "The New Normal". Indtil videre er pointen, at beslutningstagere inden for økonomi bør tænke på generel udgiftsstyring i stedet for rapportering af rejseudgifter. Behovet er der - også selvom den internationale rejseaktivitet i øjeblikket er på et minimum.
Når jeg forklarer det for andre, plejer jeg at eksemplificere med de boligforeninger, som vi har blandt vores kunder, for eksempel KAB. I disse tilfælde er en stor del af brugerne viceværter og viceværter, som arbejder i ejendommene. De bruger Acubiz, hvis de f.eks. har brug for en pakke skruer til at reparere et ødelagt dørhåndtag. De går simpelthen ned i stormagasinet og køber skruerne, eller hvad de ellers skal bruge til at udføre en bestemt opgave, og så "udgiftsfører" de købet. Det sker på stedet - digitalt og med al nødvendig dokumentation. Og man må sige, at som brugerprofil er en pedel ret langt fra den typiske forretningsrejsende - men behovet for effektiv udgiftsstyring er der som sagt stadig.
Det handler ganske enkelt om at digitalisere og automatisere den administrative proces i forbindelse med alle typer udgifter, som medarbejderne afholder, når de udfører deres arbejde. Vi har alle oplevet, hvordan COVID-19-pandemien vender op og ned på mange ting for borgere og virksomheder, men én ting er sikkert: Digitalisering og automatisering af de måder, vi arbejder på, bliver ikke stoppet af COVID-19! Hvis du som virksomhed vælger at stoppe eller forsinke digitaliseringsprojekter baseret på forkerte antagelser, risikerer du at sætte dig selv i en uheldig position i forhold til dem, der er i fuld gang med deres digitaliseringsindsats.
