Kvitton är också viktiga för företag, eftersom de fungerar som dokumentation för ett visst inköp. Detta innebär att kvitton är en viktig del av de samlade dokumentationstillgångar som behövs för bokföring, redovisning och revision. Om ett företag inte kan uppvisa fullständig dokumentation för alla inköp och utgifter, kan det inte följa bokföringslagen. Och enligt den danska bokföringslagen är det välkänt att kvitton ska sparas i 5 år från utgången av ett visst räkenskapsår.
I Danmark har vi en lagstiftning som gör det möjligt att lagra bokföringsmaterial och tillhörande dokumentation (t.ex. kvitton) digitalt. Detta har varit fallet i flera år och 2015 ändrades lagen så att det blev möjligt att lagra digitala bokföringstillgångar utomlands utan dispens eller anmälan till myndigheter.
Det har gjort det enklare för företag att arbeta med molnbaserad programvara och det har också skapat gynnsamma förutsättningar för arbetet med digitala kvitton. Och låt oss reda ut en sak; det råder ingen tvekan om att 100 % digitala kvitton är framtiden.
Digitalisering av kvitton
Ett sätt att digitalisera pappersbaserade kvitton är att använda teknik, både hårdvara och mjukvara, för att hantera uppgiften.
Det är bland annat detta som Acubiz lösning för utgiftshantering gör när en användare använder kameratekniken i sin smartphone och Acubiz programvara för att fånga och digitalisera ett kvitto, berika det med data och lagra det i molnet så att det kan ingå i företagets redovisningsprocess.
Ett annat sätt att tänka digitala kvitton är att gå runt pappers- och utskriftsdelen. Med andra ord, 100 % digitalt.
För många transaktioner levereras kvitton redan idag utan att papper behöver användas. Det gäller till exempel vid onlinehandel, där kvittona kommer som HTML-kod eller PDF-baserat. Det finns också vissa POS-lösningar som erbjuder leverans av PDF-kvitton om kunden lämnar en e-postadress i systemet.
Det är dock tveksamt om dessa typer av kvitton kan betraktas som 100 % digitala, eftersom format och läsbarhet kan variera ganska mycket. I många BtB-processer levereras dessutom fakturor via EDI-format.
När det gäller köp i fysiska butiker behöver vi fortfarande se en bred digitalisering. Det finns redan lösningar på marknaden som levererar denna funktionalitet, både på hemmaplan och utomlands.
Vi har till exempel Storebox, som kan leverera digitala kvitton från en portfölj av handlare och återförsäljare. Dessutom ser vi att vissa detaljhandlare själva erbjuder leverans av digitala kvitton, vanligtvis om kunden registrerar sig för deras lojalitetsprogram. Vi har också de globala teknikjättarna Apple och Google, som har gett sig in på det här området med sina betalningslösningar.
Infrastruktur och ekosystem är nyckeln
Enligt min mening är erbjudandena inom detta område fortfarande ganska fragmenterade och storskaliga. Med andra ord är det för närvarande begränsat hur många handlare och återförsäljare som levererar 100 % digitala kvitton när ett köp genomförs.
Det beror bland annat på om den specifika handlaren/återförsäljaren är ansluten till en lösning, om det aktuella betalkortet fungerar med lösningen, hur kassasystemet fungerar, om en plånbok används för betalningen eller om betalningen sker via Apple Pay eller någon annan betalningsplattform.
Annorlunda uttryckt tror jag att det är en fråga om huruvida leveransen av digitala kvitton stöds i hela betalningsinfrastrukturen. Och när vi talar om kortbetalningar gäller det alla domäner i processen (inlösande domän, förmedlande domän och utfärdande domän).
Jag har inte det slutgiltiga svaret, men för att 100 % digitala kvitton ska ge verkligt värde för affärslivet, till exempel genom att möjliggöra ett helt digitalt kvittoflöde för anställdas utgifter, råder det ingen tvekan om att nätet måste finmaskigare.
Jag måste vara ärlig och säga att om det främst är från Føtex, Netto, Bilka, Matas etc. som digitala kvitton kan hämtas, så kommer konceptet inte att ha tillräckligt värde för företagsanvändare.
Därför tror jag att nyckeln ligger i betalningsinfrastrukturen, och jag tror också att gemensamma standarder för digitala kvitton måste definieras.
Om vi blickar mot ett av våra grannländer, Sverige, så är det uppenbart att en standard för digitala kvitton har definierats. Kanske är det en fråga om ökat politiskt fokus på standardisering inom detta område som vi behöver, innan vi får ett positivt svar från alla handlare när vi ställer frågan; "Kan jag få ett digitalt kvitto, tack?"