Vad är en reseräkning?
Den klassiska utläggsrapporten bygger på att medarbetaren samlar in och staplar upp kvitton. Den anställde registrerar kvittona och fyller i en utläggsrapport som sedan skickas till ekonomiavdelningen. Om utläggsrapporten har godkänts kommer ekonomiavdelningen att använda den för att ersätta (om inte ett företagskort har använts) och bokföra utgifterna.
Du kan hantera elektroniska fakturor automatiskt med Acubiz
Om du använder ett digitalt och flexibelt verktyg för löpande registrering av utlägg behöver du inte samla och stapla kvitton på hög.
Tanken med en utläggsrapport är att du samlar in kostnader och kvitton som är relaterade till en viss aktivitet. Det kan vara en handelsmässa i Berlin där olika utgifter kommer att uppstå - som hotell, lunch, milersättning etc. Och för detta måste du få ersättning om du har använt dina egna pengar. En reseräkning kan innehålla en eller flera delar av följande kostnader:
- Kreditkortstransaktioner
- Kontanta kostnader
- Avsättningar
- Milersättning i eget fordon
Medarbetaren samlar ofta in alla kvitton relaterade till handelsmässan i Berlin och skickar dem till finansavdelningen för godkännande.
För- och nackdelar med utgiftsrapporter
Genom att sammanställa alla kvitton får du och din godkännare en bra överblick över de totala kostnaderna för en viss aktivitet.
Det är dock långt ifrån det smartaste och mest effektiva sättet att arbeta och det finns flera fördelar med att undvika det klassiska tillvägagångssättet för reseräkningar. Detta tillvägagångssätt skapar vanligtvis en betydande arbetsbörda för ekonomiavdelningarna i slutet av månaden. Och om fel upptäcks i enstaka transaktioner avvisas vanligtvis hela reseräkningen. Detta kan leda till förseningar i samband med avräkning och bokföring. Det finns en risk att företaget förlorar överblicken över de personalrelaterade utgifterna i verksamheten. Detta kan påverka precisionen i prognoser och rapportering på kostnadssidan.
Digitala utgiftsrapporter
På Acubiz arbetar vi utifrån principen "Mobile First" - tanken att alla uppgifter som rör utläggshantering och utläggsrapporter kan hanteras på språng via en app. Vi uppmuntrar att varje enskild utgiftstransaktion registreras och skickas för godkännande omedelbart - oavsett om det är en kontantutgift, kreditkortstransaktion, milersättning etc. Vi kallar det Fast Track och det är det snabbaste och mest effektiva sättet att hantera utlägg.
Vill du veta mer?
Vi på Acubiz kan hjälpa dig med digitaliseringen av ditt företags utläggshantering och integration med ditt företagskort och ekonomisystem. Läs mer om vad programvaruintegrationer är här, eller läs mer om integrationsalternativen med Acubiz.
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.