Vad är en bilaga?
En bilaga är ett dokument som fungerar som bevis för en transaktion eller handling. När du köper en vara dokumenterar en bilaga den transaktion du har gjort.
I ett företag ska alla transaktioner registreras så att det finns dokumentation för varje enskild transaktion.
Det kan till exempel vara:
- Kvitto - bevisar att ett köp har gjorts
- Faktura - visar vad som har köpts eller levererats och vad det har kostat
- Faktura - visar vad du är skyldig för en produkt eller tjänst
- Lönebesked - visar vad som har tjänats in i lön och vad som har dragits av i skatt och andra kostnader
Du kan hantera elektroniska fakturor automatiskt med Acubiz
För de flesta företag är det en fördel att digitalisera och automatisera hanteringen av utlägg. Med Acubiz kan du få en digital lösning som säkerställer optimering i ditt företag.
Olika typer av bilagor kan se olika ut. Här är några exempel:
- Kreditfaktura: kvitto som bifogas en inköpsorder.
- Kreditnota: kvitto som en säljare skickar till en köpare när en affär avbryts
- Debitorfaktura: kvitto som upprättas från säljaren till köparen
- Momsdeklaration: kvitto som visar redovisningen av den moms som skattemyndigheterna kräver
Lagring av bilagor
Som företagare är det viktigt att hålla reda på sina finansiella dokument och transaktioner.
Därför är det också viktigt med korrekt lagring av bilagor, så att du alltid kan komma åt och dela redovisningsmaterial om myndigheterna knackar på. De kan göra detta om det finns tvivel om huruvida du har beräknat och rapporterat räkenskaperna korrekt.
Hur länge ska bilagor sparas?
I Danmark är du som företagare skyldig att bokföra och förvara ditt räkenskapsmaterial i minst fem år. Det innebär att du under de fem år som följer efter utgången av respektive räkenskapsår ansvarar för bilagorna, som dessutom ska vara lättillgängliga.
Detta gäller oavsett om bilagorna lagras i en mapp på din dator eller i en pärm på en hylla.
Digitalisering av bilagor
År 2022 antogs en ny bokföringslag som innebär att fysiska kvitton och gamla pärmar försvinner. Det innebär att alla bilagor i framtiden måste lagras digitalt.
Digitalisering av bilagor gör det enklare att söka efter bilagor vid behov. Dessutom är det mycket enklare för dig som företag att skicka eller dela bilagor (t.ex. med myndigheter) vid behov.
Eftersom ett av kraven för att lagra bilagor är att de ska vara lätta att komma åt är det också lättare att uppfylla kravet med digitalisering av bilagor. Till exempel kan du enklare hantera bilagor genom att lagra bokföringsmaterial i ett onlinemoln som Google Drive eller OneDrive på valfri server, så att myndigheter enkelt kan komma åt det.
På så sätt undviker du också att ha skrynkliga kvitton liggande på kontoret någonstans.
Vill du veta mer?
Letar du efter en mer effektiv och flexibel process för bokföring av kvitton? Acubiz kan hjälpa ditt företag med olika processer inom utläggshantering. Du kan också integrera vår app med ditt företags dagliga verktyg, till exempel lönesystem och företagskort.
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.
VANLIGA FRÅGOR
Vad är en bilaga?
En bilaga är ett dokument som verifierar en transaktion eller åtgärd. Företag registrerar bilagor för att dokumentera företagets transaktioner för Skatteverket.
Hur skapar man en bilaga?
För att skapa en bilaga måste du först identifiera den relevanta information som du vill dokumentera. Sedan kan du skapa bilagan i önskat format: en PDF-fil, en bild, en tabell eller en graf. Slutligen kan du bifoga bilagan till det relevanta huvuddokumentet eller bokföringen.