Kvitton är viktiga. Ett kvitto är ditt bevis på att du köpt en vara eller tjänst. Kvitton är viktiga för konsumenter, om vi någon gång behöver klaga på de varor eller tjänster som vi har köpt.
Kvitton är också viktiga för företag, eftersom de fungerar som dokumentation för ett visst inköp. Detta innebär att kvitton är en viktig del av de samlade dokumentationstillgångar som behövs för bokföring, redovisning och revision. Om ett företag inte kan uppvisa fullständig dokumentation för alla inköp och utgifter, kan det inte följa bokföringslagen. Och enligt den danska bokföringslagen är det välkänt att kvitton ska sparas i 5 år från utgången av ett visst räkenskapsår.
I Danmark har vi en lagstiftning som gör det möjligt att lagra bokföringsmaterial och tillhörande dokumentation (t.ex. kvitton) digitalt. Detta har varit fallet i flera år och 2015 ändrades lagen så att det blev möjligt att lagra digitala bokföringstillgångar utomlands utan dispens eller anmälan till myndigheter. Detta har gjort det lättare för företag att arbeta med molnbaserad programvara och det har också skapat gynnsamma förutsättningar för arbetet med digitala kvitton. Och låt oss slå fast en sak: det råder ingen tvekan om att 100 % digitala kvitton är framtiden.
Digitalisering av kvitton
Ett sätt att digitalisera pappersbaserade kvitton är att använda teknik, både hårdvara och mjukvara, för att hantera uppgiften. Det är bland annat vad Acubiz lösning för kostnadshantering gör när en användare använder kameratekniken i sin smartphone och Acubiz programvara för att fånga och digitalisera ett kvitto, berika det med data och lagra det i molnet så att det kan ingå i företagets redovisningsprocess.
Ett annat sätt att tänka digitala kvitton är att gå runt pappers- och utskriftsdelen. Med andra ord, 100 % digitalt. För många transaktioner levereras redan kvitton utan att papper är inblandat. Det gäller t.ex. vid onlinehandel där kvittona kommer som HTML-kod eller PDF-baserat. Det finns också vissa kassasystem solutions som erbjuder leverans av PDF-kvitton om kunden lämnar en e-postadress i systemet. Det är dock tveksamt om dessa typer av kvitton kan betraktas som 100 % digitala, eftersom format och läsbarhet kan variera ganska mycket. I många BtB-processer levereras dessutom fakturor via EDI-format.
När det gäller köp i fysiska butiker behöver vi fortfarande se en bred digitalisering. Det finns redan solutions på marknaden som levererar denna funktionalitet, både på hemmaplan och utomlands. Vi har till exempel Storebox, som kan leverera digitala kvitton från en portfölj av handlare och återförsäljare. Dessutom ser vi att vissa detaljhandlare själva erbjuder leverans av digitala kvitton, vanligtvis om kunden registrerar sig för deras lojalitetsprogram. Vi har också de globala teknikjättarna Apple och Google, som har gett sig in på det här området med sina betalningar solutions.
Infrastruktur och ekosystem är nyckeln
Enligt min mening är erbjudandena inom detta område fortfarande ganska fragmenterade och storskaliga. Med andra ord är det för närvarande begränsat hur många handlare och detaljhandlare som levererar 100 % digitala kvitton när ett köp genomförs. Det beror på faktorer som om den specifika handlaren/detaljisten är ansluten till en lösning, om det givna betalkortet fungerar med lösningen, POS-systemets funktionalitet, om en plånbok används för betalningen eller om betalningen behandlas via Apple Pay eller en annan betalningsplattform. Annorlunda uttryckt anser jag att det är en fråga om huruvida leveransen av digitala kvitton stöds av hela betalningsinfrastrukturen. Och när vi talar om kortbetalningar gäller det alla domäner i processen (inlösendomän, förmedlingsdomän och utgivningsdomän).
Jag har inte det definitiva svaret, men för att 100 % digitala kvitton ska kunna leverera verkligt värde för affärslivet, till exempel genom att möjliggöra ett helt digitalt kvittoflöde för personalutgifter, råder det ingen tvekan om att nätet måste vara mer finmaskigt. Jag måste vara ärlig och säga att om det främst är från Føtex, Netto, Bilka, Matas etc. som digitala kvitton kan hämtas, så kommer konceptet inte att ha tillräckligt värde för affärsanvändare.
Därför tror jag att nyckeln ligger i betalningsinfrastrukturen och jag tror också att gemensamma standarder för digitala kvitton måste definieras. Om vi tittar mot ett av våra grannländer, Sverige, så är det uppenbart att en standard för digitala kvitton har definierats. Kanske är det en fråga om ökat politiskt fokus på standardisering inom detta område som vi behöver, innan vi får ett positivt svar från alla detaljhandlare, när vi ställer frågan; "Kan jag få ett digitalt kvitto, tack?"
