Kära finansdirektör...
Den digitala transformationen är en realitet - och om du frågar mig så skulle jag säga att det alltid är sunt att utmana sättet vi driver våra företag på genom att ifrågasätta våra traditionella uppfattningar om ett visst arbetsflöde. Digitala verktyg leder till nya metoder som förenklar vårt arbetsliv. Framför allt uppgifter som att registrera anställdas utgifter, men också hur vi skaffar oss kunskap och blir klokare på lönsamheten för våra anställda, vårt företag, våra kunder och våra partnerskap. Mer specifikt tänker jag på hur vi fördelar och attribuerar kostnader mellan företagets avdelningar, projekt och kunder. I Finance får du olika typer av kostnader från medarbetarna och sedan delar du upp och fördelar kostnaderna till rätt konto. Jag tror att den här processen kommer att bli smartare med hjälp av teknik - samtidigt som du får mer exakta resultat.
Jag har sagt det förut. Dagens CFO är mer än en administrativ roll, som främst ansvarar för traditionell bokföring, redovisning och rapportering. Du är en problemlösare och en pålitlig rådgivare för företaget - och en viktig resurs som hjälper till att sätta den långsiktiga strategiska agendan. För att kunna fullgöra ditt ansvar som CFO måste du hålla koll på möjligheterna inom finance-tech och fintech - och använda dem som en drivkraft för din digitala omställning. På så sätt blir du bättre och det blir lättare för dig att göra exakta lönsamhetsanalyser av kunder och specialaktiviteter. Och vem drömmer inte om att kunna visa hela bilden av en kunds lönsamhet?
Den verkliga översikten
Aktivitetsbaserade kostnader (ABC) är en välkänd metod för att fördela kostnader till specifika aktiviteter, t.ex. en specifik kund. För att få exakt insikt i vilka kunder som är lönsamma eller olönsamma krävs att alla kostnader tas med i beräkningen. Detta inkluderar stora kostnader, som en hög kundservicenivå, men även mindre kostnader som milersättning och resekostnader för anställda.
Du behöver information om varje kostnad för att få en korrekt bild av en kunds värde. Det är här det blir svårt för vissa företag. Transparens och spårbarhet är viktigt för hur du hanterar kostnader - och det kan vara ett svårt ekonomiskt arbetsflöde om dina data inte är lätta för dig att komma åt. Det krävs en process och ett system som fångar upp kostnaderna när de uppstår och sedan omedelbart allokerar eller länkar dem till rätt konto. Än en gång stjäl digitala verktyg strålkastarljuset och ger dig fördelar.
Digital hantering och dimensionskontroll
Med ett digitalt system som hanterar kostnadsregistreringar som reseräkningar, milersättning och tidsåtgång för en specifik kund, är det möjligt för dig att flytta redovisningsuppgiften till en slutanvändare eller en godkännare. Dimensionerna väljer ni själva. Detta innebär att allokeringen av en kostnad till t.ex. en viss kund kan ske samtidigt som slutanvändaren registrerar ett utlägg. Annorlunda uttryckt fördelas kostnaden under samma sekund som den uppstår. Det gäller även för kostnadsfördelningar. Det är upp till dig att hantera om det är slutanvändaren, godkännaren eller ekonomiavdelningen som ska ansvara för en procent- eller beloppsbaserad kostnadsfördelning. Därmed kan medarbetaren själv allokera en kostnad till rätt konto.
Men varför flytta uppgiften att fördela och dela upp från ekonomiavdelningen? Naturligtvis är det inte alla kostnadstyper som bör fördelas av en anställd, men i flera situationer är det vettigt. Metodiken är värd att överväga, eftersom den möjliggör exakt kostnadsfördelning. Samtidigt är det möjligt att effektivisera och förkorta arbetsflödet mellan slutanvändare, godkännare och ekonomiavdelningen. Resekostnader är ett tillämpligt område, eftersom det vanligtvis är en stor företagskostnad som ofta inte fördelas korrekt. Om du verkligen vill veta den exakta lönsamheten för en kund är denna kostnadstyp nödvändig att inkludera. Hur många kilometer eller miles kör säljare och konsulter - och hur många resekostnader har de? - och exakt till vilka kunder hänför sig dessa kostnader?
Dessa specifika omständigheter gör det självklart att låta medarbetarna fördela en kostnad med hjälp av dimensioner, under samma minut som han registrerar kostnaden. Det är onödigt och slöseri med tid om detta lämnas till ekonomiavdelningen att göra. Medarbetaren har redan den information som behövs för att hantera kostnaden på rätt sätt. Kom alltid ihåg att det är lättare att fördela en kostnad när den uppstår, än att fördela den vid en senare tidpunkt. Men du måste också komma ihåg att det krävs en process och ett system för att hantera den korrekt.
Din strategiska medspelare
En digital process kan bli din nya strategiska medspelare när det gäller ekonomistyrning. Ett stabilt arbetsflöde och lättillgänglig information ger dig goda förutsättningar att ge råd till verksamheten om kundprioriteringar, aktiviteter och definiera framtida mål tillsammans med dina chefskollegor.
Dessutom får du relevant kunskap om internt konsumentbeteende. Dimensionskontroll och utläggsregistrering är avgörande för digital dokumentation och rapportering, både retrospektivt och i realtid. Digital utläggshantering gör det enkelt att samla in fakta om medarbetares, avdelningars eller specifika kostnadstypers utgiftsmönster. Arbetet med att kontrollera medarbetarnas utgifter är enkelt eftersom rapporteringsmöjligheterna bara är några klick bort.
Genom att leda vägen för en digital övergång stärker du företagets finansiella processer - och inte minst din strategiska grund för att vägleda och ge råd till verksamheten om lönsamhet och framtida mål.
Vad finns det att inte gilla?
