Vad är ett utlägg?
Om du betalar för något ur egen ficka som du senare kommer att få ersättning för, är det ett utlägg. Det innebär att du förskotterar pengar till den person som ska betala utgiften tills du får tillbaka dina pengar.
Detta händer ofta i arbetssituationer, men det kan också vara så att du förskotterar pengar till en vän om de har glömt sin plånbok hemma.
Du kan hantera dina utlägg digitalt och effektivt med Acubiz
Använda ett digitalt verktyg för att registrera anställdas utlägg på din telefon sparar tid och säkerställer snabbast möjliga ersättning.
Om en anställd har ett utlägg i samband med sitt arbete måste det normalt dokumenteras med kvitton och godkännas av arbetsgivaren innan den anställde får ersättning.
Nedan följer fyra typiska exempel på företagsrelaterade utgifter:
Frukost: Ni turas om att köpa frukost till kontoret, och ni betalar vanligtvis med ert personliga kreditkort tills arbetsgivaren ersätter er.
Kontorsmaterial: Mer kontorsmaterial behövs, så du köper det och betalar för det själv tills du får ersättning.
Fitness: Din arbetsplats betalar hela eller delar av ditt gymkort, som du skapar via ditt eget konto.
Måltider: Du måste köpa lunch för ett möte, så du betalar först för den ur egen ficka.
För- och nackdelar med utbetalningar
En fördel med utlägg är att det ofta kan gå snabbare att skaffa det man behöver för stunden. Det är därför lättare att betala direkt och göra upp räkningen senare. En annan fördel är att det bidrar till att säkerställa tillgången på de varor eller tjänster du vill ha när det behövs.
En nackdel är att det kan påverka den enskilde medarbetarens ekonomi om det rör sig om stora belopp. Om en anställd gör flera utlägg varje månad är det inte den bästa lösningen.
Utlägg för anställda eller företagskort?
Idag använder flera företag företagskort. Men det är viktigt att komma ihåg att ett företagskort inte är samma sak som ett personalutlägg.
När en anställd använder ett företagskort är det fortfarande företaget som ansvarar för betalningen av detta betalkort - även om det är den anställde som är innehavare och användare av det.
Med ett företagskort belastas inte den anställdes privatekonomi med olika utlägg. Detta leder också till en mer exakt översikt över deras utgifter varje månad.
Ur företagets perspektiv finns det också flera fördelar med att använda ett företagskort, eftersom företaget kan digitalisera och automatisera hela bokföringsprocessen.
Den specifika skillnaden mellan utlägg och ett företagskort
Med ett utlägg för anställda förskotterar den anställde pengar för att täcka en kostnad relaterad till arbetet. Företaget återbetalar senare beloppet till den anställde, vilket är anledningen till att det ofta finns ett behov av att dokumentera utlägget.
Ett företagskort är ett kreditkort som utfärdas av ett företag. Kortet kan användas för att betala arbetsrelaterade utgifter såsom resekostnader eller kontorsmaterial. Företaget kan vanligtvis se en översikt över de transaktioner och utgifter som gjorts med företagskortet.
Ett utlägg kan ofta vara en administrativ börda för företag, medan ett företagskort är mycket lättare att hantera.
Vill du veta mer?
Vi arbetar för att underlätta utlägg och ersättningar för både anställda och företag genom att erbjuda digitala solutions för hantering av utlägg för just detta ändamål.
Vi kan hjälpa till att automatisera dokumenthantering och bokföring genom att ansluta Acubiz till ert företagskort och redovisningssystem. Detta gör det möjligt för anställda att undvika personliga utgifter samtidigt som effektiviteten ökar genom att göra affärsrelaterade betalningar enklare.
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.
VANLIGA FRÅGOR
Vad är ett utlägg?
Vad är ett utlägg för anställda?
Ett utlägg uppstår när en anställd betalar ur egen ficka för något, som den anställde senare får ersättning för. Med andra ord innebär det att den anställde lägger ut pengar för arbetsgivarens räkning, som får stå för kostnaden tills den anställde får tillbaka pengarna.