Can I have a digital receipt, please?

Kvitton är också viktiga för företag, eftersom de fungerar som dokumentation för ett visst köp. Det innebär att kvitton utgör en viktig del av den sammanställda dokumentationen som behövs för bokföring, redovisning och revision. Om ett företag inte kan uppvisa fullständig dokumentation för alla inköp och utgifter kan det inte följa bokföringslagen. Och enligt Den danska bokföringslagen, det är välkänt att kvitton måste sparas i 5 år från och med utgången av ett visst räkenskapsår.

I korthetDansk lagstiftning tillåter redan lagring av digitala kvitton, och så har det varit redan före 2015 års lagändring som möjliggjorde molnbaserad lagring utan undantagstillstånd. Acubiz hävdar att helt digitala kvitton, där papper aldrig alls ingår i processen, är det logiska nästa steget, och att lösningar som Acubiz metod för att skanna med smartphone och de nya digitala kvittplattformarna vid försäljningsstället tillsammans driver branschen mot detta mål.

I Danmark har vi turen att ha en lagstiftning som tillåter att bokföringsunderlag och tillhörande dokumentation (till exempel kvitton) lagras digitalt. Så har det varit i flera år, och 2015 ändrades lagen så att det blev möjligt att lagra digitala bokföringsunderlag utomlands utan dispens eller anmälan till myndigheterna.

Detta har gjort det enklare för företag att använda molnbaserad programvara och har dessutom skapat gynnsamma förutsättningar för arbetet med digitala kvitton. Och låt oss slå fast en sak: det råder ingen tvekan om att 100 % digitala kvitton är framtiden.

Digitalisering av kvitton

Ett sätt att digitalisera papperskvitton är att använda teknik – både hårdvara och mjukvara – för att utföra uppgiften.

Detta är bland annat vad Acubiz lösning för utgiftshantering vad som händer när en användare använder smarttelefonens kamera och den Acubiz-programvaran att skanna in och digitalisera ett kvitto, komplettera det med data och lagra det i molnet så att det kan införas i företagets bokföringsprocess.

Ett annat sätt att se på digitala kvitton är att helt hoppa över pappers- och utskriftsdelen. Med andra ord, 100 % digitalt.

Vid många transaktioner skickas kvitton redan utan att papper används. Detta gäller till exempel e-handel, där kvittona skickas som HTML-kod eller i PDF-format. Det finns även vissa kassalösningar som erbjuder utskick av PDF-kvitton om kunden anger en e-postadress i systemet.

Det är dock tveksamt om denna typ av kvitton kan betraktas som 100 % digitala, eftersom format och läsbarhet kan variera ganska mycket. Dessutom skickas fakturor i många B2B-processer via EDI-format.

När det gäller köp i fysiska butiker återstår det fortfarande att genomföra en omfattande digitalisering. Det finns redan lösningar på marknaden som erbjuder denna funktionalitet, både här hemma och utomlands.

Vi har till exempel Storebox, som kan skicka ut digitala kvitton från ett nätverk av handlare och detaljhandlare. Dessutom ser vi att vissa detaljhandlare själva erbjuder utskick av digitala kvitton, oftast om kunden registrerar sig i deras lojalitetsprogram. Vi har också de globala teknikjättarna Apple och Google, som har gett sig in på denna marknad med sina betalningslösningar.

Infrastruktur och ekosystem är nyckeln

Enligt min mening är utbudet inom detta område fortfarande ganska splittrat och grovmaskigt. Med andra ord är det för närvarande begränsat hur många handlare och återförsäljare som tillhandahåller 100 % digitala kvitton när ett köp genomförs.

Det beror på faktorer som om den aktuella handlaren/återförsäljaren är ansluten till en lösning, om det aktuella betalkortet fungerar med lösningen, POS-systemets funktionalitet, om en digital plånbok används för betalningen eller om betalningen hanteras via Apple Pay eller en annan betalningsplattform.

Med andra ord tror jag att det handlar om huruvida utfärdandet av digitala kvitton stöds i hela betalningsinfrastrukturen. Och när vi talar om kortbetalningar gäller detta alla delar av processen (inlösningsdelen, förmedlingsdelen och utfärdningsdelen).

Jag har inte det definitiva svaret, men för att 100 % digitala kvitton ska kunna ge ett verkligt mervärde i affärslivet – till exempel genom att möjliggöra ett helt digitalt kvittflöde för anställdas utgifter – råder det knappast något tvivel om att nätet måste ha tätare maskor.

Jag måste vara ärlig och säga att om digitala kvitton främst kan hämtas från Føtex, Netto, Bilka, Matas osv., kommer konceptet inte att ha tillräckligt stort värde för företagsanvändare.

Därför anser jag att nyckeln ligger i betalningsinfrastrukturen, och jag anser också att det måste fastställas gemensamma standarder för digitala kvitton.

Om vi tittar på ett av våra grannländer, Sverige, framgår det tydligt att man där har fastställt en standard för digitala kvitton. Kanske är det ett ökat politiskt fokus på standardisering inom detta område som vi behöver, innan vi får ett positivt svar från alla butiker när vi ställer frågan: ”Kan jag få ett digitalt kvitto, tack?”

Vanliga frågor

Är digitala kvitton juridiskt giltiga som utgiftsunderlag i Danmark?

Ja. Den danska lagstiftningen har sedan flera år tillbaka tillåtit digital lagring av bokföringsunderlag och tillhörande dokumentation, inklusive kvitton. En lagändring från 2015 förenklade reglerna ytterligare genom att tillåta att digitala tillgångar lagras utomlands utan att dispens eller anmälan till myndigheterna krävs, vilket möjliggör användningen av molnbaserade plattformar för utgiftshantering.

Hur länge måste kvitton sparas för bokföringsändamål i Danmark?

Enligt den danska bokföringslagen måste kvitton bevaras i fem år från och med utgången av det räkenskapsår som de avser. Digital lagring uppfyller detta krav och gör det betydligt snabbare att hämta fram kvitton än i fysiska arkiv. Ett digitalt system eliminerar dessutom risken för att papperskvitton går förlorade, bleknar eller skadas.

Vad är skillnaden mellan att digitalisera ett papperskvitto och ett helt digitalt kvitto?

Att digitalisera ett papperskvitto innebär att man fotograferar det med en smarttelefonkamera och sparar bilden digitalt. Ett helt digitalt kvitto innebär att pappers- och utskriftssteget helt utelämnas: handlaren skickar kvittot som strukturerade data direkt till köparens utgiftssystem. Helt digitala kvitton är redan vanliga vid online-transaktioner och i vissa EDI-baserade B2B-sammanhang, men en bred införande inom den fysiska detaljhandeln pågår fortfarande.

Hur hanterar Acubiz insamling och lagring av kvitton?

Acubiz-användare fotograferar kvitton med sin smartphone via Acubiz-appen. Programvaran använder OCR-teknik för att extrahera nyckeldata, kompletterar uppgifterna med relevant metadata och lagrar dem i molnet, där de matas in i bokföringsprocessen. På så sätt omvandlas ett fysiskt kvitto till en regelkonform digital post redan vid köptillfället, istället för i slutet av en resa eller en utgiftscykel.